วิธีสร้างกำหนดการการดำเนินการที่ไร้ที่ติสำหรับโครงการ

โครงการจำเป็นต้องมีแผนการดำเนินงาน และแผนดังกล่าวต้องมีกำหนดการดำเนินการ กำหนดการจะกำหนดว่าเฟสของโครงการจะเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อใด วันที่เหล่านั้นอาจเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับความเสี่ยงและข้อจำกัด แต่ถ้าไม่มีกำหนดการใช้งาน สิ่งต่าง ๆ จะหายไปอย่างรวดเร็ว

การนำแผนโครงการของคุณไปปฏิบัติต้องมีกำหนดการดำเนินการ ตารางการดำเนินโครงการจะนำงานทั้งหมดของคุณและจัดระเบียบให้เป็นตารางยุทธวิธีที่สามารถดำเนินการได้ การมีแผนดำเนินการโครงการอย่างรอบคอบจะช่วยให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ

ตารางการดำเนินการสำหรับโครงการคืออะไร?

กำหนดการดำเนินโครงการคือแผนภูมิที่แมปทุกงานที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จ โดยแต่ละงานมีกำหนดเวลาเฉพาะ นี่เป็นรากฐานที่สำคัญของแผนโครงการใดๆ เนื่องจากคุณจะใช้ระหว่างการดำเนินการเพื่อตรวจสอบและประเมินความคืบหน้าของโครงการ

เริ่มต้นด้วยรายการงานทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการให้สำเร็จ รายการนี้ต้องละเอียดถี่ถ้วน เราจึงแนะนำให้คุณใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)

ในกำหนดการใช้งานของคุณ คุณจะจัดลำดับความสำคัญของแต่ละงานและระบุงานใดๆ ที่มีการขึ้นต่อกัน การรู้งานที่ต้องพึ่งพากันเมื่อสร้างกำหนดการใช้งานคือวิธีที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงความล่าช้าในระยะการดำเนินการของโครงการได้ในภายหลัง การแสดงภาพกำหนดการดำเนินโครงการมักจะทำบนแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์อาจซับซ้อนได้หากมีงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับโครงการ แต่การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ProjectManager ช่วยให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น แผนภูมิแกนต์ของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง และสามารถแชร์กำหนดการดำเนินโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดาย

เหตุใดตารางการดำเนินการจึงมีความสำคัญ

ใช้กำหนดการดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมโครงการสามารถติดตามได้ในขณะที่รักษากำหนดการและงบประมาณของโครงการ การวางรากฐานสำหรับความสำเร็จของโครงการจะกำหนดไว้ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน เมื่อคุณสร้างกำหนดการดำเนินโครงการ

กล่าวโดยย่อ กำหนดการนำไปปฏิบัติคือวิธีที่คุณนำแนวคิดไปปฏิบัติและทำให้เป็นจริง โครงการจะประสบความสำเร็จมากขึ้นเมื่อมีกำหนดการดำเนินการ

ตัวอย่างกำหนดการการดำเนินงาน

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่ากำหนดการใช้งานคืออะไร เราได้จัดเตรียมตัวอย่างต่อไปนี้โดยใช้เทมเพลตแผนการใช้งานฟรีของ ProjectManager

คุณจะสังเกตเห็นว่าตัวอย่างกำหนดการใช้งานของเราแบ่งออกเป็นระยะต่างๆ ของโครงการ ในแผนภูมิแกนต์นี้ มีรายละเอียดสามขั้นตอนเหล่านี้: รวบรวมความต้องการ พัฒนากำหนดการ และออกแบบโซลูชัน ภายใต้แต่ละขั้นตอนเหล่านี้คืองานและงานย่อยที่ต้องทำให้เสร็จในเฟส

สำหรับแต่ละงาน จะมีวันที่เริ่มต้นที่วางแผนไว้และวันที่เสร็จสิ้นที่วางแผนไว้ เปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์จะคำนวณในแผนภูมิแกนต์เมื่อทีมอัปเดตสถานะของพวกเขา ลำดับความสำคัญและเหตุการณ์สำคัญได้รับการตั้งค่าและการเชื่อมโยงการพึ่งพางานเข้าด้วยกัน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดจากสมาชิกในทีมที่ถูกบล็อก

เคล็ดลับในการสร้างกำหนดการดำเนินโครงการ

โครงการมักจะล้มเหลว คุณอาจพลาดกำหนดเวลา ใช้เกินงบประมาณ หรือไม่เป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพ ไม่มีใครอยากให้โครงการส่งมอบอะไรที่น้อยกว่าความสำเร็จ ในการทำเช่นนั้น คุณต้องมีกำหนดการดำเนินโครงการ นี่คือเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีการทำ:

