เหตุใดอีเมลจึงตีกลับ และคุณจะลดอัตราการตีกลับได้อย่างไร

เผยแพร่แล้ว: 2021-01-25

อีเมลตีกลับเกิดขึ้นกับทุกคน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ามันคืออะไรและเหตุใดจึงเกิดขึ้น เนื่องจากความสำเร็จด้านการตลาดผ่านอีเมลของคุณขึ้นอยู่กับว่าข้อความของคุณส่งถึงกล่องจดหมายของผู้รับหรือไม่

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้:

  • อีเมลตีกลับคืออะไร?
  • อะไรทำให้อีเมลตีกลับ?
  • คุณจะลดอัตราการตีกลับของคุณได้อย่างไร?

อีเมลตีกลับคืออะไร?

อีเมลตีกลับ (หรือ “ตีกลับ”) เป็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่คุณได้รับเมื่อไม่ได้ส่งอีเมลที่คุณส่ง เซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลปลายทางจะส่งรายงานการไม่จัดส่ง (NDR) นี้ ข้อความตีกลับของอีเมลยังแจ้งให้คุณทราบถึงสาเหตุที่ทำให้การส่งอีเมลของคุณล้มเหลว

กิ๊ฟเด้ง

คุณอาจคิดว่าการตีกลับเป็นเรื่องสนุก แต่อีเมลของคุณไม่แน่นอน

เพื่อให้เข้าใจอีเมลตีกลับ คุณควรตอบก่อน: ขั้นตอนในการส่งอีเมลคืออะไร

  1. คุณระบุที่อยู่อีเมลโดยกรอกข้อมูลในช่อง "จาก" และ "ถึง" แล้วคลิกปุ่ม "ส่ง"
  2. อีเมลของคุณจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) สำหรับการจัดส่ง คิดว่า SMTP ของคุณเหมือนที่ทำการไปรษณีย์ท้องถิ่น
  3. เซิร์ฟเวอร์ SMTP ตรวจสอบอีเมลของคุณด้วย DNS (Domain Name Server) DNS คือสมุดที่อยู่สำหรับชื่อโดเมนและที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์
  4. เมื่อเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับของคุณตั้งอยู่ เซิร์ฟเวอร์ SMTP จะส่งข้อความของคุณไปยัง MTA (Mail Transfer Agent) เพื่อดำเนินการส่งอีเมลให้เสร็จสิ้น MTA เป็นบุรุษไปรษณีย์ในสถานการณ์นี้
  5. อีเมลของคุณถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้รับเรียบร้อยแล้ว

แต่บางครั้งขั้นตอนสุดท้ายไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ แต่สิ่งที่เกิดขึ้นคือ:

  1. สุนัขมีมอินเทอร์เน็ตดักฟังอีเมลของคุณก่อนที่จะส่งสำเร็จ

โอเค นั่นไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้น เลย แม้ว่าข้อความอีเมลตีกลับอาจรู้สึกเช่นนั้น โชคดีที่การเด้งกลับมีสาเหตุที่ชัดเจน…และมักจะแก้ไขได้ง่าย

อะไรทำให้อีเมลตีกลับ?

สาเหตุของการตีกลับของอีเมลรวมถึงกล่องขาเข้าแบบเต็ม เซิร์ฟเวอร์ที่ไม่ตอบสนอง ส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่มีอยู่แล้ว และส่งไปยังที่อยู่อีเมลปลอม

มีหลายสาเหตุที่คุณได้รับการแจ้งเตือนสถานะการจัดส่งว่าอีเมลถูกตีกลับ (มากกว่ารายการด้านบน)

เหตุผลเหล่านี้อาจเป็นเพียงชั่วคราว แต่เหตุผลอื่นๆ ก็ถาวร คุณจะทราบวิธีแก้ปัญหาอีเมลตีกลับหากคุณเข้าใจประเภทของหมวดหมู่ตีกลับที่อีเมลของคุณอยู่ในนั้นก่อน

การตีกลับสามประเภทที่ขัดขวางการส่งอีเมลของคุณ ได้แก่:

  1. อีเมลตีกลับอย่างนุ่มนวล
  2. อีเมลตีกลับอย่างหนัก
  3. อีเมลที่ถูกบล็อก
หลอดไฟฟ้า เคล็ดลับ: อย่าลบอีเมลตีกลับของคุณ!

เก็บอีเมลตีกลับของคุณเพื่อทำความเข้าใจว่าเหตุใดข้อความจึงตีกลับ อีเมลที่ตีกลับมีหมายเลขรหัสข้อผิดพลาด Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ผู้ให้บริการกล่องจดหมายสามารถใส่ข้อความเพื่ออธิบายรหัส...หรือไม่ให้ข้อความเลยก็ได้ คุณต้องอ่านอย่างระมัดระวังเพื่อทำความเข้าใจเหตุผลการตีกลับของคุณ

เรามีรายการรหัสตีกลับทั่วไปที่นี่

1. อีเมลตีกลับอย่างนุ่มนวล

อีเมลตีกลับอย่างนุ่มนวลเมื่อเซิร์ฟเวอร์ปฏิเสธอีเมล ชั่วคราว บริการอีเมลส่วนใหญ่พยายามส่งข้อความอีเมลอีกครั้งหลังจากที่มีการตีกลับอย่างนุ่มนวล

สาเหตุของการตีกลับอย่างนุ่มนวล ได้แก่:

  • กล่องจดหมายเต็ม: หากผู้รับมีอีเมลมากเกินไปและถึงขีดจำกัด อีเมลของคุณจะถูกตีกลับจนกว่าจะมีที่ว่าง
  • ขนาดอีเมล: หากคุณแพ็คอีเมลที่มีรูปภาพหนักเมกะไบต์หรือมีไฟล์แนบขนาดใหญ่ อีเมลอาจถูกตีกลับหากมีตัวกรองอยู่แล้ว
  • เซิร์ฟเวอร์ไม่ทำงาน: เซิร์ฟเวอร์ที่ไม่สามารถเข้าถึงได้อาจหยุดทำงาน โอเวอร์โหลด หรืออยู่ระหว่างการบำรุงรักษา ซึ่งหมายความว่าคุณต้องรอส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีกครั้ง
  • ตอบกลับอัตโนมัติ : หากมีคนไปเที่ยวพักผ่อนและตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ อีเมลของคุณมักจะถูกตีกลับ

2. อีเมลตีกลับอย่างหนัก

การตีกลับอย่างหนักเกิดขึ้นเมื่ออีเมลของคุณไม่สามารถส่งไปยังที่อยู่อีเมล อย่างถาวร ได้

สาเหตุของอีเมลตีกลับอย่างหนัก ได้แก่:

  • ที่อยู่อีเมลปลอม: บางคนให้ที่อยู่อีเมลปลอม โอกาสจะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณขอที่อยู่เพื่อแลกกับบางสิ่งทางออนไลน์ เช่น เนื้อหาหรือส่วนลด การใช้การเลือกเข้าร่วมสองครั้งสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการตีกลับเหล่านี้ได้
  • ที่อยู่อีเมลไม่ถูกต้อง: ไม่มีการตรวจสอบการสะกดในช่องที่อยู่อีเมล — การพิมพ์ผิดเกิดขึ้น!
  • อีเมลถูกบล็อก: บางโดเมน (เช่น ภาครัฐหรือสถาบัน) มีการตั้งค่าตัวกรองสแปมที่เข้มงวดกว่า หรือ (เศร้าแต่จริง) ผู้รับอาจจงใจบล็อกที่อยู่อีเมลของคุณ หากเป็นรายการเดิม ให้ขอให้พวกเขาเพิ่มคุณในรายชื่อติดต่อ

คุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาอีเมลตีกลับอย่างหนัก สิ่งที่คุณ สามารถ ทำได้คือลบที่อยู่อีเมลที่ถูกตีกลับอย่างถาวรออกจากรายชื่ออีเมลของคุณ ถ้าคุณไม่ทำและเริ่มกองพะเนินเทินทึก คุณอาจเสี่ยงที่อีเมลของคุณจะถูกบล็อก

3. อีเมลที่ถูกบล็อก

เกือบ 85% ของอีเมลที่ส่งทุกวันถือเป็นสแปม

รายการบล็อกอีเมลถูกสร้างขึ้นโดย ESP (ผู้ให้บริการอีเมล) เพื่อกรองเนื้อหาที่เป็นอันตรายหรือแสวงหาประโยชน์ เช่น สแปมหรือมัลแวร์ ไม่มีอยู่จริงที่ทำให้คุณส่งอีเมลได้ยากขึ้น — มีไว้เพื่อปกป้องผู้รับอีเมลเกือบ 3 แสนล้านฉบับที่ส่งทุกวัน

สถิติสแปมสำหรับเดือนมิถุนายน 2019

สถิติอีเมลและสแปมในเดือนมิถุนายน 2019 (ที่มา: Cisco Talos)

เหตุใดอีเมลจึงถูกบล็อก มักเกิดขึ้นเนื่องจาก:

  • การร้องเรียนเกี่ยวกับสแปม: การร้องเรียนที่ไม่ค่อยเป็นที่พอใจแต่คาดหวังไว้ แต่ถ้าการร้องเรียนถึงระดับหนึ่ง ISP สามารถส่งอีเมลของคุณไปยังโฟลเดอร์สแปมหรือรายการที่บล็อกได้
  • อัตราตีกลับสูง: หากคุณไม่มีสุขอนามัยของรายชื่ออีเมลที่ดี อัตราตีกลับของคุณอาจเริ่มทวีคูณ
  • ขนาดรายการหรือปริมาณอีเมลที่เพิ่มขึ้น: หากรายการของคุณเติบโตเร็วเกินไป แสดงว่าคุณอาจซื้อรายการนั้นไปแล้ว หากคุณเริ่มส่งอีเมลจำนวนมาก อาจเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงสแปม
  • เนื้อหาไม่ดี: หากคุณใช้คำที่เป็นสแปมในหัวเรื่อง เช่น "ฟรี" ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ 17 ตัว ให้หยุดเดี๋ยวนี้ นี่คือประเภทของอีเมลที่คุณควรส่ง

การถูกบล็อกในรายการที่บล็อกอาจมีตั้งแต่การสร้างความรำคาญเล็กน้อย — หรืออาจหมายความว่าแคมเปญอีเมลของคุณจะไม่ถูกส่งไปยังสมาชิกของคุณ

ISP รายใหญ่อาจมีรายการบล็อกของตนเอง อย่างไรก็ตาม รายชื่อที่ได้รับความนิยมสูงสุดจะเปิดเผยต่อสาธารณะ ซึ่งใช้โดยผู้ให้บริการอีเมลและธุรกิจทั่วโลก

คุณจะออกจากรายการบล็อกได้อย่างไร

  • เมื่อเวลาผ่านไป: คุณอาจถูกนำออกจากรายการบล็อกโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
  • ติดต่อรายการที่บล็อก: ส่งคำขอไปยังเว็บไซต์ของเจ้าของรายการที่บล็อกเพื่อถูกเพิกถอน
  • รักษาสุขอนามัยของรายการ: ลบที่อยู่ทางตันที่มีการตีกลับอย่างหนัก - และไม่เคยซื้อรายชื่ออีเมลเลย
  • ให้คุณค่า: ส่งอีเมลพร้อมเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อดึงดูดสมาชิกและหลีกเลี่ยงการร้องเรียนเรื่องสแปม
  • เปลี่ยน ISP ของคุณ: หาก IP ที่กำหนดให้คุณถูกบุกรุก ให้เปลี่ยนผู้ให้บริการเพื่อไม่ให้ถูกบล็อก
หลอดไฟฟ้า เคล็ดลับ: อย่าซื้อรายชื่อที่อยู่อีเมล

การซื้อรายชื่อที่อยู่อีเมลอาจดูเหมือนเป็นทางลัดที่ดีในการดูข้อความทางการตลาดของคุณ แต่อาจทำให้ไม่มีใครเห็นอีเมลของคุณ

  • ESP ส่วนใหญ่จะไม่อนุญาตให้คุณส่งอีเมลไปยังรายการที่ซื้อ
  • มันบั่นทอนความสามารถในการส่งมอบและชื่อเสียง IP ของคุณอย่างจริงจัง
  • มันผิดกฎหมายเพราะมันทำลาย CAN SPAM
  • และเป็นวิธีที่ดีในการบล็อกลิสต์

คุณไม่สามารถซื้อรายการที่ดีได้ แต่คุณสามารถเติบโตได้

หากคุณพบว่าตัวเองอยู่ในรายการที่บล็อก อาจหมายความว่ามีบางอย่างผิดปกติในตลาดอีเมลของคุณ โอกาสที่คุณจะเข้าใจผิดว่าเป็นสแปมและบล็อกลิสต์จะเพิ่มขึ้นหากคุณใช้อีเมลขยะ คุณอาจใช้อีเมลระเบิดผิด แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำ

รายการบล็อกนั้นน่ากลัว แต่ก็ไม่ ตลอดไป หากคุณทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องเพื่อออกจากรายการบล็อก คุณก็จะหลีกเลี่ยงได้ในอนาคต

อ่านบล็อกโพสต์ของเราเกี่ยวกับรายการบล็อกอีเมลเพื่อแก้ไขปัญหารายการบล็อกเพิ่มเติม เช่น:

  • คุณรู้ได้อย่างไรว่าคุณอยู่ในรายการบล็อกอีเมล?
  • คุณจะอยู่ห่างจากรายการบล็อกอีเมลได้อย่างไร?
  • หากคุณเคยอยู่ในรายการที่บล็อก นั่นหมายความว่าอย่างไรสำหรับคุณ

วิธีลดอัตราตีกลับของคุณ

อัตราตีกลับของอีเมลคือเปอร์เซ็นต์ของอีเมลที่ตีกลับเนื่องจากส่งไม่ได้

ไม่เหมือนกับเมตริกการตลาดทางอีเมลอื่นๆ เช่น การคลิกและการเปิด โดยที่ อัตราสูง = ดี อัตราตีกลับของข้อความที่สูงจะไม่ดี คุณต้องการรักษาอัตราตีกลับให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะทำได้

การคำนวณอัตราตีกลับของอีเมล

การคำนวณอัตราตีกลับของอีเมลเป็นสิ่งสำคัญ อัตราตีกลับแสดงถึงความสมบูรณ์ของการปรับใช้อีเมลของคุณ

การเด้งกลับ (โดยเฉพาะการเด้งอย่างหนัก) สร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของคุณ หากอัตราการส่งอีเมลที่ไม่สามารถส่งได้ของคุณสูง (มากกว่า 5%) ความสามารถในการส่งเชิงลบจะส่งผลต่อความสำเร็จของแคมเปญอีเมลของคุณ

แม้กระทั่งแคมเปญในอนาคต

นั่นเป็นเพราะเครือข่ายอีเมลตรวจสอบแนวโน้มอัตราตีกลับสำหรับแคมเปญปัจจุบันทั้งหมดของคุณ เพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับอีเมลของคุณในภายหลังหรือไม่

ตั้งเป้าที่จะให้อัตราการตีกลับอีเมลของคุณน้อยกว่า 2% สิ่งใดที่สูงกว่าอัตราตีกลับของแคมเปญอีเมลนั้นจำเป็นต้องให้ความสนใจจากคุณ ทวิตนี้!!

วิธีรักษาอัตราตีกลับให้ต่ำ ได้แก่:

  • ทำความสะอาดรายการของคุณ: ระบุและลบที่อยู่อีเมลที่ไม่ได้มีส่วนร่วมหรือถูกละทิ้งเป็นประจำ ตรวจสอบเพื่อดูว่าแพลตฟอร์มของคุณลบฮาร์ดอีเมลตีกลับโดยอัตโนมัติหรือไม่
  • รายการตามสิทธิ์: ส่งอีเมลถึงผู้ที่ให้ความยินยอมในการรับแคมเปญของคุณเท่านั้น ตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้กระบวนการอีเมลแบบ double opt-in หรือไม่
  • ส่งอีเมลเป็นประจำ: ส่งอีเมลไปยังรายการของคุณบ่อยๆ (แต่อย่ามากเกินไป) สิ่งนี้นำไปสู่การร้องเรียนเกี่ยวกับสแปมน้อยลง การมีส่วนร่วมที่สูงขึ้น…และอัตราการตีกลับที่ต่ำลง
  • ศูนย์การกำหนดลักษณะผู้ใช้: ให้สมาชิกควบคุมว่าได้รับอีเมลประเภทใดและจะได้รับอีเมลบ่อยเพียงใด
  • ตรวจสอบอีเมล: การรับรองความถูกต้องช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับชื่อเสียงของคุณ ActiveCampaign ทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ
  • ใช้การแบ่งส่วนรายการ: การแบ่งส่วนช่วยปรับปรุงการตลาดของคุณ ส่งอีเมลถึงลูกค้าที่มีส่วนร่วมมากที่สุดของคุณก่อน สิ่งนี้แสดงให้เห็นตัวกรองสแปมของ ESP ว่าคุณมีเนื้อหาที่ดีพร้อมผลลัพธ์การมีส่วนร่วมในเชิงบวก

เป้าหมายของคุณคือลดจำนวนการตีกลับในรายการของคุณ

ไม่สามารถกำจัดได้อย่างสมบูรณ์ การตีกลับจะยังคงเกิดขึ้น — ที่อยู่อีเมลถูกพิมพ์ผิด และเซิร์ฟเวอร์หยุดทำงานเพื่อการบำรุงรักษา

ควบคุมเฉพาะสิ่งที่คุณควบคุม ได้ แก้ไขปัญหาเซิร์ฟเวอร์อีเมลเมื่อปรากฏขึ้น ดูแลรายชื่อตามการอนุญาตของคุณ ส่งเนื้อหาที่พวกเขาต้องการได้รับจากคุณให้คนอื่น

ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นแคมเปญอีเมลการตลาดคุณภาพสูงที่รับประกันว่ารายการของคุณจะไม่เด้งออกจากการควบคุมของคุณ