การแฮ็คการเพิ่มผลผลิตที่ช่วยให้ฉันจัดการกับรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการตลาดเนื้อหาของฉัน

เมื่อเป็นเรื่องของการจัดการงาน ฉันลองมาหมดแล้ว ฉันเคยใช้ Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion ฯลฯ ฉันได้สร้างแผนภูมิ Gantt วางกระดาษโน้ตบนกระดาน Kanban จริง และใช้ปากกาและกระดาษเขียนรายการแล้วรายการเล่า ฉันทำตามวิธี Get Things Done แล้ว ฉันได้ลองใช้บัตรดัชนีหลายกองพร้อมกับคลิปหนีบแฟ้มที่เรียกว่า "Hipster PDA" อย่างชาญฉลาด ใช่นั่นเป็นสิ่งที่

ไม่มีอะไรติดขัด

จนถึงตอนนี้.

ฉันใช้ระบบ ฉันจัดการงานต่างๆ มอบหมายสิ่งต่างๆ ให้กับคนที่เหมาะสม ติดตามคนเมื่อฉันต้องการ และจัดตารางเวลา ดังนั้นฉันจึงไม่ลนลานพยายามทำทุกอย่างให้เสร็จในตอนนี้

ระบบใหม่ของฉัน? เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ ฉันสร้างมันผ่านแอป OneNote ของ Microsoft แต่องค์ประกอบส่วนใหญ่สามารถทำได้ในสเปรดชีตหรือแม้แต่ตารางในเอกสาร

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คืออะไร?

ประธานาธิบดี ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ กล่าวอย่างมีชื่อเสียงว่า “ผมมีปัญหาอยู่ 2 ประเภท คือ ปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ เรื่องเร่งด่วนไม่สำคัญ และเรื่องสำคัญไม่เคยเร่งด่วน”

จากคำพูดนี้ทำให้เกิด Eisenhower Matrix กรอบการทำงานเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน มันเป็นควอแดรนท์สองคูณสองที่มีสี่กำลังสอง แกน y ประกอบด้วย "สำคัญ" และ "ไม่สำคัญ" และแกน x ครอบคลุม "เร่งด่วน" และ "ไม่เร่งด่วน" คุณจะวางแกน x ไว้เหนือแกน y โดยเหลือที่ว่างสำหรับเขียนการตั้งค่าดังนี้:

คลิกเพื่อขยาย

หมายเหตุ: เส้นต่างๆ ใช้สำหรับอ้างอิงประกอบเท่านั้น

แต่ละช่องมีป้ายกำกับ – ทำ (สำคัญและเร่งด่วน) ตัดสินใจ (สำคัญและไม่เร่งด่วน) มอบหมาย (ไม่สำคัญและเร่งด่วน) ลบ (ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน)

นี่คือวิธีการทำงานของการดำเนินการ:

• DO งานที่ต้องทำตอนนี้ อาจหมายถึงชั่วโมงนี้ สัปดาห์นี้ หรือเดือนนี้ แต่ฉันชอบนิยามคำว่า "ตอนนี้" เป็น "วันนี้"
• งาน DECIDE กำหนดให้คุณต้องตัดสินใจว่าจะดำเนินการให้เสร็จเมื่อใด กำหนดเวลาในปฏิทินของคุณเพื่อทำงานเหล่านี้ให้เสร็จก่อนที่คนอื่นจะเข้ามาเติมเต็มช่วงเวลาด้วยการประชุมอื่น
• งาน DELEGATE มีความสำคัญที่ต้องทำให้เสร็จในวันนี้ (หรือสัปดาห์นี้) แต่คุณไม่มีเวลาหรือความสามารถในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ดังนั้นคุณจะมอบหมายงานเหล่านั้น (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง)
• ลบ งานไม่คุ้มค่ากับเวลาและพลังงานของคุณหรือของผู้อื่น ลบงานหรือพิจารณาความสำคัญใหม่และย้ายไปยังผู้รับมอบสิทธิ์

แม้ว่าฉันจะใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์สำหรับงานของฉันและไม่ได้แชร์กับทีมของฉัน คุณสามารถสร้างเมทริกซ์สำหรับการพิจารณาส่วนบุคคลหรือของทีมได้ (ถ้าใครในทีมต้องการดูของฉัน สามารถดูได้ผ่านเซิร์ฟเวอร์ Sharepoint ของฉัน)

ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการสร้าง Eisenhower Matrix ใน OneNote เครื่องมือจดบันทึกของ Microsoft

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแต่ละแกน

ป้ายกำกับหน้า “Eisenhower Matrix” ในบรรทัดแรก ให้ระบุแกน x ของคุณ พิมพ์ “URGENT” และ “NOT URGENT” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เว้นที่ว่างสำหรับป้ายกำกับแกน y (ที่จะเพิ่มถัดไป) และระหว่างหมวดหมู่แกน x สองหมวดหมู่ เพื่อให้คุณมีพื้นที่ว่างสำหรับเพิ่มงานในแต่ละหมวดหมู่

ถัดไป กำหนดป้ายกำกับแกน y ของคุณ พิมพ์ “สำคัญ” ตามด้วย “ไม่สำคัญ” เว้นช่องว่างระหว่างแต่ละแกนเพื่อเขียนงาน

หน้าจอผลลัพธ์ของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

คลิกเพื่อขยาย

เคล็ดลับ: ใช้ฟอนต์สไตล์บรรทัดแรกสำหรับป้ายกำกับแกนของคุณ เพื่อให้โดดเด่นกว่างานของคุณอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2: ติดป้ายกำกับควอแดรนต์

ตอนนี้คุณสามารถระบุแต่ละตาราง ในบรรทัดเดียวกับ สำคัญ ให้ติดป้ายกล่องข้อความใต้ URGENT เป็น "DO" และใต้ NOT URGENT เป็น "DECIDE"

ย้ายไปที่บรรทัดที่ไม่สำคัญและเพิ่มกล่องข้อความใต้ URGENT เป็น “DELEGATE” และใต้ NO URGENT เป็น “DELETE”

ควรมีลักษณะดังนี้:

คลิกเพื่อขยาย

ใต้ป้ายกำกับแต่ละส่วน ให้คลิกขวาแล้วเลือกฟังก์ชัน "แท็กเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ" (ไอคอนมีเครื่องหมายถูกสีแดงอยู่ในช่องสี่เหลี่ยม) ตอนนี้คุณสามารถอ่านรายการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำสำหรับแต่ละรายการได้

เคล็ดลับ: ใช้หัวเรื่องสองสไตล์สำหรับชื่อเรื่องควอแดรนต์

ขั้นตอนที่ 3: สมองทิ้งงานของคุณ

เขียนงานทั้งหมดของคุณลงในควอดแรกของคุณ ใช่ ใส่ทั้งหมดไว้ใน DO สำหรับตอนนี้ ดึงกระดาษเหล่านี้ออกจากกระดาษจดบันทึก กระดาษโน้ต และเศษกระดาษบนโต๊ะของคุณ ดึงข้อมูลจากโน้ต รายการ และแอปต่างๆ ในโทรศัพท์ของคุณ เพิ่มทุกสิ่งที่คุณนึกออก - ตราบใดที่มันเป็นงานที่คุณรับผิดชอบเป็นการส่วนตัว ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณได้รับมอบหมายให้สร้างบทความในบล็อกและความรับผิดชอบของคุณคือการพิสูจน์ คุณต้องระบุงานนั้นว่า "พิสูจน์บทความในบล็อก" เพราะนั่นคือทั้งหมดที่คุณรับผิดชอบ นี่คือพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนตัวของคุณ

ต่อไปนี้คือตัวอย่างรายการสิ่งที่ต้องทำของฉันซึ่งมี 15 งาน ตั้งแต่การตรวจสอบอีเมลไปจนถึงการตัดสินใจเลือกผู้จัดการสินทรัพย์ดิจิทัลรายใหม่

คลิกเพื่อขยาย

ขั้นตอนที่ 4: ย้ายงานของคุณไปที่ควอแดรนท์

ย้ายงานของคุณจากตัวยึดตำแหน่ง DO ไปยัง Quadrant ที่เหมาะสม อย่าจัดลำดับความสำคัญภายในควอแดรนท์ เพียงแค่ย้ายพวกเขาไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง สำหรับงานที่จะอยู่ภายใต้ DO ให้คิดถึงสิ่งที่คุณจะทำให้เสร็จตอนนี้ – วันนี้และวันนี้เท่านั้น พิจารณาจำนวนการประชุมที่คุณมีและความรับผิดชอบอื่นๆ ที่คุณมีในวันนี้ เป็นไปได้ว่าคุณมีงาน DO ให้ทำแค่งานเดียวในวันนี้ ซึ่งก็ไม่เป็นไร นั่นเป็นสาเหตุที่รายการงานภายใต้ DECIDE และ DELEGATE มีแนวโน้มที่จะยาวขึ้น อย่ากลัวที่จะย้ายสิ่งต่างๆ ไปที่ DELETE มันมีเหตุผล

นี่คือลักษณะของตัวอย่างของฉัน – สามรายการภายใต้ DO, เจ็ดงานภายใต้ DECIDE, สี่อย่างภายใต้ DELEGATE และหนึ่งงานภายใต้ DELETE:

คลิกเพื่อขยาย

ขั้นตอนที่ 5: จัดลำดับความสำคัญของงานของควอแดรนท์

จัดระเบียบงานในแต่ละด้านจากที่สำคัญที่สุดไปน้อยที่สุด คุณอาจตระหนักว่างานบางอย่างควรย้ายไปยังส่วนอื่น ซึ่งเป็นสิ่งที่ยอมรับได้อย่างสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น หากบางสิ่งในรายการ DO ของคุณไม่สามารถทำได้ในวันนี้ คุณต้องย้ายไปที่ DELEGATE การมอบหมายงานช่วยให้คุณยกระดับประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้น

นี่คือลักษณะเมทริกซ์ของฉันที่มีการจัดอันดับตามลำดับความสำคัญ ตัวอย่างเช่น ภายใต้ DECIDE ลำดับความสำคัญลำดับที่ 1 คือการตรวจสอบอีเมล ขณะที่ลำดับที่ 2 คือการนำเสนอผลลัพธ์ ROI ของแคมเปญฤดูหนาวให้กับ C-suite โดยมีงานย่อย (ซึ่งแต่เดิมแสดงเป็นงานแยกต่างหาก) อยู่ข้างใต้ – คำนวณ ROI ของแคมเปญฤดูหนาว

คลิกเพื่อขยาย

เคล็ดลับ: ทำรายการงานที่พึ่งพากันตามลำดับ จากนั้นใช้ปุ่มแท็บเพื่อเยื้องงานย่อยใต้งานหลักเพื่อแสดงลำดับของการดำเนินการ

ขั้นตอนที่ 6: ดำเนินการ

ความสวยงามของการใช้ OneNote ในการสร้างเมทริกซ์คือความสามารถในการเพิ่มแท็ก คลิกขวาที่งานแล้วเลือกช่องที่มีเครื่องหมายถูกและดาวสีทอง

แท็กการจัดการงานที่ฉันชอบคือ:

• สิ่งที่ต้องทำลำดับความสำคัญลำดับที่ 1
• สนทนากับ <บุคคล A>
• พูดคุยกับผู้จัดการ

ในขณะที่แท็กเหล่านั้นมาในรายการที่ตั้งโปรแกรมไว้ แท็กอื่นๆ สามารถกำหนดเองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแท็กแทนที่ <บุคคล A> ด้วยชื่อเพื่อนร่วมงาน หรืออัปเดตแท็กโครงการด้วยชื่อแคมเปญ เพิ่มแท็กเพื่อแสดงลูกค้าหรือแพลตฟอร์ม ทำทุกอย่างที่เหมาะกับคุณ

ฉันยังใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะการตั้งค่าสถานะ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับงานในควอดแดรนต์ DECIDE ช่วยให้คุณลงวันที่งานได้ ตั้งแต่ป้ายกำกับทั่วไป เช่น "พรุ่งนี้" หรือ "สัปดาห์หน้า" ไปจนถึงวันที่ในปฏิทิน คุณสามารถซิงค์งานเหล่านี้กับปฏิทิน Microsoft Outlook และตั้งค่าการเตือนเมื่อเสร็จสิ้น

นอกจากการใช้แท็กและแฟล็กแล้ว ฉันยังใช้วงเล็บเพื่อจดบันทึก เช่น ฉันต้องมอบหมายงานให้ใคร หรือใครต้องตอบกลับก่อนที่ฉันจะทำงานให้เสร็จ แม้ว่าฉันจะใช้แท็ก “สนทนากับ <บุคคล>” แต่โน้ตในวงเล็บของฉันทำให้ฉันเห็นว่าใครคือใครโดยไม่ต้องเลื่อนเมาส์ไปเหนือกล่องกาเครื่องหมายของงาน

นี่คือสิ่งที่ดูเหมือนในเมทริกซ์ของฉัน:

คลิกเพื่อขยาย

เคล็ดลับ: หากคุณพบว่ามีประโยชน์ ให้ใช้รหัสสีเพื่อแยกแยะธีมหรือองค์ประกอบที่สอดคล้องกัน เช่น โครงการหรือเพื่อนร่วมงาน

ขั้นตอนที่ 7: สร้างและปฏิบัติตามกฎของคุณ

เพื่อให้เมทริกซ์ของฉันจัดการได้ ฉันทำตามกฎง่ายๆ สองสามข้อ:

เก็บงานทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว

หากรายการงานของฉันเล็ดลอดออกมาจากหน้าจอหรือหน้า แสดงว่าฉันมีงานมากเกินไป มีงานมากเกินไปหมายความว่าถึงเวลาที่ต้องแก้ไขงานในส่วนย่อย โดยเฉพาะ DELEGATE และ DELETE ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดอะไร: "ถ้าฉันมีความสำคัญสูงสุด 5 ประการล่ะ? ไม่มีทางที่ฉันจะเก็บงานทั้งหมดไว้ครึ่งหน้าบนได้”

ถ้าถึงจุดนั้นแสดงว่าคุณจัดลำดับความสำคัญไม่ถูก คุณสามารถทำอะไรได้มากในหนึ่งวันเท่านั้น

จำกัดลำดับความสำคัญของคุณไว้ที่สามวัน

ใส่งานที่มีลำดับความสำคัญไม่เกินสามงานในส่วน DO ของคุณ ใช่ฉันพูดสาม แน่นอน คุณมีรายการอื่นๆ ในควอแดรนท์ DO ของคุณในแต่ละวัน แต่มีเพียงสามรายการเท่านั้นที่ควรให้ความสำคัญสูงสุด นอกจากนี้ งานในควอแดรนท์ DO ของฉันไม่ได้หมายความว่าจะเสร็จสิ้นในวันนั้น การจัดวางหมายความว่าฉันให้ความสำคัญกับการทำงานในวันนี้

เคล็ดลับ: หากคุณ ต้อง ทำงานให้เสร็จในวันนี้ ให้ย้ายทุกอย่างไปที่ DECIDE and DELEGATE บอกให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าคุณไม่พร้อมทำงานอย่างอื่น นอกจากสิ่งที่สำคัญสูงสุดเท่านั้น ปิดปฏิทินของวันเพื่อไม่ให้เพิ่มการประชุม

ย้ายงานที่ได้รับมอบหมายออกจากเมทริกซ์

เมื่อคุณมอบหมายงานแล้ว ให้ย้ายไปยังหน้าที่แยกต่างหากซึ่งเรียกว่า “ได้รับมอบหมาย” และตรวจสอบความคืบหน้าของงานนั้น สำหรับฉัน การเช็คอินรายวันเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่วันเว้นวันทำให้การติดต่อสื่อสารราบรื่นโดยไม่รบกวน

ตามกฎของฉัน ตอนนี้เมทริกซ์ของฉันไม่มีงานภายใต้ DELEGATE มีเพียงสามงานภายใต้ DO และเพิ่มงานอีกสองสามงานใน DECIDE:

คลิกเพื่อขยาย

หน้างานที่ได้รับมอบหมายของฉันประกอบด้วยสี่งานพร้อมกับชื่อของผู้ที่จัดการ:

คลิกเพื่อขยาย

สร้างหน้าชนะ

การติดตามชัยชนะของฉัน - งานที่เสร็จสมบูรณ์ - เป็นผลลัพธ์ที่ดีที่สุดของเมทริกซ์ของฉัน งานที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกย้ายไปยังหน้าชนะ ทำหน้าที่เป็นเอกสารที่ไม่เป็นทางการของงานของคุณ ฉันชอบดูหน้าชัยชนะของฉันเมื่อฉันรู้สึกว่าฉันไม่มีประสิทธิผลและพบว่าฉันทำงานเสร็จแล้ว

หน้าการชนะของฉันคือรายการงานที่คัดลอกและวางจาก Eisenhower Matrix เมื่อฉันทำเสร็จ ฉันเพิ่มวันที่เสร็จสิ้นลงในแต่ละรายการงาน บางครั้งฉันจดบันทึกในวงเล็บ ต่อไปนี้คือลักษณะของงาน 7 งานที่ทำเสร็จในเดือนกุมภาพันธ์:

คลิกเพื่อขยาย

นั่นคือระบบของฉัน ในตอนแรกอาจดูเหมือนมาก ดังนั้นจูบก่อน – Keep It Simple, Silly อย่ากังวลมากเกินไปเกี่ยวกับการเพิ่มแฟล็กและแท็ก จนกว่าคุณจะสะดวกใจในการย้ายและเพิ่มงานไปยังเมทริกซ์ คุณกำลังสร้างเครื่องมือนี้เพื่อช่วยเหลือคุณ ปรับแต่งให้เหมาะกับสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ และทำให้งานเหล่านั้นหมดไป

เครื่องมือทั้งหมดที่กล่าวถึงในบทความระบุโดยผู้เขียน หากคุณมีเครื่องมือที่จะแนะนำ โปรดอย่าลังเลที่จะเพิ่มในความคิดเห็น

ภาพหน้าปกโดย Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute