พื้นฐานต้นทุนในการบริหารโครงการคืออะไร? คู่มือฉบับย่อ

โครงการส่วนใหญ่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คาดหวังผลตอบแทนจากการลงทุน โครงการต้องเป็นไปตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ ในการสร้างงบประมาณโครงการ ก่อนอื่นคุณต้องสร้างต้นทุนพื้นฐาน เพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบการใช้จ่ายที่วางแผนไว้กับการใช้จ่ายจริง

ด้วยพื้นฐานต้นทุนนี้ คุณสามารถประมาณการต้นทุนสำหรับงานแต่ละโครงการของคุณ และดูว่าคุณกำลังอยู่ในเป้าหมายหรือใช้จ่ายเกินงบ มาใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความเข้าใจแนวคิดพื้นฐานการจัดการต้นทุนนี้อย่างถ่องแท้ และวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

พื้นฐานต้นทุนในการบริหารโครงการคืออะไร?

พื้นฐานต้นทุนคืองบประมาณที่ได้รับอนุมัติสำหรับโครงการ โดยแบ่งออกเป็นรายการเงินเดือน วัสดุ อุปกรณ์ และอื่นๆ เป็นผลรวมของการประเมินต้นทุนสำหรับงานทั้งหมดในกำหนดการโครงการของคุณ เมื่อคุณมีพื้นฐานต้นทุนแล้ว คุณต้องเพิ่มสำรองการจัดการ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณโครงการที่ใช้เป็นเงินสำรองฉุกเฉินสำหรับการควบคุมการจัดการและต้นทุนที่ไม่คาดคิด องค์ประกอบทั้งสองนี้ประกอบขึ้นเป็นงบประมาณโครงการของคุณ

การสร้างงบประมาณเป็นขั้นตอนแรกในการติดตามค่าใช้จ่ายของคุณ เช่นเดียวกับพื้นฐานการจัดการโครงการใดๆ พื้นฐานต้นทุนถูกใช้เพื่อเปรียบเทียบการใช้จ่ายจริงกับการประเมินต้นทุน

ตามหลักการแล้ว ประมาณการต้นทุนและตัวเลขต้นทุนโครงการจริงควรตรงกัน หรือดีกว่านั้น ต้นทุนจริงควรต่ำกว่าต้นทุนพื้นฐาน หากต้นทุนจริงสูงกว่า แสดงว่าคุณใช้จ่ายเกินตัว สิ่งนี้ทำให้เกิดธงแดงว่าโครงการของคุณตกอยู่ในอันตรายจากความล้มเหลวเนื่องจากเกินงบประมาณ

คุณต้องการตั้งค่าพื้นฐานระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการและการเริ่มต้นดำเนินการโครงการ ไม่ควรแตะเส้นฐานของงบประมาณ เว้นแต่จะมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในขอบเขตโครงการ ทรัพยากร หรือประมาณการต้นทุน ตัวอย่างเช่น ความล่าช้า การใช้จ่ายเกินงบประมาณ หรือการสูญเสียทรัพยากรหลัก พื้นฐานงบประมาณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ผ่านคำขอเปลี่ยนแปลงเท่านั้น

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณติดตามต้นทุนในโครงการของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการต้นทุนที่ได้รับรางวัล ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดพื้นฐานโครงการและเปรียบเทียบต้นทุนจริงกับประมาณการต้นทุนของคุณ ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้!

มีอะไรรวมอยู่ในพื้นฐานต้นทุนโครงการ

พื้นฐานต้นทุนคือแผนการใช้จ่ายที่ได้รับอนุญาตตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ประกอบด้วยกิจกรรมโครงการ งาน และทรัพยากรที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการ

ซึ่งรวมถึงกองทุนสำรองฉุกเฉินที่จัดสรรไว้เพื่อจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งคุณระบุในการวิเคราะห์ความเสี่ยง ปัญหาเหล่านี้อาจทำให้โครงการล่าช้ากว่ากำหนด ส่งผลกระทบต่อคุณภาพของผลงาน และแน่นอน ทำให้คุณใช้จ่ายเกินงบประมาณ

ทำไมพวกเขาถึงสำคัญ?

การตั้งค่าพื้นฐานต้นทุนมีความสำคัญเนื่องจากการรักษางบประมาณโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญ การใช้จ่ายเกินงบประมาณเป็นสัญญาณว่าโครงการของคุณกำลังไปในทิศทางที่ผิด พลาดเป้าหมายด้วยงบประมาณและคุณจะมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่มีความสุข

พื้นฐานต้นทุนเป็นปัญหาด้านล่าง แต่ยังเป็นวิธีการประเมินความแปรปรวนของต้นทุน ประสิทธิภาพต้นทุน และความพยายามตามแผนเทียบกับความพยายามจริง หากไม่มีข้อมูลพื้นฐาน คุณจะไม่มีอะไรจะวัดการใช้จ่ายของคุณและควบคุมต้นทุนได้ มีบางสิ่งที่สำคัญกว่าการจัดการต้นทุนเมื่อจัดการโครงการ

วิธีสร้างพื้นฐานต้นทุน

การสร้างพื้นฐานต้นทุนเริ่มต้นด้วยการประเมินต้นทุนโครงการทั้งหมด ซึ่งรวมถึงงานและทรัพยากรที่จำเป็นในการทำให้สำเร็จ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คืองานทีละงาน ประมาณค่าแรง ค่าวัสดุ ฯลฯ แล้วบวกทั้งหมด นี่คืองบประมาณเบื้องต้นโดยประมาณสำหรับโครงการ

โปรดทราบว่าต้นทุนที่แท้จริงของงานใดๆ อาจไม่ชัดเจนในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ คุณอาจพบว่าค่าวัสดุสูงขึ้นหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่นๆ ที่คาดไม่ถึง คุณยังอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการทำโครงการให้สำเร็จ ซึ่งส่งผลต่อต้นทุนด้วย

นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่จะต้องจัดสรรเงินสำรองฉุกเฉินไว้ในงบประมาณเพื่อจัดการกับความเสี่ยงของโครงการ เมื่อพร้อมแล้ว คุณจะต้องจัดการโครงการด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตั้งค่าพื้นฐานโครงการและคำนวณความแปรปรวนของโครงการโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณทำงาน

อะไรคือความแตกต่างระหว่างงบประมาณโครงการและต้นทุนพื้นฐาน?

ความสับสนเป็นเรื่องที่เข้าใจได้เนื่องจากทั้งสองเป็นเครื่องมือในการจัดการต้นทุน แต่พื้นฐานต้นทุนไม่เหมือนกับงบประมาณของโครงการ พื้นฐานต้นทุนเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างงบประมาณโครงการแทน ขั้นแรก คุณต้องรวบรวมการประมาณการต้นทุนทั้งหมดสำหรับงานโครงการแต่ละงาน และเพิ่มการจัดการสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด เมื่อคุณมีแล้ว คุณสามารถสร้างงบประมาณโครงการที่รวมเงินทุนทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินโครงการของคุณ

เมื่อโครงการของคุณเริ่มต้น งบประมาณโครงการจะถูกใช้เพื่ออนุมัติต้นทุนโครงการและติดตามค่าใช้จ่ายในขณะที่ต้นทุนพื้นฐานจะถูกใช้เพื่อเปรียบเทียบต้นทุนจริงของโครงการกับประมาณการต้นทุนที่ลงทะเบียนครั้งแรกในข้อมูลพื้นฐานต้นทุน

พื้นฐานต้นทุนยังใช้เป็นตัวชี้วัดในการวัดประสิทธิภาพต้นทุนอีกด้วย งบประมาณของคุณเป็นค่าประมาณที่ดีที่สุดสำหรับสิ่งที่คุณคาดหวังว่าต้นทุนของโครงการจะเป็น ดังนั้น คุณสามารถเรียกพื้นฐานต้นทุนว่าพื้นฐานงบประมาณได้ เนื่องจากเป็นไม้บรรทัดที่คุณใช้ในการวัดประสิทธิภาพต้นทุน

ข้อมูลพื้นฐานต้นทุนใช้เพื่อวัดงบประมาณในขณะที่การสร้างงบประมาณเองนั้นเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนโครงการ การจัดทำงบประมาณเกิดขึ้นใกล้จุดเริ่มต้น ในขณะที่ข้อมูลพื้นฐานต้นทุนเป็นเครื่องมือการจัดการต้นทุนเพื่อวัดความคืบหน้าระหว่างการดำเนินการ

ProjectManager กำหนดพื้นฐานงบประมาณของคุณอย่างไร

การสร้างพื้นฐานต้นทุนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการวัดประสิทธิภาพต้นทุนของโครงการของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่รวบรวมข้อมูลโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ ให้ข้อมูลที่คุณต้องการในการตัดสินใจด้านการจัดการต้นทุนอย่างมีข้อมูลและช่วยให้โครงการของคุณดำเนินการตามแผนที่วางไว้

วางแผนบนแผนภูมิแกนต์

ก่อนที่คุณจะสามารถตั้งค่าพื้นฐานต้นทุนได้ คุณต้องจัดทำแผนโครงการ แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของ ProjectManager ช่วยให้คุณสร้างแผนภูมิงานของคุณบนไทม์ไลน์ที่มองเห็นได้ การขึ้นต่อกันของลิงก์ และกำหนดหลักชัย เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถกรองหาเส้นทางวิกฤติและกำหนดเส้นฐานของกำหนดการเพื่อวัดความคืบหน้าของคุณ ข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถเห็นได้ในแผนภูมิแกนต์ ซึ่งสามารถแชร์กับทีมงานโครงการทั้งหมดได้

ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์บนแดชบอร์ด

สำหรับมุมมองระดับสูงของโครงการ คุณสามารถใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของ ProjectManager แดชบอร์ดได้รับการตั้งค่าและพร้อมที่จะวัดต้นทุนโครงการ ความแปรปรวนของโครงการ (และอีกมากมาย!) ทั้งหมดจะแสดงโดยอัตโนมัติในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย

สร้างรายงานผลต่างทันที

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการทราบว่าคุณอยู่ในงบประมาณ ProjectManager มีรายงานแบบคลิกเดียวที่แสดงสถานะโครงการและพอร์ตโฟลิโอ นอกจากนี้ยังมีรายงานผลต่างของโครงการ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดู

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงาน ทีม และโครงการของคุณ เพื่อให้คุณสามารถอยู่ในงบประมาณและกำหนดเวลาได้ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ ProjectManager เชื่อมต่อทีมและให้ความโปร่งใสแก่ผู้จัดการที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ทุกคนอยู่ในเป้าหมาย เข้าร่วมทีมนับหมื่นจาก NASA ถึง Ralph Lauren ที่ใช้ ProjectManager เพื่อส่งมอบตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ ลองใช้ ProjectManager ฟรีวันนี้