วิธีการจัดทำแผนการจัดการต้นทุน

คุณรู้ว่ามันดำเนินไปอย่างไร—คุณเพิ่งจะถึงกำหนดส่งไม่กี่เดือน และทีมของคุณก็ยังไม่ใกล้จะเสร็จสิ้นโครงการ คุณหมดงบประมาณและเวลาอย่างรวดเร็ว และคุณเริ่มเครียด คุณควรบอกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือรออีกสักหน่อย?

อย่างน้อย คุณไม่ได้อยู่คนเดียว เนื่องจากสถานการณ์นี้เกิดขึ้นมากกว่า 45 เปอร์เซ็นต์ของโครงการไอทีขนาดใหญ่ทั้งหมด สำหรับหลายๆ คน การทำเช่นนี้ส่งผลเสียต่อไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์และผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย โดย 56% ของโปรเจ็กต์ให้มูลค่าน้อยกว่าที่คาดการณ์ไว้ เย้ๆ คุณจะหยุดสิ่งนี้ไม่ให้เกิดขึ้นได้อย่างไร แผนการจัดการต้นทุนสามารถช่วยได้

แผนการจัดการต้นทุนคืออะไร?

แผนการจัดการต้นทุนเป็นวิธีการวางกลยุทธ์การวางแผนและการดำเนินการตามงบประมาณของโครงการ แน่นอนว่าสิ่งนี้ทำเพื่อให้โครงการของคุณเสร็จทันเวลาและตามงบประมาณ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีแผนการจัดการต้นทุนที่เหมาะสม ทั้งสองสิ่งจะสะดุด—ทำให้คุณและองค์กรของคุณเสียต้นทุนอย่างมหาศาล

ยิ่งไปกว่านั้น ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับการจัดการต้นทุน เนื่องจากต้นทุนเป็นปัจจัยหลักในการกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของกิจการโดยรวม

เนื่องจากแผนการจัดการต้นทุนมีความสำคัญมาก คุณจึงจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อติดตามต้นทุนของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์งานและโครงการบนคลาวด์ที่สามารถติดตามต้นทุนโครงการของคุณแบบเรียลไทม์ สร้างแผนของคุณบนแผนภูมิแกนต์ที่ได้รับรางวัลของเรา จากนั้นติดตามด้วยแดชบอร์ดแบบสดที่ไม่ต้องตั้งค่า คุณจะรู้อยู่เสมอว่าคุณกำลังปฏิบัติตามแผนการจัดการต้นทุนด้วย ProjectManager ดังนั้นเริ่มต้นวันนี้ฟรี!

วิธีสร้างแผนการจัดการต้นทุน

บางครั้งการจัดการต้นทุนยังเป็นที่รู้จักจากชื่องานย่อยที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น การจัดการค่าใช้จ่าย ความโปร่งใสด้านต้นทุน และการบัญชีต้นทุน โดยทั่วไปประกอบด้วยสี่ขั้นตอน: การวางแผนทรัพยากร การประเมินต้นทุน การจัดทำงบประมาณ และการควบคุมต้นทุน ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการเพื่อช่วยคุณในกระบวนการสร้างแผนการจัดการต้นทุน เนื่องจากจะมีงาน ต้นทุน และทรัพยากรมากมายให้ติดตาม

1. การวางแผนทรัพยากร

เริ่มต้นด้วยแผนทรัพยากร โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการโครงการจะใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแสดงโครงการและการส่งมอบในลำดับชั้นจากที่สำคัญที่สุดไปน้อยที่สุด งานชิ้นนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจว่าต้นทุนส่วนใหญ่จะไหลไปที่ใด และส่วนประกอบใดของโครงการที่ต้องใช้ค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด

2. การประมาณราคา

ขั้นตอนที่สอง การประเมินต้นทุน เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำ ซึ่งหมายความว่าออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนแปลงเมื่อโครงการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนนี้ใช้เทคนิคการประมาณค่าต่างๆ มากมายที่กำหนดโดยเป้าหมายเชิงแนวคิด ความรู้ทางประวัติศาสตร์ การตัดสินใจของผู้เชี่ยวชาญ เทคนิคการกำหนดหรือองค์ประกอบโดยองค์ประกอบ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการประมาณค่าใช้จ่ายฟรี

เทคนิคการตัดสินที่พูดในอดีตได้รับการพิสูจน์แล้วว่าแม่นยำที่สุด อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้เหมาะสมที่จะใช้เมื่อมีการแมปรายละเอียดของโปรเจ็กต์ล่าสุด ซึ่งรวมถึงขอบเขตและผลลัพธ์เท่านั้น สำหรับโครงการที่ไม่มีการพิมพ์ที่ดี เทคนิคการประมาณต้นทุนที่แม่นยำน้อยกว่าจะยังคงมีประโยชน์ในขั้นตอนนี้

3. การจัดทำงบประมาณ

ตอนนี้ ระยะการประมาณค่าใช้จ่ายอาจรู้สึกเหมือนคุณได้วางแผนงบประมาณไว้แล้ว แต่จริงๆ แล้ว คุณเพิ่งสร้างแผนผังสำหรับงบประมาณของคุณ งบประมาณโครงการของคุณจะแม่นยำขึ้นเล็กน้อยตามมาตรการนี้ และจะช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง

งบประมาณจะได้รับการกำหนดและอนุมัติหลังจากระยะการประเมิน และโดยทั่วไปแล้วจะออกสำหรับโครงการในลำดับขั้นตอนขึ้นอยู่กับความคืบหน้าของโครงการ ซึ่งจะช่วยให้โครงการบรรลุเป้าหมายภายในแต่ละช่วงของงบประมาณ แทนที่จะพยายามจับคู่งบประมาณของโครงการโดยรวม

4. การควบคุมต้นทุน

การควบคุมต้นทุนทำได้ง่าย คุณจะวัดประสิทธิภาพมูลค่าเงินดอลลาร์ของโครงการเทียบกับต้นทุนและไทม์ไลน์ทั้งหมดของคุณ ซึ่งจะช่วยให้มีเกณฑ์มาตรฐานตลอดกระบวนการโครงการ

ประการแรก ความต้องการของคุณได้รับการกำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างดี ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ จากนั้นจึงใช้เป็นแนวทางในการท้าทายเหตุผลสำหรับการเปลี่ยนแปลงของต้นทุน สิ่งนี้จะช่วยแก้ไขหลักสูตรหากต้นทุนเพิ่มขึ้นเกินขอบเขตงบประมาณ และทำให้โครงการไม่สามารถควบคุมได้

ในท้ายที่สุด แผนการจัดการต้นทุนจะช่วยคุณในการวางแผนต้นทุนโครงการ และจัดการต้นทุนโครงการของคุณตลอดวงจรชีวิตของโครงการ ในขณะที่โครงการของคุณกำลังดำเนินการอยู่ ค่าใช้จ่ายโครงการของคุณจะได้รับการบันทึกไว้อย่างละเอียดตลอดทั้งโครงการ เพื่อให้โครงการของคุณอยู่ในงบประมาณ

ข้อกำหนดและสูตรแผนการจัดการต้นทุนที่กำหนดไว้

ในการจัดทำแผนการจัดการต้นทุน คุณจะต้องทำการคำนวณต่างๆ มากมาย ฝึกฝนสูตรต่างๆ มากมาย และตรวจสอบคณิตศาสตร์ของคุณสามครั้งเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว แต่อย่างที่กล่าวไปแล้ว การกระทำเหล่านี้ใช้ชื่อเฉพาะหลายชื่อ มากำหนดกัน

• โครงสร้างการแบ่งงาน: ลักษณะคล้ายกับวิธีน้ำตกหรือแผนผังลำดับชั้นอย่างง่าย นี่คือเลย์เอาต์ที่เน้นผลิตภัณฑ์ของงาน งาน และกิจกรรมที่สมาชิกในทีมต้องทำ
• พื้นฐานต้นทุน: สิ่งนี้สร้างขึ้นโดยการประเมินต้นทุนของคุณกับช่วงเวลาทั่วไปที่โครงการของคุณจะเกิดขึ้น พื้นฐานต้นทุนของคุณคือสิ่งที่คุณจะใช้เพื่อเปรียบเทียบประสิทธิภาพของคุณในที่สุด ซึ่งมักจะแสดงเป็นเส้นโค้ง S
• เกณฑ์การควบคุม: เช่นเดียวกับที่คุณตั้งค่าพื้นฐาน เกณฑ์ต้นทุนของคุณคือการใช้จ่ายสูงสุดหรือต่ำสุดที่โครงการของคุณอนุญาต สิ่งใดก็ตามที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าที่ถือว่าไม่เป็นที่ยอมรับในแง่ของการจัดการต้นทุน
• ระดับความแม่นยำ: หน่วยวัดนี้จะแสดงให้เห็นว่าการประมาณการต้นทุนของคุณสูงชันเพียงใดจะถูกปัดเศษขึ้นหรือลง ระดับความแม่นยำของคุณจะถูกกำหนดเพิ่มเติมโดยขอบเขตและขนาดรวมของโครงการของคุณ
• การวัดมูลค่าที่ได้รับ: สมการมูลค่าที่ได้รับช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถวัดปริมาณงานที่ทำไปแล้วในโครงการดังกล่าวได้อย่างแม่นยำที่สุด
• การประมาณค่าสามจุด: โดยใช้สูตรนี้ คุณจะได้ตัวเลขสามตัว อย่างแรกคือการ เดาที่ดีที่สุดของคุณ (BG) เกี่ยวกับปริมาณงานที่ทำกิจกรรมหากดำเนินการ 100 ครั้ง อย่างที่สองคือการ ประมาณการในแง่ร้ายของคุณ (P) ซึ่งก็คือระยะเวลาของโครงการและค่าใช้จ่ายหากความเสี่ยงด้านลบทั้งหมดเกิดขึ้น และข้อที่สามของคุณคือการประมาณการใน แง่ดี (O) หากความเสี่ยงเชิงบวกทั้งหมดเกิดขึ้น
• การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน: สูตรนี้เกี่ยวข้องกับการใช้การประมาณการที่น้อยกว่าของโครงการของคุณ แล้วรวมค่าเหล่านั้นเข้าเป็นยอดรวมเพื่อกำหนดประมาณการต้นทุนโครงการโดยรวมของคุณ
• การประมาณค่าที่ คล้ายคลึงกัน: การ ประมาณการนี้คำนวณโดยการเปรียบเทียบการประมาณการต้นทุนโครงการที่ผ่านมาทั้งหมด และวัดกับเวลาและต้นทุนของโครงการปัจจุบันของคุณ โดยปกติจะทำเมื่อมีรายละเอียดโครงการน้อย
• การประมาณค่าพารามิเตอร์: การ ประมาณการนี้คำนวณโดยการผูกต้นทุนกับแต่ละงานและการจับคู่ต้นทุนกับไทม์ไลน์ของโครงการ อย่างไรก็ตาม มีงานมากมายที่จะช่วยคุณค้นหาการประมาณการต้นทุนทั้งหมดของคุณ ซึ่งสามารถทำได้ใน ProjectManager โดยใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเรา ที่นี่ คุณสามารถกำหนดต้นทุนให้กับแต่ละงาน และเมื่อโครงการเสร็จสิ้น ต้นทุนรวมจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติและเปรียบเทียบกับงบประมาณ

วิธีติดตามผลลัพธ์สำหรับแผนการจัดการต้นทุนของคุณ

ครึ่งหนึ่งของแผนการจัดการต้นทุนของคุณคือการจัดการต้นทุนตลอดวงจรชีวิตโครงการ

เมื่อตรวจสอบต้นทุนโครงการของคุณ ให้ใช้เกณฑ์เปรียบเทียบ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้จะเป็นกุญแจสำคัญในการถอดรหัสว่าโครงการของคุณอยู่ในระหว่างดำเนินการ ช้ากว่าหรือเกินงบประมาณ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องการเห็นความคืบหน้าตามแผนเทียบกับความคืบหน้าที่เกิดขึ้นจริง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณยังอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง หลายคนใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ (ไม่ว่าจะใช้วิธีน้ำตก แผนภูมิแกนต์ หรือเครื่องมือคัมบัง) เพื่อวัดเมตริกนี้

3 สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อทำแผนการจัดการต้นทุน

การรู้ว่าอะไรไม่ควรทำนั้นสำคัญพอๆ กับการรู้ว่าอะไรไม่ควรทำเมื่อวางแผนการจัดการต้นทุน แผนการจัดการต้นทุนนั้นซับซ้อนและสามารถทำผิดพลาดได้ ยิ่งคุณตระหนักถึงสิ่งที่ผิดพลาดเหล่านั้นมากเท่าไร โอกาสที่คุณจะรับมันก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น นี่คือบางส่วนที่ต้องระวัง

1. การสื่อสารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ดี: รายงานเป็นเครื่องมือหลักที่ผู้จัดการโครงการสื่อสารสถิติต้นทุนที่สำคัญไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนได้เสียในความสำเร็จของโครงการ ดังนั้นจึงมีความสนใจอย่างมากในความคืบหน้าของโครงการ
2. ไม่ใช้โครงสร้างการแบ่งงาน: การไม่ทำแผนที่ทุกขั้นตอนที่จำเป็นในการบรรลุผลสำเร็จของโครงการของคุณจะส่งผลต่องบประมาณของคุณ และในการทำเช่นนั้น แผนการจัดการต้นทุนของคุณ
3. การใช้สเปรดชีตเท่านั้น: สเปรดชีตมีประสิทธิภาพและทำได้ดีมาก แต่ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการจัดการแผนการจัดการต้นทุน การป้อนข้อมูลผิดพลาดทำได้ง่าย อาจซับซ้อนเกินไปได้อย่างรวดเร็ว และมีความสามารถในการรายงานและการมองเห็นที่จำกัด

เทมเพลตฟรีเพื่อช่วยในการวางแผนการจัดการต้นทุน

การจัดการแผนการจัดการต้นทุนด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีประสิทธิผลมากกว่า แต่หากคุณยังไม่พร้อมที่จะลงทุนในเครื่องมือดิจิทัล มีเทมเพลตที่สามารถทำหน้าที่เป็นวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวได้ ProjectManager มีเทมเพลตฟรีมากมาย ซึ่งหลายเทมเพลตเหมาะสำหรับการจัดการต้นทุน เราเลือกเทมเพลตฟรีที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนการจัดการต้นทุนที่ดีที่สุดสามแบบให้คุณดาวน์โหลดด้านล่าง

เทมเพลตงบประมาณโครงการ

แผนการจัดการต้นทุนเริ่มต้นด้วยงบประมาณโครงการที่คาดการณ์ต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ และช่วยให้คุณตรวจสอบต้นทุนเหล่านั้นเมื่อคุณดำเนินโครงการ เทมเพลตงบประมาณโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel จะนำคุณเข้าสู่กระบวนการด้านงบประมาณ ตั้งแต่การบันทึกต้นทุนแรงงานและวัสดุ ไปจนถึงรายการอื่นๆ เช่น การเดินทาง อุปกรณ์ และรายการคงที่ มีที่สำหรับติดตามค่าใช้จ่ายตามงบประมาณที่วางแผนไว้และตามจริง

เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการ

การติดตามแผนการจัดการต้นทุนของคุณในขณะที่คุณดำเนินการคือวิธีที่คุณปฏิบัติตามแผนนั้น แม้ว่าซอฟต์แวร์แบบเรียลไทม์จะแม่นยำกว่าและเกี่ยวข้องกับการทำงานน้อยกว่า คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในเทมเพลตแดชบอร์ดโครงการฟรีสำหรับ Excel และดูว่าค่าใช้จ่ายของคุณเป็นอย่างไรด้วยกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถทราบได้เมื่อค่าใช้จ่ายเกินต้นทุนที่วางแผนไว้ และปรับตามนั้นเพื่อให้อยู่ในงบประมาณของคุณ

เทมเพลตแผนปฏิบัติการ

เพื่อดำเนินการตามแผนการจัดการต้นทุน คุณจะต้องมีชุดของงานที่กำหนดให้กับสมาชิกในทีม เทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรีของเราสำหรับ Excel จะสรุปขั้นตอนเหล่านั้นเพื่อเปลี่ยนกลยุทธ์ของคุณให้เป็นจริง คุณจะพบพื้นที่สำหรับแสดงรายการงานของคุณและในเฟสของโครงการที่คุณจะดำเนินการ ลำดับความสำคัญ ใครได้รับมอบหมาย ระยะเวลา วันที่เริ่มต้นและครบกำหนด ทรัพยากรที่จำเป็น และแม้แต่สถานะของงานที่ทำ

ProjectManager ช่วยด้วยแผนการจัดการต้นทุนอย่างไร

ไม่ว่าโครงการต่อไปของคุณจะใหญ่หรือเล็ก คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประเมินต้นทุนของคุณถูกต้องที่สุดและง่ายต่อการจัดการในระยะยาว

ด้วย ProjectManager คุณจะมีอำนาจในการปรับแต่งการรายงานโครงการของคุณเพื่อรับเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ และคุณจะสามารถดูความคืบหน้าจริงของโครงการเกี่ยวกับสมาชิกในทีมและงานของพวกเขาได้

และไม่ว่าคุณจะใช้เทคนิคการกำหนด ข้อมูลในอดีต การประมาณค่าที่คล้ายคลึงกัน หรือการประมาณสามจุดเพื่อวัดการประมาณการต้นทุนโครงการของคุณ คุณจะมีเครื่องมือที่สามารถเสียบข้อมูลโครงการของคุณและคำนวณค่าประมาณสำหรับคุณ นอกจากนี้ ด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา คุณจะสามารถเห็นภาพเกี่ยวกับการวัดประสิทธิภาพโดยประมาณของโครงการของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถดูได้ว่าคุณมาช้าหรือช้ากว่ากำหนดด้วยการคลิกปุ่ม

การประมาณค่าใช้จ่ายของคุณและการอ่านที่ถูกต้องก่อนเริ่มโครงการเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ นั่นคือเหตุผลที่ ProjectManager ทุ่มเทเพื่อให้ทีมมีซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการวางแผนประมาณการต้นทุน ใช้แผนการจัดการ และทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ ProjectManager ฟรี 30 วันวันนี้