การทำงานร่วมกันข้ามทีม: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ความท้าทาย และผลประโยชน์

การทำงานร่วมกันนั้นยากพออยู่แล้ว ลองนึกภาพการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้อยู่ในแผนกเดียวกับคุณ หรือแม้กระทั่งสถานที่อื่น! ผู้คนทำกันทุกวันและเรียกว่าการทำงานร่วมกันข้ามทีม

เมื่อทีมไฮบริดเหล่านี้มีมาตรฐานมากขึ้น การทำงานร่วมกันข้ามทีมจึงเป็นกุญแจสำคัญในการเชื่อมต่อกลุ่มต่างๆ เหล่านี้และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การทำงานร่วมกันข้ามทีมหรือการทำงานร่วมกันข้ามสายงานคืออะไร?

การทำงานร่วมกันข้ามเวลาหรือที่เรียกว่าการทำงานร่วมกันข้ามสายงานเป็นการทำให้แผนกต่างๆ ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น แผนกต่างๆ เหล่านี้ เช่น นักออกแบบ นักพัฒนา นักการตลาด และการขาย ล้วนได้รับมอบหมายให้มีเป้าหมายร่วมกัน แต่แต่ละแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบในขั้นตอนที่แตกต่างกันของโครงการนั้น

การให้ทีมต่างๆ เหล่านี้ ซึ่งน่าจะมีวิธีการทำงานเฉพาะตัวและเครื่องมือที่ต้องการในการทำงานนั้น ให้ทำหน้าที่เป็นกลุ่มเดียวอาจเป็นเรื่องยาก การทำงานร่วมกันข้ามทีมเป็นสะพานเชื่อมที่คุณสามารถสร้างเพื่อเชื่อมต่อทุกคน นั่นคือจุดแข็งของการทำงานร่วมกันข้ามทีม มันใช้จุดแข็งของทุกคนและรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

หากคุณต้องการใช้การทำงานร่วมกันข้ามสายงานในองค์กรของคุณ ให้เตรียมทีมของคุณด้วยเครื่องมือการจัดการงานที่ให้ทุกคนทำงานตามที่พวกเขาต้องการ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและงานที่มีมุมมองที่แตกต่างกัน 5 แบบ ดังนั้นแต่ละแผนกจึงสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและดีที่สุด นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามความคืบหน้าไปพร้อมกันด้วยแดชบอร์ดและรายงาน เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้

ประโยชน์ของการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน

ประโยชน์ของการทำงานร่วมกันข้ามสายงานคือสร้างการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพในโครงการข้ามสายงาน ผู้จัดการโครงการจะต้องต้องการให้ทีมทำงานร่วมกันในโครงการเดียวกัน แม้ว่าพวกเขาจะมาจากมุมมองที่แตกต่างกันก็ตาม

เมื่อคุณมีทีมที่รวมตัวกันในการส่งมอบโครงการ แต่ทั้งหมดทำงานแยกกัน คุณกำลังถามหาปัญหา ทีมต้องสื่อสารกันแม้ว่าจะอยู่ในแผนกต่างๆ งานทั้งหมดมีความเกี่ยวข้อง การทำงานร่วมกันระหว่างทีมแบบไฮบริดช่วยให้ทุกคนทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกันได้

การทำงานร่วมกันข้ามสายงานจะสร้างความคืบหน้าของโครงการได้เร็วขึ้น และทำให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรถูกละเลย ยิ่งคุณทำงานร่วมกันในแผนกต่างๆ มากเท่าไร ก็ยิ่งจับตาดูโครงการมากขึ้นเท่านั้นเพื่อจับประเด็นที่อาจมองข้ามไปอย่างผิดพลาด พวกเขายังคิดไอเดียที่ดีขึ้นด้วย เพราะพวกเขาสามารถตีกลับพวกเขาจากคนอื่นๆ และตัดสินใจว่าอะไรดีที่สุดสำหรับโครงการ

บริษัทยังได้รับประโยชน์จากการมีทีมที่รู้สึกเชื่อมโยงกับธุรกิจมากขึ้น นอกจากนี้ ทีมจะได้รับประโยชน์จากการทำงานร่วมกับกลุ่มคนที่มีความสามารถมากขึ้นซึ่งพวกเขาสามารถเรียนรู้ได้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียลงทุนในโครงการ และผลลัพธ์ที่ขับเคลื่อนโดยทีมสามารถทำให้พวกเขามีความสุขมากขึ้นเมื่อโครงการประสบความสำเร็จ

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนภูมิ RACI ฟรีสำหรับ Excel

ความท้าทายของการทำงานร่วมกันข้ามทีม

ใช่ มีประโยชน์มากมายในการทำงานร่วมกันข้ามทีม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าทุกอย่างจะง่ายดาย มีอุปสรรคหลายอย่างที่คุณต้องทำให้เรียบก่อนที่คุณจะสามารถเก็บเกี่ยวรางวัลจากการทำงานร่วมกันเป็นทีมได้

สิ่งแรกที่คุณต้องสร้างคือความไว้วางใจ การขาดความไว้วางใจเป็นนักฆ่าการทำงานร่วมกัน แต่แม้ว่าคุณจะมีธุรกิจที่ทุกแผนกไว้วางใจซึ่งกันและกันอย่างเต็มที่ แต่ก็อาจมีปัญหาในการสื่อสาร แผนกต่างๆ สามารถทำงานเป็นไซโลได้ ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีการสื่อสารออกมาหรือเข้าไป ผู้จัดการโครงการต้องทำงานเพื่อสร้างช่องทางการสื่อสารที่ไหลไปมาอย่างอิสระ

ก่อนหน้านี้มีการเน้นย้ำว่าการมีวิสัยทัศน์ร่วมกันเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างการทำงานร่วมกันเป็นทีมข้ามสายงาน ดังนั้น ผู้จัดการโครงการต้องแน่ใจว่าเป้าหมายและลำดับความสำคัญเหล่านั้นสอดคล้องกันในทุกแผนก ต้องระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน สื่อสาร และแบ่งปันทั่วทั้งบริษัท

จากนั้นมีทีมเอง วิศวกรมักจะใช้ภาษาที่แตกต่างจากพนักงานขาย และทุกคนก็มีบุคลิกที่แตกต่างกัน บางคนไม่สามารถเข้ากับคนอื่นได้ง่าย แม้แต่ทีมที่อยู่ห่างไกลก็สามารถทนทุกข์ได้เพราะการสื่อสารออนไลน์นั้นอ่านผิดได้ง่าย เครื่องมือการทำงานร่วมกันสามารถช่วยได้ แต่ส่วนใหญ่เป็นทักษะที่อ่อนนุ่มที่ผู้จัดการโครงการต้องเชี่ยวชาญเพื่อให้บุคคลทำหน้าที่เป็นกลุ่ม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามทีม

มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะใช้เมื่อทำงานกับทีมข้ามสายงานในโครงการข้ามสายงาน:

• แม้ว่าจะมีผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบในการประสานงานงานระหว่างแผนกต่างๆ ก็ตาม การให้หัวหน้าทีมรับผิดชอบในการเป็นผู้นำแผนกต่างๆ จะเป็นประโยชน์
• กฎบัตรทีมจะช่วยในการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการสื่อสารในทีม เราได้กล่าวถึงการทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน แบ่งปันเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ แต่จะสำเร็จได้อย่างไร หลายวิธี. หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดคือการมีกฎบัตรของทีมที่ทุกคนสามารถอ้างถึงเพื่อทำความเข้าใจว่าตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักของโครงการคืออะไร
• กฎบัตรทีมจะรวมถึงพันธกิจและเป้าหมายของโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการ ซึ่งจะกำหนดบทบาทของทีม ใครคือทีมใดและรับผิดชอบอะไร ความคาดหวังจะถูกระบุไว้ในกฎบัตรของทีมเช่นกัน เป็นการดีที่สุดที่จะส่งกฎบัตรทีมนี้ในการประชุมโดยมีผู้เข้าร่วมจากทุกแผนกซึ่งคุณสามารถอธิบายกฎบัตรของทีมและแจกได้
• ในส่วนของการประชุมควรมีการจัดเป็นประจำตลอดทั้งโครงการ แน่นอนว่าจะมีการประชุมแผนก แต่ต้องมีการประชุมระหว่างแผนกเพื่อให้ทีมโครงการทั้งหมดมารวมตัวกัน ส่งต่อข้อมูลอัปเดตและคำถามภาคสนาม และรับคำติชม ความโปร่งใสช่วยในการทำงานร่วมกัน การประชุมอาจทำให้หลาย ๆ คนเลิกกัน ดังนั้นให้ตั้งเป้าหมายไว้ด้วยระเบียบวาระที่แน่นหนา
• การให้สมาชิกในแผนกมาสอนหรือให้คำปรึกษาแก่ผู้อื่นเป็นอีกวิธีหนึ่งในการเชื่อมโยงทีมด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพซึ่งแลกเปลี่ยนทักษะ สร้างขวัญกำลังใจและความไว้วางใจ ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดเป้าหมายของการฝึกสอนหรือกิจกรรมการให้คำปรึกษา วัตถุประสงค์ของทีมที่ใช้ร่วมกันเหล่านี้จะเชื่อมโยงแผนกต่างๆ และอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน

เคล็ดลับในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันข้ามทีม

สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ต้องทำเมื่อทำงานร่วมกับการทำงานร่วมกันข้ามสายงานคือการได้รับการยินยอม คุณไม่สามารถดึงความคิดเกี่ยวกับธุรกิจและคาดหวังให้พวกเขารับลูกบอลและวิ่งไปกับมัน การซื้อเข้านั้นไม่ได้มีไว้สำหรับทีมเท่านั้น แต่รวมถึงทั้งบริษัทด้วย หากไม่มีการสนับสนุนจากผู้บริหารสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามทีม มันจะไม่ประสบความสำเร็จ

เคล็ดลับอีกประการหนึ่งสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามทีมที่ดีขึ้นคือการมีแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว นั่นคือช่องทางกลางที่ทุกทีมสามารถสื่อสารและแบ่งปันไฟล์ได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนหรืออยู่ในแผนกใด การสื่อสารข้ามสายงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับโครงการข้ามสายงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของบริษัท ข้อมูลนี้ต้องได้รับการอัปเดตในทุกแผนกตามเวลาจริงเพื่อไม่ให้ใครทำงานกับข้อมูลเก่า

สุดท้าย ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ โดยเฉพาะเครื่องมือที่ทำงานบนคลาวด์และให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณเพื่อการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นและการสื่อสารข้ามสายงาน ประเภทของซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันที่คุณต้องการจะส่งเสริมการสื่อสาร ไม่ว่าสมาชิกในทีมจะทำงานที่ไหนหรือเมื่อไหร่ และให้ความโปร่งใสแก่ผู้จัดการโครงการในการตรวจสอบและติดตามโดยไม่รบกวนการทำงานของทีม

ProjectManager ช่วยด้วยการทำงานร่วมกันข้ามสายงานได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานสำหรับทีมแบบกระจาย ข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้ทีมข้ามสายงานทำงานร่วมกันได้ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนหรือทำงานอย่างไร มุมมองโครงการหลายแบบช่วยให้แต่ละแผนกทำงานได้ตามที่พวกเขาต้องการ ในขณะที่ผู้จัดการโครงการสามารถรับรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับความคืบหน้าและประสิทธิภาพการทำงานได้

ทำงานในมุมมองโปรเจ็กต์หลายรายการ

มุมมองโครงการหลายมุมมองหมายความว่าผู้จัดการที่ทำงานในลักษณะการวางแผนมากขึ้นสามารถใช้แผนภูมิ Gantt ซึ่งจัดระเบียบงานในรูปแบบที่มีโครงสร้างและตามลำดับ เชื่อมโยงการพึ่งพา การจัดลำดับความสำคัญ และเพิ่มเหตุการณ์สำคัญ จากนั้นพวกเขาสามารถตั้งค่าพื้นฐานเพื่อรวบรวมแผนโครงการ ดังนั้นเมื่อดำเนินการแล้ว พวกเขาสามารถตรวจสอบความแปรปรวนของโครงการและติดตามได้

จัดการการผลิตบน Kanban Boards

มุมมองคัมบังเหมาะสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่คล่องตัวในโครงการของคุณมากขึ้น เครื่องมือแสดงภาพนี้มีข้อมูลเดียวกันกับที่วางแผนไว้ใน Gantt แต่การ์ดที่แยกย่อยซึ่งเป็นงานที่วางอยู่ในคอลัมน์ที่กำหนดว่าวงจรการผลิตคืออะไร สมาชิกในทีมสามารถจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งได้ ผู้จัดการโครงการสามารถมองเห็นงานของตนได้และสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้ตามต้องการเพื่อให้ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ

ติดตามความคืบหน้าของทีมในงาน

การรู้ว่าใครทำงานอะไรช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจงานที่ได้รับมอบหมายได้ดีขึ้น พวกเขาสามารถดูที่ส่วนทีมของ ProjectManager เพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับงานของทุกคน จากนั้นใช้เครื่องมือการจัดการทรัพยากร เช่น แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีเพื่อสร้างสมดุลในการทำงาน และทำให้ทุกคนมีความสุขและมีประสิทธิผล มีแดชบอร์ดตามเวลาจริงที่ติดตามความคืบหน้าในขณะที่มันเกิดขึ้น

ทีมสามารถแสดงความคิดเห็นและแนบไฟล์กับงาน ซึ่งจะทริกเกอร์การแจ้งเตือนทางอีเมลและในแอปโดยอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงและการอัปเดต ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือทำงานเมื่อไหร่ ทุกคนก็อยู่ในหน้าเดียวกัน

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งสร้างขึ้นสำหรับทีมไฮบริด เครื่องมือของเราได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหน ทำงานอย่างไร หรือมีทักษะอะไรบ้าง เข้าร่วมกับผู้ใช้มากกว่า 35,000 รายที่ประสบความสำเร็จด้วยเครื่องมือของเราในองค์กรต่างๆ เช่น NASA, Siemens และ Nestles เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ ฟรี!