การตอบกลับ RFP ที่มีประสิทธิภาพ: วิธีการร่างการตอบกลับคำขอข้อเสนอที่ยึดลูกค้าใหม่

การขอข้อเสนอเป็นเอกสารการพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีข้อมูลที่สำคัญและเกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการที่คุณต้องทำให้เสร็จ

อะไรจะดีไปกว่านั้น เราได้เขียนอย่างละเอียดถี่ถ้วนเกี่ยวกับวิธีสร้าง RFP แบบละเอียด จัดการกับคำถามทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการเขียน RFP และสิ่งที่ควรมี คู่มือนี้มีข้อมูลเชิงลึกว่า RFP คืออะไร มีความสำคัญ และเหมาะสมกับโลกของธุรกิจ การตลาด และการออกแบบอย่างไร

อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ เรากำลังเปลี่ยนเกียร์และบอกเอเจนซีถึงวิธีเขียนการตอบกลับ RFP ที่สมบูรณ์แบบ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขารักษาความปลอดภัยลูกค้าได้มากขึ้น

แต่ก่อนอื่น มีข้อควรพิจารณาดังนี้

การตอบกลับ RFP ของคุณไม่จำเป็นต้องดีเท่ากับ RFP ของลูกค้า มันต้อง ดีกว่า นี้แน่ๆ

และนั่นน่าจะสมเหตุสมผลสำหรับคุณ บริษัทที่กำลังตัดสินใจว่าจะจ้างผู้รับเหมารายใดต้องเลือกบริษัทที่ดีที่สุดจากคำขอตอบรับข้อเสนอจำนวนมาก

การสร้างข้อเสนอที่สร้างผลกระทบซึ่งแสดงให้เห็นคุณค่าของบริษัทและแคมเปญหรืองานที่คุณสามารถทำได้เพื่อลูกค้า แสดงว่าคุณได้ทำให้ชีวิตของลูกค้าง่ายขึ้นแล้ว ซึ่งเป็นเป้าหมาย สูงสุดใน การจ้างโครงการจากภายนอก

ข่าวดี? คุณสามารถปรับปรุงการเขียนการตอบกลับ RFP ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและเข้าถึงลูกค้าได้มากขึ้นโดยทำตามคำแนะนำที่มีประโยชน์นี้

กระบวนการเสนอราคาและคัดเลือก RFP ทำงานอย่างไร

เพื่อให้เข้าใจวิธีสร้างการตอบสนองที่ดีที่สุดต่อ RFP คุณต้องเข้าใจกระบวนการทั้งหมดก่อน

ก่อนที่คุณจะมีส่วนร่วม บริษัทจะสร้างคำขอสำหรับข้อเสนอโดยสรุปโครงการ งบประมาณ วิสัยทัศน์ในอุดมคติ และข้อมูลที่ต้องการเห็นในการตอบกลับ จากนั้นส่งไปยังผู้ขายและผู้รับเหมารายต่างๆ หากโชคดี คุณจะเป็นหนึ่งในผู้รับ

หน่วยงานที่สนใจในการทำงานในโครงการจะสร้างข้อเสนอส่วนบุคคล เฉพาะเจาะจงสำหรับลูกค้าเป้าหมาย โครงการและข้อมูลที่ร้องขอ และส่งคำตอบนั้นภายในวันที่ครบกำหนด

จากนั้นบริษัทต่างๆ จะตรวจสอบข้อเสนอ เลือกผู้สมัครให้แคบลง เลือกข้อเสนอที่ดีที่สุด และเริ่มมีส่วนร่วมกับหน่วยงานที่เป็นไปได้เพื่อดูว่าพวกเขาจะเหมาะสมกับโครงการในมือหรือไม่ นี่เป็นช่วงเวลาที่ผู้ส่งคำตอบสั้น ๆ สามารถถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อปรับกลยุทธ์ที่เสนอได้

หากคุณได้มาถึงขั้นตอนนี้แล้ว ให้นึกถึงคำถามที่คุณถามผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณ เนื่องจากสิ่งนี้ยังคงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการคัดเลือก เช่นเดียวกับการสัมภาษณ์งานอื่นๆ บริษัทจะตัดสินคุณจากคำถามของคุณ และคุณคงไม่อยากมาที่โต๊ะโดยไม่ได้เตรียมตัวไว้ หากคุณถามคำถามที่ถูกต้อง คุณสามารถแสดงทักษะและการรับรู้ทางวิชาชีพเพิ่มเติมได้

ดังนั้น เตรียมตัวเหมือนที่คุณทำสำหรับการสัมภาษณ์งานทั่วไป ร่างคำถามเฉพาะและคำถามทั่วไปหลายข้อที่บริษัทจะใช้เพื่อทำความเข้าใจว่าคุณเป็นใครและความสามารถของคุณเป็นอย่างไร และจะช่วยให้คุณเข้าใจขอบเขตของโครงการและสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา

หลังจากหารือเกี่ยวกับโครงการและข้อเสนอแล้ว ผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกจะถูกขอให้ตรวจสอบข้อเสนอและส่งเวอร์ชันสุดท้าย ซึ่งบริษัทจะเลือกผู้เสนอราคาที่คิดว่าดีที่สุด

การเลือกข้อเสนอ RFP ใช้เวลานานแค่ไหน?

ขั้นตอนการคัดเลือกอาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์จนถึงเดือน ขออภัย ไม่มีเวลากำหนดสำหรับบริษัทในการเลือกข้อเสนอขั้นสุดท้าย ดังนั้นการรอผลลัพธ์อาจเป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย

พูดได้อย่างปลอดภัยว่าธุรกิจขนาดเล็กที่คล่องตัวและมีปัญหาที่ต้องการวิธีแก้ปัญหาที่รวดเร็วจะเลือกผู้ชนะ RFP ได้เร็วกว่า

อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดใหญ่และองค์กรต่างๆ นั้นยากที่จะปักหมุด แต่นั่นก็สมเหตุสมผลเพราะมักจะมีผู้คนจำนวนมากที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน และการตัดสินใจแต่ละครั้งจะต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญหลายคนในหลายระดับ

คำขอข้อเสนอส่วนใหญ่จะรวมวันที่ครบกำหนดโดยทั่วไปสำหรับการส่ง และอาจรวมถึงวันที่ที่ลูกค้าจะติดต่อเพื่อดำเนินการสนทนาต่อไป หากเลือก ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณมีไทม์ไลน์ทั่วไป

หน่วยงานด้านดิจิทัลชั้นนำ

ทุกการตอบกลับ RFP ควรรวมถึง...

1. หน้าปก

ง่ายๆ แค่นี้ คำขอของคุณสำหรับการตอบกลับข้อเสนอควรเริ่มต้นด้วยใบปะหน้าที่ออกแบบมาอย่างดี เราเป็นสิ่งมีชีวิตที่มองเห็นได้ นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ จะถูกน้ำท่วมด้วยคำตอบเหล่านี้... และคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณโดดเด่น

ใส่โลโก้ของพวกเขาและโลโก้ของคุณเองด้วย เพื่อเริ่มต้นแนวคิดที่ว่าคำตอบนี้จัดทำขึ้นสำหรับพวกเขาโดยเฉพาะ ใช้การออกแบบ เลย์เอาต์ และโทนสีที่น่าดึงดูดใจเพื่อดึงดูดบริษัทและแยกตัวคุณออกจากการแข่งขัน

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความเกี่ยวข้อง และคุณอ้างอิงถึงบริษัทอย่างถูกต้อง จดบันทึกการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่หรือการเว้นวรรคในชื่อบริษัทที่สร้างสรรค์

2. สารบัญ

ส่วนนี้ค่อนข้างอธิบายตนเอง สารบัญที่ชัดเจนช่วยให้บริษัทตรวจสอบส่วนต่างๆ ของข้อเสนอได้ง่ายขึ้น เช่น ประสบการณ์ กลยุทธ์ และราคา

พวกเขาจะไม่ต้องเลื่อนดูหน้าเอกสารทั้งหมดเพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องการ การกำจัดความเจ็บปวดนี้จะทำให้ประสบการณ์โดยรวมของพวกเขากับเอเจนซี่ของคุณน่าพึงพอใจ สร้างความสัมพันธ์ทางอารมณ์ที่ดีกับคุณ และทำให้ข้อเสนอของคุณโดดเด่นในใจของพวกเขา

3. บทสรุปผู้บริหาร

นี่คือที่สำหรับคุณในการสรุปความต้องการของลูกค้า การใช้คำตอบที่สั้นและแม่นยำจะแสดงให้เห็นจริงๆ ว่าคุณเข้าใจสิ่งที่พวกเขาต้องการอย่างถ่องแท้และสามารถเสนอให้กับพวกเขาได้โดยไม่เสียเวลามากเกินไป

โปรดจำไว้ว่า บทสรุปสำหรับผู้บริหาร เป็นการเตือนความจำอย่างรวดเร็ว เกี่ยวกับพารามิเตอร์ของโครงการ ไม่ใช่ RFP ที่สำรอกออกมา

แสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าบริษัทต้องการอะไรในข้อเสนอและโครงการ

คุณสามารถสัมผัสเอกลักษณ์ของแบรนด์ของลูกค้าหรือใส่โลโก้ของพวกเขาอีกครั้งเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมอีกชั้นหนึ่ง

4. ภาพรวมเอเจนซี่

ใช้สไลด์สามหรือสี่สไลด์เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเอเจนซี่ของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้รับแนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับทีม ความเชี่ยวชาญ และวัฒนธรรมบริษัทของคุณโดยไม่ต้องครอบงำข้อเสนอ

ภายในภาพรวมเอเจนซีของคุณ คุณยังพูดคุยกันได้ว่าทำไมคุณถึงเหมาะสม อย่าลืมรวมรายการต่อไปนี้ด้วย:

• พูดถึงว่าคุณเป็นใคร
• พูดถึงสิ่งที่ทำให้คุณแตกต่าง
• ให้ข้อมูลเชิงลึกและตัวอย่างงานของคุณ รวมถึงรางวัล ลิงค์ผลงาน และอื่นๆ
• ร่างโครงสร้างทีม
• ให้พวกเขาได้ลิ้มรสความเชี่ยวชาญของหน่วยงานของคุณที่สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของพวกเขา คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณมีคุณสมบัติครบถ้วน

5. ภาพรวมลูกค้า

แปลกใจลูกค้าที่มีศักยภาพที่มีอยู่แล้วความคุ้นเคยกับ บริษัท ของพวกเขา ดังนั้น อย่าเพิ่งย้ำหน้า “เกี่ยวกับเรา” ของพวกเขากับพวกเขา

อย่างไรก็ตาม คุณควรรวมส่วนภาพรวมของลูกค้าเพื่อพิสูจน์ว่าคุณเข้าใจรูปแบบธุรกิจของพวกเขา และสามารถระบุความเจ็บปวดและจุดอ่อนของพวกเขาที่สามารถใช้การปรับปรุงได้

สไลด์ควรประกอบด้วย:

• การวิเคราะห์รูปแบบธุรกิจของลูกค้า
• กลุ่มเป้าหมายของลูกค้า
• ความแตกต่างที่สำคัญในตลาดและข้อเสนอการขายที่เป็นเอกลักษณ์

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการกำหนดข้อมูลประชากรเพื่อแสดงว่าคุณเข้าใจว่าพวกเขากำลังกำหนดเป้าหมายไปที่ใคร ธุรกิจต้องการดูว่าคุณเข้าใจแบรนด์ของตนอย่างเต็มที่หรือไม่

6. แนวคิดโครงการ

ส่วนที่สำคัญที่สุดของข้อเสนอคือกลยุทธ์เฉพาะที่คุณมีอยู่ในใจในการแก้ปัญหาของลูกค้า

ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ากำลังมองหา แนวคิดแคมเปญเชิงสร้างสรรค์ที่นำไปปฏิบัติได้จริงซึ่ง มีรากฐานมาจากการวิจัย

วลีสำคัญคือ "มีรากฐานมาจากการวิจัย" ดังนั้น อย่าเพียงแค่รวบรวมการวิจัยพื้นฐานหรือคำจำกัดความง่ายๆ แล้วเรียกมันว่ากลยุทธ์ นั่นคือข้อมูลที่พวกเขาสามารถค้นพบได้เองหรือรู้อยู่แล้ว

ธุรกิจที่กำลังมองหาพันธมิตรตัวแทนต้องการ วิธีการ คุณจะเพิ่มปริมาณการเข้าชม กระตุ้นให้ผู้บริโภคทำ Conversion หรือสร้างแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซที่ราบรื่นยิ่งขึ้นได้อย่างไร ออกแบบโฆษณาจำลอง นำเสนอแนวคิดที่แท้จริง และพิสูจน์ว่าคุณทำได้มากกว่าแค่ใช้ฐานข้อมูลการวิเคราะห์และการวิจัย

อันที่จริง ลูกค้าจะตัดสินใจจ้างงานส่วนใหญ่โดยพิจารณาจากแนวคิดที่คุณคิดขึ้นมาได้ กลยุทธ์ของคุณจะทำให้คุณประสบความสำเร็จ แต่ความเฉลียวฉลาดของคุณมีพลังในการทำให้ลูกค้าต้องร้องว้าว และสร้างลีกเหนือคู่แข่งของคุณ

7. กรณีศึกษา

สัญญา ความเป็นไปได้ และการวางแผนมีบทบาทสำคัญ แต่ไม่มีอะไรพูดถึงเอเจนซี่ของคุณได้ดีไปกว่าผลลัพธ์ที่เย็นชาและแข็งกร้าว

กรณีศึกษาเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแสดงทักษะและความเชี่ยวชาญของคุณ ข้อมูลไม่ได้โกหก และด้วยกรณีศึกษาที่เตรียมมาอย่างดี คุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณได้ช่วยเปลี่ยนแปลงธุรกิจและกลยุทธ์อื่นๆ ในอดีตอย่างไร

รายงานการตลาดเนื้อหา B2B ของ BrightTALK ระบุว่ามากกว่า 55 เปอร์เซ็นต์ ของหัวหน้าเจ้าหน้าที่ B2B คิดว่ากรณีศึกษาช่วยผลักดันอัตราการแปลงและยอดขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กรณีศึกษาแสดงให้เห็นว่าคุณแก้ปัญหาและเอาชนะความท้าทายได้อย่างไร

หากคุณเป็นธุรกิจ B2C คุณควรสร้างแบรนด์ที่จะเล่นกับประสบการณ์และอารมณ์ของลูกค้า

แต่โมเดลธุรกิจ B2B นั้นหมุนรอบผลลัพธ์ และไม่มีวิธีใดที่จะแสดงผลได้ดีไปกว่ากรณีศึกษา

ในทั้งสองกรณี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ให้รายละเอียดทั้งหมด รวมทั้งโฆษณาที่คุณใช้และกลยุทธ์ที่ใช้

8. ไทม์ไลน์และเหตุการณ์สำคัญ

ยิ่งคุณแบ่งกลุ่มกิจกรรมและอธิบายเส้นทางสู่การบรรลุเป้าหมายของลูกค้าได้ดีเพียงใด การตอบสนองข้อเสนอ RFP ของคุณจะยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดสูตรเหล่านี้อย่างแม่นยำ เพราะคุณไม่ต้องการให้คำมั่นสัญญาเกินจริงและแสดงผลน้อยไป

เพิ่ม ไทม์ไลน์ที่ชัดเจน — สิ่งที่ส่งมอบคืออะไรและคุณจะส่งเมื่อใด

ลูกค้าที่ส่ง RFP ออกไปเข้าใจว่างานบางอย่างต้องใช้เวลา แต่พวกเขาจะมอบรางวัลให้กับโครงการให้กับหน่วยงานที่มีเครื่องมือ ทรัพยากร และกำลังคนพร้อมที่จะทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด

เป็นจริงเกี่ยวกับความสามารถของคุณ ยิ่งคุณปล่อยจิตนาการมากเท่าไร บริษัทก็จะยิ่งมีคำถามมากขึ้นและยิ่งยากขึ้นในการที่จะ A) ลงมือโปรเจกต์ และ B) จะถึงเส้นตายและเครื่องหมายของคุณจริงๆ ถ้าคุณทำได้

9. ราคาโครงการ

การกำหนดค่าธรรมเนียมที่คาดการณ์ไว้อาจเป็นส่วนที่ยากที่สุดในข้อเสนอของคุณ เอเจนซีต้องกำหนดราคาที่จะทำให้คุ้มค่าในขณะที่ทำโปรเจ็กต์โดยที่ลูกค้าไม่ต้องเสียค่านิกเกิล และต้องคำนึงถึงต้นทุนต่างๆ มากมายที่อาจรวมกันได้

อย่างไรก็ตาม คุณต้องตั้งราคาให้สามารถแข่งขันได้ บริษัทแทบไม่เคยเปิดเผยงบประมาณของแผนกทั้งหมด และคุณสามารถเสนอราคาที่สูงกว่าค่าเฉลี่ยได้อย่างง่ายดาย ในทางกลับกัน หน่วยงานสามารถเสนอราคาต่ำเกินไปได้อย่างง่ายดาย

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการพัฒนาต้นทุนของคุณ คำนวณให้ดีและเป็นธรรม อย่าขายตัวเองให้สั้น แต่อย่าทำเกินเลย คุณต้องวิจารณ์และไตร่ตรองให้ดีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีตัวเลขที่เหมาะสม

10. ภาคผนวก

ภาคผนวกเป็นสถานที่ที่เหมาะที่จะให้คำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดและกระบวนการต่างๆ เชื่อมโยงประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องกัน ให้บริบทเพิ่มเติมและความชัดเจน กำหนดเงื่อนไขใดๆ ที่คุณใช้ตลอดทั้งข้อเสนอ และปิดข้อเสนอของคุณในบันทึกที่ทรงพลังและมีผลกระทบ

ต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเติบโตของธุรกิจเพิ่มเติมหรือไม่ ลงชื่อสมัคร ใช้ DesignRush Daily Dose!

วิธีการกำหนดคำตอบที่แตกต่างกันสำหรับข้อเสนอที่แตกต่างกัน

เราได้พิจารณาแล้วว่าการตอบสนองของ RFP ควรมีอะไรบ้าง ต่อไปในรายการของเราคือวิธีปรับแต่งให้เข้ากับประเภทของโครงการ แม้ว่าข้อเสนอจะไม่แตกต่างกันมากนัก แต่ควรสังเกตการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย

การตลาด

เมื่อคุณนำเสนอบริการการตลาดดิจิทัลให้กับลูกค้า ให้เน้นที่ข้อมูลจริงจากแคมเปญก่อนหน้าของคุณ คุณทำอะไรให้กับลูกค้าของคุณบ้างและคุณบรรลุผลลัพธ์เหล่านั้นได้อย่างไร

สามารถสร้างกรณีศึกษาเชิงลึกได้อย่างง่ายดาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเข้าถึงผลลัพธ์แคมเปญโซเชียลมีเดีย, Google Analytics และเครื่องมืออื่นๆ ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อประโยชน์ของคุณ

ออกแบบเว็บ

มุ่งเน้นไปที่ผลงานของคุณ หากคุณได้รับพร้อมท์ให้ส่งการตอบกลับข้อเสนอ RFP สำหรับงานออกแบบเว็บ เป็นการดีที่สุดที่จะให้ลิงก์และรูปภาพเป็นผู้บรรยาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีตัวอย่างโซลูชันที่คุณสร้างขึ้นสำหรับลูกค้ารายก่อนซึ่งอยู่ในวัตถุประสงค์หรืออุตสาหกรรมเดียวกัน เป็นผู้ส่ง RFP

เมื่อคุณส่งการตอบกลับ RFP ของการออกแบบเว็บไซต์ คุณต้องแสดงให้เห็นชัดเจนว่าคุณเข้าใจความต้องการของลูกค้าเป็นอันดับแรกและสำคัญที่สุด การตอบสนอง RFP ของการออกแบบเว็บไซต์เป็นสิ่งที่ยากที่สุดในการลงจอด เนื่องจากลูกค้ามักไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการอะไร

หากพวกเขาทำ... เอาล่ะ สมมติว่าถ้าเรามีเงินทุกๆ ดอลล่าร์ทุกครั้งที่ลูกค้าขอ "ของอย่าง Apple" เราก็คงจะรวย

มุ่งความสนใจไปที่วัตถุประสงค์ที่พวกเขาหวังว่าจะบรรลุ จากนั้นจึงนำเสนอผลงานที่คล้ายคลึงกันและประดิษฐ์แนวคิดที่เป็นไปได้จากที่นั่น

การสร้างเนื้อหา

ค่อนข้างง่ายในการร่างการตอบกลับ RFP สำหรับงานวางกลยุทธ์และเขียนเนื้อหา คุณไม่จำเป็นต้องมีตัวอย่างที่เป็นภาพจริงๆ แม้ว่าอย่างที่เราได้กล่าวไปแล้ว ผู้คนก็มองเห็นได้และจะตอบสนองต่อสุนทรียศาสตร์ที่ดีได้ดี

ในท้ายที่สุด สไตล์การเขียนของคุณและความสามารถในการปรับให้เข้ากับความต้องการของลูกค้าจะเป็นปัจจัยกำหนดในการรักษาความปลอดภัยโครงการเช่นนี้

เนื้อหาที่ดีต้องสื่อถึงความรู้สึกและข้อความของแบรนด์ของลูกค้า ด้วย RFP ที่เขียนมาอย่างดีและปรับแต่งได้ คุณก็พร้อมที่จะแสดงทักษะของคุณแล้ว

SEO และการเพิ่มประสิทธิภาพเว็บไซต์

นี่เป็นพื้นที่ที่ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมเป็นอย่างมาก SEO และการเพิ่มประสิทธิภาพเว็บไซต์นั้นขับเคลื่อนด้วยข้อมูลอย่างมาก แสดงข้อมูลนั้น สิ่งที่คุณสามารถทำได้สำหรับลูกค้า และวิธีที่คุณวางแผนที่จะดำเนินการตามกลยุทธ์ของคุณ

ลูกค้าจำนวนมากไม่เข้าใจจริง ๆ ว่าการเพิ่มประสิทธิภาพ SEO ทำงานอย่างไรจากมุมมองทางเทคนิค การแสดงกลวิธีและแนวคิดที่จะนำพาพวกเขาไปสู่ความสำเร็จในลักษณะที่เข้าใจได้ง่ายจึงเป็นเรื่องสำคัญ ขอให้สนุก แต่ให้แน่ใจว่าคุณกำลังให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่า

บริษัทออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์ชั้นนำ

RFP คนตาบอดคืออะไร?

RFP ที่ตาบอดหรือไม่พึงประสงค์เป็นตัวอย่างที่บริษัทขอให้คุณส่งข้อเสนอ แต่คุณไม่มีความเกี่ยวข้องกับบริษัทนั้นและไม่รู้อะไรเลยเกี่ยวกับพวกเขา ในกรณีเหล่านี้ คุณอาจสับสนว่าเหตุใดพวกเขาจึงเลือกคุณ และอาจรู้สึกสับสนว่าคุณควรตอบสนองอย่างไร

RFP ที่ตาบอดอาจเป็นเรื่องยากที่จะลงจอด พวกเขาอาจใช้เวลาหลายวันกว่าจะตอบกลับ และคุณยังอาจล้มเหลวในการส่งลูกค้า

ผู้เชี่ยวชาญบางคนอ้างว่าพวกเขาไม่ตอบสนองต่อพวกเขาด้วยซ้ำ และมีเหตุผลที่ดีสำหรับเรื่องนั้น เมื่อบริษัทสร้าง RFP แล้ว ก็สามารถส่งไปยังผู้ขายที่มีศักยภาพจำนวนมากได้ในคราวเดียว ซึ่งไม่มีตัวตนและเป็นธุรกรรม และเอเจนซีไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับความสำเร็จเพราะพวกเขาไม่รู้จักแบรนด์หรือสิ่งที่ต้องการจริงๆ

RFP ที่มองไม่เห็นมักจะถูกแจกจ่ายโดยบริษัทต่างๆ ที่กำลังมองหาเฉพาะผู้เสนอราคาต่ำสุด ซึ่งเป็นลูกค้าประเภทที่ขึ้นชื่อกันว่ายากที่จะร่วมงานด้วย

บางบริษัทใช้ราคาเสนอที่ต่ำกว่านี้เพื่อเริ่มทำสงครามประมูลระหว่างคู่แข่ง แม้กระทั่งหลังจากที่คุณได้ลูกค้าแล้ว พวกเขาอาจไม่ให้ความสำคัญหรือไม่สนใจคุณภาพงานของคุณ

พวกเขายังสามารถทำงานของคุณและทำให้คุณแห้ง หากคุณทุ่มเทเวลาและความพยายามในการวิเคราะห์และให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกลยุทธ์สำหรับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง พวกเขามีโอกาสที่จะอ้างสิทธิ์โดยไม่ให้รางวัลงานแก่คุณ

ยิ่งไปกว่านั้น บางครั้ง RFP จะถูกส่งไปเพื่อวัตถุประสงค์ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับราคาในอุตสาหกรรมเพียงอย่างเดียว เชอรี่ เรารู้! ในที่สุด ลูกค้าที่ใช้เวลาสร้างความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการ RFP มักจะเป็นหุ้นส่วนทางวิชาชีพที่ดีกว่า

วิธีการประดิษฐ์การตอบสนอง RFP ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

การตอบสนอง RFP ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดจะเปิดโอกาสในการทำงานร่วมกันในอนาคต และช่วยให้คุณกำหนดรายละเอียดที่เล็กที่สุดของโครงการได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีร่างการตอบกลับข้อเสนอ RFP ที่ชนะ

เพิ่มราคา Wiggle Room

แม้แต่ลูกค้าก็ยังต้องการชัยชนะในบางครั้ง แทนที่จะเสนอราคาที่ดีที่สุดและต่ำสุดของคุณ ให้ปล่อยให้มีที่ว่างสำหรับการเจรจาต่อรอง ดีกว่าที่จะให้พวกเขาคิดว่าพวกเขาสามารถทำให้คุณยอมแพ้ได้ดีกว่าไม่ยอมประนีประนอม

อย่าให้รายละเอียดทั้งหมดกับพวกเขา

อันนี้ยาก คุณกำลังเข้าถึงลูกค้า (หรือไม่) ตามแผนกลยุทธ์และราคาของคุณเท่านั้น คุณต้องการทำให้พวกเขาประทับใจ แต่คุณไม่ต้องการให้คำตอบทั้งหมดแก่พวกเขา เพื่อให้พวกเขาสามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง

แสดงผลลัพธ์ที่ได้รับการสนับสนุนโดยกรณีศึกษาและจัดทำแคมเปญตัวอย่างและโฆษณา แต่คุณสามารถเก็บรายละเอียดบางส่วนไว้เป็นความลับได้

ตอบคำถาม & ให้ข้อมูลเชิงลึก

วิธีที่ดีที่สุดที่จะเอาชนะการแข่งขันคือการให้คำตอบกับลูกค้าสำหรับคำถามที่พวกเขาไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามี สิ่งนี้สร้างอำนาจหน้าที่ของคุณและแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจทุกแง่มุมขององค์กร วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และภาพรวมอย่างแท้จริง

ระบุปัญหาที่เป็นไปได้

จากนั้นสร้างแผนฉุกเฉิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับปัญหาการจัดส่ง ความคาดหวังที่ไม่สมจริง และรายการที่จะต้องจ้างภายนอกเพิ่มเติม

อ้างอิงข้อมูลของลูกค้าใน RFP หากคุณพบว่างานไม่สอดคล้องกันหรือไม่ชัดเจน ให้เพิ่มในรายการคำถามที่คุณจะส่งในระหว่างการถาม & ตอบ RFP

สร้างเทมเพลต

คุณต้องสร้างเทมเพลตที่มีการเขียนและค้นคว้ามาอย่างดี ซึ่งจะทำให้กระบวนการตอบกลับ RFP เป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องเขียนคำตอบใหม่อีกครั้งสำหรับส่วนที่ไม่เปลี่ยนแปลง แต่คุณต้องแน่ใจว่ามีพื้นที่สำหรับการเติบโตและความยืดหยุ่น

บริษัทการตลาดดิจิทัลชั้นนำ

สิ่งที่ ไม่ ควรทำในการร้องขอการตอบสนองข้อเสนอ

ทำผิดพลาดเล็กน้อย

ใช้เวลาของคุณเพื่อสร้างการตอบกลับข้อเสนอที่เหมาะสม อย่ารีบเร่ง – การตอบสนอง RFP แต่ละรายการควรได้รับการปรับแต่งให้เป็นส่วนตัวและปรับแต่งมาเพื่อธุรกิจ

ใส่ใจในรายละเอียด ใช้ชื่อที่ถูกต้อง ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่เสมอต้นเสมอปลาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการสะกดหรือไวยากรณ์ผิดพลาด และจัดรูปแบบเอกสารให้ถูกต้อง โดยพื้นฐานแล้ว เพียงใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดูดีเพื่อที่คุณจะได้ไม่ละทิ้งจรรยาบรรณในการทำงานอย่างมืออาชีพ

ดูถูกลูกค้า

ลูกค้าที่ส่ง RFP ไม่ได้โง่ คุณจึงไม่จำเป็นต้องอธิบายข้อกำหนดและรายการพื้นฐาน มันจะดูไม่เป็นมืออาชีพในส่วนของคุณหากคุณทำ

ถ้าคุณต้องการเพิ่มคำอธิบายหรือคำจำกัดความ อย่าเสียเวลากับสไลด์จริง เพียงเพิ่มข้อมูลนั้นลงในภาคผนวกแทน

สรุป

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำตอบของคุณนั้นฉุนเฉียว รัดกุม และจำเป็น มุ่งเป้าไปที่ข้อความที่สั้น เรียบง่าย และไพเราะ อย่าเบื่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าก่อนที่คุณจะสามารถดึงดูดพวกเขาได้

ทุกหน่วยงานจะพยายามโน้มน้าวความสนใจของลูกค้าโดยอ้างว่าพวกเขาดีที่สุดสำหรับงาน แต่เป็นงานของคุณที่จะพิสูจน์ว่าคุณเก่งที่สุด ความรู้ ความเชี่ยวชาญ และแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนเป็นสิ่งเดียวที่แยกคุณออกจากคู่แข่ง

ลืมการสื่อสาร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตัดสินใจเลือกบุคคลที่รับผิดชอบในการส่งข้อเสนอและอำนวยความสะดวกในการสื่อสาร การโทร และการประชุมเพิ่มเติม วิธีนี้จะช่วยลดความสับสนและทำให้ข้อเสนอของคุณไม่สูญหายระหว่างทาง

คุณจะเริ่มรับคำขอข้อเสนอได้อย่างไร

มีสองวิธีในการเข้าถึง RFP

ขั้นตอนแรก (และสะดวกที่สุด) คือต้องผ่านการคัดเลือก ด้วยวิธีนี้ RFP จะพบคุณ! อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้มักขึ้นอยู่กับเอกลักษณ์ของแบรนด์ที่มีอยู่แล้วและชื่อเสียงที่ยอดเยี่ยม ซึ่งเอเจนซี่ใหม่จำนวนมากอาจยังไม่มี

คุณยังค้นหาผู้รวบรวม RFP เฉพาะกลุ่มและเข้าร่วมรายการได้ เช่น Onvia

นอกจากนี้ RFPs ที่ไม่ได้ใช้มากที่สุดอยู่ในรัฐบาล คุณรู้หรือไม่ว่าแม้ว่ารัฐบาลจะเซ็นสัญญามากกว่า 11 ล้านฉบับต่อปี แต่ธุรกิจในสหรัฐฯ ไม่ถึง 5 เปอร์เซ็นต์ทำธุรกิจกับรัฐบาลสหรัฐฯ

มากกว่า ร้อยละ 95 ของสัญญาของรัฐบาลกลางได้รับมอบให้แก่ SMEs เป็นประจำทุกวัน

อันที่จริง มีโอกาสใหม่ๆ มูลค่าประมาณ 1 พันล้านดอลลาร์ที่คุณสามารถสมัครได้ด้วยการตอบกลับ RFP ที่ออกแบบมาอย่างดี คุณสามารถค้นหา RFP ของรัฐบาลได้จาก FindRFP และ GovernmentBids

สุดท้าย คุณสามารถเริ่มรับ RFP โดยสร้างเครือข่ายและพบปะกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารายใหม่ ยิ่งธุรกิจรู้จักชื่อ ชุดทักษะ และคุณกำลังมองหางานใหม่มากขึ้น พวกเขาก็จะยิ่งส่ง RFP ในแบบของคุณมากขึ้นเท่านั้น

อะไรคือประโยชน์ของการตอบสนอง RFP ที่ดี?

แน่นอน ประโยชน์หลักสำหรับคุณคือการหลั่งไหลของงานที่ทุกหน่วยงานต้องการ แต่นอกเหนือจากประโยชน์ที่ครอบคลุมนี้ ยังมีอะไรอีกมากที่คุณสามารถเรียนรู้จากทักษะการเขียนข้อเสนอที่เป็นตัวเอก

ศักยภาพการจ้างงานในอนาคตเพิ่มเติม

นอกเหนือจากการเชื่อมโยงลูกค้าสำหรับโครงการในระยะสั้น หากทุกอย่างเป็นไปด้วยดี การชนะ RFP หนึ่งครั้งจะทำให้คุณมีงานมากมายในอนาคต บริษัทมักจะทดสอบผู้รับเหมาโดยเสนองานที่เล็กกว่าในตอนแรก เพื่อลดการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นหากพวกเขาไม่พอใจกับผลลัพธ์ที่ได้

ดังนั้น การรักษาความปลอดภัยโครงการและดำเนินการให้ดีจึงเป็นวิธีที่ดีในการรักษาความปลอดภัยให้กับธุรกิจที่ทำซ้ำและอาจถึงกับเป็นลูกค้าตลอดชีวิต ลองคิดแบบนี้ — การขยายสัญญาที่มีอยู่ทำได้ง่ายกว่าการทำตามขั้นตอนการส่งข้อเสนอใหม่และตรวจทานการเสนอราคาเพิ่มเติม

RFP ที่ยอดเยี่ยมช่วยให้คุณก้าวไปข้างหน้าและเปิดโลกแห่งความเป็นไปได้ในอนาคต

ปรับปรุงทักษะการเจรจาต่อรอง

ทักษะการเจรจาต่อรองเป็นหนึ่งในทักษะที่มีค่าที่สุดที่ควรมีเมื่อพูดถึงความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้น และยิ่งคุณทำมันมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งเก่งขึ้นเท่านั้น

ไม่มีวิธีใดที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ลูกค้าคิดเฉพาะเจาะจงหรืออุตสาหกรรมใดได้ดีไปกว่าการเจรจา RFP สองสามครั้ง แม้ว่าคุณจะไม่ประสบความสำเร็จในตอนแรก แต่คุณกำลังรวบรวมความรู้และประสบการณ์ไว้ใช้ในภายหลัง

การสร้างกระบวนการที่คล่องตัว

การสร้างคำตอบสองสามข้อจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ตัวอย่างเช่น การตอบกลับ RFP ครั้งแรกของคุณอาจใช้เวลาหลายวัน แต่คำตอบที่ห้าจะใช้เวลาเพียงส่วนหนึ่งของคุณ

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถปรับปรุงการค้นคว้าและสำรวจข้อมูลที่กำลังดำเนินการอยู่ได้อย่างแท้จริง แต่คุณจะรู้ว่าจะต้องดูที่ไหนในครั้งต่อไป

ประสบการณ์ต่อเนื่องและการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง

คุณไม่สามารถชนะทุก RFP ได้ แต่คุณสามารถเรียนรู้จากแต่ละ RFP ได้ คุณยังสามารถขอความคิดเห็นจากบริษัทต่างๆ อย่างตรงไปตรงมา เพื่อที่คุณจะได้ดำเนินการตอบกลับในอนาคต

จากนั้น อย่างช้าๆ แต่แน่นอน คุณจะได้เรียนรู้ที่จะรับรู้ว่าอะไรสำคัญต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และสิ่งที่ควรเน้นในการสร้างการตอบกลับ RFP ครั้งต่อไปของคุณ

จัดการข้อเสนอของคุณ

เมื่อคุณตอบ RFP เสร็จ คุณจะค้นพบวิธีนำเสนอคุณค่าของคุณในวิธีที่ดีที่สุด

บางทีคุณอาจต้องเปลี่ยนข้อเสนอโดยรวมและทำให้ดึงดูดลูกค้ามากขึ้น ไม่ได้แปลว่าคุณต้องเปลี่ยนรูปแบบธุรกิจเสมอไป แค่การนำเสนอของคุณ

เมื่อคุณเข้าสู่วงสวิงของสิ่งต่าง ๆ คุณจะได้เรียนรู้การสร้างข้อเสนอที่จะแสดงทักษะและความรู้ของคุณ ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญในการชนะการประมูล

การสร้างการตอบสนอง RFP ที่สมบูรณ์แบบจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในอนาคต

คำขอตอบกลับข้อเสนอเป็นเอกสารที่ซับซ้อนซึ่งสามารถให้ผลประโยชน์ที่สำคัญสำหรับคุณและบริษัทของคุณ ตราบใดที่คุณใช้เวลา การวิจัย และความพยายามที่จำเป็น

แน่นอนว่านั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะประสบความสำเร็จในครั้งแรกหรือทุกข้อเสนอ แต่มันเป็นการเริ่มต้น

ในการเขียนข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพที่สุด ให้อ่านคำขอข้อเสนออย่างรอบคอบ จากนั้นจึงสร้างคำตอบที่วิจิตรงดงามและสลับซับซ้อนซึ่งจะโดดเด่นกว่าคู่แข่ง

ในการสร้างข้อเสนอของคุณ ให้ทำตามคำแนะนำด้านบน ใช้เวลาและอดทน มันคือการวิ่งมาราธอน ไม่ใช่การวิ่งระยะสั้น นอกจากนี้ หัวหน้าระดับสามารถเน้นปัญหาหรือข้อผิดพลาดบางอย่างในการตอบกลับ RFP ที่คุณสามารถแก้ไขได้ก่อนที่จะสายเกินไป

แต่สิ่งหนึ่งที่แน่นอน ยิ่งคุณเสนอราคาและส่งการตอบกลับ RFP มากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งสามารถสร้างเอกสารที่ชนะรางวัลได้มากเท่านั้น

รับเคล็ดลับการเติบโตทางธุรกิจที่ส่งตรงถึงกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณสมัครรับจดหมายข่าวของเรา

ค้นพบเอเจนซี่ดิจิทัลที่ดีที่สุดใน หมวดรายการเอเจนซี่ของ DesignRush !