การกำกับดูแลข้อมูลสามารถพิสูจน์ความสำเร็จของเอเจนซี่ของคุณในอนาคตได้อย่างไร

ความสำคัญของการกำกับดูแลข้อมูลสำหรับหน่วยงาน

ในเกมความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่มีเดิมพันสูง เอเจนซี่การตลาดกำลังพบว่าตนเองตกเป็นเหยื่อหนี้สินที่อาจก่อให้เกิดหนี้สินนับล้าน หมดยุคแล้วที่การจับมือและความตั้งใจดีก็เพียงพอแล้ว ขณะนี้ ลูกค้าเรียกร้องให้เอเจนซี่นำเงินของตนไปไว้ในที่ที่พวกเขาพูด โดยบางบริษัทจะพิจารณาเฉพาะเอเจนซี่ที่ยินดีจ่ายเงิน 15 ล้านดอลลาร์หากพวกเขาคลำข้อมูลก้อนโต ไม่ใช่แค่การหลบเลี่ยงค่าปรับเท่านั้น เป็นการทดสอบสารสีน้ำเงินเพื่อดูว่าหน่วยงานต่างๆ ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอย่างจริงจังตามที่พวกเขาอ้างหรือไม่

สำหรับเอเจนซี่ สิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหา พวกเขาจะต้องก้าวข้ามเส้นแบ่งระหว่างการรักษาความปลอดภัยของธุรกิจและการจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีบุคคลที่สามอยู่รวมกัน

ดังนั้น เอเจนซี่จะต้องทำอย่างไรเมื่อลูกค้าเรียกร้องข้อผูกพันในการรับผิดตั้งแต่ “เพียง 5 ล้านดอลลาร์” ไปจนถึง 100 ล้านดอลลาร์ที่น่าจับตามอง

มีสิ่งหนึ่งที่ชัดเจน: เอเจนซี่ไม่สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายอีกต่อไป

หากคุณต้องการปกป้องเอเจนซี่ของคุณจากความหายนะทางการเงินและรักษาความไว้วางใจของลูกค้า คุณจะต้องให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลอย่างจริงจัง และนั่นเริ่มต้นด้วยการกำกับดูแลข้อมูลที่เหมาะสม

การกำกับดูแลข้อมูลคืออะไร?

การกำกับดูแลข้อมูลคือทุกสิ่งที่คุณทำเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความปลอดภัย เป็นส่วนตัว ถูกต้อง พร้อมใช้งาน และใช้งานได้

ในบริบทของเอเจนซี่ การกำกับดูแลข้อมูลเป็นแนวทางที่มีโครงสร้างในการจัดการข้อมูลลูกค้า ตัวชี้วัดแคมเปญ ข้อมูลเชิงลึกของกลุ่มเป้าหมาย และอื่นๆ นี่หมายถึงการทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทุกชิ้น ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ของลูกค้า ข้อมูลประชากรของผู้ชม หรือผลลัพธ์ของแคมเปญ ได้รับการจัดการด้วยความแม่นยำและปลอดภัยสูงสุด

แล้วทำไมคุณถึงต้องสนใจล่ะ?

มีเหตุผลดีๆ มากมายที่ต้องใส่ใจเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูล:

• คุณต้องการให้ลูกค้าไว้วางใจคุณมากพอที่จะทำธุรกิจร่วมกับคุณ
• คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณสามารถ รักษา ความไว้วางใจที่มอบให้กับคุณได้
• คุณต้องการหลีกเลี่ยงค่าปรับที่สูงชันสำหรับการไม่ปฏิบัติตาม GDPR
• คุณต้องการตัดสินใจอย่างมีจริยธรรมเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลของคุณ
• คุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณมีนั้นถูกต้องและเข้าถึงได้โดยบุคคลที่เหมาะสม

เพราะการทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถ ดึงข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น ตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น และมี ROI ที่ดีขึ้น สำหรับลูกค้าของคุณ

ทั้งหมดนี้ฟังดูเป็นเหตุผลที่น่าสนใจทีเดียวถ้าคุณถามฉัน

ที่มา: Midjourney. พร้อมท์: รูปภาพที่แสดงการกำกับดูแลข้อมูล

เริ่มต้นกับการกำกับดูแลข้อมูล

ตอนนี้ มีบางสิ่งที่เอเจนซี่ของคุณจำเป็นต้องคำนึงถึงก่อนจะลงมือทำสิ่งใดๆ การกำกับดูแลข้อมูลเป็นหนึ่งในสถานการณ์ประเภท "มองก่อนก้าวกระโดด" อย่างแน่นอน

ดังนั้นอย่าลืมหยุดถามคำถามต่อไปนี้:

1. เป้าหมายหลักของคุณสำหรับกรอบการกำกับดูแลข้อมูลคืออะไร?
เป็นการลดความเสี่ยง การปรับปรุงคุณภาพข้อมูล การปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรืออย่างอื่นหรือไม่? การทำความเข้าใจปัจจัยขับเคลื่อนหลักของคุณ ไม่ว่าจะเป็นด้านกฎระเบียบ การปฏิบัติงาน หรือเชิงกลยุทธ์ สามารถช่วยวางกรอบแนวทางการกำกับดูแลได้

2. คุณหรือคนในทีมของคุณมีความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมหรือไม่?
สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าคุณอยู่นอกลีกที่นี่หรือไม่ หากคุณไม่แน่ใจจริงๆ ต่อไปนี้เป็นแบบทดสอบคำถามเดียวเพื่อดูว่าคุณอยู่ที่ไหน:

ความแตกต่างระหว่างความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและความปลอดภัยของข้อมูลคืออะไร?

(หยุดยาว)

คุณต้องค้นหาคำจำกัดความหรือไม่?

หรือบางทีคุณอาจคิดว่ามันหมายถึงสิ่งเดียวกัน? (อย่ารู้สึกแย่ ลงเรือลำเดียวกันแล้ว ไม่นานมานี้)

ดังนั้นในกรณีที่คุณยังไม่ทราบคำตอบ:

​​ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เป็นเรื่องเกี่ยวกับการรับรองการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสมและมีจริยธรรมโดยให้แต่ละบุคคลควบคุมวิธีเข้าถึง ใช้ หรือแบ่งปันข้อมูลของตน ในทางกลับกัน ความปลอดภัยของข้อมูล คือวิธีการและกลไกที่ใช้เพื่อรักษาข้อมูลนั้นให้ปลอดภัยจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือภัยคุกคามจากภายนอก

แต่อย่างไรก็ตาม ประเด็นก็คือ คุณควรทำงานร่วมกับคนที่ รู้ความ แตกต่างระหว่างคำทั้งสองนี้ โดยหลักการแล้ว คือไม่มี Google

ดังนั้น หากคุณคิดว่าเอเจนซี่ของคุณสามารถใช้บุคคลที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่านี้อีกสักหน่อย คุณสามารถดูการทำงานร่วมกับบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการกำกับดูแลข้อมูลได้ (ใช่แล้ว เห็นได้ชัดว่า data-governance-as-a-service หรือ DGaaS เป็นของจริง) .

David Godlewski ซีอีโอของ Intelliverse กล่าวว่าหน่วยงานของเขาจ้างนักวิเคราะห์ข้อมูลที่ทุ่มเทให้กับการจัดการข้อมูลเพื่อช่วยรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนให้ปลอดภัย

“กระบวนการของเราเริ่มต้นด้วยการประเมินช่องโหว่และข้อกำหนดของข้อมูลอย่างพิถีพิถัน” Godlewski กล่าว “หลังจากทราบถึงความต้องการความเชี่ยวชาญในด้านที่สำคัญนี้ เราได้จ้างนักวิเคราะห์ข้อมูลที่มีพื้นฐานเฉพาะด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ การกำกับดูแลข้อมูล และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

“นักวิเคราะห์เหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการจัดทำ นำไปใช้ และติดตามนโยบายการจัดการข้อมูลของเรา”

หรือคุณสามารถรับการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับทีมของคุณเพื่อเร่งความเร็วได้ แต่ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีคนที่เหมาะสมเพื่อช่วยแนะนำเอเจนซี่ของคุณตลอดกระบวนการ เนื่องจากการสร้างกรอบงานการกำกับดูแลข้อมูลอาจยุ่งยากเล็กน้อยหากพูดให้น้อยที่สุด

การสร้างกรอบการกำกับดูแลข้อมูลสำหรับหน่วยงาน

มีขั้นตอนเบื้องต้นอีกขั้นตอนหนึ่งที่จำเป็นก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างกรอบงานการกำกับดูแลข้อมูลของคุณ และนั่นก็คือการดำเนินการตรวจสอบข้อมูล

ดำเนินการตรวจสอบข้อมูล

เมื่อดำเนินการตรวจสอบข้อมูล คุณจะสามารถเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานข้อมูลของคุณในปัจจุบันได้ดีขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าตอนนี้สิ่งต่างๆ อยู่ที่ไหน ซึ่งทำให้การทราบขั้นตอนถัดไปง่ายขึ้นมาก

กระบวนการตรวจสอบนี้เกี่ยวข้องกับการจัดทำรายการสินทรัพย์ข้อมูลทั้งหมดภายในหน่วยงานของคุณอย่างพิถีพิถัน เริ่มต้นด้วยการระบุแหล่งข้อมูลทุกแห่ง ไม่ว่าจะเป็นจากบันทึกลูกค้า ข้อมูลเชิงลึกทางการตลาด ข้อมูลธุรกรรม หรือสินทรัพย์ดิจิทัลอื่น ๆ ระบุด้วยว่าข้อมูลนี้เก็บไว้ที่ใด ไม่ว่าจะเป็นในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร หรือฐานข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณระบุแหล่งข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้ประเมินความละเอียดอ่อนของข้อมูล ข้อมูลประเภทต่างๆ มีระดับความไวที่แตกต่างกัน และควรได้รับการปฏิบัติตามนั้น ตัวอย่างเช่น รายละเอียดของลูกค้าส่วนบุคคลจะต้องมีการป้องกันในระดับที่สูงกว่าสถิติตลาดทั่วไป

Arham Khan เป็นผู้ร่วมก่อตั้ง Pixated เอเจนซี่การตลาดในสหราชอาณาจักร และภายในเอเจนซี่ของเขา การจัดประเภทข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญในกระบวนการจัดการข้อมูล

“เราจัดระเบียบข้อมูลของเราเป็นหมวดหมู่ตามมูลค่าที่มีต่อบริษัท จากนั้นอัปเดตการจำแนกเหล่านี้เมื่อและเมื่อมีการสร้าง เปลี่ยนแปลง ประมวลผล หรือถ่ายโอนข้อมูล” Khan กล่าว

“เรายังได้คิดค้นนโยบายหลายประการเพื่อรับประกันว่าการจำแนกประเภทเหล่านี้ไม่สามารถปลอมแปลงได้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะสมาชิกที่ได้รับสิทธิพิเศษในทีมเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลเพื่ออัปเกรดหรือดาวน์เกรดการจัดหมวดหมู่ของชุดใด ๆ ที่กำหนด”

การทำความเข้าใจและการจัดประเภทข้อมูลของคุณในลักษณะนี้จะช่วยเตรียมรากฐานสำหรับขั้นตอนต่อไปในกรอบการกำกับดูแล โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เกี่ยวข้องกับการปกป้องข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึง

พัฒนานโยบายและขั้นตอนการกำกับดูแลข้อมูล

แกนหลักของกรอบงานการกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพคือชุดของนโยบายและขั้นตอนที่แนะนำวิธีจัดการ เข้าถึง และปกป้องข้อมูล ต่อไปนี้เป็นนโยบายที่สำคัญที่สุดที่ควรรวมไว้เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลของคุณ:

