โครงสร้างการแบ่งต้นทุน (CBS) ในการบริหารโครงการคืออะไร?

การผลิตผลิตภัณฑ์หรือการสร้างอาคารเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน ซึ่งทำให้การกำหนดราคาสำหรับผลิตภัณฑ์นั้นยากพอๆ กัน มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา และผู้จัดการโครงการใช้โครงสร้างการแบ่งต้นทุนเพื่อช่วยกำหนดต้นทุนของผลิตภัณฑ์นั้น

การใช้การแจกแจงต้นทุนเป็นสิ่งสำคัญในการพัฒนาการวิเคราะห์การแจกแจงต้นทุนที่ถูกต้อง และขายผลิตภัณฑ์นั้นหรือส่งมอบโครงการโดยมีกำไร สิ่งนี้ต้องการความเข้าใจว่าการวิเคราะห์การแจกแจงต้นทุนคืออะไร สิ่งที่รวมอยู่ในโครงสร้างการแจกแจงต้นทุน และวิธีการจัดทำ

การวิเคราะห์การแจกแจงต้นทุนคืออะไร?

การวิเคราะห์การแจกแจงต้นทุนคือกระบวนการระบุสิ่งที่จะกำหนดราคาของผลิตภัณฑ์ บริการ หรือโครงการขั้นสุดท้ายใดๆ ที่ส่งมอบได้ บางคนอ้างถึงว่าเป็นการวิเคราะห์ต้นทุนที่ควรจะเป็น ไม่ว่าจะเรียกอะไรก็ตาม กระบวนการจะค้นหาองค์ประกอบทั้งหมดที่ประกอบกันเป็นการส่งมอบขั้นสุดท้าย และจากนั้นจะกำหนดว่าควรคิดราคาเท่าใด

เครื่องมือเศรษฐศาสตร์ธุรกิจนี้ช่วยให้องค์กรสามารถติดแท็กราคาของผลิตภัณฑ์หรือบริการของตนตามตัวขับเคลื่อนต้นทุน หรือส่วนประกอบที่ประกอบกันเป็นการส่งมอบขั้นสุดท้าย กระบวนการนี้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การลดต้นทุนที่ใหญ่ขึ้นและเปิดโอกาสให้ธุรกิจยังคงดำเนินต่อไปได้และมีกำไร

จากนั้นราคาสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการจะได้รับการพัฒนาโดยใช้การวิเคราะห์การแจกแจงต้นทุนเพื่อหาว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการมีต้นทุนเท่าใด จากนั้นจึงเพิ่มส่วนต่างกำไร ซึ่งจะแบ่งออกเป็นต้นทุนทางตรงและทางอ้อมเพิ่มเติม ธุรกิจไม่สามารถมีอิทธิพลต่อสิ่งหลังได้ แต่สามารถมีอิทธิพลบางอย่างกับสิ่งแรก ซึ่งรวมถึงแรงงาน วัตถุดิบ และการรับจ้างช่วง

เมื่อการวิเคราะห์การแจกแจงต้นทุนเสร็จสิ้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องยึดตามการคำนวณนั้นในขณะที่คุณดำเนินโครงการเพื่อให้ได้ผลกำไรตามที่คุณคิดไว้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมแผนภูมิ Gantt อันทรงพลังที่จัดการและติดตามทรัพยากรและค่าใช้จ่ายของคุณเพื่อช่วยให้คุณประหยัดงบประมาณ เมื่อคุณกำหนดพื้นฐานแล้ว แผนของคุณจะถูกบันทึกและเปรียบเทียบกับความคืบหน้าจริงของคุณ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถติดตามความแปรปรวนของโครงการได้แบบเรียลไทม์ หากมีความคลาดเคลื่อน คุณสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและติดตามได้ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

โครงสร้างการแบ่งต้นทุนคืออะไร?

ในการดำเนินการวิเคราะห์การแจกแจงต้นทุน คุณต้องมีโครงสร้างการแจกแจงต้นทุน (CBS) ซึ่งเป็นแผนผังลำดับชั้นของต้นทุนในโครงการของคุณ โครงสร้างการแจกแจงต้นทุนทำงานนอกโครงสร้างการแจกแจงงาน (WBS) ซึ่งเป็นแผนภูมิลำดับชั้นเช่นกัน แต่จะแมปสิ่งที่ส่งมอบโครงการและงาน โดยการกำหนดต้นทุนของสิ่งที่ส่งมอบและงานเหล่านั้น

โครงสร้างการแจกแจงต้นทุนเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการด้านการเงินของโครงการ และไม่เพียงช่วยสร้างการประมาณการโครงการ แต่ยังรวมถึงวิธีสร้างการควบคุมต้นทุนที่สามารถวัดผลได้ด้วย ผู้จัดการโครงการใช้เครื่องมือนี้เพื่อช่วยจัดการวงจรชีวิตของโครงการ โดยเฉพาะองค์ประกอบทางการเงิน

โครงสร้างการแบ่งต้นทุนมักไม่รวมอยู่ในการจัดการโครงการและการจัดกำหนดการ ในขณะที่ WBS เป็นส่วนพื้นฐานของการจัดกำหนดการโครงการ แต่ทั้งสองอย่างเสริมกันและควรใช้ร่วมกันเพื่อระบุผลงานและต้นทุนของโครงการทั้งหมด การใช้ CBS ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงคำสั่ง การแก้ไขและการโอน ภาระผูกพัน ผลต่าง และอื่นๆ

ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่อาจรวมอยู่ในโครงสร้างการแบ่งต้นทุน

โดยทั่วไป มีค่าใช้จ่ายสี่ประเภทที่จำเป็นต่อการสร้างโครงสร้างการแบ่งต้นทุนอย่างละเอียด ได้แก่ ค่าแรง วัสดุ อุปกรณ์ และต้นทุนค่าโสหุ้ย มาสำรวจกันว่าทำไมพวกเขาถึงสำคัญกับ CBS

ต้นทุนแรงงาน

ค่าแรงงานเป็นเงินที่ใช้กับคนที่จะดำเนินการโครงการ สิ่งเหล่านี้เป็นต้นทุนโดยตรงโดยเป็นต้นทุนที่สามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับการผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการ ต้นทุนแรงงานแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ เช่น การบริการหรือการผลิต จากนั้นอัตราจะพิจารณาจากแรงงานแต่ละประเภทตลอดจนชั่วโมงทำงาน ต้นทุนแรงงานสามารถระบุได้ง่าย ดังนั้น สิ่งสำคัญอันดับแรกของการลดต้นทุน

ค่าวัสดุ

วัสดุใด ๆ ที่ธุรกิจซื้อจะอยู่ภายใต้ต้นทุนวัสดุ ตัวอย่างของต้นทุนวัสดุ ได้แก่ วัตถุดิบ ชิ้นส่วนและส่วนประกอบ และวัสดุสิ้นเปลืองในการผลิต แต่ไม่ใช่แค่สินค้าที่จับต้องได้เท่านั้นที่อยู่ภายใต้ต้นทุนวัสดุ รวมถึงค่าประกันภัยและค่าขนส่งด้วย เมื่อลงบัญชี ให้แยกต้นทุนวัสดุทางตรงออกจากต้นทุนทางอ้อมโดยคิดว่าวัสดุทางตรงมีวัตถุประสงค์ต้นทุนเดียว ในขณะที่วัสดุทางอ้อมมีวัตถุประสงค์ต้นทุนหลายรายการ

ค่าอุปกรณ์

แม้ว่าต้นทุนอุปกรณ์บางส่วนจะถูกรวมเข้ากับต้นทุนวัสดุ แต่จะเป็นการดีกว่าที่จะแยกเป็นรายการโฆษณาที่แตกต่างกันในขณะที่คุณกำลังทำงานในโครงสร้างการแจกแจงต้นทุนของคุณ ใช่ ชิ้นส่วนและส่วนประกอบถือเป็นต้นทุนวัสดุ แต่อุปกรณ์จริงที่คุณใช้อยู่ในหมวดต้นทุนนี้ หากต้องการ คุณสามารถดึงชิ้นส่วนและส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับอุปกรณ์และแสดงรายการไว้ที่นี่ โดยปล่อยให้ชิ้นส่วนและส่วนประกอบที่ใช้ในการผลิตผลิตภัณฑ์ของคุณอยู่ภายใต้วัสดุ

ค่าโสหุ้ย

ต้นทุนค่าโสหุ้ยถือเป็นต้นทุนที่ซ่อนอยู่เนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ไม่ได้ปันส่วนโดยตรงไปยังต้นทุนเฉพาะ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ก่อให้เกิดผลกำไร แต่ก็เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมโครงการขนาดใหญ่ ต้นทุนค่าโสหุ้ยคือต้นทุนที่เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจหรือองค์กร เช่น พื้นที่สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค ผลประโยชน์ ภาษีและอื่นๆ

โครงสร้างการแบ่งต้นทุนเทียบกับโครงสร้างการแบ่งงาน

เราได้สัมผัสกับความแตกต่างระหว่างโครงสร้างการแบ่งต้นทุนและโครงสร้างการแบ่งงานแล้ว แต่เป็นความแตกต่างที่สำคัญที่ต้องใช้รายละเอียดเพิ่มเติม เห็นได้ชัดว่าโครงสร้างการแบ่งต้นทุนแสดงถึงต้นทุนของทุกส่วนของโครงสร้างการแบ่งงาน

โครงสร้างการแบ่งงานกำหนดผลงานที่ส่งมอบของโครงการ และการดำเนินการดังกล่าวจะแยกย่อยงานที่ทีมงานโครงการต้องทำให้เสร็จ โครงสร้างการแบ่งงานดำเนินการโดยทีมงานโครงการ แต่โครงสร้างการแบ่งต้นทุนอยู่ในขอบเขตของแผนกการเงินหรือการค้าขององค์กร

โครงสร้างการแบ่งต้นทุนและโครงสร้างการแบ่งงานจะใช้ร่วมกัน ตามที่ระบุไว้ แต่โครงสร้างการแบ่งงานเป็นแบบเฉพาะโครงการ และโครงสร้างการแบ่งต้นทุนสามารถใช้ได้ทั่วทั้งพอร์ตโฟลิโอของโครงการ

โครงสร้างการแบ่งต้นทุนเทียบกับโครงสร้างการแบ่งทรัพยากร

เราได้อธิบายโครงสร้างการแจกแจงต้นทุน แต่จะเปรียบเทียบกับโครงสร้างการแจกแจงทรัพยากร (RBS) อย่างไร ประการแรก โครงสร้างการแจกแจงทรัพยากรคือรายการทรัพยากร ไม่ใช่ต้นทุน โดยจะระบุทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ

โครงสร้างการแจกแจงทรัพยากรกำหนดทรัพยากรแต่ละรายการตามฟังก์ชันและประเภทของทรัพยากร ซึ่งรวมถึงผู้ที่จะดำเนินโครงการ อันที่จริง ทรัพยากรมักจะเป็นอะไรก็ได้ที่ต้องใช้เงินในโครงการ

ดังนั้นจึงมีการเชื่อมโยงร่วมกันระหว่างโครงสร้างการแบ่งต้นทุนและโครงสร้างการแบ่งทรัพยากร โดย RBS จะรวบรวมทรัพยากร เช่น คน (แรงงาน) เครื่องมือการจัดการ (อุปกรณ์) วัสดุ และอื่นๆ

วิธีสร้างโครงสร้างการแบ่งต้นทุน

ควรชัดเจนว่าโครงสร้างการแบ่งต้นทุนเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนโครงการและกระบวนการจัดตารางเวลาของคุณ งานไม่ได้ยากเกินไป และคุณได้ทำไปมากแล้วด้วยโครงสร้างการแยกส่วนอื่นๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของเทคนิคการจัดการโครงการปกติ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างโครงสร้างการแบ่งต้นทุน

1. สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

ตามที่ระบุไว้ โครงสร้างการแบ่งงานเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างโครงสร้างการแบ่งต้นทุน คุณอาจกำลังสร้างสิ่งหนึ่งเพื่อระบุสิ่งที่ต้องส่งมอบและงานที่จำเป็นต่อการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อดูโครงการทั้งหมดในแผนภูมิเดียว ทุกสิ่งที่คุณต้องทำมีระบุไว้ ดังนั้นให้พิจารณาว่าชิ้นส่วนใดที่จะมีส่วนสนับสนุนต้นทุนของโครงการ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานฟรีสำหรับ Excel

2. ระบุต้นทุนสำหรับงานแต่ละโครงการ

เมื่อคุณได้ร่างกิจกรรมของโครงการแล้ว คุณต้องประมาณการว่าจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร คุณสามารถแบ่งต้นทุนเหล่านี้ออกเป็นต้นทุนค่าแรงหรือต้นทุนทางตรง รวมทั้งวัสดุ อุปกรณ์ ค่าโสหุ้ย ฯลฯ เพื่อให้ได้ค่าประมาณที่แม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณจะต้องใช้เทคนิคการประมาณค่าต้นทุน เมื่อคุณประเมินค่าใช้จ่ายของรายการทั้งหมดเหล่านี้ได้อย่างถูกต้องแล้ว คุณจะมีค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายสำหรับโครงการของคุณ

3. กำหนดอัตราเผื่อฉุกเฉิน

ไม่ว่าคุณจะระมัดระวังแค่ไหน การประมาณการก็เป็นเพียงการประมาณการ คุณจำเป็นต้องสร้างเบาะรองหากประมาณการของคุณผิดเพี้ยนไปและคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่อาจส่งผลกระทบต่อต้นทุนโครงการ นั่นเรียกว่าอัตราเผื่อฉุกเฉิน คำนึงถึงค่าโสหุ้ย ต้นทุนทางตรงและทางอ้อม และค่าใช้จ่ายในการบริหาร และจัดเตรียมพื้นที่ให้เคลื่อนไหวได้เพียงพอเพื่อให้ผ่านโครงการได้โดยไม่ส่งผลเสียต่องบประมาณของคุณ

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งต้นทุน

มาดูโครงสร้างการแจกแจงต้นทุนที่เป็นรูปธรรมมากขึ้นโดยนำไปใช้กับตัวอย่าง สมมติว่าเรากำลังสร้างบ้านสุนัขให้เพื่อนคนหนึ่งซึ่งบอกว่าจะจ่ายค่าทำงานให้เรา สิ่งแรกที่เราต้องทำคือสร้างโครงสร้างการแบ่งงานโดยมีบ้านสุนัขสำเร็จรูปอยู่ด้านบน และการประกอบไม้ การใช้ตะปู ค้อน กาว และวัสดุอื่นๆ

เมื่อเรามีรายการเหล่านั้นแล้ว เราก็สามารถเริ่มประมาณการค่าใช้จ่ายได้ เราคิดว่าไม้ราคา 20 ดอลลาร์ ตะปูและกาวอีก 5 ดอลลาร์ และอุปกรณ์ที่เรามี จึงจะพับเป็นแรงงานของเรา เราน่าจะใช้เวลาสองชั่วโมงในการหาวัสดุเพื่อทำโปรเจกต์ให้เสร็จ ค่าแรงของเราอยู่ที่ 25 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง เราจะเพิ่มเงินอีก 5 ดอลลาร์สำหรับส่วนเผื่อฉุกเฉินของเรา นั่นทำให้เรามียอดรวม $80 บวกกับกำไร $20 รวมเป็น $100

ProjectManager ช่วยในการติดตามต้นทุน

โดยปกติแล้ว โครงการของคุณจะแตกต่างอย่างมากและซับซ้อนกว่าตัวอย่างการแจกแจงต้นทุนด้านบน นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งช่วยให้คุณจัดการและติดตามต้นทุนโครงการได้แบบเรียลไทม์ แผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพของเราช่วยให้คุณวางแผนและกำหนดเวลาทรัพยากรของคุณด้วยโครงสร้างการแบ่งงานที่ปรับเปลี่ยนโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างงานและสรุปงาน

รับมุมมองระดับสูงของต้นทุนโครงการ

เมื่อคุณทำงานทั้งหมดด้วยโครงสร้างการแจกแจงต้นทุนแล้ว คุณต้องแน่ใจว่าค่าใช้จ่ายเหล่านั้นเป็นไปตามแผน วิธีเดียวที่จะทำเช่นนี้ได้คือการตรวจสอบและควบคุมโครงการของคุณ คุณสามารถสลับไปที่แดชบอร์ดตามเวลาจริงของเราได้ตลอดเวลาเพื่อดูความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการในระดับสูง ซอฟต์แวร์ของเรารวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติและแสดงเมตริกต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่าย ปริมาณงาน และอื่นๆ ในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ซึ่งแตกต่างจากซอฟต์แวร์ขนาดเล็กตรงที่ไม่มีการตั้งค่าที่ใช้เวลานาน พร้อมเมื่อคุณต้องการ

สร้างรายงานที่ปรับแต่งได้สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

เมื่อคุณต้องการข้อมูลมากกว่าที่จะได้รับจากแดชบอร์ดสด ให้ใช้คุณลักษณะการรายงานของเรา คุณสามารถสร้างรายงานด้วยการกดแป้นพิมพ์เกี่ยวกับสถานะโครงการหรือสถานะพอร์ตโฟลิโอ หากคุณกำลังจัดการมากกว่าหนึ่งโครงการ นอกจากนี้ยังมีรายงานเกี่ยวกับไทม์ชีท งาน และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูได้ จากนั้นจึงแชร์ในรูปแบบต่างๆ กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ข้อมูลอัปเดตอยู่เสมอ

นอกเหนือจากการตรวจสอบค่าใช้จ่ายของคุณแล้ว คุณยังสามารถจัดการค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย ซอฟต์แวร์ของเรามอบคุณสมบัติการจัดการงาน การจัดการทรัพยากร และการจัดการความเสี่ยงที่ช่วยให้คุณควบคุมต้นทุนเพื่อส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ช่วยให้ทีมสามารถวางแผน จัดการ และติดตามโครงการได้แบบเรียลไทม์ เครื่องมือติดตามทรัพยากรและต้นทุนของเราช่วยให้คุณรักษางบประมาณและส่งมอบโครงการได้ตรงเวลา เข้าร่วมทีมในบริษัทต่างๆ เช่น Avis, Nestle และ Siemens ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อมอบความสำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี