การจัดการการติดต่อสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ตื่น. ตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อหาโอกาสในการขายใหม่ รับประทานอาหารเช้าในขณะที่ทำงานตามตารางเวลาในแต่ละวัน การประชุมลูกค้าติดต่อกันทำให้คุณไม่ต้องอยู่ที่สำนักงานจนถึงมื้อเที่ยง แต่คุณยังต้องตรวจสอบกับผู้ขายเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ก่อนเที่ยง คุณน่าจะโทรกลับสายที่โทรเข้ามาเมื่อวานนี้ด้วย ในมื้อกลางวัน เจ้าของร้านกาแฟคนโปรดของคุณบอกว่าพวกเขาต้องการการซ่อมแซมในครัว ผู้ชายคนนั้นที่ธุรกิจของคุณจ้างมาเมื่อฤดูใบไม้ร่วงที่แล้วคือใคร และคุณพอใจกับงานนี้หรือไม่ เหลือบมองนาฬิกาก็รู้ว่าเป็นเวลา 13.00 น. เท่านั้น

วันของคุณไม่ว่าง คงเป็นไปไม่ได้ที่จะติดตามผู้คนทั้งหมดที่คุณพบโดยไม่ได้รับความช่วยเหลือ นั่นคือที่มาของการจัดการการติดต่อ

สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการผู้ติดต่อเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดในการดำเนินธุรกิจของคุณ แต่ก็อาจเป็นเรื่องที่น่ากังวลได้เช่นกัน ต่อไปนี้คือวิธีการติดตาม — ไม่ว่าคุณจะทำงานกับสมุดที่อยู่แบบดิจิทัลหรือสิ่งที่น่าสนใจกว่า เช่น ซอฟต์แวร์ Lead Gen CRM

การจัดการการติดต่อคืออะไร?

การจัดการที่ติดต่อคือการจัดระเบียบและการบำรุงรักษาข้อมูลที่ติดต่อ เช่น ที่อยู่ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์

การจัดการการติดต่อที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อลูกค้าสัมพันธ์และประสิทธิภาพการดำเนินงาน ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว และช่วยให้คุณสามารถแจกจ่ายเอกสารทางการตลาดให้กับลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้

ตัวอย่างการจัดการการติดต่อคืออะไร?

หากคุณมีสมุดรายชื่อส่วนตัวหรือรายชื่อที่จัดเก็บไว้บนโทรศัพท์ แสดงว่าคุณมีประสบการณ์ในการจัดการรายชื่อติดต่อแล้ว ในธุรกิจ ผู้ประกอบการอาจจัดการผู้ติดต่อของตนโดยสร้างรายชื่อผู้ติดต่อหลักในแอปพลิเคชันสเปรดชีตหรือใช้แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมลเพื่อติดตามที่อยู่ของลูกค้า

วิธีจัดการผู้ติดต่อ

การจัดการการติดต่อไม่ใช่เรื่องยาก แต่ต้องมีระเบียบวินัย ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อ

มีที่ศูนย์กลางแห่งเดียวสำหรับข้อมูลการติดต่อ

ข้อมูลติดต่ออาจเข้าถึงได้จากหลายที่ แต่ระบุตำแหน่งกลางที่เดียวสำหรับที่ติดต่อของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้สเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้แหล่งเดียวจะช่วยป้องกันความสับสน

พัฒนาระบบรวบรวมและจัดเก็บข้อมูล

ช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น ตัดสินใจว่าคุณต้องการรวบรวมข้อมูลที่ติดต่ออย่างไร ประเภทข้อมูลที่คุณต้องการรวบรวม ที่ที่คุณจะรวบรวมข้อมูลนั้น และวิธีที่คุณต้องการจัดระเบียบที่ติดต่อ

ทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณเร่งความเร็วระหว่างการประชุมในขณะที่จัดการงานหลาย ๆ อย่าง คุณไม่ต้องเสียกำลังสมองอันมีค่าเพื่อคิดว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลลูกค้า

