การจัดการสัญญา: การทำความเข้าใจวงจรชีวิตสัญญา

การจัดการโครงการมีความซับซ้อน ผู้จัดการโครงการได้รับการฝึกอบรมให้วางแผนกำหนดการและจัดสรรทรัพยากรให้ตรงตามกำหนดเวลาและอยู่ภายในงบประมาณ แต่เมื่อคุณทำสัญญากับบุคคลภายนอกองค์กร ปัญหาด้านกฎหมายและการขนส่งอาจล้นหลาม

บริษัทจ้างผู้จัดการสัญญาเพื่อจัดการกระบวนการสัญญาที่มักซับซ้อนนี้ แม้ว่าไม่ใช่ทุกองค์กรจะมีผู้จัดการสัญญา แต่ทุกคนที่เป็นผู้นำโครงการที่พนักงานผู้ขายและผู้รับเหมาต้องมีความเข้าใจในการจัดการสัญญา

การจัดการสัญญาคืออะไร?

การจัดการสัญญาเป็นกระบวนการของการจัดการสัญญา ซึ่งรวมถึงการส่งมอบ กำหนดเวลา และข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา ไม่เพียงแต่อำนวยความสะดวกในกระบวนการสัญญาเท่านั้น แต่ยังจัดการลูกค้าและความพึงพอใจของพวกเขา

หลายคนมักนึกถึงแต่การต่อเติมสัญญาที่ลงนาม ซึ่งเรียกว่าการบริหารสัญญา แม้ว่าระยะเวลาการเจรจานี้มีความสำคัญ แต่ก็เป็นความผิดพลาดที่จะละเลยสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่ได้รับสัญญา นี่คือเวลาที่การจัดการที่แท้จริงของสัญญาเริ่มต้นขึ้น

การจัดการสัญญาใช้ในองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนเพื่อจัดการสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพหลังจากลงนามเพื่อสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานและการเงินที่ดีขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินให้กับองค์กร แม้ว่าจะใช้เวลามาก แต่การมีกระบวนการจัดการสัญญาที่ดีจะช่วยลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

การจัดการวงจรอายุสัญญาคืออะไร?

การจัดการวงจรอายุสัญญาแตกต่างจากการจัดการสัญญา อย่างหลังเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการสัญญาด้วยอีเมล สเปรดชีต และการจัดเก็บไฟล์ การจัดการวงจรอายุสัญญาเป็นแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการจัดการสัญญาที่ให้ประสิทธิภาพมากขึ้นจากกิจกรรมโดยการรวมผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน

การจัดการวงจรอายุสัญญาหรือ CLM เป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำให้เป็นอัตโนมัติและปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ ของการจัดการสัญญา เช่น การเริ่มต้น การเขียน กระบวนการและเวิร์กโฟลว์ การเจรจาและการอนุมัติ การดำเนินการ การจัดการและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง และการต่ออายุ เป้าหมายสุดท้ายคือการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในขณะที่ลดข้อผิดพลาด

ทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ CLM ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้มองเห็นได้ดีขึ้นว่าบริษัทกำลังใช้จ่ายอะไร และปรับปรุงกระบวนการทำสัญญาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายในการบริหารลดลง สิ่งนี้สำเร็จได้ด้วยการจัดการสัญญาการจัดซื้อและการขาย ระบบอัตโนมัติ การกำหนดมาตรฐาน และอื่นๆ เพื่อสร้างสัญญาอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสัญญา?

บางองค์กรจะมีบุคคลเฉพาะสำหรับการจัดการสัญญาที่เรียกว่าผู้จัดการสัญญา พวกเขากำกับและดูแลสัญญาในขณะที่พวกเขาดำเนินไปตลอดวงจรชีวิตของพวกเขา ในแง่หนึ่ง พวกเขาคือพ่อค้าคนกลางที่ทำงานเป็นสะพานเชื่อมบริษัท พนักงาน ลูกค้า ผู้ขาย และผู้รับเหมา

ผู้จัดการสัญญาจะอำนวยความสะดวกในการเจรจา คำแนะนำ และการเก็บบันทึกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการสัญญา พวกเขาวิจัยประเด็นทางกฎหมายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสัญญาและช่วยในการเจรจาข้อกำหนดและเงื่อนไขกับลูกค้าและบุคคลที่สาม

หน้าที่บางประการของผู้จัดการสัญญารวมถึงการจัดเตรียมการเสนอราคาเชิงพาณิชย์ การพัฒนาและนำเสนอข้อเสนอโครงการ พบปะกับลูกค้า ประมาณการงบประมาณ การเจรจาเงื่อนไขสัญญา และอื่นๆ ทักษะของพวกเขารวมถึงการมีความรู้เกี่ยวกับกฎหมายสัญญาและมีความสามารถในการจัดการความสัมพันธ์

คำที่เกี่ยวข้อง: กระบวนการประมูลสัญญาก่อสร้าง

เหตุใดการจัดการสัญญาจึงมีความสำคัญ

สัญญามีความสำคัญ เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายระหว่างพนักงานกับผู้รับเหมาหรือผู้ขายที่จะปฏิบัติงาน ดังนั้นการจัดการสัญญาจึงมีความสำคัญเท่าเทียมกัน เนื่องจากช่วยให้งานตามสัญญาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มันได้ผลสำหรับทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์และขั้นตอนทางธุรกิจ

เนื่องจากกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กรส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับการเจรจาสัญญาที่ประสบความสำเร็จ กระบวนการจึงอาจใช้เวลานาน การใช้การจัดการสัญญาช่วยจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นในปริมาณที่เหมาะสม

แต่เมื่อลงนามในสัญญาแล้ว ความจำเป็นในการติดตามและกำกับดูแลการดำเนินการตามสัญญานั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบรรลุภาระผูกพันของสัญญา ความล้มเหลวในการดำเนินการตามกระบวนการจัดการสัญญาอาจทำให้องค์กรต้องเสียเงินและเวลาขององค์กรผ่านการเรียกเก็บค่าปรับและการดำเนินคดี—ไม่ต้องพูดถึงการกัดเซาะความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่สำคัญ

การจัดการสัญญายังคงเป็นประโยชน์แม้หลังจากที่สัญญาสิ้นสุดลงและจัดหาบริการแล้ว หากไม่มีการกำกับดูแล อาจนำไปสู่ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญาทั้งหมด ทั้งหมดนี้ทำลายคุณค่าของโครงการและอาจนำไปสู่ความล้มเหลวในการบรรลุวัตถุประสงค์

อะไรคือขั้นตอนของกระบวนการจัดการสัญญา

การจัดการสัญญา เช่นเดียวกับการจัดการประเภทอื่นๆ มีกระบวนการ วิธีนี้ช่วยให้การจัดการสัญญาสามารถควบคุมได้ และทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสำคัญที่จะถูกละเลย ชุดของการกระทำนี้สามารถแบ่งออกเป็นเจ็ดขั้นตอน:

1. การวางแผน

ขั้นตอนนี้คือการระบุความต้องการขององค์กร กำหนดเป้าหมาย และกำหนดความเสี่ยง โปรดจำไว้ว่า สัญญามีผลผูกพันทางกฎหมาย ดังนั้นการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะจึงเป็นสิ่งสำคัญ รู้ประเภทของสัญญา ข้อตกลงมาตรฐานใดๆ ที่สามารถใช้ได้ กำหนดว่าใครรับผิดชอบอะไร และทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการตามสัญญา

2. การร่าง

หากมีที่ปรึกษาในบ้านหรือทนายความที่องค์กรของคุณทำงานด้วย นี่คือประเด็นที่จะปรึกษากับพวกเขา พวกเขาอาจมีเทมเพลตให้ทำงานเมื่อมีการร่างสัญญา ซึ่งจะช่วยให้แน่ใจว่าได้รวมประโยคและข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดไว้ด้วย นอกจากนี้ ให้คำนึงถึงกฎหมายของรัฐหรือประเทศที่อาจส่งผลกระทบต่อสัญญาด้วย ใช้เวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้อง

3. อนุมัติ

ขั้นตอนต่อไปคือการได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการหรือผู้บริหารให้ตรวจสอบร่างสัญญาและดูว่าพวกเขามีความคิดเห็นหรือการแก้ไขใด ๆ หรือไม่ก่อนที่จะสรุปเอกสาร ขั้นตอนของกระบวนการนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานขององค์กรของคุณ และหากมีขั้นตอนการตรวจสอบหรือนโยบายอื่นๆ เกี่ยวกับการจัดซื้อที่เฉพาะเจาะจง ณ จุดนี้ ตั้งระบบแจ้งฝ่ายที่อนุมัติเพื่อให้ดู แก้ไข และแสดงความคิดเห็นในสัญญาได้แบบเรียลไทม์

4. การเจรจาต่อรอง

ขั้นตอนการเจรจาจะเกี่ยวข้องกับการค้นคว้าความต้องการของอีกฝ่ายก่อนที่จะนั่งลงที่โต๊ะเจรจา เมื่อทุกคนเปลี่ยนแปลงสัญญา การแชร์และทำงานร่วมกันในเอกสารแบบเรียลไทม์จะเป็นประโยชน์ การสลับไปมาระหว่างเวอร์ชันต่างๆ ของสัญญาทางอีเมลผ่านเอกสารทางกายภาพจะเพิ่มโอกาสของข้อผิดพลาดและต้นทุนที่เพิ่มขึ้น

5. การลงนาม

เมื่อทั้งสองฝ่ายตกลงในสัญญาแล้ว จะมีการลงนามโดยทั้งสองฝ่าย ซึ่งทำให้เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย แม้ว่าเรามักจะนึกภาพการลงนามในสัญญาด้วยตนเอง แต่ก็ไม่เสมอไป ด้วยการประชุมเสมือนจริงและเศรษฐกิจโลก การรับลายเซ็นอาจทำได้ยากขึ้น มีบริษัทจำนวนมากขึ้นใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่ออำนวยความสะดวกในขั้นตอนนี้

6. การแก้ไข

เป็นเรื่องปกติที่สัญญาที่ลงนามจะได้รับการแก้ไขหรือแก้ไข การติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีความสำคัญและเน้นย้ำถึงความสำคัญของกระบวนการจัดการสัญญาที่เชื่อถือได้ ควรแชร์สัญญา ง่ายต่อการแก้ไขและเพิ่มการแก้ไขตามความจำเป็น

7. การต่ออายุ

สุดท้าย มีผู้บริหารที่ทำตามลายเซ็น ซึ่งสามารถตรวจสอบ ต่ออายุสัญญา และภาระผูกพันอื่นๆ สัญญาควรได้รับการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใน ซึ่งรวมถึงการต่ออายุสัญญาเมื่อจำเป็น การไม่ต่ออายุถือเป็นโอกาสที่เสียไปและอาจทำลายความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของและผู้รับเหมาได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการวงจรอายุสัญญา

เมื่อใช้การจัดการวงจรอายุสัญญา มีหลายสิ่งที่ต้องทำเพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประการหนึ่ง แนะนำให้ทำการแปลงเป็นดิจิทัลและทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติเสมอ นี่เป็นสองเท่าดังนั้นเมื่อจัดการพอร์ตโฟลิโอของสัญญาหรือจัดการกับผู้รับเหมาและผู้ขายที่แยกจากกันทางภูมิศาสตร์

ระบบอัตโนมัติ

การแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อติดตามว่าสัญญาจะต่ออายุหรือภาระผูกพันในสัญญาเมื่อใด ข้อผิดพลาดของมนุษย์อาจมีค่าใช้จ่ายสูง แต่เมื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนในซอฟต์แวร์ คุณจะทราบเสมอเมื่อถึงกำหนดส่ง

การรายงาน

การมีคุณลักษณะการรายงานเกี่ยวกับเครื่องมือซอฟต์แวร์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับงบประมาณ ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาในโครงการ มีการวางแผนงบประมาณและระบุไว้ในสัญญา แต่โครงการจริงอาจพบว่าคุณใช้จ่ายเกินจริง คุณต้องมีเครื่องมือเพื่อตรวจสอบสิ่งที่คุณวางแผนจะใช้จ่ายและสิ่งที่คุณใช้จ่ายจริง

ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานบนคลาวด์และส่งข้อมูลตามเวลาจริง การใช้เครื่องมือออนไลน์ช่วยส่งเสริมความโปร่งใสในกระบวนการจัดการสัญญาของคุณ

ProjectManager ช่วยจัดระเบียบสัญญาของคุณอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่จัดระเบียบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ตั้งแต่งานไปจนถึงทีม และสัญญาที่ทำกับผู้ขายและผู้รับเหมา ช่วยให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามภาระผูกพัน หลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด และไม่พลาดการต่ออายุ

วางแผน

ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อวางแผน กำหนดเวลา ตรวจสอบและรายงานเกี่ยวกับโครงการ ในขณะที่ยังมีเครื่องมือของเราเป็นศูนย์กลางสำหรับเอกสารโครงการทั้งหมด เนื่องจากเรามีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด สัญญาทั้งหมดจึงถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว ทำให้ค้นหาได้ง่ายเมื่อจำเป็น โดยไม่ต้องค้นหาอีเมลหรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก

ร่วมมือ

ในขณะที่คุณเจรจาและแม้กระทั่งหลังจากที่คุณตกลงในสัญญากับผู้ขายและผู้รับเหมาช่วงแล้ว ให้ติดตามพวกเขาด้วยแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเรา มันง่ายที่จะออนบอร์ดพวกเขาลงในเครื่องมือ ในขณะที่การตั้งค่าความปลอดภัยช่วยให้พวกเขาเข้าถึงส่วนต่าง ๆ ของซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการให้พวกเขาเห็นเท่านั้น แชร์เอกสารและสร้างงานที่อนุญาตให้ทุกฝ่ายแสดงความคิดเห็นและพูดคุยแบบเรียลไทม์

ติดตาม

แน่นอนว่ายังมีอีกมาก แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์จะให้มุมมองในระดับสูงของโครงการ ตลอดจนความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสัญญาจะปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา รายงานขยายเลนส์นี้สำหรับข้อมูลสดโดยละเอียดยิ่งขึ้น รับการจัดการสัญญาที่ดีขึ้นและการจัดการโครงการก่อสร้างทั้งหมดในเครื่องมือเดียว

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้โครงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งแต่แผนภูมิแกนต์ออนไลน์สำหรับการวางแผนด้วยภาพไปจนถึงแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น การจัดการโครงการของคุณครอบคลุมทุกแง่มุม เข้าร่วมกับทีมนับหมื่นที่ใช้เครื่องมือของเราแล้วและทดลองใช้งาน 30 วันนี้วันนี้