การจัดการอีเมลตีกลับ: คู่มือวิธีการ

การจัดการอีเมลตีกลับ เป็นหัวข้อในการทำการตลาดผ่านอีเมลที่บางครั้งผู้ส่งบางคนอาจมองข้ามไป ในฐานะผู้ส่ง คุณควรรู้ว่าอีเมลตีกลับ (เช่น ข้อผิดพลาดในการจัดส่ง) สามารถจัดการผ่าน ESP ของคุณได้ แต่อย่าลืมกำหนดขั้นตอนในบริษัทของคุณเกี่ยวกับวิธีจัดการกับอีเมลตีกลับอย่างเหมาะสม สิ่งนี้ทำให้เรามีคำถามพื้นฐานสองข้อ: “ทำไมฉันจึงควรจัดการอีเมลตีกลับ” และ "ใครจะทำเช่นนี้ในบริษัทของฉัน"

เหตุใดและใครควรจัดการอีเมลตีกลับ

มาตอบคำถามแรกด้วยคำถามอื่นกัน เหตุใดคุณจึงควรส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายที่ไม่มีอยู่อีกต่อไป ผู้ให้บริการกล่องจดหมาย (ISP) เช่น Gmail จะตรวจสอบการตีกลับของอีเมลและสามารถลดอัตราการส่งของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทและจำนวนการตีกลับ ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตสามารถบล็อกอีเมลทั้งหมดไม่ให้เข้าถึงกล่องจดหมายของสมาชิกได้ ไม่แปลกใจเลยที่การมีส่วนร่วมในกล่องจดหมายเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญสำหรับ ISP นี่เป็นหนึ่งในเหตุผลที่ผู้ส่งที่มีปริมาณมากส่วนใหญ่มีกลยุทธ์การจัดการตีกลับและสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ ESP เป็นประจำ

เมื่อแคมเปญอีเมลของคุณแสดงอีเมลตีกลับจำนวนมากและที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง/ไม่ถูกต้อง ISP มองว่านี่เป็นสัญญาณเตือนที่อาจเกิดขึ้น และเป็นหนึ่งในพารามิเตอร์จำนวนมากที่ ISP ใช้เพื่อสร้างชื่อเสียงของผู้ส่งของคุณ การตีกลับจำนวนมากอาจเป็นเครื่องบ่งชี้ว่าคุณอาจรวบรวม (หรือซื้อ) ที่อยู่อีเมลโดยไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตลาดผ่านอีเมล

อย่างที่คุณเห็น การตีกลับส่งผลต่อนักการตลาด, ESP และ ISP ในรูปแบบต่างๆ แต่ละคนสามารถจัดการอีเมลตีกลับได้! สิ่งนี้อธิบาย "ใคร" จากคำถามข้างต้น มาดูกันว่าอย่างไร:

• นักการตลาด จัดการการตีกลับเพื่อให้สามารถเข้าถึงรายชื่ออีเมลทั้งหมดของตนได้
• ผู้ให้บริการอีเมล (ESP) ส่งอีเมลหลายล้านฉบับในแต่ละเดือน และการรักษาอัตราการส่งให้อยู่ในระดับสูงเป็นสิ่งสำคัญ ESP พยายามใช้ความระมัดระวัง เนื่องจากข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยก็ส่งผลกระทบอย่างมากต่อการส่งอีเมลของลูกค้าทั้งหมด
• ผู้ให้บริการ อินเทอร์เน็ต (ISP) ใช้สถิติการตีกลับอีเมลเพื่อสร้างคุณภาพของอีเมลขาเข้าจากผู้ส่ง ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตยังมีทางเลือกที่จะอนุญาตหรือปฏิเสธอีเมลของคุณในกล่องจดหมายของพวกเขา หากคุณสนใจ IETF มีหลักเกณฑ์ทางเทคนิคบางประการ

อีเมลตีกลับเกิดขึ้นเมื่อใด

อีกคำถามหนึ่งที่ผู้ส่งอาจมีคือ "การตีกลับเกิดขึ้นเมื่อใด" คำตอบขึ้นอยู่กับประเภทของการตีกลับ การตีกลับบางอย่างเกิดขึ้นทันที ณ เวลาที่ส่ง ที่ระยะกลางที่ต่างกัน หรือในระยะหลัง เช่น กับการตีกลับแบบอะซิงโครนัส ESP จะได้รับแจ้งเรื่องการตีกลับและพยายามรวบรวมข้อมูลการตีกลับทั้งหมด เช่น การแยกวิเคราะห์ข้อความอีเมลและรหัสข้อผิดพลาดในการตีกลับ

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลการตีกลับนี้ไม่ได้ใช้งานง่ายนักสำหรับนักการตลาด ซึ่งนำไปสู่ความสับสนและความคลุมเครือในสิ่งที่ต้องทำ บทความดีๆ เกี่ยวกับปัญหานี้มาจาก Port25 ที่พวกเขาเสนอระบบรหัสตีกลับใหม่

การจัดการกับการตีกลับที่เหมาะสมคืออะไร?

ในช่วงแรกๆ ของอินเทอร์เน็ตที่งาน Email Deliverability Summit ในปี 2000 ทั้ง ISP และ ESP มารวมกันและกำหนดว่าเมื่อใดควรลบที่อยู่อีเมลออกจากรายชื่อผู้รับจดหมาย:

1. มีการปฏิเสธการจัดส่งอย่างต่อเนื่องสาม (3) รายการ และ
2. เวลาระหว่างการปฏิเสธการจัดส่งที่ต่อเนื่องกันล่าสุดกับการปฏิเสธการจัดส่งที่ต่อเนื่องกันในขั้นต้นจะมากกว่าสิบห้า (15) วัน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูมาตรฐานนโยบายอีเมล ISIPP

จนถึงปัจจุบัน กฎนี้ยังคงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการประเมินว่าจะลบที่อยู่อีเมลออกจากรายชื่อส่งเมลเมื่อใด ไม่นานมานี้ Messaging, Malware and Mobile Anti-Abuse Working Group (M3AAWG) ได้ยืนยันอีกครั้งถึงความสำคัญของการจัดการการตีกลับที่เหมาะสมในเวอร์ชัน 3.0 ของ Best Practices for Senders

MailUp จัดการกับการตีกลับอย่างไร

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ทีมงานด้านการส่งมอบที่ MailUp คอยจับตาดูการจัดการการตีกลับอยู่เสมอ ทำให้ลูกค้าทราบถึงกลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการการตีกลับ และโดยทั่วไปมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการขยายรายชื่อผู้รับจดหมายตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตลาดผ่านอีเมล ซึ่งรวมถึงการเลือกคู่ ในการสมัครเพื่อจำกัดที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ถูกต้องที่จะถูกเพิ่มไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายของพวกเขา

และนั่นไม่ใช่ทั้งหมด เบื้องหลัง แพลตฟอร์ม MailUp มีอัลกอริธึมและระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนจำนวนหนึ่งซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับกระบวนการตรวจสอบของเรา ระบบเหล่านี้ช่วยให้เราตรวจสอบอีเมลนับล้านที่ลูกค้าของเราส่งทุกเดือนผ่านโครงสร้างพื้นฐานการส่งของเรา ตัวอย่างเช่น เราตรวจสอบจำนวนการตีกลับอย่างหนักจากผู้ส่งของเรา โดยแบ่งกลุ่มตามข้อมูลอุตสาหกรรมและข้อมูลในอดีต ซึ่งสามารถใช้เพื่อให้คำแนะนำหากแคมเปญอีเมลใดมีการตีกลับมากกว่าที่คาดไว้ไปยังผู้ส่งของเรา นอกจากนี้ หากแคมเปญอีเมลบางแคมเปญได้รับการร้องเรียนเรื่องสแปมเป็นจำนวนมาก ระบบอัตโนมัติของเราอาจมองว่านี่เป็นสแปม และเพื่อป้องกันปัญหาด้านการจัดส่งเพิ่มเติมโดยการระงับบัญชี MailUp ชั่วคราว

ทีมงานการส่งมอบมีความโปร่งใสมากกับลูกค้า MailUp และนักพัฒนาของเรากำลังแนะนำคุณลักษณะใหม่ ๆ ให้กับแพลตฟอร์ม MailUp อย่างต่อเนื่องเพื่อจัดการการตีกลับและการยกเลิกการสมัครได้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างล่าสุดคือคุณลักษณะ การยกเลิกการสมัครพิเศษ ซึ่งเพิ่มที่อยู่อีเมลที่ถูกตีกลับลงในสถานะพิเศษหลังจากมีการตีกลับติดต่อกันตามจำนวนที่กำหนด

ขึ้นอยู่กับประเภทของการตีกลับและช่วงเวลา ที่อยู่อีเมลที่ถูกตีกลับเหล่านี้สามารถใส่กลับเข้าไปในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ (เช่น หลังจากกล่องจดหมายตีกลับเต็ม) หรือยกเลิกการสมัครรับจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ รายละเอียดขึ้นอยู่กับ:

• ประเภทของกระเด้ง การตีกลับแบบ Hard Bounce หรือ Soft Bounce ของข้อผิดพลาด DNS นั้นแตกต่างจากการตีกลับแบบปกติชั่วคราวและการตีกลับแบบเต็มของกล่องจดหมาย
• วิธีการ เลือกรับ การเลือกรับที่ยืนยันแล้วเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือกว่ามากจากวิธีการเลือกรับเพียงวิธีเดียวหรือการนำเข้าจำนวนมาก มีโอกาสน้อยกว่ามากที่ผู้ติดตามที่เลือกรับการยืนยันจะถูกตีกลับ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเลือกรับที่ยืนยันแล้ว
• ระดับการมีส่วนร่วมของสมาชิก สมาชิกที่ใช้งานซึ่งได้เปิดและคลิกอีเมลในอดีตเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีของการมีส่วนร่วมของพวกเขา มีโอกาสน้อยกว่ามากที่สมาชิกล่าสุดที่ใช้งานจะถูกตีกลับ เมื่อเทียบกับสมาชิกที่ไม่ได้ใช้งานที่คุณไม่มีข้อมูลการเปิดหรือคลิกในอดีต

พารามิเตอร์ทั้งสามนี้จะถูกมองว่าเป็นแนวทางในการตัดสินใจยกเลิกการสมัครหรือไม่ใช้ที่อยู่อีเมลที่ถูกตีกลับ ไม่จำเป็นต้องมีแนวทางใดที่เหมาะกับทุกแนวทาง และคุณควรใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณในการจัดการกับการตีกลับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการตีกลับแบบแข็งและแบบอ่อน

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์บางประการ: ปรับปรุงรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ

เคล็ดลับแรกคือใช้วิธีการเลือกรับที่ยืนยันแล้วเพื่อรวบรวมที่อยู่อีเมลบนเว็บไซต์ของคุณและทรัพย์สินทางเว็บและโซเชียลอื่นๆ แต่อย่าหยุดอยู่แค่นี้ อย่าลืมส่งอีเมลถึงสมาชิกของคุณบ้างเป็นครั้งคราว อย่าปล่อยให้รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณไม่ทำงาน

หากรายชื่อส่งเมลของคุณมีอายุเกินสองเดือนและคุณยังไม่ได้ส่งอีเมลตั้งแต่นั้นมา การตั้งค่าแคมเปญการมีส่วนร่วมอีกครั้งอาจเป็นแนวทางที่ดี ทำไม? เนื่องจากที่อยู่อีเมลเหล่านี้บางส่วนอาจไม่มีการใช้งานอีกต่อไป ดังนั้นจึงมีโอกาสเกิดการตีกลับจำนวนมาก ซึ่งเราต้องการหลีกเลี่ยง!

แคมเปญการมีส่วนร่วมอีกครั้งอย่างง่ายควรระบุและกำหนดอย่างชัดเจน:

• ใครเป็นคนส่ง. ให้สมาชิกของคุณรู้ว่านี่คือบริษัทของคุณ
• ระบุว่าเหตุใดคุณจึงติดต่อสมาชิกของคุณและวิธีรวบรวมที่อยู่อีเมลของพวกเขา
• เน้นย้ำคุณค่าของคุณและเหตุผลที่อีเมลของคุณเกี่ยวข้องกับสมาชิกของคุณ

สำหรับแนวคิด ให้ดูตัวอย่างของแคมเปญการมีส่วนร่วมอีกครั้งและเรียนรู้วิธีตั้งค่าแคมเปญการมีส่วนร่วมซ้ำใน MailUp ในบทความช่วยเหลือนี้

คุณจัดการอีเมลตีกลับอย่างไร?

คุณพบว่าโพสต์บล็อกนี้มีประโยชน์หรือไม่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง! และแจ้งให้เราทราบว่าคุณจัดการอีเมลตีกลับอย่างไร