อัปเดตฐานข้อมูลของคุณอย่างเข้มงวด

ผู้คนย้ายถิ่นฐาน เปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนงานและที่อยู่อีเมล และโดยทั่วไปจะมีวิวัฒนาการไปตลอดชีวิต ปรับปรุงฐานข้อมูลของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ

โปรดจำไว้ว่าการได้ลูกค้าใหม่อาจมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการรักษาลูกค้าเก่าไว้ห้าถึงเจ็ดเท่า เชื่อมต่อกับลูกค้าปัจจุบันของคุณและสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนสำหรับปีต่อ ๆ ไป

สำรองข้อมูล

หากคุณเก็บข้อมูลการติดต่อทั้งหมดไว้บนเดสก์ท็อปหรือในโน้ตบุ๊ก ให้สำรองข้อมูลนั้นไว้ (ฉันไม่แน่ใจว่าหน้าตาของโน้ตบุ๊กเป็นอย่างไร ถ่ายเอกสารในตำแหน่งที่สองหรือไม่)

ฉันรู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับเอกภพ — เว้นแต่ว่าถ้าคุณล่อลวงมันด้วยบันทึกเพียงชุดเดียว มันจะทำให้พวกมันหายไป

เพื่อทำให้ทุกข้อง่ายขึ้น ให้ ใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการที่ติดต่อ

ซอฟต์แวร์การจัดการที่ติดต่อคืออะไร

ซอฟต์แวร์การจัดการที่ติดต่อไม่มีอะไรใหม่ มีมาตั้งแต่สมัยที่คอมพิวเตอร์จับได้และทำให้ความสัมพันธ์ของเราเป็นแบบดิจิทัล หมวดหมู่นี้รวมถึงแอปพลิเคชันใด ๆ ที่ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บรายละเอียดการติดต่อโดยเฉพาะ ในหลายกรณี คุณจะได้รับโปรแกรมจัดการการติดต่อซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดแอปพลิเคชัน

ตัวอย่างเช่น Google Contacts และ iOS Contacts เป็นตัวเลือกการจัดการรายชื่อติดต่อยอดนิยมสำหรับชีวิตส่วนตัวของคุณ ในขณะที่มีเพียงไม่กี่คนที่เลือกแอปพลิเคชันเหล่านี้โดยเฉพาะ แต่พวกเขามักเลือกแพ็คเกจที่มีแอพอื่นๆ ที่พวกเขาต้องการหรือต้องการ และบังเอิญมาพร้อมกับแอพการจัดการรายชื่อติดต่อเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ

ผู้จัดการการติดต่อทำอะไร?

ตามหลักการแล้ว คุณต้องการให้สมาชิกทุกคนในทีมค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ธุรกิจบางแห่งเลือกใช้ระบบการจัดการรายชื่อผู้ติดต่อบนแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป หากคุณจัดการกับข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อนเป็นพิเศษ คุณอาจต้องการการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมในการจัดเก็บรายละเอียดทั้งหมดในสถานที่

สำหรับคนอื่น ๆ การจัดการผู้ติดต่อบนคลาวด์ให้ความยืดหยุ่นที่จำเป็นมาก คุณสามารถอัปเดตหรือค้นหาผู้ติดต่อของคุณจากอุปกรณ์และตำแหน่งต่างๆ ได้

ผู้จัดการการติดต่อจำนวนมากยังอนุญาตให้คุณนำเข้าข้อมูล ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง CRM และการจัดการผู้ติดต่อ?

