วิธีเขียนจดหมายข่าวทางอีเมลของบริษัทที่ผู้คนจะอ่าน

อีเมลเป็นแหล่งสื่อสารหลักในที่ทำงาน เราติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร ลูกค้า และลูกค้าทุกวัน แต่บางครั้งนี่เป็นกิจกรรมที่สามารถขโมยเวลาคุณได้มาก ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการสร้างอีเมลองค์กรที่ดีขึ้นซึ่งจะทำให้กระบวนการเขียนและตอบกลับเร็วขึ้น

อีเมลเป็นแหล่งที่มาของการสื่อสารหลักในที่ทำงาน และอีเมลของบริษัทยังคงเป็นส่วนสำคัญของ Email Marketing แม้ว่าโดยปกติเราจะให้ความสำคัญกับจดหมายข่าวและอีเมลส่งเสริมการขายมากขึ้นก็ตาม เราติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน ผู้บริหาร ลูกค้า และลูกค้าทุกวัน บางครั้งผู้รับไม่สามารถตกลงกันได้หรือใช้เวลากับจดหมายมากเกินไป เราได้รวบรวมกฎ 12 ข้อที่จะช่วยให้คุณและลูกค้าของคุณประหยัดเวลาและแก้ปัญหาการทำงานได้เร็วยิ่งขึ้น

เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง

บรรทัดหัวเรื่องทำงานคล้ายกับพาดหัว ช่วยให้คุณ ค้นหาจดหมายโต้ตอบที่ ต้องการ ได้อย่างง่ายดายในกล่องจดหมายของคุณ อย่าลืมรวมไว้เพื่อให้การทำงานกับอีเมลง่ายขึ้น การกำหนดหัวข้อควรเป็นข้อมูล ผู้รับจะไม่ชัดเจนว่าจะได้รับอะไรหากจดหมายชื่อ "การทำงานร่วมกัน" "ภาพถ่าย" "มัน" มีหัวเรื่องแต่ไม่มีประโยชน์ เพิ่มความเฉพาะเจาะจง: "เราเสนอตำแหน่งในนิตยสารของเรา" หรือ "รูปภาพสำหรับส่วนการเดินทาง"

หากหัวเรื่องมีการเปลี่ยนแปลงในระหว่างการโต้ตอบอย่าเปลี่ยนในจดหมาย สมมติว่าคุณเริ่มการสนทนาเกี่ยวกับการสร้างเว็บไซต์สำหรับสถานปฏิบัติทางทันตกรรม แต่ระหว่างทาง คุณได้รับคำสั่งซื้อใหม่ นั่นคือ เว็บไซต์สำหรับศูนย์เด็กเล็ก อย่ารวมโปรเจ็กต์ในอีเมลฉบับเดียวและอย่าเปลี่ยนหัวข้อเมื่อคุณได้รับคำถามใหม่ เริ่มจดหมายชุดใหม่สำหรับการสนทนานี้ ผู้เขียนเนื้อหาที่ Essay Map แนะนำให้ทำตามกฎข้อเดียวเสมอ: สำหรับคำถามใหญ่แต่ละข้อ ควรมีการติดต่อแยกกัน

ปรับแต่ง

หากคุณทราบชื่อผู้รับ ให้ ใช้ชื่อของพวกเขาเมื่อจ่าหน้าถึงพวกเขา นอกจากนั้น มันไม่ชัดเจนว่าจดหมายฉบับนั้นส่งถึงใคร และดูไม่สุภาพ หากมีผู้รับหลายคน ให้ระบุชื่อทั้งหมดที่คุณคาดว่าจะได้รับคำตอบหรือการดำเนินการ บุคคลอาจคิดว่าจดหมายใช้ไม่ได้กับเขาหากส่งถึงทุกคน ด้วยการระบุชื่อ เราจะขจัดปัญหานี้

พูดตรงประเด็น

จดหมายทำงานเป็นประเภทสั้น ๆ พิจารณาว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนที่ผู้รับจะเข้าถึงหัวใจของจดหมายโดยการโต้เถียงที่ยืดเยื้อและคลุมเครือ ไม่จำเป็นต้องเขียนว่าอะไรเป็นได้ และอะไรจะทำให้ใจสงบได้หากไม่ส่งผลต่อการแก้ปัญหา อย่าเสียเวลา ของคุณและผู้อื่น - ตรงประเด็น

ระบุวันที่แน่นอนของกำหนดเวลา

ในหัวเรื่องหรือเนื้อหาของข้อความ ให้ หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า “ด่วน” แนวคิดนี้สามารถขยายได้: สำหรับคนหนึ่งอาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง สำหรับอีกคนหนึ่ง – หนึ่งสัปดาห์ เจาะจงเกี่ยวกับเวลาและวันที่ เมื่อคุณกำลังรอคำตอบหรือผลลัพธ์

จัดรูปแบบข้อความ

ข้อความที่ไม่ได้จัดรูปแบบนั้นอ่านยาก ดังนั้นให้แบ่งออกเป็นย่อหน้าเล็ก ๆ โดยคำนึงถึงกฎการจัดรูปแบบหลักเพื่อให้อ่านง่ายขึ้นและดีขึ้น หลังจากแต่ละย่อหน้า เยื้องหนึ่งช่องว่าง จากนั้นสองช่องว่างหลังคำทักทายและก่อนลายเซ็น อธิบายแต่ละลิงก์ที่คุณใส่ในอีเมล: เอกสารที่นำไปสู่และเหตุผลที่ผู้รับควรคลิก พยายามอย่าใช้ตัวหนา ตัวเอียง และสีมากเกินไป ให้ข้อความดูสงบ

เขียนอย่างเป็นกลางและละเอียดอ่อน

ง่ายต่อการทำให้เกิดอารมณ์เชิงลบด้วยตัวอักษร เนื่องจากผู้รับสามารถตีความข้อความได้แตกต่างกัน ให้ เขียนอย่างเป็นกลางที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน สุภาพและให้เกียรติเสมอ หากคุณยังไม่รู้จักกันดีพอ อย่าถามคำถามส่วนตัว รบกวนพื้นที่ของคนอื่น ทำเรื่องตลก หรือเปิดประเด็นที่ไม่เกี่ยวกับงาน

บันทึกประวัติการแชทของคุณ

ในข้อความ ให้เก็บกลุ่มข้อความก่อนหน้าทั้งหมด ง่ายต่อการติดตามสิ่งที่คุณติดต่อกับผู้ส่งในทะเลของข้อมูล ประวัติการติดต่อจะช่วยให้คุณจำได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ได้รับอีเมลจำนวนมากที่มีปัญหาและข้อสงสัย

ลงชื่อ

จดหมายโต้ตอบที่ทำงานของคุณควรมีชื่อที่เป็นกลาง เช่น namesurname@employer ระบุชื่อ นามสกุล ตำแหน่งงาน และชื่อธุรกิจในลายเซ็น เพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม: รายชื่อติดต่อทางโทรศัพท์ ผู้ส่งสาร เครือข่ายสังคม – และลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของบริษัทในส่วนท้ายของคุณ ใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ความปรารถนาดี" ที่เป็นกลาง ห้ามเขียนคำแสดงความขอบคุณลงบนลายเซ็นอัตโนมัติ ลงโฆษณา วางลิงก์เพื่อรวบรวมลายเซ็นและโครงการที่คล้ายคลึงกัน

เพิ่มลิงค์และไฟล์ทั้งหมดพร้อมกัน

มันเกิดขึ้นว่าหลังจากส่งอีเมลจะพบว่าไม่ได้แนบไฟล์สำคัญหรือไม่ได้ระบุลิงก์ที่ถูกต้อง หลายคนส่งเอกสารแนบและเอกสารเพิ่มเติมในจดหมายแยกต่างหาก – “นี่คือเอกสารที่ฉันลืมส่ง” และการติดต่อก็ถูกแบ่ง: ในเรื่องหนึ่ง - การอภิปราย ในอีกเรื่องหนึ่ง - เอกสารที่จำเป็น ไม่ทราบว่าผู้รับจะตอบกลับจดหมายฉบับใด อาจเป็นจดหมายที่ไม่มีประวัติการติดต่อ ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะทำซ้ำไฟล์ก่อนหน้าและเพิ่มไฟล์เข้าไป ในข้อความ คุณควรขอให้ผู้รับลบจดหมายโดยไม่มีไฟล์เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

พร้อมทั้ง ส่งเอกสารแนบทั้งหมดพร้อมกัน หรือถ้าเยอะไปก็ส่งลิงค์บริการโฮสติ้งไฟล์

ตอบเร็วจัง

ผู้ส่งไม่คาดหวังการตอบกลับอีเมลทันที แต่เกือบครึ่งหนึ่งของผู้ตอบ 2 ล้านคนตอบกลับอีเมลภายในหนึ่งชั่วโมง เขียนกลับโดยเร็วที่สุด หากนี่เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบโดยตรงของคุณ เช่น คุณทำงานสนับสนุนหรือเป็นผู้ประสานงานโครงการ ให้พยายามตอบภายใน 15-30 นาที

ถ้างานหลักของคุณไม่ต้องการให้คุณจัดการกับอีเมล ให้ แบ่งเวลาสองครั้งระหว่างวันเพื่อจัดเรียงอีเมลและตอบกลับ เช่น เวลา 11.00 น. และสิ้นวัน เวลา 17.00 น. วิธีนี้คุณจะไม่พลาดข้อความสำคัญและรักษากล่องจดหมายของคุณให้เป็นระเบียบ ไม่ต้องกังวล: หากคุณมีคำถามเร่งด่วน คุณจะได้รับการติดต่อด้วยวิธีอื่น - ผ่านทาง Messenger หรือทางโทรศัพท์

ส่งจดหมายในเวลาทำการ

สามเหตุผลในการปฏิบัติตามกฎนี้:

1. การแจ้งเตือนด้วยเสียงสามารถปลุกผู้รับได้
2. บางคนพบว่าการติดต่อกันหลังเลิกงานเป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ รวมทั้งวันหยุดสุดสัปดาห์
3. จดหมายของคุณอาจสูญหายไปท่ามกลางคนอื่นๆ

ตั้งค่าการส่งล่าช้า ตัวอย่างเช่น Gmail มีฟังก์ชัน "กำหนดเวลาส่ง" หากคุณกำลังเขียนจดหมายในเช้าวันเสาร์ ให้กำหนดเวลาส่งจดหมายเป็นวันจันทร์เวลา 10.00 น . วิธีนี้จะทำให้ผู้รับไม่พลาดมากขึ้น หากขณะนี้อีเมลไม่เกี่ยวข้อง ให้ไปที่ส่งแล้วและยกเลิกการส่ง

อย่าส่งคำว่า "ขอบคุณ" และ "ด้วยความยินดี" ในอีเมลแยกกัน

ต้องใช้เวลาในการเปิดอ่านจดหมาย การส่งแค่ "ขอบคุณ" "ด้วยความยินดี" และข้อความที่คล้ายกันจะทำให้คนที่คุณกำลังพูดถึงเสียสมาธิ ดีกว่าที่จะขอบคุณในครั้งต่อไปที่คุณส่งเอกสารเพิ่มเติมหรือตอบคำถามใหม่ วิธีนั้นจะมีทั้งประโยชน์และความกตัญญูในจดหมายฉบับเดียว

ดูน้ำเสียงและการแสดงออกของคุณเสมอ อย่าเขียนสิ่งที่อาจทำให้คนอื่นขุ่นเคืองหรือสะท้อนภาพลักษณ์ของนายจ้างในเชิงลบ

มีกฎมากมาย แต่คุณไม่จำเป็นต้องจำกฎทั้งหมด สิ่งสำคัญคือการเคารพคู่ต่อสู้ของคุณ ความคิดเห็นของเขา และเวลา และมีความสุขกับธุรกิจทั่วไป