เหตุใดอีเมลจึงตีกลับ และคุณจะลดอัตราการตีกลับได้อย่างไร
เผยแพร่แล้ว: 2021-01-25อีเมลตีกลับเกิดขึ้นกับทุกคน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ามันคืออะไรและเหตุใดจึงเกิดขึ้น เนื่องจากความสำเร็จด้านการตลาดผ่านอีเมลของคุณขึ้นอยู่กับว่าข้อความของคุณส่งถึงกล่องจดหมายของผู้รับหรือไม่
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้:
- อีเมลตีกลับคืออะไร?
- อะไรทำให้อีเมลตีกลับ?
- คุณจะลดอัตราการตีกลับของคุณได้อย่างไร?
อีเมลตีกลับคืออะไร?
อีเมลตีกลับ (หรือ “ตีกลับ”) เป็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณได้รับเมื่อไม่ได้ส่งอีเมลที่คุณส่ง เซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลปลายทางจะส่งรายงานการไม่จัดส่ง (NDR) นี้ ข้อความตีกลับของอีเมลยังแจ้งให้คุณทราบถึงสาเหตุที่ทำให้การส่งอีเมลของคุณล้มเหลว
คุณอาจคิดว่าการตีกลับเป็นเรื่องสนุก แต่อีเมลของคุณไม่แน่นอน
เพื่อให้เข้าใจอีเมลตีกลับ คุณควรตอบก่อน: ขั้นตอนในการส่งอีเมลคืออะไร
- คุณระบุที่อยู่อีเมลโดยกรอกข้อมูลในช่อง "จาก" และ "ถึง" แล้วคลิกปุ่ม "ส่ง"
- อีเมลของคุณจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) สำหรับการจัดส่ง คิดว่า SMTP ของคุณเหมือนที่ทำการไปรษณีย์ท้องถิ่น
- เซิร์ฟเวอร์ SMTP ตรวจสอบอีเมลของคุณด้วย DNS (Domain Name Server) DNS คือสมุดที่อยู่สำหรับชื่อโดเมนและที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์
- เมื่อเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับของคุณตั้งอยู่ เซิร์ฟเวอร์ SMTP จะส่งข้อความของคุณไปยัง MTA (Mail Transfer Agent) เพื่อดำเนินการส่งอีเมลให้เสร็จสิ้น MTA เป็นบุรุษไปรษณีย์ในสถานการณ์นี้
- อีเมลของคุณถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้รับเรียบร้อยแล้ว
แต่บางครั้งขั้นตอนสุดท้ายไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ แต่สิ่งที่เกิดขึ้นคือ:
- สุนัขมีมอินเทอร์เน็ตดักฟังอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งสำเร็จ
โอเค นั่นไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้น เลย แม้ว่าข้อความอีเมลตีกลับอาจรู้สึกเช่นนั้น โชคดีที่การเด้งกลับมีสาเหตุที่ชัดเจน…และมักจะแก้ไขได้ง่าย
อะไรทำให้อีเมลตีกลับ?
สาเหตุของการตีกลับของอีเมลรวมถึงกล่องขาเข้าแบบเต็ม เซิร์ฟเวอร์ที่ไม่ตอบสนอง ส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่มีอยู่แล้ว และส่งไปยังที่อยู่อีเมลปลอม
มีหลายสาเหตุที่คุณได้รับการแจ้งเตือนสถานะการจัดส่งว่าอีเมลถูกตีกลับ (มากกว่ารายการด้านบน)
เหตุผลเหล่านี้อาจเป็นเพียงชั่วคราว แต่เหตุผลอื่นๆ ก็ถาวร คุณจะทราบวิธีแก้ปัญหาอีเมลตีกลับหากคุณเข้าใจประเภทของหมวดหมู่ตีกลับที่อีเมลของคุณอยู่ในนั้นก่อน
การตีกลับสามประเภทที่ขัดขวางการส่งอีเมลของคุณ ได้แก่:
- อีเมลตีกลับอย่างนุ่มนวล
- อีเมลตีกลับอย่างหนัก
- อีเมลที่ถูกบล็อก
เคล็ดลับ: อย่าลบอีเมลตีกลับของคุณ! เก็บอีเมลตีกลับของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าเหตุใดข้อความจึงตีกลับ อีเมลที่ตีกลับมีหมายเลขรหัสข้อผิดพลาด Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ผู้ให้บริการกล่องจดหมายสามารถใส่ข้อความเพื่ออธิบายรหัส...หรือไม่ให้ข้อความเลยก็ได้ คุณต้องอ่านอย่างระมัดระวังเพื่อทำความเข้าใจเหตุผลการตีกลับของคุณ เรามีรายการรหัสตีกลับทั่วไปที่นี่ |
1. อีเมลตีกลับอย่างนุ่มนวล
อีเมลตีกลับอย่างนุ่มนวลเมื่อเซิร์ฟเวอร์ปฏิเสธอีเมล ชั่วคราว บริการอีเมลส่วนใหญ่พยายามส่งข้อความอีเมลอีกครั้งหลังจากที่มีการตีกลับอย่างนุ่มนวล
สาเหตุของการตีกลับอย่างนุ่มนวล ได้แก่:
- กล่องจดหมายเต็ม: หากผู้รับมีอีเมลมากเกินไปและถึงขีดจำกัด อีเมลของคุณจะถูกตีกลับจนกว่าจะมีที่ว่าง
- ขนาดอีเมล: หากคุณแพ็คอีเมลที่มีรูปภาพหนักเมกะไบต์หรือมีไฟล์แนบขนาดใหญ่ อีเมลอาจถูกตีกลับหากมีตัวกรองอยู่แล้ว
- เซิร์ฟเวอร์ไม่ทำงาน: เซิร์ฟเวอร์ที่ไม่สามารถเข้าถึงได้อาจหยุดทำงาน โอเวอร์โหลด หรืออยู่ระหว่างการบำรุงรักษา ซึ่งหมายความว่าคุณต้องรอส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีกครั้ง
- ตอบกลับอัตโนมัติ : หากมีคนไปเที่ยวพักผ่อนและตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ อีเมลของคุณมักจะถูกตีกลับ
2. อีเมลตีกลับอย่างหนัก
การตีกลับอย่างหนักเกิดขึ้นเมื่ออีเมลของคุณไม่สามารถส่งไปยังที่อยู่อีเมล อย่างถาวร ได้
สาเหตุของอีเมลตีกลับอย่างหนัก ได้แก่:
- ที่อยู่อีเมลปลอม: บางคนให้ที่อยู่อีเมลปลอม โอกาสจะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณขอที่อยู่เพื่อแลกกับบางสิ่งทางออนไลน์ เช่น เนื้อหาหรือส่วนลด การใช้การเลือกเข้าร่วมสองครั้งสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการตีกลับเหล่านี้ได้
- ที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง: ไม่มีการตรวจสอบการสะกดในช่องที่อยู่อีเมล — การพิมพ์ผิดเกิดขึ้น!
- อีเมลถูกบล็อก: บางโดเมน (เช่น ภาครัฐหรือสถาบัน) มีการตั้งค่าตัวกรองสแปมที่เข้มงวดกว่า หรือ (เศร้าแต่จริง) ผู้รับอาจจงใจบล็อกที่อยู่อีเมลของคุณ หากเป็นรายการเดิม ให้ขอให้พวกเขาเพิ่มคุณในรายชื่อติดต่อ
คุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาอีเมลตีกลับอย่างหนัก สิ่งที่คุณ สามารถ ทำได้คือลบที่อยู่อีเมลที่ถูกตีกลับอย่างถาวรออกจากรายชื่ออีเมลของคุณ ถ้าคุณไม่ทำและเริ่มกองพะเนินเทินทึก คุณอาจเสี่ยงที่อีเมลของคุณจะถูกบล็อก
3. อีเมลที่ถูกบล็อก
เกือบ 85% ของอีเมลที่ส่งทุกวันถือเป็นสแปม
รายการบล็อกอีเมลถูกสร้างขึ้นโดย ESP (ผู้ให้บริการอีเมล) เพื่อกรองเนื้อหาที่เป็นอันตรายหรือแสวงหาประโยชน์ เช่น สแปมหรือมัลแวร์ ไม่มีอยู่จริงที่ทำให้คุณส่งอีเมลได้ยากขึ้น — มีไว้เพื่อปกป้องผู้รับอีเมลเกือบ 3 แสนล้านฉบับที่ส่งทุกวัน
สถิติอีเมลและสแปมในเดือนมิถุนายน 2019 (ที่มา: Cisco Talos)
เหตุใดอีเมลจึงถูกบล็อก มักเกิดขึ้นเนื่องจาก:
- การร้องเรียนเกี่ยวกับสแปม: การร้องเรียนที่ไม่ค่อยเป็นที่พอใจแต่คาดหวังไว้ แต่ถ้าการร้องเรียนถึงระดับหนึ่ง ISP สามารถส่งอีเมลของคุณไปยังโฟลเดอร์สแปมหรือรายการที่บล็อกได้
- อัตราตีกลับสูง: หากคุณไม่มีสุขอนามัยของรายชื่ออีเมลที่ดี อัตราตีกลับของคุณอาจเริ่มทวีคูณ
- ขนาดรายการหรือปริมาณอีเมลที่เพิ่มขึ้น: หากรายการของคุณเติบโตเร็วเกินไป แสดงว่าคุณอาจซื้อรายการนั้นไปแล้ว หากคุณเริ่มส่งอีเมลจำนวนมาก อาจเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงสแปม
- เนื้อหาไม่ดี: หากคุณใช้คำที่เป็นสแปมในหัวเรื่อง เช่น "ฟรี" ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ 17 ตัว ให้หยุดเดี๋ยวนี้ นี่คือประเภทของอีเมลที่คุณควรส่ง
การถูกบล็อกในรายการที่บล็อกอาจมีตั้งแต่การสร้างความรำคาญเล็กน้อย — หรืออาจหมายความว่าแคมเปญอีเมลของคุณจะไม่ถูกส่งไปยังสมาชิกของคุณ
ISP รายใหญ่อาจมีรายการบล็อกของตนเอง อย่างไรก็ตาม รายชื่อที่ได้รับความนิยมสูงสุดจะเปิดเผยต่อสาธารณะ ซึ่งใช้โดยผู้ให้บริการอีเมลและธุรกิจทั่วโลก
คุณจะออกจากรายการบล็อกได้อย่างไร
- เมื่อเวลาผ่านไป: คุณอาจถูกนำออกจากรายการบล็อกโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
- ติดต่อรายการที่บล็อก: ส่งคำขอไปยังเว็บไซต์ของเจ้าของรายการที่บล็อกเพื่อถูกเพิกถอน
- รักษาสุขอนามัยของรายการ: ลบที่อยู่ทางตันที่มีการตีกลับอย่างหนัก - และไม่เคยซื้อรายชื่ออีเมลเลย
- ให้คุณค่า: ส่งอีเมลพร้อมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อดึงดูดสมาชิกและหลีกเลี่ยงการร้องเรียนเรื่องสแปม
- เปลี่ยน ISP ของคุณ: หาก IP ที่กำหนดให้คุณถูกบุกรุก ให้เปลี่ยนผู้ให้บริการเพื่อไม่ให้ถูกบล็อก
เคล็ดลับ: อย่าซื้อรายชื่อที่อยู่อีเมล การซื้อรายชื่อที่อยู่อีเมลอาจดูเหมือนเป็นทางลัดที่ดีในการดูข้อความทางการตลาดของคุณ แต่อาจทำให้ไม่มีใครเห็นอีเมลของคุณ
คุณไม่สามารถซื้อรายการที่ดีได้ แต่คุณสามารถเติบโตได้ |
หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในรายการที่บล็อก อาจหมายความว่ามีบางอย่างผิดปกติในตลาดอีเมลของคุณ โอกาสที่คุณจะเข้าใจผิดว่าเป็นสแปมและบล็อกลิสต์จะเพิ่มขึ้นหากคุณใช้อีเมลขยะ คุณอาจใช้อีเมลระเบิดผิด แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำ
รายการบล็อกนั้นน่ากลัว แต่ก็ไม่ ตลอดไป หากคุณทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องเพื่อออกจากรายการบล็อก คุณก็จะหลีกเลี่ยงได้ในอนาคต
อ่านบล็อกโพสต์ของเราเกี่ยวกับรายการบล็อกอีเมลเพื่อแก้ไขปัญหารายการบล็อกเพิ่มเติม เช่น:
- คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณอยู่ในรายการบล็อกอีเมล?
- คุณจะอยู่ห่างจากรายการบล็อกอีเมลได้อย่างไร?
- หากคุณเคยอยู่ในรายการที่บล็อก นั่นหมายความว่าอย่างไรสำหรับคุณ
วิธีลดอัตราตีกลับของคุณ
อัตราตีกลับของอีเมลคือเปอร์เซ็นต์ของอีเมลที่ตีกลับเนื่องจากส่งไม่ได้
ไม่เหมือนกับเมตริกการตลาดทางอีเมลอื่นๆ เช่น การคลิกและการเปิด โดยที่ อัตราสูง = ดี อัตราตีกลับของข้อความที่สูงจะไม่ดี คุณต้องการรักษาอัตราตีกลับให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะทำได้
การคำนวณอัตราตีกลับของอีเมลเป็นสิ่งสำคัญ อัตราตีกลับแสดงถึงความสมบูรณ์ของการปรับใช้อีเมลของคุณ
การเด้งกลับ (โดยเฉพาะการเด้งอย่างหนัก) สร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของคุณ หากอัตราการส่งอีเมลที่ไม่สามารถส่งได้ของคุณสูง (มากกว่า 5%) ความสามารถในการส่งเชิงลบจะส่งผลต่อความสำเร็จของแคมเปญอีเมลของคุณ
แม้กระทั่งแคมเปญในอนาคต
นั่นเป็นเพราะเครือข่ายอีเมลตรวจสอบแนวโน้มอัตราตีกลับสำหรับแคมเปญปัจจุบันทั้งหมดของคุณ เพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับอีเมลของคุณในภายหลังหรือไม่
ตั้งเป้าที่จะให้อัตราการตีกลับอีเมลของคุณน้อยกว่า 2% สิ่งใดที่สูงกว่าอัตราตีกลับของแคมเปญอีเมลนั้นจำเป็นต้องให้ความสนใจจากคุณ ทวิตนี้!!วิธีรักษาอัตราตีกลับให้ต่ำ ได้แก่:
- ทำความสะอาดรายการของคุณ: ระบุและลบที่อยู่อีเมลที่ไม่ได้มีส่วนร่วมหรือถูกละทิ้งเป็นประจำ ตรวจสอบเพื่อดูว่าแพลตฟอร์มของคุณลบฮาร์ดอีเมลตีกลับโดยอัตโนมัติหรือไม่
- รายการตามสิทธิ์: ส่งอีเมลถึงผู้ที่ให้ความยินยอมในการรับแคมเปญของคุณเท่านั้น ตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้กระบวนการอีเมลแบบ double opt-in หรือไม่
- ส่งอีเมลเป็นประจำ: ส่งอีเมลไปยังรายการของคุณบ่อยๆ (แต่อย่ามากเกินไป) สิ่งนี้นำไปสู่การร้องเรียนเกี่ยวกับสแปมน้อยลง การมีส่วนร่วมที่สูงขึ้น…และอัตราการตีกลับที่ต่ำลง
- ศูนย์การกำหนดลักษณะผู้ใช้: ให้สมาชิกควบคุมว่าได้รับอีเมลประเภทใดและจะได้รับอีเมลบ่อยเพียงใด
- ตรวจสอบอีเมล: การรับรองความถูกต้องช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับชื่อเสียงของคุณ ActiveCampaign ทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ
- ใช้การแบ่งส่วนรายการ: การแบ่งส่วนช่วยปรับปรุงการตลาดของคุณ ส่งอีเมลถึงลูกค้าที่มีส่วนร่วมมากที่สุดของคุณก่อน สิ่งนี้แสดงให้เห็นตัวกรองสแปมของ ESP ว่าคุณมีเนื้อหาที่ดีพร้อมผลลัพธ์การมีส่วนร่วมในเชิงบวก
เป้าหมายของคุณคือลดจำนวนการตีกลับในรายการของคุณ
ไม่สามารถกำจัดได้อย่างสมบูรณ์ การตีกลับจะยังคงเกิดขึ้น — ที่อยู่อีเมลถูกพิมพ์ผิด และเซิร์ฟเวอร์หยุดทำงานเพื่อการบำรุงรักษา
ควบคุมเฉพาะสิ่งที่คุณควบคุม ได้ แก้ไขปัญหาเซิร์ฟเวอร์อีเมลเมื่อปรากฏขึ้น ดูแลรายชื่อตามการอนุญาตของคุณ ส่งเนื้อหาที่พวกเขาต้องการได้รับจากคุณให้คนอื่น
ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นแคมเปญอีเมลการตลาดคุณภาพสูงที่รับประกันว่ารายการของคุณจะไม่เด้งออกจากการควบคุมของคุณ