ประการแรก CRM ย่อมาจากการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ คำเหล่านี้ — การจัดการ “การติดต่อ” กับ “ความสัมพันธ์” — เป็นกุญแจสำคัญ

เครื่องมือจัดการการติดต่อช่วยให้คุณติดต่อกับผู้คนอยู่เสมอ มีที่สำหรับรวบรวมและจัดเก็บรายละเอียดการติดต่อ เช่น วันเกิด บัญชีโซเชียลมีเดีย ประวัติการซื้อ และแม้กระทั่งเพิ่มบันทึกส่วนตัว และบ่อยครั้งที่สุด คุณสามารถรวมข้อมูลผู้ติดต่อของคุณเข้ากับปฏิทินของคุณ เพื่อให้คุณสามารถดึงรายละเอียดที่สำคัญเมื่อจำเป็น

โซลูชัน CRM พัฒนามาจากการจัดการผู้ติดต่อ มีข้อมูลเช่นเดียวกับเครื่องมือการจัดการการติดต่อ แต่ไปไกลกว่านั้นโดยการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าของคุณและให้เครื่องมือในการจัดการความสัมพันธ์เหล่านี้ นำเสนอการผสานรวม การวิเคราะห์ และการเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์มากขึ้น

โซลูชัน CRM ของ Lead-gen จะช่วยให้คุณออกแบบการโต้ตอบในแผนที่การเดินทางของลูกค้าได้อย่างสมบูรณ์ ติดตามทุกอย่างตั้งแต่แคมเปญโฆษณาไปจนถึงอีเมลไปจนถึงคอนเวอร์ชั่น และรักษาการมีส่วนร่วมให้ก้าวไปข้างหน้า

การจัดการที่ติดต่อจะเก็บข้อมูลลูกค้าของคุณ ในขณะที่ CRM ยังให้คุณสมบัติที่ช่วยให้คุณมีส่วนร่วมกับลูกค้าได้ดีขึ้นและปรับปรุงการดำเนินงานของคุณ

ติดต่อผู้จัดการ+

ที่นี่มันยุ่งยาก มีประเภทที่สาม… ที่ฉันเพิ่งสร้างขึ้น Simple contact manager คือฐานข้อมูลสำหรับคุณในการจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูล อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการการติดต่อยังสามารถรวมบริการอื่นๆ เข้าด้วยกันได้ — โดยไม่ต้องมี CRM ที่ครอบคลุมทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น บริการอีเมลระดับมืออาชีพมาพร้อมกับเครื่องมือการจัดการการติดต่อที่รวมอยู่ในแพลตฟอร์มของพวกเขา

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลผู้ติดต่อ

การมีซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลผู้ติดต่อที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการติดตามลูกค้าของคุณ คุณต้องการมันสำหรับการดำเนินงานรายวัน การตลาด และข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยให้คุณวางแผนสำหรับอนาคต แอปพลิเคชั่นที่ดีให้ประโยชน์มากมายแก่คุณ

ปรับปรุงการจัดระเบียบข้อมูลและการเข้าถึง

ซอฟต์แวร์การจัดการการติดต่อทางธุรกิจช่วยให้จัดการและเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลลูกค้าด้วยโฟลเดอร์และแท็กต่างๆ ค้นหาตามชื่อหรือแอตทริบิวต์อื่นๆ และกรองเพื่อเน้นที่กลุ่มของลูกค้าของคุณ

นอกจากนี้ ฐานข้อมูลการจัดการผู้ติดต่อบนคลาวด์ยังช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น

ปรับปรุงผลการขายและการตลาด

ด้วยการจัดการผู้ติดต่อฝ่ายขาย คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการเข้าถึงลูกค้าของคุณได้ เก็บรายละเอียดการติดต่อสำหรับโอกาสในการขาย จัดเก็บข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้อง และเข้าถึงผู้คนตามการโต้ตอบก่อนหน้านี้ กำหนดกลยุทธ์การมีส่วนร่วมของคุณตามข้อมูลต่างๆ เช่น:

• วันที่ซื้อครั้งล่าสุด
• สินค้าที่ซื้อ
• แหล่งที่มาของการอ้างอิง
• ความสนใจที่ระบุ

องค์กรที่ดียังช่วยให้คุณลดระยะเวลาการตอบกลับเมื่อมีคำถามและมีโอกาสเกิดขึ้น เกือบครึ่งหนึ่งของลูกค้าในปัจจุบันคาดหวังว่าบริษัทต่างๆ จะตอบกลับภายในเวลาไม่ถึงสี่ชั่วโมง (ร้อยละสิบสองคาดว่าคุณจะกลับมาหาพวกเขาภายใน 15 นาที แต่ฉันคิดว่าคนเหล่านั้นควรดื่มคาเฟอีนให้น้อยลง)

คุณยังจะยกระดับการตลาดของคุณอีกด้วย สร้างรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับแคมเปญทางอีเมลหรือ SMS ปรับแต่งข้อความของคุณตามข้อมูลประชากรของลูกค้า และค้นพบว่าควรมุ่งเน้นความพยายามด้านโซเชียลมีเดียที่ใด

ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้า

โซลูชันการจัดการการติดต่อที่แข็งแกร่งช่วยให้คุณเข้าใจพฤติกรรมของลูกค้าแต่ละรายได้ดีขึ้น ช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพแคมเปญการตลาด

พวกเขายังให้ข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์ของคุณ เมื่อเร็ว ๆ นี้มีข่าวลือมากมายเกี่ยวกับข้อมูลขนาดใหญ่สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก — วิธีที่บริษัทขนาดเล็กสามารถใช้ประโยชน์จากกลุ่มข้อมูลขนาดใหญ่ได้

แต่ข้อมูลที่ดีที่สุดคือข้อมูล ของคุณ ข้อมูลที่มาจากฐานลูกค้าที่แท้จริงของคุณ ระบุแนวโน้มของลูกค้าและปรับแต่งข้อเสนอหรือการขยายงานตามข้อเสนอแนะที่เป็นรูปธรรมนี้

คุณยังสามารถตรวจสอบความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มคำติชมเชิงคุณภาพให้กับส่วนผสมได้โดยการแจกจ่ายแบบสำรวจหรือแบบสำรวจไปยังผู้ติดต่อของคุณ

แนวโน้มซอฟต์แวร์การจัดการที่ติดต่อ

แนวโน้มที่ใหญ่ที่สุดสองประการในระบบการจัดการการติดต่อคือระบบอัตโนมัติและการปรับให้เป็นส่วนตัว แต่ละอย่างมีประโยชน์เฉพาะตัว แต่จะเปล่งประกายเมื่อทำงานร่วมกัน

ระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงกระบวนการและประหยัดเวลาด้วยการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล บางแอปพลิเคชันจะนำเข้าผู้ติดต่อใหม่หรืออัปเดตข้อมูลเก่าโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณได้รับอีเมลจากลูกค้าเป้าหมายรายใหม่ ซอฟต์แวร์ของคุณอาจจัดเก็บชื่อและที่อยู่อีเมลของพวกเขาทันที

คุณยังสามารถใช้ระบบอัตโนมัติทางการตลาดในแพลตฟอร์ม "ผู้จัดการผู้ติดต่อ+" ที่รวมการจัดการผู้ติดต่อเข้ากับบริการอื่น เช่น การตลาดทางอีเมลหรือ SMS ตอบกลับทริกเกอร์บางอย่างโดยอัตโนมัติ เช่น การลงทะเบียนสำหรับรายการใดรายการหนึ่ง หรือให้แพลตฟอร์มของคุณเพิ่มสิ่งเหล่านั้นลงในกลุ่มใหม่เมื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนด

ส่วนบุคคลและประสบการณ์ของลูกค้า

การปรับให้เป็นส่วนตัวเป็นศิลปะของการสร้างประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครให้กับลูกค้าแต่ละรายตามความต้องการและความชอบของแต่ละคน ซอฟต์แวร์การจัดการที่ติดต่อที่อนุญาตให้มีฟิลด์ที่กำหนดเองและรายการที่แบ่งกลุ่ม ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งข้อความที่คุณส่งไปยังผู้ชมของคุณ

ข้อความส่วนบุคคลสร้างความภักดีของลูกค้าในขณะที่ผู้คนเรียนรู้ที่จะไว้วางใจให้คุณส่งเฉพาะข้อเสนอที่เกี่ยวข้องกับความสนใจของพวกเขาเท่านั้น ด้วยการกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่มีแนวโน้มจะซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการมากที่สุด คุณยังเพิ่มยอดขายได้อีกด้วย

คุณรวบรวมข้อมูลนี้อย่างไร ใช้การสร้างโปรไฟล์แบบก้าวหน้า วิธีปฏิบัติในการค่อยๆ รวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละบุคคลตลอดการโต้ตอบกับแบรนด์ของคุณ คุณจะทำให้ภาพลักษณ์ของลูกค้าแต่ละรายคมชัดขึ้นโดยปราศจากคำถามมากมายแม้แต่ข้อเดียว

ระบบอัตโนมัติและการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณนั้นเข้ากันได้ดียิ่งขึ้น

เมื่อคุณรวมการทำงานอัตโนมัติและการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ คุณจะสามารถออกแบบการโต้ตอบที่ดียิ่งขึ้นระหว่างแบรนด์ของคุณกับผู้ชม ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งข้อความถึงผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติในวันเกิดของพวกเขา ใส่ชื่อในอีเมล หรือแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อผลิตภัณฑ์โปรดของพวกเขากลับมาพร้อมในสต็อก

ไม่มีใครชอบที่จะเป็นเพียงหนึ่งในฝูงชน สร้างความโดดเด่นเหนือคู่แข่งของคุณด้วยการปฏิบัติต่อผู้คนในฐานะปัจเจกบุคคล

คุณต้องการการจัดการการติดต่อหรือ CRM สำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่?

วิธีที่จะรู้ว่าคุณต้องการซอฟต์แวร์การจัดการการติดต่อหรือซอฟต์แวร์ CRM หรือไม่คือการถามตัวเองว่าคุณต้องการซอฟต์แวร์เพื่อทำอะไร:

• ฉันต้องจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าประเภทใด
• ฉันต้องการเก็บข้อมูลอะไร
• ฉันต้องการจัดระเบียบผู้ติดต่อของฉันอย่างไร?
• ฉันต้องการคุณลักษณะหรือเครื่องมือใดในระบบของฉัน
• ฉันต้องการจ่ายเท่าไหร่?

การจัดการการติดต่อ CRM จะมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นและให้มากขึ้น คุณพร้อมที่จะใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเหล่านี้หรือไม่? อย่าซื้อ Bugatti หากสไตล์การขับขี่และความต้องการของคุณดีกว่าโดย Toyota อีกอย่าง อย่าซื้อก้อนกลมๆ ที่จะพังระหว่างทางไปร้าน ถ้าคุณสามารถซื้อโตโยต้าได้

จัดระเบียบด้วยการจัดการที่ติดต่อ

คุณเข้าใจแล้ว — ความสำคัญของการจัดการการติดต่อที่ดี แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และความแตกต่างระหว่างซอฟต์แวร์นี้กับซอฟต์แวร์ CRM ที่สร้างลูกค้าเป้าหมาย

สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ เมื่อเปรียบเทียบแอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ล (สมมติว่าแอปเปิ้ลเป็นซอฟต์แวร์การจัดการที่ติดต่อ) ให้พิจารณาประเด็นเหล่านี้:

• ระบบใช้งานง่ายและใช้งานง่ายหรือไม่?
• ระบบทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่ฉันใช้ในธุรกิจของฉันหรือไม่?
• ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่?
• มีการสนับสนุนลูกค้าหรือไม่หากฉันพบปัญหาใดๆ

เลือกอันที่ดีและจากนั้นคุณสามารถกลับไปใช้ชีวิตที่วุ่นวายได้โดยไม่ต้องกังวลว่าคุณจะสูญเสียกระดาษที่มีที่อยู่อีเมลของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ายอดนิยมที่เขียนไว้

รับโอกาสในการขายมากขึ้น ปิดเร็วขึ้น และให้ผลลัพธ์ด้วย
โซลูชันการขายและการตลาดแบบครบวงจร