• เริ่มต้นด้วยการกำหนดว่าความสำเร็จของโครงการคืออะไร: สื่อสารว่าความสำเร็จของโครงการคืออะไร และทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการรับทราบถึงวิธีการกำหนด ซึ่งจะช่วยให้ทีมรู้ว่าอะไรอยู่ในขอบเขตและอะไรไม่อยู่ในขอบเขต การมีวิสัยทัศน์ร่วมกันสร้างความสามัคคีและนั่นคือคำจำกัดความของทีม
• กำหนดโครงสร้างของโครงการ: กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมที่ทำงานในโครงการของคุณ การดำเนินการเป็นความพยายามของทีม และทีมของคุณต้องรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไร และอำนาจของพวกเขาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด ยิ่งคุณชัดเจนมากเท่าไร แผนการดำเนินโครงการก็ยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
• สื่อสารได้ดี: กำหนดการดำเนินโครงการจะมีชีวิตอยู่หรือตายไปจากความสามารถในการสื่อสารของคุณ การสื่อสารในทีมไม่ใช่ถนนทางเดียว แม้ว่าผู้จัดการโครงการควรกำกับดูแลทีมของตน แต่ผู้จัดการโครงการก็ควรเปิดรับความคิดเห็นด้วย ทีมของคุณคือทรัพยากรที่ดีที่สุดของคุณ
• คำนึงถึงทรัพยากร: เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการระบุการพึ่งพางานเพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่น แต่สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือคุณต้องรู้ทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรพร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ
• รู้ว่าใครทำอะไร: ในขณะที่เรากล่าวถึงบทบาทและความรับผิดชอบของทีมงานโครงการที่กำหนดไว้ สิ่งสำคัญคือต้องทราบโครงสร้างลำดับชั้นของสายการบังคับบัญชาของโครงการ นั่นคือใครเป็นผู้กำกับดูแลบางแง่มุมของโครงการ? รู้ว่าใครเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ ใครลงนามในสิ่งที่ส่งมอบ ฯลฯ
• ยืดหยุ่นได้: กำหนดการดำเนินการเป็นความสมดุลระหว่างขอบเขตและไทม์ไลน์ เมื่อสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป คุณต้องมีความยืดหยุ่น การประนีประนอมเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากสามารถเห็นสิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่ควรละทิ้ง ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคำนวณเส้นทางที่สำคัญของกำหนดการใช้งานของคุณ อาจเป็นสมการที่ซับซ้อน แต่ก็คุ้มค่ากับความพยายาม

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการจัดกำหนดการโครงการ

วิธีที่ ProjectManager ช่วยเหลือเกี่ยวกับกำหนดการใช้งาน

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่จัดระเบียบงาน เชื่อมต่อทีม และให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับโครงการของคุณ การทำตารางการใช้งานเป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการใดๆ และ ProjectManager จะช่วยคุณวางแผน ติดตาม และรายงานความคืบหน้าและประสิทธิภาพการทำงาน ดูวิธีสร้างกำหนดการในเครื่องมือของเราโดยดูวิดีโอแนะนำสั้นๆ นี้

สร้างกำหนดการบนแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของ ProjectManager ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญ เชื่อมโยงการขึ้นต่อกัน และกำหนดเหตุการณ์สำคัญ นอกจากนี้เรายังช่วยให้คุณค้นหาเส้นทางที่สำคัญของแผนการดำเนินโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย จากนั้น กำหนดเส้นฐานของกำหนดการ ซึ่งช่วยให้คุณเปรียบเทียบความพยายามที่วางแผนไว้กับความพยายามจริง เพื่อดูว่าคุณกำลังดำเนินการอยู่หรือไม่

สื่อสารกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย

ProjectManager ส่งเสริมการทำงานร่วมกันในทีมและเปิดช่องทางการสื่อสารไว้ สมาชิกในทีมสามารถเข้าสู่ระบบได้ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือทางไกล และสามารถแสดงความคิดเห็นและเพิ่มไฟล์ในงานได้ การเปลี่ยนแปลงสถานะงานจะทริกเกอร์อีเมลอัตโนมัติและการแจ้งเตือนในแอปเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ติดตามและรายงานความคืบหน้าต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การติดตามความคืบหน้าเป็นสิ่งสำคัญในการปฏิบัติตามกำหนดการดำเนินการของคุณ คุณสามารถรับมุมมองระดับสูงด้วยแดชบอร์ดแบบสด ในขณะที่รายงานแบบคลิกเดียวสามารถแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เครื่องมือการจัดการทรัพยากร เช่น แผนภูมิปริมาณงาน ช่วยให้คุณแน่ใจว่าปริมาณงานของทีมมีความสมดุลเพื่อให้มีประสิทธิผล

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการ ทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ จัดการโครงการของคุณด้วยคุณสมบัติที่ช่วยในเรื่องแผน ทรัพยากร ตารางเวลา และอื่นๆ เข้าร่วมทีมนับหมื่นในองค์กรต่างๆ เช่น NASA และ Ralph Lauren ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อจัดการโครงการของพวกเขา ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี