วิธีจัดการงบประมาณโครงการด้วยซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการ

ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานตัวเลขหรือไม่ ในฐานะผู้จัดการโครงการ ความเป็นเจ้าของงบประมาณมักจะเป็นส่วนสำคัญของความรับผิดชอบในงานของคุณ การสร้างและจัดการงบประมาณโครงการอาจเป็นงานที่น่ากลัว แต่อาจเป็นเรื่องง่ายหากคุณใช้ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการที่เหมาะสม

โครงการสามารถมีค่าใช้จ่ายได้หลายประเภทซึ่งทั้งหมดต้องมีการติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้งบประมาณ ชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวและต้นทุนที่ผันผวนทั้งหมดสามารถติดตามได้ดีขึ้นด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ เช่น ProjectManager

เราขอเสนอเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดทำงบประมาณโครงการและการจัดการต้นทุนง่ายขึ้น ทำให้คุณสามารถกำหนดพื้นฐาน ติดตามอัตราค่าแรง และเพิ่มต้นทุนใหม่ในระดับงาน ด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ คุณสามารถอัปเดตและเพิ่มรายการตามที่เกิดขึ้นทั่วทั้งโครงการได้อย่างง่ายดาย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ให้คุณวางแผนและติดตามต้นทุนโครงการแบบเรียลไทม์ คุณมีเครื่องมือในการสร้างงบประมาณที่แม่นยำและตั้งค่าพื้นฐานเพื่อตรวจสอบต้นทุนโครงการและอัตราทรัพยากรด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา รับการควบคุม ข้อมูล และการมองเห็นที่มากขึ้นสำหรับโครงการและงบประมาณของคุณ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี ก่อนที่เราจะเรียนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์การจัดทำงบประมาณโครงการ มากำหนดงบประมาณโครงการกันก่อน

งบประมาณโครงการคืออะไร?

งบประมาณโครงการเป็นวิธีที่ผู้จัดการโครงการประมาณการค่าใช้จ่ายในการทำโครงการให้เสร็จ ซึ่งรวมถึงทุกขั้นตอนในโครงการและแต่ละงานจำนวนมากที่ประกอบเป็นขั้นตอนของโครงการเหล่านั้น ความถูกต้องของการคาดการณ์งบประมาณมีความสำคัญต่อความสำเร็จ และทำให้แน่ใจว่าโครงการของคุณได้รับการอนุมัติและให้ทุนสนับสนุนเมื่อจำเป็น

อีกแง่มุมหนึ่งของงบประมาณโครงการคือการตรวจสอบต้นทุนในขณะที่คุณดำเนินงานของคุณ หากไม่มีหน้าต่างที่ชัดเจนในการใช้จ่ายของคุณ ก็เป็นเรื่องง่ายสำหรับค่าใช้จ่ายที่จะออกจากมือ นี่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนแต่ได้รับการปรับปรุงด้วยการใช้ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการ

เครื่องมือนี้จำเป็นต้องแสดงข้อมูลตามเวลาจริง อย่างไรก็ตาม เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้จัดการโครงการมีเวลาทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อให้อยู่ในงบประมาณของคุณ ลองใช้เวลาสักครู่เพื่อดูความสำคัญของการใช้ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการ

เหตุใดคุณจึงควรใช้ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการ

ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสร้างงบประมาณที่ถูกต้อง แล้วติดตามต้นทุนเมื่อคุณดำเนินตามวงจรชีวิตของโครงการ ช่วยให้คุณสามารถวางแผนงบประมาณและควบคุมได้โดยการติดตามค่าใช้จ่าย ดังนั้นพวกเขาจึงช่วยเหลือผู้จัดการโครงการตลอดกระบวนการจัดทำงบประมาณทั้งหมด

ไม่เพียงแค่นั้น แต่การใช้ซอฟต์แวร์การจัดทำงบประมาณโครงการช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้บริหาร และผู้จัดการสามารถเข้าถึงงบประมาณและวิธีการใช้จ่ายตลอดโครงการ คุณสามารถจัดงบประมาณโครงการของคุณด้วยสเปรดชีต แต่เป็นเอกสารที่ยุ่งยากและคงที่ซึ่งอัปเดตได้ยาก

ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณโครงการส่วนใหญ่ออนไลน์และอัปเดตเมื่อทีมของคุณอัปเดตสถานะ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่ผู้จัดการ ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นขณะจัดการงบประมาณโครงการ เมื่อคุณสร้างและจัดการงบประมาณโครงการ คุณมีชีวิตอยู่และตายไปจากความถูกต้องของตัวเลขของคุณ ซอฟต์แวร์งบประมาณโครงการช่วยให้คุณใช้จ่ายเงินเพื่อนำโครงการไปใช้โดยไม่ใช้งบประมาณเกินงบประมาณ

วิธีสร้างงบประมาณโครงการใน 3 ขั้นตอน

กุญแจสำคัญในการสร้างงบประมาณโครงการคือการทำให้รายการโฆษณาทั้งหมดง่ายต่อการติดตาม หากคุณสามารถใช้กระบวนการที่ตรงไปตรงมากับค่าใช้จ่ายของโครงการได้ คุณก็สามารถตรวจสอบการใช้จ่ายในโครงการได้อย่างถูกต้องและทันท่วงที

ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อสร้างงบประมาณโครงการที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ

ระบุค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนแรกในการสร้างงบประมาณคือการระบุค่าใช้จ่าย คุณต้องระบุทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงค่าจ้างแรงงาน อุปกรณ์ วัสดุ และอื่นๆ คุณจะต้องตรวจสอบแผนโครงการของคุณอย่างละเอียดและระบุค่าใช้จ่ายด้วยตัวคุณเองเพื่อเริ่มต้น

จากนั้น สมาชิกในทีมของคุณอาจสามารถช่วยให้คุณรับรู้ค่าใช้จ่ายบางอย่างที่คุณไม่ทราบได้ทันที ดังนั้นโปรดขอให้พวกเขาตรวจสอบรายการค่าใช้จ่ายของคุณเมื่อสร้างงบประมาณ จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องระบุค่าใช้จ่ายทุกอย่าง ยิ่งคุณระบุได้มากเท่าไหร่ คุณจะยิ่งแปลกใจน้อยลงกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดฝันในภายหลังของโครงการ

ประมาณการค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ตอนนี้ประเมินทุกรายการในรายการของคุณ หากรายการของคุณอยู่ใน ProjectManager คุณสามารถเพิ่มการประมาณการของคุณไปยังรายการโฆษณาได้ทันที มีกลยุทธ์หลายอย่างที่คุณสามารถใช้ในการประมาณการได้ เทคนิคการประมาณค่าที่พบบ่อยที่สุดคือ:

การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน: เริ่มต้นด้วยองค์ประกอบของแต่ละงานแล้วรวมเข้าด้วยกัน
การ ตัดสินโดยผู้เชี่ยวชาญ: ขอให้ผู้เชี่ยวชาญในทีมของคุณคำนวณต้นทุนของงาน
การประมาณค่าที่คล้ายคลึงกัน: ใช้ประสบการณ์ที่ผ่านมาเพื่อตัดสินว่างานโครงการจะเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดในครั้งนี้

บวกค่าประมาณทั้งหมด ซึ่งจะทำให้คุณมีงบประมาณที่วางแผนไว้ทั้งหมดสำหรับโครงการซึ่งครอบคลุมต้นทุนของทุกงาน เทมเพลตการประมาณการของเราสามารถช่วยคุณได้

เพิ่มในรายการพิเศษ

ความพิเศษ? อะไรเสริม? น่าเสียดายที่ค่าใช้จ่ายของแต่ละงานไม่เพียงพอ คุณยังอาจต้องการเพิ่ม:

• เงินสำรองเพื่อการจัดการ: นี่เป็นเงินจำนวนมากที่จะใช้ตามดุลยพินิจของฝ่ายบริหาร
• ฉุกเฉิน: ค่าใช้จ่ายฉุกเฉินมีประโยชน์ในการครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดเนื่องจากการประมาณการที่ไม่ดี เป็นเรื่องปกติที่จะเพิ่มสถานการณ์ฉุกเฉิน 10% ในกรณีที่การประมาณการไม่ถูกต้อง
• งบประมาณการตอบสนองต่อความเสี่ยง: หากบริษัทของคุณมีวุฒิภาวะในการบริหารความเสี่ยงของโครงการ คุณอาจรวมงบประมาณการตอบสนองต่อความเสี่ยงแยกจากงบประมาณหลักของคุณได้ งบประมาณการตอบสนองความเสี่ยงรวมถึงเงินทุนเพื่อดำเนินการใดๆ ในการลดความเสี่ยง

วิธีจัดการงบประมาณโครงการด้วย ProjectManager

เมื่อคุณได้กำหนดงบประมาณโครงการและระบุค่าใช้จ่ายแล้ว คุณสามารถป้อนข้อมูลนั้นใน ProjectManager หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ ในการป้อนงบประมาณโครงการของคุณ เพียงคลิกที่แท็บ "ข้อมูล" แล้วป้อนตัวเลขลงในช่อง

ProjectManager เสนอช่องทางต่างๆ ในการเพิ่มค่าใช้จ่ายโครงการ ขั้นแรก คุณสามารถไปที่แท็บค่าใช้จ่ายและเพิ่มค่าใช้จ่ายคงที่ที่ไม่มีอัตรารายชั่วโมงหรือความผันผวน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้อนต้นทุนของวัสดุที่จำเป็นสำหรับโครงการของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะเพิ่มเป็นต้นทุนตามแผนในตอนแรก จากนั้นคุณสามารถเข้าไปในภายหลังและเพิ่มค่าใช้จ่ายอื่นเป็น "ต้นทุนจริง" สิ่งนี้จะช่วยคุณติดตามค่าใช้จ่ายตามแผนเทียบกับต้นทุนจริงในแดชบอร์ดของคุณเมื่อโครงการเริ่มคลี่คลาย

อีกวิธีในการป้อนค่าใช้จ่ายในโครงการคือการใช้เครื่องมือการจัดการทรัพยากรของเรา กำหนดทรัพยากรหรือกำลังคนของคุณ อัตรารายชั่วโมง จากนั้นมอบหมายงาน และในขณะที่พวกเขาทำงาน ค่าแรงจะถูกเพิ่มลงในโครงการโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายในระดับงานได้อีกด้วย สมมติว่ามีงานที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นซึ่งไม่อยู่ในแผนเริ่มต้นของคุณ ไม่เป็นไรเพราะคุณสามารถใช้เงินฉุกเฉินเพื่อชดเชยได้ เพียงเพิ่มยอดต้นทุนให้กับงานใหม่ในแผนโครงการของคุณ แล้วต้นทุนใหม่นั้นจะแสดงในแดชบอร์ดและรายงานของคุณ

ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทั่วทั้งโครงการ

เมื่อคุณระบุและบันทึกค่าใช้จ่ายแล้ว คุณต้องตรวจสอบรายจ่ายจริงเปรียบเทียบกับการประมาณการ ซึ่งหมายความว่าคุณจำเป็นต้องอัปเดตค่าใช้จ่ายโครงการของคุณอย่างต่อเนื่องด้วยจำนวนเงินที่คุณใช้ไปกับงานจริง

เนื่องจากคุณได้ป้อนค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้ทั้งหมดลงในระบบแล้ว คุณสามารถใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามต้นทุนจริงเทียบกับต้นทุนที่วางแผนไว้ แดชบอร์ดโครงการของเรานำเสนอหน้าต่างเดียวที่ชัดเจนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายต่อเนื่องของโครงการ และนำเสนอกราฟแท่งที่มีสีสันที่อ่านง่ายเพื่อการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วว่างบประมาณของคุณอยู่ที่ใด มุมมองโต้ตอบแบบทันทีนี้อาจมีความสำคัญเมื่อต้องจัดการงบประมาณโครงการ โดยเฉพาะงบประมาณที่จำกัด

รายงานค่าใช้จ่ายจนถึงระดับงาน

หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม การรายงานโครงการอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก และเมื่อคุณสร้างรายงานในที่สุด ตัวเลขก็เปลี่ยนไปและรายงานของคุณก็ล้าสมัยไปแล้ว ProjectManager สามารถช่วยได้ ซอฟต์แวร์ของเราสามารถสร้างรายงานโดยละเอียดได้ในทันที ซึ่งคุณสามารถแบ่งปันกับบุคคลที่เกี่ยวข้องทั่วทั้งองค์กรในรูปแบบที่พวกเขาต้องการ

มีรายงานหลายฉบับที่คุณสามารถสร้างได้ แต่รายงานค่าใช้จ่ายจะมีความสำคัญที่สุดในการจัดการงบประมาณของคุณ ด้วยรายงานค่าใช้จ่าย คุณจะได้รับการวิเคราะห์เชิงลึกของงบประมาณรวม ค่าใช้จ่ายจริง และค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้ ไปจนถึงระดับงาน

แก้ไขประมาณการเบื้องต้นของคุณ

สุดท้าย คุณจะต้องกลับไปที่รายงานเหล่านี้และตรวจดูให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกำหนดการของโครงการ หากสิ่งเหล่านี้ไม่สอดคล้องกับกรอบเวลาของคุณ คุณจำเป็นต้องมองย้อนกลับไปที่ค่าใช้จ่ายของคุณ และตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้รวมทุกอย่างไว้ครบถ้วนและไม่ทิ้งสิ่งใดไว้

นั่นนำเราไปสู่ขั้นตอนสุดท้าย: ทบทวน คุณอาจต้องแก้ไขการประมาณการที่คุณทำไว้ก่อนหน้านี้ อย่ายึดติดกับการรักษาไว้หากโครงการกำหนดอย่างอื่น การแก้ไขตามเวลาจริงจะทำให้แน่ใจได้ว่างบประมาณไม่ได้เป็นเพียงตัวเลขในสเปรดชีต แต่เป็นการคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่แม่นยำสำหรับโครงการ

ProjectManager มีทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการจัดการงบประมาณ

เมื่อคุณพิจารณาว่าคุณสามารถติดตามงบประมาณของคุณด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ป้อนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำ เช่น ต้นทุนแรงงาน และรายงานในทุกแง่มุมของโครงการ เป็นที่ชัดเจนว่า ProjectManager มีสิ่งที่คุณต้องการในการสร้างและจัดการค่าใช้จ่ายของโครงการ ทำโครงการต่อไปของคุณให้เสร็จภายใต้งบประมาณด้วยการทดลองใช้ซอฟต์แวร์ PM ของเราฟรี 30 วัน

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งวางแผน ตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับโครงการ รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อจัดการงบประมาณได้ดียิ่งขึ้น แบ่งปันรายงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาปรับปรุงและจัดการความคาดหวังของพวกเขา เข้าร่วมทีมที่ NASA, Siemens และ Nestles ที่จัดการงบประมาณโครงการเรียบร้อยแล้วด้วยเครื่องมือของเรา เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้