วิธีสร้างแผนปฏิบัติการโครงการ (PEP) – รวมเทมเพลตฟรี

การคิดไอเดียดีๆ เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น คุณต้องมีแผนการดำเนินโครงการ (PEP) เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แผนการดำเนินโครงการคือเอกสารสำหรับการดำเนินโครงการที่ช่วยให้คุณวางกลยุทธ์ คิดกระบวนการจัดการโครงการ และนำสิ่งทั้งหมดไปปฏิบัติ

การสร้างแผนการดำเนินโครงการเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการวางแผนและช่วยให้คุณตระหนักถึงความคิดของคุณ ในกรณีที่ความคิดสามารถเป็นแรงบันดาลใจได้ กระบวนการดำเนินโครงการจะละเอียดถี่ถ้วนและนำไปปฏิบัติได้จริง ซึ่งรวมถึงกิจกรรมหลักทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องเพิ่ม เป็นเอกสารการจัดการโครงการที่จำเป็น

แผนปฏิบัติการโครงการ (PEP) คืออะไร?

แผนการดำเนินโครงการคือเอกสารที่ใช้ในการกำหนดวิธีที่คุณจะดำเนินโครงการ ซึ่งควรจะชัดเจนจากชื่อ แต่ยังระบุถึงการจัดกำหนดการโครงการ การตรวจสอบ และการควบคุมที่จำเป็นในการนำสิ่งที่ได้ส่งมอบของโครงการ

เอกสารสรุปทุกส่วนของการดำเนินการโครงการและแสดงวิธีจัดการ สิ่งนี้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการหรือสัญญาระหว่างฝ่ายที่เกี่ยวข้อง PEP ยังบันทึกวัตถุประสงค์ของโครงการพร้อมกับไทม์ไลน์และทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ

ชัดเจนว่า จากองค์ประกอบพื้นฐานเหล่านั้น แผนการดำเนินโครงการมีความสำคัญเพียงใด แต่แน่นอนว่ายังมีอะไรมากกว่านั้นอีกมาก

เมื่อคุณสร้างแผนการดำเนินโครงการแล้ว คุณยังต้องปฏิบัติตามหลักเป้าหมาย การขึ้นต่อกัน และการมอบหมายงานเหล่านั้น หากคุณต้องการตรงต่อเวลา คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและงานบนคลาวด์ที่จัดระเบียบงานด้วยแผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบสำหรับการวางแผนการดำเนินการ คุณสามารถวางเหตุการณ์สำคัญบนไทม์ไลน์ การเชื่อมโยงการพึ่งพา และตัวกรองสำหรับเส้นทางวิกฤต จากนั้น ตั้งค่าพื้นฐาน และคุณจะสามารถติดตามความแปรปรวนของโครงการเมื่อดำเนินการงานของคุณ เริ่มต้นฟรีกับ ProjectManager วันนี้

องค์ประกอบของแผนปฏิบัติการโครงการ

แผนการดำเนินโครงการรวมองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับแผนงานการดำเนินโครงการที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้ ซึ่งอาจรวมถึงการแสดงรายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการและกำหนดงานโครงการทั้งหมด ต่อไปนี้คือองค์ประกอบพื้นฐานหกประการของแผนการดำเนินโครงการ:

1. ขอบเขตโครงการ

ขอบเขตโครงการเป็นมุมมองกว้างๆ ของวัตถุประสงค์และรายการโดยละเอียดขององค์ประกอบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในโครงการ กำหนดขอบเขตโครงการโดยระบุสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ ทำเช่นนี้ในแง่เฉพาะ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการสรุปวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการได้

รายละเอียดบางอย่างที่คุณต้องการรวมไว้ในขอบเขตโครงการของคุณคือ:

• คำชี้แจงการทำงานเพื่อกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทีมงานโครงการ
• รายการข้อจำกัดและขอบเขตของทรัพยากรที่มีอยู่
• ผลงานที่เป็นไปได้ทั้งหมด ไม่ใช่แค่ชิ้นสุดท้าย
• รายการรายงาน ผลิตภัณฑ์ บริการ หรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่ที่เกี่ยวข้อง
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือลูกค้ารายใดจะถูกส่งไปยัง
• เกณฑ์บางประการในการวัดความสำเร็จของทีมงานโครงการ

2. มาตรฐานคุณภาพ

คุณทราบผลลัพธ์แล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลากำหนดคุณภาพที่คุณคาดหวังจากพวกเขา การมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังด้านคุณภาพคือกุญแจสู่ความสำเร็จของโครงการ ในการเริ่มต้น คุณจะต้องกำหนดว่าคุณภาพคืออะไร และทำให้แน่ใจว่าทั้งทีมของคุณเห็นด้วยกับคำจำกัดความนั้น

นอกจากนี้ การมีเป้าหมายที่ทำได้จะทำให้ทีมของคุณมีแรงจูงใจ หากงานของพวกเขารู้สึกว่าไม่สามารถบรรลุได้ก็อาจทำให้ขวัญกำลังใจลดลง เพื่อให้ทีมมีความมุ่งมั่น ให้ถามความคิดเห็นบ่อยๆ ว่าเป้าหมายที่บรรลุได้คืออะไร และนำไปใช้กับ PEP ของคุณ

3. แถลงการณ์เป้าหมาย

คำแถลงเป้าหมายจะสรุปสิ่งที่ทีมวางแผนจะนำไปใช้และดำเนินการให้เสร็จสิ้นในระหว่างโครงการ ตัวอย่างของคำแถลงเป้าหมายอาจเป็นผลสำเร็จที่คาดหวัง เหตุการณ์สำคัญ และวงจรชีวิตของงานขนาดใหญ่

คำแถลงเป้าหมายยังสามารถย้ำวัตถุประสงค์ของโครงการได้อีกด้วย สามารถแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ที่โครงการคาดว่าจะมอบให้กับองค์กร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือลูกค้า นอกจากนี้ยังสามารถระบุความเสี่ยงและความท้าทายพร้อมรายละเอียดว่าทีมจะตอบสนองอย่างไร

4. การจัดสรรทรัพยากรสำหรับแผนปฏิบัติการโครงการ

คุณจะต้องมีรายการทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ทรัพยากร—ไม่เหมือนกับขอบเขต ข้อกำหนดด้านคุณภาพ และเป้าหมาย—คือสิ่งที่ทีมของคุณต้องการเพื่อนำแผนไปสู่การปฏิบัติ นี่คือที่ที่คุณจะกำหนดงบประมาณโครงการ เนื่องจากทรัพยากรมีราคาแพง

ทรัพยากรในโครงการอาจเป็นทุน คน หรือวัสดุก็ได้ อันที่จริง เป็นสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการงานในแผนการดำเนินโครงการของคุณ การมีทรัพยากรที่พร้อมรองรับความสามารถของทีมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้โครงการของคุณสำเร็จลุล่วงได้ทันเวลาและอยู่ในความคาดหวังด้านคุณภาพ

5. กำหนดการโครงการ

ในขณะที่คุณได้สร้างไทม์ไลน์และเหตุการณ์สำคัญแล้ว จำเป็นต้องมีกำหนดการแบบเต็มใน PEP นี่หมายถึงการใช้โครงสร้างการแบ่งงานเพื่อแสดงรายการ จัดลำดับความสำคัญ และสร้างกำหนดเวลาสำหรับงานของคุณ จากนั้นคุณสามารถมอบหมายงานเหล่านี้ให้กับสมาชิกในทีมได้

การเปลี่ยนแปลงในการจัดหาวัตถุดิบที่จำเป็นอาจส่งผลกระทบต่อกำหนดการ ดังนั้นความคาดหวังของความล่าช้าจึงต้องได้รับการจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงาน ผู้จัดการโครงการอาจต้องทำการปรับเปลี่ยนข้อจำกัดสามประการของเวลา ต้นทุน และขอบเขตเพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในการจัดหาเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลา

6. องค์ประกอบองค์กร

สุดท้าย PEP จำเป็นต้องพิจารณาด้านการดำเนินงานของโครงการ นี่หมายถึงการลงรายชื่อบุคลากรหลักและบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา จากนั้นแจกจ่ายรายชื่อนี้เพื่อให้ทุกคนทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบอะไร

คุณจะต้องระบุว่าใครมีอำนาจในการตัดสินใจในเรื่องใด วิธีนี้จะช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น เนื่องจากพวกเขาจะรู้ว่าต้องติดต่อใครเมื่อต้องตัดสินใจ ตัวเลขอำนาจเหล่านี้จะพร้อมใช้งานสำหรับคำถามและข้อกังวล

คุณควรร่างวิธีการใดๆ ที่ใช้ในโครงการสำหรับการรายงานและการสื่อสารใน PEP ซึ่งรวมถึงวิธีที่คุณจะติดตามและติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการของคุณ รวมถึงวิธีที่ทีมของคุณทำงานร่วมกันและกับทีมอื่นๆ หากพวกเขากำลังติดต่อกับแผนกอื่นๆ

วิธีสร้างแผนปฏิบัติการโครงการ

1. การประชุมกำหนดการ

การประชุมเริ่มดำเนินการช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกลยุทธ์ กระบวนการ และการดำเนินการกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถฟิลด์คำถามใด ๆ และทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจโครงการและมีการบายอิน นี่ไม่ใช่การประชุมสแตนด์อัพรายวัน แต่เป็นภาพรวมที่ครอบคลุมของการดำเนินโครงการ คุณควรแชร์แผนโครงการในเวลานี้เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการสามารถอำนวยความสะดวกในขั้นตอนนี้โดยการเริ่มต้นทุกคนและแบ่งปันแผนและการจัดสรรงานอย่างรวดเร็ว

2. ติดตามและควบคุมแผนปฏิบัติการโครงการ

โครงการจะดำเนินการตามปกติผ่านขั้นตอนการดำเนินการ ติดตาม และควบคุม ที่นี่ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณในการรักษากำหนดการ งบประมาณ และขอบเขตของโครงการของคุณ นอกจากนี้ คุณจะต้องจับตาดูความเสี่ยงใดๆ ในแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ และรักษาปริมาณงานของทีมให้สมดุล ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเป็นเครื่องมือในการช่วยคุณระบุความเสี่ยงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา จากนั้น คุณจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังดำเนินการตามความคืบหน้า ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และหลักเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ

3. ข้อมูลเรียลไทม์

คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์เพื่อให้ทราบว่าคุณตรงต่อเวลาหรือไม่และไม่ใช้จ่ายเกินตัว การมีเครื่องมือแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบโปรเจ็กต์ แต่ก็เป็นการดีสำหรับการอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน ผู้จัดการสามารถจัดการและทีมสามารถสื่อสารกันได้ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานเคียงข้างกันหรือกระจายไปทั่วโลก การใช้ซอฟต์แวร์แบบเรียลไทม์หมายความว่าทุกคนกำลังทำงานกับข้อมูลล่าสุด และผู้จัดการสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

4. ลงชื่อออก

การส่งมอบงานให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณสามารถรู้สึกเหมือนเป็นการสิ้นสุดของโครงการ แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้น ยังมีเอกสารที่คุณต้องกรอก นี่ไม่ใช่งานยุ่ง—เป็นส่วนสำคัญของวงจรชีวิตของโครงการ คุณต้องได้รับการลงชื่อออกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการตรงตามความคาดหวังด้านคุณภาพ คุณต้องจ่ายเงินให้ผู้ขายหรือผู้รับเหมาแล้วปล่อยทีมของคุณ และอย่าลืมฉลอง! ไม่เพียงแต่สนุกและคู่ควรเท่านั้น แต่ยังรักษาขวัญกำลังใจของทีมคุณด้วย

เทมเพลตแผนการดำเนินการโครงการฟรี

ProjectManager เสนอเทมเพลตแผนการใช้งานฟรีสำหรับ Excel ที่สามารถช่วยคุณนำโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จ เทมเพลตการใช้งานฟรีนี้ช่วยให้คุณนำแนวคิดของคุณไปใช้กลยุทธ์ กระบวนการ และนำไปปฏิบัติโดยไม่พลาดสิ่งสำคัญใดๆ เป็นตัวอย่างแผนการดำเนินโครงการที่เป็นประโยชน์

สร้างแผนการดำเนินโครงการของคุณในเทมเพลตการใช้งานฟรีของเราเพื่อปรับปรุงงานโครงการของคุณ มีพื้นที่สำหรับทุกสิ่งที่คุณต้องการจัดการ

ทุกการกระทำคืองานและงานต่างๆ จะถูกจัดระเบียบบนไทม์ไลน์ ที่นี่พวกเขามีวันที่สำหรับการเริ่มต้นและสิ้นสุดตามแผนสำหรับแต่ละรายการ ไทม์ไลน์ยังมีที่สำหรับชั่วโมงที่วางแผนไว้ นอกจากนี้ยังมีคอลัมน์ที่คุณสามารถสังเกตได้ว่างานนั้นเร็วกว่ากำหนดหรือช้ากว่ากำหนด ซึ่งจะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าได้

ส่วนสุดท้ายของเทมเพลตมีไว้สำหรับทรัพยากร ผู้จัดการโครงการสามารถทำเครื่องหมายว่าแผนกใดจัดการอะไร และเอกสารที่จำเป็นในการดำเนินงาน นอกจากนี้ยังมีที่สำหรับประเมินต้นทุนของงาน ทั้งหมดนี้รวมกันเป็นแผนงานในการดำเนินโครงการของคุณ ตอนนี้ก็ขึ้นอยู่กับคุณแล้วที่จะตรวจสอบและควบคุมมัน

ใช้ ProjectManager เพื่อสร้างแผนการดำเนินการโครงการของคุณ

เทมเพลตเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่ก็เป็นแบบคงที่ หากคุณพบว่าเทมเพลตทำงานช้าลงและไม่ถูกต้องเพียงพอ คุณจะต้องเปลี่ยนไปใช้ ProjectManager ซึ่งจะทำให้งานส่วนใหญ่เป็นแบบอัตโนมัติและให้ความโปร่งใสแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อจัดการโครงการของคุณให้สำเร็จได้ดียิ่งขึ้น

การดูโปรเจ็กต์หลายรายการสำหรับทุกทีม

ไม่ว่าคุณจะทำงานด้านการตลาด ไอที บริการระดับมืออาชีพ หรืออุตสาหกรรมใดๆ คุณจะมีทีมต่างๆ มากมายที่ทำงานร่วมกัน ProjectManager มีมุมมองโครงการหลายแบบเพื่อให้ทุกคนมีเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ ตัวอย่างเช่น บอร์ดคัมบังเป็นคุณลักษณะเวิร์กโฟลว์แบบภาพที่ช่วยให้ทีมจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งร่วมกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการมองเห็นงานของตนได้ เพื่อให้สามารถจัดสรรทรัพยากรตามความจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งกีดขวางบนถนนและทำให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

จัดการทรัพยากรของทีมคุณได้อย่างง่ายดาย

คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณทำงานเต็มความสามารถ แม้ว่าคุณสามารถดูงานของพวกเขาได้จากมุมมองโครงการต่างๆ เช่น มุมมองรายการ แผ่นงาน หรือปฏิทิน แต่ ProjectManager มีเครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อสร้างสมดุลให้กับปริมาณงานได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แผนภูมิปริมาณงานมีรหัสสี คุณจึงดูปริมาณงานได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นจึงจัดสรรงานใหม่ได้จากหน้านั้นโดยตรง

ติดตามการเปลี่ยนแปลงบนแดชบอร์ดสด

การจัดการการเปลี่ยนแปลงหมายถึงการรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเมื่อใด นั่นหมายถึงการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ดสดของ ProjectManager.. จะรวบรวมข้อมูลโครงการโดยอัตโนมัติและคำนวณตัวเลขเพื่อแสดงตัวชี้วัดของคุณตรงเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ ในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ใช้รายงานแบบคลิกเดียวเกี่ยวกับสถานะโครงการ สถานะพอร์ต ผลต่างโครงการ ใบเวลา และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานเหล่านี้สามารถกรองเพื่อแสดงสิ่งที่คุณต้องการและแชร์เพื่ออัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดาย

ProjectManager สามารถจัดทำแผนการดำเนินการของคุณ แบ่งปันกับทีมงานโครงการ และตรวจสอบและควบคุมตลอดวงจรชีวิตของโครงการของคุณ รับการแจ้งเตือนทางอีเมลและการแจ้งเตือนในแอปแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามความคืบหน้าและทำงานร่วมกับทีมของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ได้รับรางวัลสำหรับทีมไฮบริด ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหน อยู่ในแผนกใด หรือมีทักษะชุดใด เข้าร่วมกับผู้เชี่ยวชาญกว่า 35,000 คนที่ใช้เครื่องมือของเราเพื่อดำเนินโครงการให้สำเร็จ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager ฟรีทันที