วิธีสร้างบทสรุปโครงการ (รวมตัวอย่าง)

โครงการไม่เพียงแค่เกิดขึ้น มีงานอีกมากก่อนที่จะได้รับการอนุมัติ และเมื่อพวกเขาได้รับการดำเนินการแล้ว ก็จำเป็นต้องมีการวางแผนและกำหนดเวลามากขึ้นไปอีก! คุณจะสื่อสารข้อมูลนั้นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานอย่างไรเพื่อให้พวกเขาเข้าใจโครงการ

คุณใช้บทสรุปโครงการ ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญที่สรุปว่าโครงการเกี่ยวกับอะไร เพื่อทำสิ่งนั้น สรุปโครงการช่วยให้คุณสามารถถ่ายทอดเป้าหมายหลักของโครงการเพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าพวกเขากำลังจะทำอะไร

อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขาและวิธีสร้างมันขึ้นมาเพื่อตัวคุณเอง

สรุปโครงการคืออะไร?

สรุปโครงการสื่อสารเหตุผลและแนวทางสำหรับโครงการและกระบวนการที่จะใช้ในการจัดการ ไม่ได้มีรายละเอียดเท่ากับแผนโครงการ แม้ว่าจะมีความสำคัญก็ตาม

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานโครงการต้องการสำนวนที่สั้นและกระชับเพื่ออธิบายโครงการ สรุปโครงการเป็นวิธีการส่งข้อมูลนี้ในบทสรุปที่จะสรุปวัตถุประสงค์ของโครงการ ขอบเขต ผลลัพธ์หลัก เหตุการณ์สำคัญ และเส้นเวลา

การสละเวลาเพื่อสร้างสรุปโครงการอย่างละเอียดจะช่วยให้ทุกคนมารวมกันเพื่อบรรลุภารกิจของโครงการได้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังจะกำหนดขั้นตอนสำหรับแผนและกำหนดการโครงการที่ดีขึ้น ยิ่งสรุปโครงการของคุณดีเท่าไร คุณก็จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการได้ดียิ่งขึ้นเท่านั้น

วัตถุประสงค์ของบทสรุปโครงการคืออะไร?

สรุปโครงการทำมากกว่ากรอบโครงการ—ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ บทสรุปโครงการที่แข็งแกร่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีม นักออกแบบ และทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการเข้าใจข้อกำหนดและเป้าหมายของโครงการ เป็นเอกสารสำคัญในการริเริ่มโครงการ โดยนำทุกคนมารวมกันเพื่อรับใช้จุดจบร่วมกัน

ไม่ใช่เรื่องเกินจริงที่จะบอกว่าบทสรุปโครงการเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดในการเป็นผู้นำโครงการที่ประสบความสำเร็จ ที่นี่ให้คุณกำหนดขอบเขตของโครงการและเปิดประตูสู่การสนทนาระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ในทางปฏิบัติ สรุปโครงการจะทำให้ชัดเจนว่าวัตถุประสงค์ของลูกค้าของคุณคืออะไร กลุ่มเป้าหมายหรือตลาดของผลิตภัณฑ์หรือบริการคือใคร และแม้แต่คู่แข่งหลักในพื้นที่นั้น

ใครเป็นคนสร้างบทสรุปโครงการ?

เนื่องจากเป็นเอกสารพื้นฐานในโครงการใดๆ บทสรุปโครงการจึงถูกสร้างขึ้นโดยผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างแผนและกำหนดการของโครงการ ตลอดจนการจัดการทรัพยากร ดังนั้นจึงเป็นเรื่องธรรมดาที่พวกเขามีส่วนร่วมในการสร้างสรุปโครงการ เนื่องจากจะเป็นแนวทางในส่วนประกอบอื่นๆ ของโครงการ

อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการโครงการไม่ได้ดึงข้อมูลที่มีอยู่ในสรุปโครงการออกจากหมวก เช่นเดียวกับการผลิตแผนโครงการและกำหนดการ มีทรัพยากรที่ผู้จัดการโครงการจะแตะเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารรวบรวมภารกิจของโครงการได้อย่างถูกต้อง

คนแรกและคนสำคัญที่สุดที่จะพูดคุยด้วยคือลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ พวกเขาเป็นผู้ที่โครงการมีอยู่และสามารถกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้

เมื่อวิสัยทัศน์ชัดเจนแล้ว ผู้จัดการโครงการสามารถอ้างอิงย้อนกลับไปที่โครงการเก่าเพื่อดูข้อมูลในอดีตที่สามารถช่วยแนะนำทิศทางของโครงการใหม่นี้ได้ แหล่งข้อมูลอื่นคือผู้จัดการโครงการคนอื่นๆ ที่เคยดำเนินโครงการที่คล้ายคลึงกัน และแน่นอนว่าคือทีมที่รวมตัวกันเพื่อทักษะและประสบการณ์ของพวกเขา

ในขณะที่เจ้าชู้หยุดอยู่กับผู้จัดการโครงการ พ่อครัวจำนวนมากอยู่ในครัวนี้ ยิ่งมีการค้นคว้าและเตรียมการก่อนที่ดินสอจะแตะกระดาษมากเท่าไร ผลลัพธ์ก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดโทนสำหรับโครงการทั้งหมดที่ตามมา

สรุปโครงการควรรวมอะไร?

สรุปโครงการเป็นบิตของ oxymoron ต้องอธิบายโครงการทั้งหมดอย่างละเอียดในขณะเดียวกันก็เสนอเฉพาะบทสรุปเท่านั้น ไม่ต่างจากบทสรุปของผู้บริหารมากนัก โดยจะทำหน้าที่อยู่ระหว่างสำนวนการขายและภาพรวมของวาระการประชุม

แม้ว่าบทสรุปของโครงการจะมีรูปแบบแตกต่างกันไป แต่ส่วนใหญ่จะกล่าวถึงหัวข้อเหล่านี้

• ชื่อ
• ลูกค้า (ข้อมูลติดต่อ ประเภทธุรกิจ และฐานลูกค้า)
• คำจำกัดความของโครงการ (ความเป็นมา ผลลัพธ์ ขอบเขต)
• แนวทางโครงการ (กระบวนการและขั้นตอน)
• วัตถุประสงค์โครงการ
• รายละเอียดโครงการ (กลุ่มเป้าหมาย เป้าหมาย ไทม์ไลน์ เฟส รีวิว ฯลฯ)

ตัวอย่างบทสรุปโครงการ

มาดูบทสรุปของโปรเจ็กต์กันและดูว่ามีองค์ประกอบใดบ้างที่จะมารวมกันในหน้า ProjectManager มีเทมเพลตฟรีมากมายสำหรับทุกแง่มุมของการจัดการโครงการ รวมถึงเทมเพลตสรุปโครงการฟรี คุณจะเห็นว่าทุกอย่างถูกจัดวางอย่างชัดเจนและเรียบร้อย ชื่อโครงการอยู่ด้านบนสุด เช่นเดียวกับวันที่สร้างสรุปโครงการ ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและภาพรวมของโครงการเอง

มีการอธิบายเป้าหมายและวัตถุ กำหนดข้อจำกัดและสมมติฐาน และรายละเอียดขอบเขตของโครงการ คุณยังสามารถเพิ่มผู้ชมเป้าหมายและผู้ที่ได้รับมอบอำนาจให้ถือว่าโครงการประสบความสำเร็จและเป็นไปตามเกณฑ์ใด

หลังจากนั้นจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินโครงการ เช่น งบประมาณ ไทม์ไลน์ ระยะเวลา และเหตุการณ์สำคัญ

วิธีสร้างบทสรุปโครงการ

เมื่อคุณเขียนสรุปโครงการ คุณต้องรวมภูมิหลัง วัตถุประสงค์ของโครงการ และสิ่งที่จะกำหนดว่าประสบความสำเร็จหรือไม่ จำเป็นต้องมีโครงร่างของกำหนดการของโครงการและกลุ่มเป้าหมาย

อย่างง่ายที่สุด สรุปโครงการสามารถตอบคำถามเหล่านั้นและตอบสนองวัตถุประสงค์ของโครงการได้ คุณสามารถแสดงรายการส่วนต่างๆ เป็นหัวข้อย่อยในเอกสารหน้าเดียว หรือถ้าเป็นลิงก์ดิจิทัลไปยังเอกสารประกอบ ไม่มีวิธีใดในการสร้างสรุปโครงการ แต่ต่อไปนี้คือคำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นใช้งาน:

ภาพรวมโครงการ

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลการติดต่อ เป็นการเริ่มต้นที่ดีและง่าย จดลูกค้า สัญญา บทสรุปเกี่ยวกับธุรกิจและฐานลูกค้า การมีพื้นฐานที่มั่นคงจะแจ้งข้อมูลสรุปธุรกิจของคุณที่เหลือ

วัตถุประสงค์ของโครงการ

การรู้ว่าวัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไรคือวิธีทำความเข้าใจโครงการโดยรวมให้ดีขึ้น ดูว่าคุณมีผลงานอะไรบ้าง โดยเฉพาะชิ้นสุดท้าย นี่เป็นวิธีที่คุณเริ่มกำหนดว่าโครงการที่ประสบความสำเร็จมีลักษณะอย่างไร ใช้วิธี SMART อย่างเจาะจง วัดผลได้ ทำได้จริง และมีเวลาจำกัด

ไทม์ไลน์โครงการ

คุณได้กำหนดสิ่งที่คุณต้องส่งมอบแล้ว ตอนนี้คุณต้องหากรอบเวลาที่คุณต้องสร้างสิ่งที่ส่งมอบเหล่านั้น นี่หมายถึงการรู้ว่าคุณจะเริ่มต้นเมื่อใดและไทม์ไลน์ของโครงการคืออะไร สิ่งที่คุณกำลังทำอยู่คือ T ใน SMART ซึ่งเป็นส่วนที่จำกัดเวลา หากต้องการปรับแต่งกำหนดการเพิ่มเติม ให้ดูที่เหตุการณ์สำคัญ (วันที่สำคัญ เช่น เมื่อช่วงหนึ่งสิ้นสุดและอีกช่วงหนึ่งเริ่มต้นขึ้น)

ใครคือกลุ่มเป้าหมาย?

บทสรุปโครงการเป็นมากกว่าสิ่งที่คุณทำ และเมื่อคุณทำ คุณต้องสรุปว่าคุณกำลังทำเพื่อใคร หากไม่มีกลุ่มเป้าหมาย คุณจะไม่สามารถกำหนดได้ว่าโครงการของคุณจะประสบความสำเร็จหรือไม่ คุณสามารถทำทุกอย่างให้เสร็จทันเวลาและภายในงบประมาณ และยังล้มเหลวเพราะคุณไม่ได้ส่งมอบความคาดหวังด้านคุณภาพของกลุ่มเป้าหมาย นั่นหมายถึงข้อมูลประชากรและโปรไฟล์อื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตอบสนองความต้องการของผู้ชมนั้น

ผูกไว้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีม

สุดท้าย คุณต้องการผูกชิ้นส่วนทั้งหมดกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีม ซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายสำหรับสรุปโครงการ นั่นหมายถึงทำให้เกี่ยวข้องกับพวกเขาโดยรวมถึงทรัพยากรสำหรับโครงการ ร่างงบประมาณ แม้แต่แผนการสื่อสารและการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ คุณต้องการเพิ่มมากน้อยเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่ควรสร้างสมดุลที่ดีระหว่างสิ่งที่สำคัญและสิ่งที่สำคัญในวัชพืชด้วย จำไว้ว่าคุณไม่ต้องการปิดบังข้อความของคุณ

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อจัดทำสรุปโครงการ

มีข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้คนทำเมื่อจัดทำสรุปโครงการ มาดูข้อผิดพลาดด้านล่างกัน

กัดมากกว่าที่คุณสามารถเคี้ยวได้

ระวังหลุมพราง เช่น การกำหนดเป้าหมายมากเกินไป สรุปโครงงานต้องสั้น กระชับ และมีเป้าหมายมากเกินไป ไม่เพียงแต่จะทำให้ยาวขึ้นเท่านั้น แต่ยังเข้าใจยากขึ้นอีกด้วย

การสื่อสารที่สับสน

ความชัดเจนเป็นกุญแจสำคัญในการสรุปโครงการที่ประสบความสำเร็จ หากคุณไม่ชัดเจนเมื่อกำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณ สถานที่ท่องเที่ยวของโครงการจะปิดตั้งแต่เริ่มต้น แม้ว่าเป้าหมายจะเพียงเล็กน้อย แต่ในระหว่างโครงการ ผลกระทบจะสะสมและผลลัพธ์สุดท้ายของคุณจะอยู่ในเกณฑ์ที่ดี

ขาดความแม่นยำ

สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงก็คือลักษณะทั่วไป การเขียนที่ดีนั้นมีความเฉพาะเจาะจง และบทสรุปโครงการที่เขียนอย่างดีนั้นมีความแม่นยำเหมือนกัน หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและการเติมที่ไร้ความหมาย พูดในสิ่งที่คุณต้องการเป็นคำไม่กี่คำที่ตรงประเด็นที่อธิบายสิ่งที่คุณกำลังพูดถึง โดยเน้นไปที่สิ่งนั้น

โทรหามันใน

สุดท้ายนี้อย่าขี้เกียจ ใส่ทำงาน. ทำวิจัยทั้งหมด พูดคุยกับทุกคนที่คุณต้องการเพื่อส่งสรุปโครงการที่รัดกุม นี่เป็นเอกสารพื้นฐานที่นำไปสู่แผนโครงการ แต่ยังเป็นเครื่องมือสื่อสารอีกด้วย หากคุณไม่มีบทสรุปโครงการที่ชัดเจน ส่วนที่เหลือของโครงการจะได้รับผลกระทบ

ProjectManager ช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งจะเปลี่ยนบทสรุปเป็นโครงการที่ประสบความสำเร็จ ด้วยคุณสมบัติที่สามารถวางแผน ติดตาม และรายงานความคืบหน้าและประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เพียงตัวเดียวเพื่อจัดการทุกด้านของโครงการของคุณ

งานทั้งหมดที่นำไปสู่การส่งมอบในสรุปโครงการจำเป็นต้องทำให้เสร็จภายในกรอบเวลาและงบประมาณที่คุณประมาณการ เพื่อควบคุมองค์ประกอบเหล่านี้ เรามีมุมมองโครงการแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ มันจัดระเบียบงานและงานย่อย ทรัพยากรและค่าใช้จ่ายของคุณ

รายการงานสำหรับการดำเนินการที่ง่าย

ตอนนี้คุณมีงานแล้ว แต่งานต้องการคนในการดำเนินการและย้ายโครงการของคุณไปข้างหน้า คุณสามารถสั่งให้ทีมของคุณใช้รายการงานของเรา ซึ่งจะแสดงรายการคำอธิบายงานและไฟล์แนบ จากนั้นพวกเขาสามารถทำงานร่วมกัน แสดงความคิดเห็นในระดับงานกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ที่ได้รับแจ้งทางอีเมล

ติดตามโครงการด้วยแดชบอร์ดอัตโนมัติ

คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้ด้วยคุณลักษณะการตรวจสอบที่ยอดเยี่ยม เช่น แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่แสดงสถานะงาน ค่าใช้จ่าย และมุมมองระดับสูงอื่นๆ ของโครงการ ซอฟต์แวร์ของเราจะคำนวณการอัปเดตงานและแสดงในแผนภูมิและกราฟที่มีรหัสสี เหมาะสำหรับการแชร์ในการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้ข้อมูลเหล่านี้อยู่ในวงจร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่จัดระเบียบงาน ทีม และโครงการ ช่วยให้คุณเปลี่ยนบทสรุปโครงการของคุณให้เป็นแผนโครงการ จัดกำหนดการงานบนแผนภูมิแกนต์ และให้กระดานคัมบังของทีมแสดงภาพปริมาณงานของพวกเขา แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์และการรายงานแบบคลิกเดียวช่วยให้คุณติดตามและอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดูด้วยตัวคุณเองโดยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้