การประเมินต้นทุนในการบริหารโครงการ: วิธีการประเมินต้นทุนโครงการ

การประเมินต้นทุนที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จในการจัดการโครงการ ค่าใช้จ่ายจำนวนมากอาจเกิดขึ้นได้ตลอดวงจรการจัดการโครงการ และวิธีการประเมินต้นทุนที่ถูกต้องอาจเป็นความแตกต่างระหว่างแผนสำเร็จและแผนล้มเหลว อย่างไรก็ตาม การประมาณราคานั้นพูดง่ายกว่าทำ โครงการนำมาซึ่งความเสี่ยง และความเสี่ยงทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดและปัญหาการจัดการต้นทุน

การประเมินต้นทุนเป็นกระบวนการที่คำนึงถึงต้นทุนทางตรง ต้นทุนทางอ้อม และปัจจัยอื่นๆ และคำนวณงบประมาณที่ตรงกับภาระผูกพันทางการเงินที่จำเป็นสำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ เทคนิคการประมาณต้นทุนโครงการนำไปใช้กับโครงการใดก็ได้ ตั้งแต่การสร้างสะพานไปจนถึงการพัฒนาแอพนักฆ่าตัวใหม่ ทุกอย่างต้องใช้เงิน ดังนั้นยิ่งคุณระบุจำนวนเงินที่ต้องการได้ชัดเจนมากเท่าไร โอกาสที่คุณจะบรรลุเป้าหมายก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

การประมาณราคาทำได้ง่ายขึ้นด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager เพิ่มงบประมาณโครงการ วางแผนต้นทุนสำหรับงานเฉพาะ และรวมอัตราค่าแรงสำหรับทีมของคุณ เมื่อคุณสร้างแผนของคุณบนแผนภูมิแกนต์ ต้นทุนโครงการโดยประมาณของคุณจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ เมื่อโปรเจ็กต์เริ่มดำเนินการ คุณสามารถติดตามค่าใช้จ่ายของคุณแบบเรียลไทม์บนแดชบอร์ดอัตโนมัติของเรา ทดลองใช้ฟรีวันนี้

การประมาณราคาคืออะไร?

ในการจัดการโครงการ การประมาณต้นทุนคือผลรวมขององค์ประกอบต้นทุนแต่ละรายการ โดยใช้วิธีการประมาณค่าที่กำหนดไว้และข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อประเมินต้นทุนในอนาคตของโครงการ โดยพิจารณาจากสิ่งที่ทราบในปัจจุบัน

นอกจากนี้ยังกำหนดลักษณะพื้นฐานของการประมาณการต้นทุนที่น่าเชื่อถือดังต่อไปนี้:

• ระบุงานที่ชัดเจน
• การมีส่วนร่วมอย่างกว้างขวางในการจัดทำประมาณการ
• ความพร้อมใช้งานของข้อมูลที่ถูกต้อง
• โครงสร้างมาตรฐานสำหรับการประมาณการ
• ข้อกำหนดสำหรับความไม่แน่นอนของโปรแกรม
• การรับรู้ภาวะเงินเฟ้อ
• ไม่รวมค่าใช้จ่าย
• การทบทวนการประมาณการโดยอิสระ
• การแก้ไขประมาณการสำหรับการเปลี่ยนแปลงโปรแกรมที่สำคัญ

ทำไมการประมาณราคาจึงสำคัญ?

การประเมินต้นทุนและการจัดการต้นทุนเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างงบประมาณโครงการที่แม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) และเทคนิคการประมาณต้นทุนเพื่อแสดงภาพขอบเขตโครงการแล้วกำหนดต้นทุนให้กับงานแต่ละโครงการ การรู้ขอบเขตของโครงการจะช่วยไม่เพียงแต่ในขั้นตอนการวางแผนเท่านั้น แต่ยังช่วยตลอดวงจรชีวิตของโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระหว่างการดำเนินการ การตรวจสอบ และการควบคุมโครงการ

การมีกระบวนการประเมินต้นทุนเป็นวิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการที่กำหนดโดยผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ งบประมาณโครงการจะรวบรวมต้นทุนทางอ้อมและต้นทุนทางตรง เนื่องจากเป็นการประมาณการต้นทุนโดยรวมของการส่งมอบโครงการตรงเวลาและเป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพ นั่นหมายความว่า สิ่งใดก็ตามที่คุณต้องการเพื่อทำให้โครงการประสบความสำเร็จ จะถูกนำมาพิจารณาในระหว่างกระบวนการประมาณราคา

เทคนิคการประมาณราคา

ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ส่งผลต่อการประมาณราคาโครงการ ทำให้ยากต่อการประมาณการที่แม่นยำ โชคดีที่มีเทคนิคการประมาณต้นทุนที่สามารถช่วยในการประมาณราคาได้แม่นยำยิ่งขึ้น

1. การประมาณค่าที่คล้ายคลึงกัน

ขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ในโครงการที่คล้ายคลึงกัน หรือใช้ข้อมูลประวัติของคุณเอง หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลในอดีตที่เกี่ยวข้อง ให้ลองใช้การประมาณค่าที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งสามารถแสดงตัวอย่างที่ช่วยกำหนดว่าค่าใช้จ่ายในอนาคตของคุณจะเป็นอย่างไรในช่วงเริ่มต้นของโครงการ

2. การประมาณค่าพารามิเตอร์

มีการสร้างแบบจำลองทางสถิติ หรือการประมาณค่าแบบพาราเมตริก ซึ่งใช้ข้อมูลในอดีตของตัวขับเคลื่อนต้นทุนหลัก แล้วคำนวณว่าต้นทุนเหล่านั้นจะเป็นอย่างไรหากระยะเวลาหรือโครงการอื่นมีการเปลี่ยนแปลง

3. การประเมินจากล่างขึ้นบน

แนวทางที่ละเอียดยิ่งขึ้นคือการประเมินจากล่างขึ้นบน ซึ่งใช้การประมาณการของงานแต่ละงาน แล้วรวมเข้าด้วยกันเพื่อกำหนดต้นทุนโดยรวมของโครงการ วิธีการประมาณราคานี้มีรายละเอียดมากกว่าการประมาณค่าแบบพาราเมตริก และใช้ในโครงการที่ซับซ้อนซึ่งมีตัวแปรมากมาย เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์หรือโครงการก่อสร้าง

4. การประมาณค่าสามจุด

อีกวิธีหนึ่งคือการประมาณค่าสามจุด ซึ่งเกิดขึ้นได้จากสามสถานการณ์: ช่วงที่มีแนวโน้มมากที่สุด มองโลกในแง่ดี และมองโลกในแง่ร้าย สิ่งเหล่านี้จะถูกนำไปไว้ในสมการเพื่อพัฒนาค่าประมาณ

5. การวิเคราะห์สำรอง

การวิเคราะห์กำลังสำรองกำหนดว่าจะต้องจัดสรรเงินสำรองฉุกเฉินจำนวนเท่าใด แนวทางนี้พยายามต่อสู้กับความไม่แน่นอน

6. ต้นทุนคุณภาพ

ต้นทุนด้านคุณภาพใช้เงินที่ใช้ไประหว่างโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวและเงินที่ใช้หลังจากโครงการเพื่อจัดการกับความล้มเหลว ซึ่งจะช่วยปรับประมาณการต้นทุนโครงการโดยรวมของคุณได้อย่างละเอียด และการเปรียบเทียบราคาเสนอจากผู้ขายก็สามารถช่วยคิดต้นทุนได้เช่นกัน

7. เครื่องมือไดนามิก

เมื่อใดก็ตามที่คุณประเมินค่าใช้จ่าย การใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์เพื่อรวบรวมข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณจะช่วยได้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สามารถใช้ร่วมกับเทคนิคต่างๆ เหล่านี้เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการ ใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์เพื่อกำหนดทีมโครงการ งาน และเป้าหมายของคุณ แม้แต่จัดการผู้ขายของคุณและติดตามต้นทุนในขณะที่โครงการกำลังคลี่คลาย เราจะแสดงให้คุณเห็นว่า

วิธีประมาณการต้นทุนใน 10 ขั้นตอน

รัฐบาลสหรัฐฯ ได้ระบุกระบวนการ 12 ขั้นตอนที่ส่งผลให้เกิดการประมาณการต้นทุนที่เชื่อถือได้และถูกต้องสำหรับการจัดการโครงการ สิบสองขั้นตอนดังกล่าวมีดังต่อไปนี้

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมินต้นทุน

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประมาณการต้นทุน ระดับของรายละเอียดที่จำเป็น ผู้ที่ได้รับประมาณการและขอบเขตโดยรวมของการประมาณการ

2. พัฒนาแผนประมาณการ

รวบรวมทีมประเมินต้นทุน และร่างเทคนิคการประมาณค่าของพวกเขา พัฒนาไทม์ไลน์ และกำหนดว่าใครจะทำการประเมินต้นทุนอิสระ สุดท้าย สร้างกำหนดการของทีม

3. กำหนดลักษณะ

สร้างคำอธิบายพื้นฐานของวัตถุประสงค์ ลักษณะระบบ และประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงความหมายของเทคโนโลยี การกำหนดค่าระบบ กำหนดการ กลยุทธ์ และความสัมพันธ์กับระบบที่มีอยู่ อย่าลืมการสนับสนุน การรักษาความปลอดภัย รายการความเสี่ยง การทดสอบและการผลิต การปรับใช้และการบำรุงรักษา และระบบเดิมที่คล้ายคลึงกัน

4. กำหนดเทคนิคการประมาณต้นทุน

กำหนดโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) และเลือกวิธีการประมาณค่าที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละองค์ประกอบใน WBS ตรวจสอบค่าใช้จ่ายและกำหนดการไดรเวอร์ แล้วสร้างรายการตรวจสอบ

5. ระบุกฎ สมมติฐาน และรับข้อมูล

กำหนดสิ่งที่รวมและไม่รวมอยู่ในการประมาณการอย่างชัดเจน และระบุสมมติฐานเฉพาะ

6. พัฒนาประมาณการคะแนน

พัฒนาแบบจำลองต้นทุนโดยการประเมินแต่ละองค์ประกอบ WBS

7. ดำเนินการวิเคราะห์ความไว

ทดสอบความอ่อนไหวของต้นทุนต่อการเปลี่ยนแปลงในการประมาณค่าอินพุตและสมมติฐานหลัก และกำหนดตัวขับเคลื่อนต้นทุนหลัก

8. ดำเนินการวิเคราะห์ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน

กำหนดต้นทุน กำหนดการ และความเสี่ยงทางเทคนิคที่มีอยู่ในแต่ละรายการใน WBS และวิธีการจัดการ

9. จัดทำเอกสารประมาณการและนำเสนอต่อผู้บริหาร

มีเอกสารสำหรับแต่ละขั้นตอนในกระบวนการประมาณค่าใช้จ่ายเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันกับการประมาณต้นทุน จากนั้น คุณสามารถสรุปผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเกี่ยวกับการประเมินต้นทุนเพื่อขออนุมัติ

10. อัปเดตประมาณการต้นทุน

การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในการประมาณการต้นทุนต้องได้รับการอัปเดตและรายงาน ดำเนินการชันสูตรพลิกศพที่คุณสามารถบันทึกบทเรียนที่ได้เรียนรู้

เทมเพลตการประมาณค่าใช้จ่ายฟรี

ProjectManager มีเทมเพลตฟรีสำหรับทุกแง่มุมของการจัดการโครงการ รวมถึงเทมเพลตการประเมินต้นทุนฟรีสำหรับ Excel สามารถใช้สำหรับโครงการใดๆ โดยเพียงแค่แทนที่รายการในคอลัมน์คำอธิบายด้วยรายการที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ

เทมเพลตการประมาณต้นทุนฟรีนี้มีฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องกรอกเมื่อประเมินต้นทุนโครงการ ตัวอย่างเช่น มีคอลัมน์คำอธิบาย ตามด้วยคอลัมน์ผู้ขายหรือผู้รับเหมาช่วง จากนั้นจะมีคอลัมน์สำหรับบันทึกต้นทุนแรงงานและวัตถุดิบ สิ่งเหล่านี้สามารถรวมกันเป็นบรรทัด แล้วต้นทุนรวมของโครงการสามารถคำนวณได้โดยเทมเพลต

โดยปกติ เทมเพลตการประมาณต้นทุนจะเป็นเอกสารแบบคงที่ มีประโยชน์ในแง่ของการรวบรวมต้นทุนโครงการทั้งหมดของคุณ จากนั้นติดตามตลอดวงจรชีวิตของโครงการ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลทั้งหมดนั้นต้องถูกเพิ่มด้วยตนเอง ซึ่งต้องใช้เวลาและความพยายาม—สองสิ่งที่คุณมีไม่มากพอเมื่อจัดการโครงการ เมื่อคุณพร้อมที่จะปรับปรุงกระบวนการประมาณค่าใช้จ่าย คุณจะพบว่ามีโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากมายที่สามารถสร้างงบประมาณและติดตามได้แบบเรียลไทม์เพื่อป้องกันไม่ให้คุณใช้จ่ายเกินตัว

ตัวอย่างการประมาณต้นทุนโครงการ

ลองใช้เวลาสักครู่เพื่อสร้างโครงการสมมุติฐานและเรียกใช้ตัวอย่างการประมาณต้นทุนทั่วไปเพื่อดูว่ากระบวนการนี้ทำงานอย่างไร การประมาณค่าก่อสร้างนั้นตรงไปตรงมา ดังนั้นเราจะใช้ตัวอย่างการประมาณการก่อสร้าง โครงการก่อสร้างนี้จะเน้นที่ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการประมาณต้นทุนในการจัดการโครงการ

ขั้นแรก คุณจะต้องมีรายการอธิบายองค์ประกอบต่างๆ ที่จำเป็นในการสร้างโครงการก่อสร้างของคุณ รวบรวมเอกสารการจัดการโครงการก่อสร้างทั้งหมดของคุณ เช่น แบบแปลน การออกแบบและข้อมูลจำเพาะ พิมพ์เขียว และใบอนุญาตเพื่อค้นหาข้อมูลต้นทุน ในเอกสารของคุณ คุณจะพบกับค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ ต้นทุนทางการเงิน ค่าธรรมเนียมการสังหาร ค่าธรรมเนียมวิศวกรรม ประกันภัย และรายการต้นทุนอื่นๆ

ถึงเวลาที่จะใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อระบุกิจกรรมโครงการก่อสร้างทั้งหมดของคุณ ระบุต้นทุนแรงงาน ต้นทุนทางตรง และต้นทุนทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับทุกกิจกรรมในกำหนดการโครงการของคุณ มีเทคนิคการประมาณต้นทุนที่หลากหลาย เช่น การประมาณราคาจากล่างขึ้นบน ซึ่งช่วยให้ผู้รับเหมาสามารถประมาณค่าใช้จ่ายสำหรับกิจกรรมการก่อสร้างแต่ละอย่าง เพื่อสร้างข้อเสนอที่ถูกต้องสำหรับขั้นตอนการเสนอราคาก่อสร้าง

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถูกรวมเข้าด้วยกันสำหรับยอดรวมของรายการ ผลรวมของรายการทั้งหมดเหล่านั้นจะถูกรวมเข้าด้วยกัน และคุณมีต้นทุนรวมของโครงการ การมีเทมเพลตการประมาณราคาเป็นเครื่องมือที่ดีในการรวบรวมและติดตามข้อมูลนี้

ProjectManager สามารถช่วยประมาณราคาได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีคุณลักษณะเพื่อช่วยสร้างการประมาณการต้นทุนโครงการที่แม่นยำยิ่งขึ้น แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราสามารถใช้เพื่อช่วยคุณติดตามต้นทุนและค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการและงานต่างๆ

ประมาณการต้นทุนของงานเฉพาะ

เมื่อประเมินงานแต่ละงาน ยังสามารถรวบรวมและติดตามต้นทุนได้ในแผนภูมิ Gantt ออนไลน์ของเรา ที่นี่คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์สำหรับต้นทุนโดยประมาณ ต้นทุนพื้นฐาน และต้นทุนจริง เพื่อช่วยให้คุณรักษาโครงการให้อยู่ในงบประมาณเมื่อดำเนินการแล้ว

แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราไม่เพียงแต่สามารถติดตามงานเท่านั้น แต่คุณสามารถตั้งค่าให้ติดตามวัสดุและต้นทุนคงที่ที่เกี่ยวข้องกับงานแต่ละโครงการ และตรวจสอบความแตกต่างระหว่างงบประมาณและต้นทุนจริง อย่างที่คุณทำได้กับแต่ละงาน ข้อมูลทั้งหมดนี้ถูกรวบรวมไว้ในหน้าเดียว

เริ่มต้นด้วยการสร้างโครงการแล้วไปที่มุมมอง Gantt บน ProjectManager หากคุณมีข้อมูลอยู่แล้ว คุณสามารถนำเข้าได้โดยคลิกที่ปุ่มนำเข้าที่ด้านขวาบนของหน้า หรือคุณสามารถใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์นี้เพื่อรวบรวมข้อมูล สามารถแชร์กับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณพร้อมที่จะรับข้อมูลหรืออนุมัติ

ประมาณการต้นทุนทรัพยากร

คุณลักษณะการจัดการทรัพยากรบน ProjectManager เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่สามารถช่วยให้คุณประเมินต้นทุนโครงการได้แม่นยำยิ่งขึ้น เสนอวิธีการดูค่าใช้จ่ายของคุณผ่านปริมาณงานระหว่างงานและโครงการต่างๆ

เมื่อวางแผนโครงการด้วยเครื่องมือการจัดการทรัพยากรของเรา คุณสามารถพิจารณากำหนดการของพนักงาน การเช่าอุปกรณ์ วันหยุด และพื้นที่สำนักงาน ตลอดจนปัจจัยอื่นๆ ที่จะมีผลกระทบต่องบประมาณของคุณ การกระจายทรัพยากรของโครงการเป็นวิธีหนึ่งในการสร้างสมดุลของงบประมาณ

สร้างแผนทรัพยากรโดยกำหนดวันที่สำหรับทรัพยากรที่วางแผนไว้ ระยะเวลาที่คุณต้องการใช้ และบุคคลที่จะมีส่วนร่วม ซึ่งรวมถึงอุปกรณ์หรือสถานที่เช่า นอกจากนี้ ให้แบ่งสิ่งนั้นออกเป็นจำนวนทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละกิจกรรมในแต่ละวัน จากนั้นสร้างกำหนดการพร้อมแหล่งข้อมูลโดยละเอียด รวมถึงระยะเวลาและค่าใช้จ่ายโดยประมาณ

เมื่อประเมินต้นทุนในโครงการ คุณต้องการมีเครื่องมือที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณคำนวณงบประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่มีแผนภูมิ Gantt ออนไลน์และคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรที่ให้คุณควบคุมต้นทุนโครงการของคุณได้ ดูว่า ProjectManager สามารถช่วยประเมินต้นทุนโครงการของคุณได้อย่างไรโดยทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้วันนี้