การควบคุมขั้นตอนกระบวนการในการจัดการธุรกิจ

การดำเนินธุรกิจของคุณดีพอๆ กับความสามารถในการตรวจสอบและควบคุมสิ่งเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ทีมผู้ผลิตจะหายไปโดยไม่มีกระบวนการควบคุมที่ช่วยให้พวกเขาสามารถวัดและปรับปรุงฟังก์ชันการจัดการได้

กระบวนการควบคุมการจัดการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใด ๆ ที่จะสามารถดำรงอยู่ได้ เมื่อคุณตรวจสอบด้วยซอฟต์แวร์และควบคุมกระบวนการผลิตของคุณ คุณจะสามารถดูว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและไม่ได้ผล

กระบวนการควบคุมในการจัดการธุรกิจคืออะไร?

กระบวนการควบคุมในการจัดการธุรกิจคือเมื่อผู้จัดการตั้งค่า วัดและปรับแต่งการดำเนินธุรกิจของตน และจัดการการควบคุมต้นทุน

ด้วยการใช้กระบวนการควบคุม บริษัทสามารถนำทางการเปลี่ยนแปลงไปยังห่วงโซ่อุปทาน ความต้องการของลูกค้า และตัวแปรอื่นๆ ที่ส่งผลกระทบต่อการดำรงชีวิตของบริษัท เป็นงานที่สำคัญในการรักษาตัวทำละลายทางธุรกิจ

ด้วยกระบวนการควบคุมในการบริหาร บริษัทสามารถบอกได้อย่างถูกต้องว่าแผนกำลังดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้องและดำเนินการอย่างเต็มที่หรือไม่ หากแผนเหล่านั้นใช้ไม่ได้ผลและทำให้บริษัทต้องออกนอกเส้นทาง พวกเขาสามารถจัดการเรือให้ถูกต้องและอยู่บนเส้นทางได้

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณวัดประสิทธิภาพได้ ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่ทำสิ่งนี้แบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูความแตกต่างระหว่างความพยายามที่วางแผนไว้และความพยายามจริงด้วยแดชบอร์ดสดของ ProjectManager แดชบอร์ดรวบรวมข้อมูลการผลิต บีบอัดตัวเลขโดยอัตโนมัติ จากนั้นแสดงผลเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ทดลองใช้ ProjectManager วันนี้ ฟรี!

การควบคุมขั้นตอนกระบวนการในการจัดการธุรกิจ

มีขั้นตอนห้าขั้นตอนสำหรับการควบคุมกระบวนการที่จะช่วยคุณกำหนด วัดผล และปรับเปลี่ยนกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการผลิต บรรจุภัณฑ์ การจัดส่ง หรือกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ

หากคุณไม่ได้ใช้กระบวนการควบคุม แสดงว่าคุณไม่ได้จัดการกระบวนการทางธุรกิจของคุณจริงๆ คุณไม่สามารถเป็นผู้นำทีมงานของคุณโดยปราศจากการควบคุมกระบวนการ

สำหรับการควบคุมองค์กรที่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายของบริษัทและแผนกลยุทธ์ ให้ปฏิบัติตามห้าขั้นตอนเหล่านี้:

1. กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน

คุณต้องการเป้าหมายสำหรับธุรกิจของคุณ แต่คุณยังต้องการคำแนะนำสำหรับทีมของคุณเพื่อให้พวกเขาทำงานไปสู่เป้าหมายนั้นต่อไป หากไม่มีมาตรฐานดังกล่าว มีความเป็นไปได้ที่พวกเขาจะย้ายออกจากแผนไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือไม่ก็ตาม

มาตรฐานเป็นเหมือนเป้าหมายที่กำหนดให้กับแผนกหรือสมาชิกในทีมที่เฉพาะเจาะจง พวกเขาต้องบรรลุมาตรฐานเหล่านี้ด้วยความร่วมมือ การทำงานเป็นทีม และความพยายามในการทำงานร่วมกัน เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้ คุณต้องมีเกณฑ์ในการวัดด้วย

โดยการตั้งค่ากฎที่คุณสามารถวัดได้ คุณสามารถตัดสินหรือให้คะแนนประสิทธิภาพเพื่อรักษามาตรฐานผลลัพธ์ได้ สิ่งนี้ช่วยให้ฝ่ายบริหารเข้าใจว่าการผลิตมีความคืบหน้าอย่างไร และเป็นไปตามแนวทางหรือจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน การมีมาตรฐานเป็นฐานในการปฏิบัติงานหมายความว่างานไม่จำเป็นต้องหยุดเพื่อให้เห็นภาพว่างานนั้นคืบหน้าไปอย่างไร

มาตรฐานมีสองกลุ่ม: จับต้องได้ (หรือเฉพาะเจาะจง) และจับต้องไม่ได้ (หรือนามธรรม) อดีตสามารถวัดได้ คุณสามารถดูและนับได้ หลังไม่สามารถเห็นหรือนับได้ มาตรฐานที่จับต้องได้ ได้แก่ เวลา ต้นทุน กำไร รายจ่าย ผลผลิต ฯลฯ มาตรฐานที่จับต้องไม่ได้คือผลการปฏิบัติงานของผู้จัดการ ทัศนคติของพนักงาน และอื่นๆ

2. วัดประสิทธิภาพ

การกำหนดมาตรฐานทำให้สามารถวัดประสิทธิภาพโดยใช้ฟังก์ชันควบคุมได้ ด้วยการวัดประสิทธิภาพนี้ คุณสามารถจับและแก้ไขความเบี่ยงเบนจากแผนได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะออกนอกเส้นทางและดำเนินการผลิตลงบนพื้น

การวัดจะง่ายขึ้นเมื่อต้องรับมือกับมาตรฐานที่จับต้องได้ซึ่งสามารถมองเห็นและนับได้ สิ่งนี้ยากกว่าด้วยมาตรฐานที่จับต้องไม่ได้ ตามคำจำกัดความ ประสิทธิภาพที่จับต้องไม่ได้นั้นยากต่อการวัดในระบบข้อมูล เนื่องจากคุณไม่สามารถหาปริมาณได้

วิธีหนึ่งในการชดเชยข้อบกพร่องนี้คือการดูผลงานของผู้จัดการทีมผ่านสายตาของทีม ทัศนคติของทีมที่มีต่องานของพวกเขาเป็นอย่างไร? ขวัญกำลังใจสูงไหม? การสื่อสารระหว่างทีมและผู้จัดการทีมเป็นอย่างไร? ทีมมีความภักดีต่อกัน ผู้จัดการ และบริษัทหรือไม่?

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นมาตรฐานที่จับต้องไม่ได้ แต่พวกเขาก็วาดภาพผลงานของผู้จัดการร่วมกัน คำถามเหล่านี้ทั้งหมดพูดถึงความสามารถของผู้จัดการในการจัดการทีมของตนให้ประสบความสำเร็จ ร่างมาตรฐานสำหรับการวัดว่าทีมทำอะไร คาดหวังประสิทธิภาพเป็นอย่างไร ฯลฯ คุณสามารถรวบรวมข้อมูลนี้เป็นประจำตามรายงาน ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตรายงานความคืบหน้าฟรี

3. เปรียบเทียบประสิทธิภาพจริงกับมาตรฐานประสิทธิภาพ

เมื่อคุณมีข้อมูลพื้นฐานว่าทีมของคุณมีผลงานเป็นอย่างไรเมื่อทำการผลิต บรรจุหีบห่อ จัดส่ง ฯลฯ คุณสามารถเปรียบเทียบตามจริงกับประสิทธิภาพที่วางแผนไว้และกำหนดขอบเขตของการเบี่ยงเบนได้ สิ่งนี้เรียกว่าความแปรปรวนหรือความแตกต่างระหว่างประสิทธิภาพและเป้าหมายที่แท้จริง ตารางเวลามีประโยชน์อย่างมากในการวิเคราะห์ความแปรปรวน

ProjectManager มีแผนภูมิ Gantt ออนไลน์ที่ให้คุณกำหนดเหตุการณ์สำคัญและขั้นตอนของโครงการที่เป็นรูปธรรม คุณจึงเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าคุณกำลังดำเนินการตามกำหนดการหรือช้ากว่ากำหนด นอกจากนี้ Gantt ยังอัปเดตตามเวลาจริงเมื่อทีมของคุณทำงานเสร็จ ทดลองใช้งานฟรีและสร้างกำหนดการในไม่กี่นาที

ผู้จัดการต้องดูข้อมูลนี้และยอมรับหรือปฏิเสธผลลัพธ์ ขึ้นอยู่กับความเบี่ยงเบนและผลกระทบต่อธุรกิจ หากทุกอย่างเป็นไปตามที่คาดไว้ ก็เยี่ยม แต่มีแนวโน้มว่าจะมีการเบี่ยงเบนบางอย่าง มันขึ้นอยู่กับผู้จัดการที่จะตัดสินว่าช่องว่างนั้นเป็นช่องว่างที่สามารถเพิกเฉยหรือดำเนินการได้หรือไม่

4. วิเคราะห์ความเบี่ยงเบน

สิ่งนี้นำเราไปสู่ขั้นตอนต่อไป: ที่คุณวิเคราะห์ข้อมูลโดยใช้ขีดจำกัดที่ยอมรับได้ หากไม่เป็นไปตามมาตรฐาน ผู้จัดการจะต้องคิดหาว่าจำเป็นต้องมีการควบคุมเพิ่มเติมหรือไม่ หรือถ้าบางที มาตรฐานควรมีการเปลี่ยนแปลง

หากมีช่องว่างระหว่างประสิทธิภาพตามแผนและประสิทธิภาพจริง ขั้นตอนต่อไปคือการหาสาเหตุและขอบเขตของการดำเนินการ จากนั้น คุณต้องกำหนดว่าความเบี่ยงเบนนี้มีผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร หากความแตกต่างเพียงเล็กน้อย ก็อาจเพิกเฉยได้ แต่ถ้าช่องว่างนั้นสะท้อนถึงผลกำไร การแต่งตั้งคนงาน การเปลี่ยนหรือซ่อมแซมอุปกรณ์ และปัญหาสำคัญอื่นๆ ก็จะต้องได้รับการแก้ไข เทมเพลตการวิเคราะห์ช่องว่างสามารถช่วยในกระบวนการตัดสินใจได้

5. ดำเนินการแก้ไข

เมื่อคุณวิเคราะห์ความเบี่ยงเบนและระบุสาเหตุของการเบี่ยงเบนแล้ว ผู้จัดการจะต้องจัดทำแผนซึ่งจะใช้มาตรการแก้ไข การควบคุมจุดวิกฤต และวิธีการอื่นๆ ในการแก้ไขปัญหา นี่คือการลดความเบี่ยงเบนและให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐาน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการและ/หรือพฤติกรรม

สถานการณ์บางอย่างที่ค้นพบในกระบวนการควบคุมอาจต้องมีการดำเนินการแก้ไขเพื่อรักษาธุรกิจ ในขณะที่สถานการณ์อื่นๆ อาจเป็นประสิทธิภาพที่ต่ำกว่ามาตรฐานซึ่งจำเป็นต้องแก้ไขเพื่อปรับปรุงกระบวนการและนำการผลิตกลับมาตามกำหนดเวลา ดังนั้นอาจจำเป็นต้องดำเนินการทันทีเนื่องจากความเร่งด่วน

การดำเนินการแก้ไขรวมถึงกิจกรรมที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจเปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจบางอย่าง อย่างไรก็ตาม การดำเนินการและประสิทธิภาพบางอย่างอาจไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้และอาจต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น การจ้างสมาชิกในทีมเพิ่มอาจเป็นวิธีแก้ปัญหาเพื่อแก้ไขส่วนเบี่ยงเบนที่คุณค้นพบ

สิ่งสำคัญคือผู้จัดการต้องตรวจสอบและควบคุมกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งรวมถึงกระบวนการควบคุมไม่เพียงเท่านั้น แต่การดำเนินการใดๆ ที่วางแผนไว้เพื่อแก้ไขความเบี่ยงเบนหรือตั้งมาตรฐานใหม่ ความเข้าใจในกระบวนการควบคุมจะแสดงให้เห็นว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ ถ้าไม่ จะต้องดำเนินการอย่างไรเพื่อให้เป็นไปตามแผน

ProjectManager ช่วยด้วยขั้นตอนกระบวนการควบคุมอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานบนคลาวด์ที่จัดการแผนและตรวจสอบประสิทธิภาพแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้ผู้จัดการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น มุมมองโปรเจ็กต์ที่หลากหลายช่วยให้ทีมไฮบริดใช้เครื่องมือได้ง่ายอย่างที่พวกเขาต้องการ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน ทำอะไร หรือระดับความเชี่ยวชาญของพวกเขา

ติดตามความคืบหน้าในแผนภูมิแกนต์

การตั้งค่ามาตรฐานประสิทธิภาพสามารถทำได้บนแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของ ProjectManager สามารถกำหนดหลักเป้าหมาย งานที่ได้รับมอบหมาย และลำดับความสำคัญ และแท็กอื่นๆ ที่เพิ่มเข้ามาเพื่อจัดระเบียบมาตรฐานได้ดียิ่งขึ้น ข้อมูลพื้นฐานถูกกำหนดขึ้นเพื่อจับภาพแผน ซึ่งสามารถใช้ในภายหลังเพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพจริงกับมาตรฐานและเป้าหมายที่ตั้งไว้ จากนั้น ผู้จัดการสามารถแบ่งปันแกนต์กับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

วัดประสิทธิภาพบนแดชบอร์ด

การวัดประสิทธิภาพจริงนั้นแม่นยำยิ่งขึ้นด้วยซอฟต์แวร์การรายงานบนคลาวด์ของ ProjectManager รวบรวมข้อมูลในแบบเรียลไทม์และแสดงบนแดชบอร์ดสด ซึ่งสามารถแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้เช่นกัน รายงานเป็นวิธีเจาะลึกข้อมูล ทีมสามารถส่งรายงานสถานะเพื่ออัปเดตประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาได้ และผู้จัดการสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับความแปรปรวน ปริมาณงาน ใบบันทึกเวลา และอื่นๆ ได้

จัดการปริมาณงานและจัดสรรทรัพยากรใหม่

เครื่องมือการจัดการทรัพยากรช่วยคุณวิเคราะห์และดำเนินการแก้ไข ปริมาณงานเป็นหนึ่งในมาตรฐานที่สามารถชะลอการผลิตได้หากมีสมาชิกในทีมน้อยเกินไปที่ต้องทำงานมากเกินไป แผนภูมิรหัสสีของ ProjectManager แสดงให้คุณเห็นว่าใครถูกจัดสรรโดยรวม จากนั้นคุณสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้โดยตรงจากแผนภูมิภาระงาน เมื่อปริมาณงานสมดุล การผลิตจะเพิ่มขึ้นตามขวัญกำลังใจของทีม

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยในการควบคุมกระบวนการ มีคุณสมบัติที่จะช่วยคุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานผลการปฏิบัติงาน มุมมองโครงการหลายแบบทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ตั้งแต่การจัดการไปจนถึงสมาชิกในทีม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมไฮบริดที่ต้องการปรับปรุงการจัดการงาน ลองใช้ ProjectManager วันนี้!