1. นโยบายการเข้าถึงข้อมูล

ประการแรกและสำคัญที่สุด กำหนดแนวทางการควบคุมการเข้าถึงที่ชัดเจน กำหนดว่าใครในหน่วยงานสามารถเข้าถึงชุดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง โดยเน้นย้ำถึงความสำคัญของการเข้าถึงตามบทบาท สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นเท่านั้นที่สามารถดูหรือจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ การรวมเครื่องมือต่างๆ เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยสามารถเสริมการควบคุมเหล่านี้ให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

2. นโยบายคุณภาพข้อมูล

คุณจะต้องกำหนดมาตรฐานสำหรับความถูกต้องของข้อมูล ความครบถ้วน ความน่าเชื่อถือ และความทันเวลา นอกจากนี้ยังควรรวมถึงขั้นตอนต่างๆ เช่น การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การล้างข้อมูล และการแก้ไข

3. นโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

ผู้บริโภคในปัจจุบันตระหนักถึงสิทธิ์ดิจิทัลของตนมากขึ้น และการกำกับดูแลความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอาจเป็นความแตกต่างระหว่างการรักษาลูกค้าประจำและการสูญเสียความไว้วางใจ ไม่เพียงเท่านั้น หน่วยงานกำกับดูแลที่ควบคุมความเป็นส่วนตัวของข้อมูลยังจ่ายค่าปรับจำนวนมหาศาลให้กับบริษัทที่ยังไม่เข้มงวดอีกด้วย คุณคงไม่อยากเป็นเหมือน TikTok อย่างแน่นอน ซึ่งเมื่อต้นปีนี้ถูกปรับจนต้องอ้าปากค้างเป็นเงิน 345 ล้านยูโร ฐานไม่ปฏิบัติตาม GDPR

ดังที่กล่าวไปแล้ว นี่คือสิ่งที่คุณต้องพิจารณาเมื่อสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูล:

1. มุ่งสู่การเขียนที่ชัดเจนและรัดกุม ไม่จำเป็นต้องเพ้อฝันกับนักกฎหมายที่สับสนมากมาย เพียงเขียนกรมธรรม์ด้วยถ้อยคำธรรมดาและเรียบง่ายที่ทำให้เข้าใจง่าย
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรงไปตรงมาโดยระบุ:
   – ประเภทของข้อมูลที่คุณรวบรวม (ส่วนบุคคล ข้อมูลประชากร พฤติกรรม)
   – เหตุใดคุณจึงรวบรวมข้อมูล (การตลาด การปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ การแบ่งปันโดยบุคคลที่สาม)
   – วิธีที่คุณรวบรวมข้อมูล (คุกกี้ แบบฟอร์ม เครื่องมือของบุคคลที่สาม)
   – วิธีการจัดเก็บข้อมูล
   – ใครบ้างที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าคุณต้องการเก็บข้อมูลของพวกเขาไว้นานแค่ไหนและเกณฑ์ที่ใช้ในการกำหนดระยะเวลานี้ นอกจากนี้ หากคุณกำลังแบ่งปันข้อมูลกับบุคคลที่สาม ให้ระบุรายชื่อเหล่านั้น นอกจากนี้ อธิบายวัตถุประสงค์เบื้องหลังการแบ่งปันนี้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่สามเหล่านี้รักษาระดับการปกป้องข้อมูลเดียวกัน
3. หากคุณดำเนินธุรกิจทั่วโลก โปรดรับทราบเขตอำนาจศาลที่แตกต่างกันและข้อกำหนดเฉพาะของพวกเขา เช่น GDPR สำหรับยุโรป, CCPA สำหรับแคลิฟอร์เนีย เป็นต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของคุณสอดคล้องกับทุกภูมิภาคที่คุณดำเนินธุรกิจ
4. สุดท้ายนี้ คุณควรเน้นย้ำถึงสิทธิ์ที่ผู้ใช้มีเกี่ยวกับข้อมูลของพวกเขา ซึ่งรวมถึงการเข้าถึง การแก้ไข การลบ และสิทธิ์ในการคัดค้านการประมวลผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกระบวนการที่ตรงไปตรงมาสำหรับผู้ใช้ในการใช้สิทธิ์เหล่านี้ จัดให้มีช่องทางที่ชัดเจนสำหรับผู้ใช้ในการติดต่อหากมีคำถาม ข้อกังวล หรือคำขอที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของตน

นโยบายความเป็นส่วนตัวของ Agorapulse ระบุอย่างชัดเจนว่าข้อมูลใดบ้างที่ถูกรวบรวม และวิธีการและเหตุผลที่เราเก็บรวบรวมข้อมูลนั้น

“อย่าเพียงรวบรวมข้อมูลลูกค้าเพื่อประโยชน์เท่านั้น” Draven McConville ซีอีโอของ Klipboard กล่าว “รวบรวมเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น การส่งข้อความทางการตลาดที่ตรงเป้าหมายหรือการให้บริการลูกค้าที่ดีขึ้น มี ความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีที่คุณใช้ข้อมูล และเปิดโอกาสให้ลูกค้าเลือกไม่รับการรวบรวมข้อมูล”

ท้ายที่สุดแล้ว จุดประสงค์ของนโยบายความเป็นส่วนตัวของคุณคือการสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าและผู้บริโภค ดังนั้นโปรดคำนึงถึงเรื่องนี้เมื่อเขียน และคุณจะมาถูกทางแล้ว

นโยบายการเก็บรักษาและการลบข้อมูล

แง่มุมของการกำกับดูแลข้อมูลที่มักถูกมองข้ามคือนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาและการลบข้อมูล การรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลนั้นไม่เพียงพอ คุณต้องกำหนดด้วยว่าข้อมูลนั้นเกี่ยวข้องกันนานเท่าใด และควรล้างข้อมูลเมื่อใด กำหนดไทม์ไลน์ที่ชัดเจน โดยเฉพาะข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เพื่อให้แน่ใจว่าจะถูกลบอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป

หมายเหตุ: โปรดทราบว่าข้อมูลบางประเภทอาจมีระยะเวลาเก็บรักษาตามคำสั่งทางกฎหมายในเขตอำนาจศาลของคุณ ดังนั้น โปรดคำนึงถึงเรื่องนี้ด้วยเมื่อสร้างนโยบาย

นโยบายการปกป้องข้อมูล

การปกป้องข้อมูลในทุกจุด ไม่ว่าจะอยู่ระหว่างการเคลื่อนย้ายหรือพักอยู่ถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง การใช้อัลกอริธึมการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าแม้ว่าข้อมูลจะตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี ข้อมูลดังกล่าวก็ยังคงไม่สามารถเข้าใจได้และดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์

ต่อไปนี้คือรายการเพิ่มเติมบางส่วนที่คุณอาจต้องการรวมนโยบายการปกป้องข้อมูลของคุณ:

ข้อมูลที่เหลือ:
– ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ ใช้ระบบควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทเพื่อจำกัดการเข้าถึงตามหน้าที่งาน
– ใช้เทคนิคการเข้ารหัสขั้นสูงเพื่อปกป้องข้อมูลที่เก็บไว้ พิจารณาโซลูชันเช่น Transparent Data Encryption (TDE) สำหรับฐานข้อมูล
– กำหนดเวลาการสำรองข้อมูลตามปกติและรับรองว่าการสำรองข้อมูลเหล่านี้ได้รับการเข้ารหัสและเก็บไว้อย่างปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในหลายๆ ตำแหน่ง

ข้อมูลระหว่างทาง:
– ใช้โปรโตคอลการรับส่งข้อมูลที่ปลอดภัย เช่น TLS (Transport Layer Security) เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการเข้ารหัสขณะส่งผ่านเครือข่าย
– ส่งเสริมการใช้ Virtual Private Networks (VPN) เมื่อเข้าถึงข้อมูลบริษัทจากเครือข่ายที่ไม่ปลอดภัย เช่น Wi-Fi สาธารณะ
– สำหรับการถ่ายโอนที่ไม่จำเป็นหรือสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ต้องการข้อมูลทั้งหมด ให้ใช้การมาสก์ข้อมูลหรือปกปิดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหากเป็นไปได้

ความปลอดภัยทางกายภาพ:
– หากดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์จริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซิร์ฟเวอร์เหล่านั้นอยู่ในตำแหน่งที่ปลอดภัยและมีการเข้าถึงที่จำกัด ซึ่งรวมถึงการล็อคแบบไบโอเมตริก การเฝ้าระวัง และการแจ้งเตือนการบุกรุก
– ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแล็ปท็อป ฮาร์ดไดรฟ์ และอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบพกพาอื่นๆ ได้รับการเข้ารหัสและมีรหัสผ่านที่ปลอดภัย

เอเจนซี่ของคุณน่าจะมีสิ่งอื่น ๆ อีกมากมายที่จะรวมไว้ในนโยบายการปกป้องข้อมูลของคุณ แต่สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นจากพื้นฐานได้เป็นอย่างน้อย

นโยบายการละเมิดข้อมูล

แม้ว่าเป้าหมายคือการป้องกันการละเมิดข้อมูล แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแผนโดยละเอียดในกรณีที่เกิดขึ้น แผนการรับมือของคุณควรมีขั้นตอนการกักกัน การประเมิน การแจ้งเตือน และการกู้คืน

การกักกันทันที: ช่วงแรกหลังจากตรวจพบการละเมิดเป็นสิ่งสำคัญ กำหนดการดำเนินการทันทีเพื่อจำกัดการละเมิด เช่น การแยกระบบที่ถูกบุกรุกหรือปิดจุดเชื่อมต่อบางแห่งชั่วคราว

หลังจากจัดการภัยคุกคามในทันทีแล้ว คุณควรมองหาวิธีป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตเพิ่มเติม ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนรหัสผ่าน การแก้ไขช่องโหว่ หรือการอัปเดตไฟร์วอลล์

การประเมิน: ระบุว่ามีการเข้าถึงข้อมูลใดบ้าง เข้าถึงได้อย่างไร และระยะเวลาของการละเมิด เครื่องมือเช่นบันทึกของระบบอาจมีความสำคัญที่นี่ หรือคุณอาจพิจารณาร่วมมือกับบริษัทรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์เพื่อค้นหาหลักฐานทางนิติวิทยาศาสตร์

การแจ้งเตือน: กำหนดเวลาและวิธีแจ้งผู้ได้รับผลกระทบ ซึ่งรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน ลูกค้า และประชาชนทั่วไป หากจำเป็น จัดทำข้อความที่ชัดเจน โปร่งใส และสร้างความมั่นใจล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดในช่วงวิกฤต

คุณต้องเข้าใจภาระหน้าที่ในการรายงานภายใต้ข้อบังคับ เช่น GDPR หรือ CCPA ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีขั้นตอนในการรายงานต่อเจ้าหน้าที่อย่างทันท่วงทีเมื่อจำเป็น

การฟื้นตัว: หลังจากจัดการกับวิกฤติที่เกิดขึ้นแล้ว ให้ทบทวนเหตุการณ์ในเชิงลึก ทำความเข้าใจต้นตอของมัน เรียนรู้จากความผิดพลาด และปรับแผนการตอบสนองของคุณให้เหมาะสม เพื่อไม่ให้มันเกิดขึ้นอีก

ด้วยการสร้างนโยบายและขั้นตอนการละเมิดข้อมูล คุณสามารถเตรียมพร้อมล่วงหน้าด้วยขั้นตอนเชิงรุกในการลดความเสียหาย และแผนในการคืนความไว้วางใจหากมีการละเมิดเกิดขึ้น

การฝึกอบรมและการศึกษา

ในบริบทของเอเจนซี่ ทุกแคมเปญ ทุกกลยุทธ์ ขึ้นอยู่กับการทำงานร่วมกัน เช่นเดียวกับการกำกับดูแลข้อมูล จำเป็นที่ทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการบัญชีไปจนถึงผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ จะต้องเข้าใจและให้คุณค่ากับบทบาทของการกำกับดูแลข้อมูล การรับรองร่วมกันของพวกเขาเป็นกุญแจสำคัญในการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จไปสู่วัฒนธรรมที่ใส่ใจข้อมูลภายในเอเจนซี่ของคุณ

ที่มา: สร้างโดยใช้ Midjourney โดยใช้ข้อความแจ้งด้านล่าง
มือจับมืออีกข้างหนึ่งด้วยการซ้อนทับแบบดิจิทัล ซึ่งแสดงถึงการทำงานร่วมกันในการกำกับดูแลข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการแนะนำโปรแกรมการเริ่มต้นใช้งานที่ครอบคลุมสำหรับพนักงานใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะรับทราบนโยบายการกำกับดูแลข้อมูลของเอเจนซี่ของคุณตั้งแต่วันแรก ความเข้าใจพื้นฐานนี้จะกำหนดระดับความจริงจังและความมุ่งมั่นที่คาดหวังเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

แต่การเริ่มต้นใช้งานเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ควรกำหนดการฝึกอบรมตามปกติตลอดทั้งปี เซสชันเหล่านี้ไม่เพียงแต่ครอบคลุมหลักการพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังครอบคลุมถึงความแตกต่างของการกำกับดูแลข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว

Tristan Harris ผู้จัดการฝ่ายสร้างอุปสงค์ของ Thrive Marketing Agency กล่าวว่าการสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมภายในที่มีประสิทธิภาพช่วยให้หน่วยงานของเขาใช้กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

“เราได้ฝึกอบรมสมาชิกในทีมทุกคนเกี่ยวกับหลักปฏิบัติในการจัดการข้อมูล โดยสร้างความเข้าใจแบบองค์รวมเกี่ยวกับแง่มุมที่สำคัญนี้ทั่วทั้งหน่วยงานของเรา แทนที่จะจำกัดไว้เฉพาะกลุ่มนักวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับการคัดเลือกเท่านั้น” Harris กล่าว

“การฝึกอบรมครอบคลุมมากกว่าการจัดการข้อมูลขั้นพื้นฐาน โดยครอบคลุมแนวคิดเรื่องความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูล และการใช้ข้อมูลอย่างมีจริยธรรม กระบวนการที่เข้มงวดนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลและการจัดการความเป็นส่วนตัวที่เหมาะสมที่สุด”

การสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมเชิงลึกสำหรับพนักงานตัวแทนยังสามารถช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงความสำคัญของบทบาทของตนในกรอบการทำงานด้านความปลอดภัยที่ใหญ่ขึ้น และส่งเสริมวัฒนธรรมที่คำนึงถึงความปลอดภัย ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะรู้สึกมีอำนาจที่จะแจ้งข้อกังวลและช่วยระมัดระวังต่อภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น

การทำให้ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นความรับผิดชอบร่วมกัน หน่วยงานของคุณไม่เพียงแต่จะเสริมสร้างการป้องกันการละเมิด แต่ยังสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของ และท้ายที่สุดคือโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การจัดการผู้ขาย

เป็นไปได้ว่าเอเจนซี่ของคุณต้องอาศัยผู้จำหน่ายบุคคลที่สามสำหรับบริการต่างๆ ซึ่งหมายความว่าห่วงโซ่การกำกับดูแลข้อมูลขยายไปไกลกว่าขอบเขตของเอเจนซี่ของคุณ เมื่อเป็นพันธมิตรกับผู้จำหน่ายรายใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจการจัดการข้อมูลและหลักปฏิบัติด้านความปลอดภัยอย่างถ่องแท้ก่อนลงนามข้อตกลงตามสัญญา

ใช้เวลาในการประเมินนโยบายความปลอดภัยของข้อมูล พวกเขาสอดคล้องกับของคุณหรือไม่? มีความแข็งแกร่งเพียงพอหรือไม่เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณอาจแบ่งปันด้วยจะได้รับการปกป้องตามมาตรฐานเดียวกับที่คุณยึดถือ

คุณจะต้องดูข้อตกลงทางกฎหมายของคุณกับผู้ขายแต่ละรายด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกสัญญาที่ทำกับผู้ขายได้กำหนดข้อกำหนดการปกป้องข้อมูลไว้อย่างชัดเจน ข้อเหล่านี้ควรระบุถึงความรับผิดชอบของผู้จำหน่ายในแง่ของการจัดการข้อมูล การจัดเก็บ และการป้องกัน พวกเขาควรกำหนดการแบ่งสาขาในกรณีที่มีการละเมิดหรือไม่ปฏิบัติตาม

ตัวอย่างที่ดีของเรื่องนี้คือ Google Cloud Trust Center มีทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ในรูปแบบที่เรียบง่ายและเข้าถึงได้ง่าย และมีคำตอบสำหรับคำถามหรือข้อกังวลที่คุณอาจมีเกี่ยวกับหลักปฏิบัติด้านความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว

ความโปร่งใสและตรงไปตรงมาในลักษณะนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจ และในที่สุดจะทำให้การทำงานร่วมกับผู้ขายรายอื่นง่ายขึ้น

นอกจากนี้ ควรมีแผนในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลอยู่เสมอ ในสถานการณ์ที่ความสัมพันธ์ของผู้ขายสิ้นสุดลง หรือบริการถูกเปลี่ยนไปยังบุคคลอื่น ควรมีขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับวิธีถ่ายโอน จัดเก็บ หรือลบข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่างเกิดขึ้นในห่วงโซ่การกำกับดูแลข้อมูลระหว่างการเปลี่ยนแปลง

ติดตาม ทบทวน และปรับเปลี่ยน

การจัดตั้งกรอบการกำกับดูแลข้อมูลไม่ใช่เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการดำรงอยู่ที่ต้องได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง ซึ่งหมายความว่าคุณควรมีการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อช่วยระบุช่องว่างหรือความไร้ประสิทธิภาพในกรอบงานการกำกับดูแลข้อมูลของคุณ

สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือวงจรป้อนกลับ สมาชิกในทีมทุกคน ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานระดับเริ่มต้น ควรมีช่องทางในการรายงานความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ให้ข้อมูลเชิงลึก หรือเสนอแนะการปรับปรุง

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทบทวนกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลของคุณตามกฎหมายใหม่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม และความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี สิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะนำไปสู่การปรับเปลี่ยนแนวทางของคุณเป็นครั้งคราว แต่ท้ายที่สุดแล้วจะทำให้มั่นใจได้ว่ากรอบงานของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดและมีประสิทธิภาพ

ทำให้การกำกับดูแลข้อมูลมีความสำคัญสูงสุด

ข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่มีค่า และการปกป้องข้อมูลควรเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับเอเจนซี่ที่ต้องการติดตามสิ่งที่ผู้บริโภคและลูกค้าคาดหวังจากบริษัทที่พวกเขาโต้ตอบด้วย ด้วยการสร้างกรอบการกำกับดูแลข้อมูลที่ครอบคลุม หน่วยงานไม่เพียงแต่ปกป้องชื่อเสียงของตนและปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังรับประกันการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพและมีข้อมูลมากขึ้นอีกด้วย และเวลาที่ลงทุนในการตั้งค่าโครงสร้างนี้จะคุ้มค่ากับความอุ่นใจและความไว้วางใจที่จะสร้างขึ้นร่วมกับลูกค้าของคุณ

ต้องการเครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดียที่คุณวางใจได้เพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยหรือไม่? Agorapulse ใช้วิธีการรักษาความปลอดภัยหลายวิธี รวมถึงการเข้ารหัสด้วย TLS การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย และโซลูชันการตรวจจับการบุกรุก เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของลูกค้าของเราปลอดภัยตลอดเวลา ตรวจสอบรายการโปรโตคอลความปลอดภัยทั้งหมดที่เราใช้ หรือดีกว่านั้น จองการสาธิตกับสมาชิกในทีมของเรา เพื่อให้พวกเขาสามารถตอบคำถามใดๆ ที่คุณอาจมี