ความสำคัญของการกำกับดูแลข้อมูลสำหรับธุรกิจ

เหมือนกับที่บรรณารักษ์มีหน้าที่ในการจัดระเบียบหนังสือจำนวนมาก องค์กรต้องมีโปรโตคอลที่กำหนดไว้สำหรับการจัดการข้อมูลทางธุรกิจของตน การไม่สามารถค้นหาหรือปกป้องข้อมูลได้ทำให้เป็นแบบอย่างที่เป็นอันตราย นั่นคือเหตุผลที่การกำกับดูแลข้อมูลมีความสำคัญสำหรับองค์กรใดๆ

โดยไม่คำนึงถึงขนาดของธุรกิจของคุณ หรือไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมระยะไกลหรือไฮบริด สถานภาพที่ดีขององค์กรของคุณขึ้นอยู่กับความปลอดภัยและคุณภาพของข้อมูลของคุณ

การกำกับดูแลข้อมูลคืออะไร?

การกำกับดูแลข้อมูลทำให้องค์กรมีกรอบการทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลพร้อมใช้งาน ใช้งานได้ สอดคล้องกันและปลอดภัย ซึ่งรวมถึงการสร้างมาตรฐานข้อมูลและกระบวนการที่รับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพ เป้าหมายของการกำกับดูแลข้อมูลคือการรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล คุณภาพของข้อมูล และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การกำกับดูแลข้อมูลเป็นแบบองค์รวมโดยเกี่ยวข้องกับบุคลากร กระบวนการ และเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์กร มีหน้าที่ในการสร้างการใช้ข้อมูลอย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร ในการทำเช่นนี้ กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลจะใช้แนวทางปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการจัดการเป็นสินทรัพย์และถูกสร้างให้เป็นข้อมูลที่มีความหมาย

กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลคืออะไร?

กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลกำหนดวิธีการกำหนด จัดเก็บ และเข้าถึงข้อมูลในองค์กร ดังนั้น การสร้างกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลหมายถึงการสร้างกรอบการจัดการข้อมูลที่กำหนดข้อกำหนด ขั้นตอน บทบาท และความรับผิดชอบสำหรับวงจรชีวิตของข้อมูลทั้งหมด

การกำกับดูแลข้อมูลเป็นธุรกิจที่จริงจังซึ่งต้องมีการควบคุมคุณภาพอย่างเข้มงวด ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่มีเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง การอนุมัติ และระบบอัตโนมัติของงานที่ทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำอย่างถูกต้องและบุคคลที่เหมาะสมกำลังอนุมัติ ตั้งค่าทริกเกอร์และการดำเนินการเพื่อทำให้งานยุ่งเป็นอัตโนมัติและมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ ฟรี!

บทบาทการกำกับดูแลข้อมูล

แน่นอน กลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลจะไม่ดำเนินการเอง นั่นคือเวลาที่สมาชิกในทีมการกำกับดูแลข้อมูลเข้ามา นี่คือภาพรวมโดยย่อของบทบาทหลักที่เกี่ยวข้องในการสร้างและจัดการรูปแบบการกำกับดูแลข้อมูล

• หัวหน้าเจ้าหน้าที่ข้อมูล: หัวหน้าเจ้าหน้าที่ข้อมูลหรือหัวหน้าฝ่ายจัดการข้อมูลดูแลโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลในระดับผู้บริหาร ความรับผิดชอบหลักของ CDO ได้แก่ การกำหนดกรอบการกำกับดูแลข้อมูลและการรักษาความปลอดภัยด้านเงินทุนและบุคลากรสำหรับโครงการ
• เจ้าของข้อมูล: เจ้าของข้อมูลมีหน้าที่รวบรวมและกำหนดข้อกำหนดข้อมูลสำหรับพื้นที่รับผิดชอบเฉพาะภายในองค์กร จากนั้นพวกเขาจะสื่อสารข้อกำหนดเหล่านั้นไปยังผู้ดูแลข้อมูล ซึ่งจะคอยตรวจสอบวงจรชีวิตข้อมูล
• สจ๊วตข้อมูล: ผู้ดูแลข้อมูลทำให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐานการจัดการข้อมูลที่กำหนดไว้และข้อกำหนดที่กำหนดโดยเจ้าของข้อมูล บุคคลนี้จะตรวจสอบกระบวนการและแนะนำการปรับปรุงตามความจำเป็น บ่อยครั้งด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศ บทบาทของพวกเขาสามารถแบ่งออกเป็นสจ๊วตข้อมูลธุรกิจและสจ๊วตข้อมูลทางเทคนิค
• สถาปนิกข้อมูล: สถาปนิก ข้อมูลสร้างแบบจำลองข้อมูลและกำหนดวิธีการจัดเก็บ เข้าถึง และบูรณาการข้อมูลโดยระบบไอทีตามทิศทางของเจ้าของข้อมูลและผู้ดูแลข้อมูล
• ตัวจัดการคุณภาพข้อมูล: ตามชื่อของเขา ผู้จัดการคุณภาพข้อมูลจะจัดการปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพข้อมูล เช่น ตัวชี้วัดคุณภาพ วิธีการ มาตรฐาน และแนวทาง พวกเขาทำงานอย่างใกล้ชิดกับเจ้าของข้อมูลและสจ๊วต
• ตัวจัดการเอกสารข้อมูล: ตัวจัดการ เอกสารข้อมูลจะบันทึกทุกอย่างเกี่ยวกับเฟรมเวิร์กการกำกับดูแลข้อมูล รวมถึงข้อกำหนดของข้อมูล มาตรฐาน บทบาทและความรับผิดชอบ

หลักการกำกับดูแลข้อมูล

หลักการกำกับดูแลข้อมูลเหล่านี้ใช้กับกลยุทธ์การกำกับดูแลข้อมูลใดๆ และทำหน้าที่เป็นกฎเกณฑ์สำหรับการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

ความรับผิดชอบ

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกควบคุมเพื่อสนับสนุนเป้าหมายทางธุรกิจ จะต้องมีความรับผิดชอบ ระบบการกำกับดูแลข้อมูลไม่เพียงแต่เปิดใช้งานและทำงานโดยไม่มีการกำกับดูแลเท่านั้น ต้องมีเจ้าของข้อมูลและผู้ดูแลข้อมูลที่ได้รับมอบหมายให้จัดการ ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับคุณภาพของข้อมูล

ความโปร่งใส

ในการจัดการข้อมูล ความโปร่งใสประกอบด้วยการสร้างกรอบงานซึ่งข้อมูลจะถูกส่งไปยังสมาชิกในทีมอย่างชัดเจน เพื่อให้พวกเขาทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใดๆ

ในการกำกับดูแลข้อมูล ควรมีพื้นฐานในการวัดผลด้วย หากไม่มีข้อมูลพื้นฐาน การอ้างอิงใดๆ จะไม่ยึดติดกับบริบท ดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์ในแง่ของความโปร่งใสหรือการปรับปรุง วิธีคิดที่ดีในการกำกับดูแลข้อมูลคือการเปรียบกับการควบคุมคุณภาพ ซึ่งทั้งสองอย่างนี้มีบทบาทสำคัญในการจัดการคุณภาพโดยรวม

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

นอกจากนี้ยังอาจมีความเสี่ยงจากการละเมิดกฎระเบียบ ค่าปรับในลักษณะดังกล่าวสามารถหลีกเลี่ยงได้ก็ต่อเมื่อมีความโปร่งใสในข้อมูลเพื่อช่วยนำทางองค์กรไปทางด้านขวาของขอบเขตทางกฎหมายที่อาจซับซ้อน

การดูแลข้อมูล

ผู้ดูแลข้อมูลมีหน้าที่หลักในการทำให้แน่ใจว่าคุณภาพของข้อมูลยังคงสูง ซึ่งหมายความว่าถูกต้อง เข้าถึงได้ สม่ำเสมอ สมบูรณ์ และอัปเดต ผู้ดูแลข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นบุคคลธรรมดา แต่เป็นทีมงานที่ได้รับมอบหมายให้มีหน้าที่ดูแลการกำกับดูแลข้อมูล

ทีมงานมักจะประกอบด้วยผู้ดูแลระบบฐานข้อมูล นักวิเคราะห์ธุรกิจ และบุคลากรอื่นๆ ที่เข้าใจบริบทของข้อมูลภายในองค์กร ผู้ดูแลข้อมูลทำงานร่วมกับผู้ที่จัดการวงจรชีวิตข้อมูลโดยรวมเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสอดคล้องกับนโยบายการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร

มาตรฐานคุณภาพข้อมูล

คุณภาพข้อมูลเป็นตัวขับเคลื่อนสำหรับงานกำกับดูแลข้อมูลส่วนใหญ่ คุณภาพหมายถึงความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และความสม่ำเสมอของโครงสร้างข้อมูลทั้งหมดขององค์กร ส่วนหนึ่งของคุณภาพของข้อมูลคือการขัดข้อมูลหรือการล้างข้อมูล ซึ่งระบุ เชื่อมโยง และลบข้อมูลที่ซ้ำกัน

การรักษาคุณภาพข้อมูลของแผนการกำกับดูแลข้อมูลใด ๆ จำเป็นต้องมีเครื่องมือแก้ไขข้อมูล เครื่องมือขุดข้อมูล เครื่องมือสร้างความแตกต่างของข้อมูล เครื่องมือเชื่อมโยงข้อมูล เวิร์กโฟลว์ และเครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือการกำกับดูแลข้อมูล

เครื่องมือซอฟต์แวร์สามารถช่วยให้บริษัทของคุณปฏิบัติตามแนวทางการกำกับดูแลข้อมูลที่ดีได้ ตรวจสอบรายการสั้น ๆ ด้านล่างนี้ของซอฟต์แวร์การกำกับดูแลข้อมูลทั่วไปบางส่วน

• Azure Purview: Azure Purview เป็นผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ที่ให้การกำกับดูแลข้อมูลที่เป็นหนึ่งเดียว มันสามารถค้นหาข้อมูลโดยอัตโนมัติ จัดทำแผนที่รวมของสินทรัพย์ข้อมูลของคุณและอีกมากมาย
• Collibra: Collibra เป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อจัดทีมของคุณด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง สามารถปรับขนาดได้บนคลาวด์ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานง่ายและสถาปัตยกรรมแบบเปิดและยืดหยุ่นที่เชื่อมต่อแอปข้อมูล
• SAP Master Data Governance: SAP Master Data Governance เป็นแอปสำหรับการจัดการข้อมูลที่สร้างกลยุทธ์ข้อมูลหลักที่สอดคล้องกันทั่วทั้งโดเมนของคุณ ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลขององค์กร เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล และลดต้นทุน

ประโยชน์ของการกำกับดูแลข้อมูล

มีเป้าหมายมากมายที่กำหนดผ่านการกำกับดูแลข้อมูลและคะแนนการเดินทางโดยรวมของธุรกิจ เป้าหมายที่ใหญ่กว่าคือการช่วยให้คนในองค์กรยอมรับกระบวนการกำกับดูแลข้อมูล ประโยชน์บางประการมีดังต่อไปนี้

ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ

การกำกับดูแลข้อมูลที่ดีจะช่วยในการตัดสินใจ จะทำให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจมีความมั่นใจมากขึ้น เพราะพวกเขากำลังตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่สม่ำเสมอและเชื่อถือได้

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

นอกจากนี้ยังอาจมีความเสี่ยงจากการละเมิดกฎระเบียบ ค่าปรับในลักษณะดังกล่าวสามารถหลีกเลี่ยงได้ก็ต่อเมื่อมีความโปร่งใสในข้อมูลเพื่อช่วยนำทางองค์กรไปทางด้านขวาของขอบเขตทางกฎหมายที่อาจซับซ้อน

ความปลอดภัย

เป้าหมายหลักของแผนการกำกับดูแลข้อมูลคือความปลอดภัย ซึ่งรวมถึงการกำหนดและการตรวจสอบข้อกำหนดสำหรับนโยบายการกระจายข้อมูล แต่ยังรวมถึงการเฝ้าระวังการโจมตีทางไซเบอร์ภายนอก ความล้มเหลวของอุปกรณ์ภายใน หรือการขัดข้องที่อาจส่งผลต่อข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ทั้งหมดนี้ควรอยู่ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ซึ่งบริษัทไม่ควรขาด

การทำกำไร

ไม่เป็นความลับที่ข้อมูลสามารถสร้างรายได้ และการกำกับดูแลข้อมูลช่วยให้เกิดประโยชน์สูงสุดจากรายได้ที่เป็นไปได้นั้น มีศักยภาพเสมอที่ข้อมูลของบริษัทหนึ่งๆ จะทำเงินได้ และศักยภาพนั้นก็มีแนวโน้มที่จะรับรู้ผ่านการกำกับดูแลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

ความรับผิดชอบ

เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกควบคุมเพื่อสนับสนุนเป้าหมายเหล่านี้และอื่น ๆ จะต้องมีความรับผิดชอบ ระบบไม่เพียงแค่เปิดเครื่องและทำงานโดยไม่มีการควบคุมดูแล ต้องมีบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้จัดการ ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับคุณภาพของข้อมูล

การบำรุงรักษาอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลจะต้องได้รับการจัดการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายใดๆ ดังนั้นการมีแผนการกำกับดูแลข้อมูลจะช่วยให้ผู้บังคับบัญชามีวิธีการที่จะบรรลุเป้าหมายตามที่องค์กรได้ตัดสินใจไว้ โดยปกติ แผนการกำกับดูแลข้อมูลใด ๆ ควรมีประสิทธิภาพ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ต้องเหยียบถนนเส้นเดิมซ้ำ 2 ครั้งหรือปรับปรุงบางอย่างที่ยังคิดไม่ถึง

ความพร้อมใช้งาน

การมีข้อมูลพร้อมสำหรับทุกคนที่ต้องการในองค์กรจะทำให้พนักงานดีขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น ยิ่งต้องเคลียร์อุปสรรคน้อยลงเท่าไร ยิ่งข้อมูลมีความปลอดภัยและแม่นยำมากเท่าไร ผลงานที่ได้รับก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

ความสามารถในการวัดได้

ในการกำกับดูแลข้อมูล ควรมีพื้นฐานในการวัดผลด้วย หากไม่มีข้อมูลพื้นฐาน การอ้างอิงใดๆ จะไม่ยึดติดกับบริบท ดังนั้นจึงไม่มีประโยชน์ในแง่ของการปรับปรุง วิธีคิดที่ดีในการกำกับดูแลข้อมูลคือการเปรียบกับการควบคุมคุณภาพ ซึ่งทั้งสองอย่างนี้มีบทบาทสำคัญในการจัดการคุณภาพโดยรวม

การกำกับดูแลข้อมูลเป็นวินัยที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ ประเมิน จัดการ ใช้ ตรวจสอบ ปรับปรุง รักษา และปกป้องข้อมูล การกำกับดูแลข้อมูลมีเป้าหมายที่แท้จริงในการตัดสินใจเกี่ยวกับสิทธิ์ที่ตกลงร่วมกันและความรับผิดชอบของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล

การนำ Data Governance ไปปฏิบัติ

ขั้นตอนแรกในการนำธรรมาภิบาลข้อมูลไปใช้ในองค์กรใด ๆ คือการตัดสินใจเลือกเจ้าของกระบวนการ ผู้ดูแลซึ่งจะดูแลมัน หรือที่เรียกว่าผู้ดูแลข้อมูล บุคคลหรือทีมนี้จะช่วยกำหนดกระบวนการในการจัดเก็บ จัดเก็บ สำรอง และปกป้องข้อมูลจากปัญหาภายใน การโจรกรรม หรือการโจมตี

ชุดของมาตรฐานและขั้นตอนต่างๆ ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อค้นหาวิธีการใช้ข้อมูลโดยบุคลากรที่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ยังมีชุดของการควบคุมและขั้นตอนการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าการกำกับดูแลยังคงดำเนินต่อไปและสอดคล้องกับนโยบายของบริษัทและรัฐบาล

กระบวนการต่อเนื่อง

การกำกับดูแลข้อมูลไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาแบบครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่มีการตรวจสอบ รายงาน และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ทันสมัยอยู่เสมอด้วยมาตรฐานทางเทคโนโลยี กฎระเบียบ และอุตสาหกรรม

เพื่อให้บรรลุผลทั้งหมดนี้ ทีมงานได้รวมตัวกันเพื่อใช้นโยบายและขั้นตอนในการจัดการข้อมูล ทีมสามารถประกอบด้วยบุคคลหลากหลาย ตั้งแต่ผู้จัดการธุรกิจไปจนถึงผู้จัดการข้อมูล พนักงานคนอื่นๆ และแม้แต่ผู้ใช้ปลายทางที่เกี่ยวข้อง

ProjectManager ช่วยกำกับดูแลข้อมูลอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งสามารถช่วยคุณจัดการการกำกับดูแลข้อมูลและค้นหาความเสี่ยง ปัญหา และภัยคุกคามได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เครื่องมือบนระบบคลาวด์ของเรามีการทำงานร่วมกันเป็นแกนหลักในการเชื่อมต่อทีมไฮบริดของคุณด้วยมุมมองโครงการที่หลากหลาย เพื่อช่วยพวกเขาไม่ว่าพวกเขาจะทำงานที่ไหนหรืออย่างไร

สร้างแผนการกำกับดูแลข้อมูลบนแผนภูมิแกนต์

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดการข้อมูลของคุณ คุณต้องนำข้อมูลของคุณไปใช้ด้วยแผนภูมิแกนต์ แผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของเราจะรวบรวมงานที่จำเป็นทั้งหมดของคุณเพื่อปรับใช้การกำกับดูแลข้อมูลของคุณให้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถเชื่อมโยงการพึ่งพา ตั้งค่าเหตุการณ์สำคัญเพื่อช่วยคุณติดตามความคืบหน้า และแม้แต่กรองเส้นทางวิกฤต เมื่อเสร็จแล้ว ให้ตั้งค่าพื้นฐานของคุณเพื่อตรวจสอบความแปรปรวนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในเส้นทางเสมอ

ติดตามแผนของคุณแบบเรียลไทม์

เมื่อคุณนำการกำกับดูแลข้อมูลไปใช้แล้ว คุณจะต้องติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของมัน แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราช่วยให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที บันทึกข้อมูลโครงการโดยอัตโนมัติ ประมวลตัวเลข และแสดงผลลัพธ์ในแผนภูมิที่มีสีสันซึ่งติดตามเมตริก 6 รายการ ติดตามความคืบหน้า ประสิทธิภาพ และช่วยให้คุณระบุปัญหาและจัดการได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าแดชบอร์ดด้วยซ้ำ ก็พร้อมเมื่อคุณพร้อม

สร้างรายงานในไม่กี่วินาทีเพื่อการจัดการที่ดีขึ้น

รายงานแบบคลิกเดียวของเราจะเจาะลึกข้อมูลมากยิ่งขึ้น รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อเน้นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการสำรวจเพื่อค้นหาโอกาสในการปรับปรุงหรือเพียงแค่อัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ง่ายต่อการแบ่งปันรายงานเป็นไฟล์แนบ PDF หรือแม้แต่พิมพ์ออกมา

การกำกับดูแลข้อมูลอาศัยแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว ซอฟต์แวร์ของเราอัปเดตการดูโปรเจ็กต์ทั้งหมดแบบเรียลไทม์ เพื่อให้ทุกคนทำงานกับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ การแจ้งเตือนทางอีเมลและการแจ้งเตือนในแอปช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันและทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุด การกำกับดูแลข้อมูลมีความสำคัญและเครื่องมือที่คุณใช้ก็มีความสำคัญเช่นกัน

ข้อมูลเป็นสัดส่วนหลักขององค์กรใดๆ จะต้องได้รับการดูแลอย่างปลอดภัยแต่ยังแบ่งปันตามช่องทางที่เหมาะสมได้อย่างง่ายดาย นั่นเป็นโปรเจ็กต์ที่ซับซ้อน ซึ่งต้องการเครื่องมือสำหรับงาน ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์ที่ให้คุณวางแผน ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูลของคุณ ทดลองใช้ฟรีวันนี้ด้วยการทดลองใช้ 30 วันนี้