การสื่อสารทางอีเมลในช่วงโควิด-19: เคล็ดลับและตัวอย่าง

อัปเดตเมื่อ 1/6/2564

โควิด-19 ส่งผลกระทบต่อทุกคนในบางรูปแบบ แต่บางอุตสาหกรรมและธุรกิจในท้องถิ่นต้องแบกรับภาระที่หนักกว่าในแง่ของการสื่อสารกับลูกค้า นอกจากอุตสาหกรรมการบินและการเดินทางแล้ว ธุรกิจในท้องถิ่นจำนวนมากได้ส่งอีเมลอัปเดตเกี่ยวกับโควิด-19 ของตนเอง เนื่องจากผู้อยู่อาศัยต้องเดาว่าร้านกาแฟโปรดของพวกเขาได้เปิดขึ้นอีกครั้งหรือไม่ หรือจำเป็นต้องจองก่อนไปที่ร้านหรือไม่ ยิม.

บางบริษัทมีทีมงานเฉพาะและผู้ขายที่เตรียมพร้อมสำหรับการสื่อสารในภาวะวิกฤตตลอดทั้งปีในสถานการณ์เช่นนี้ แต่ธุรกิจและแบรนด์ขนาดเล็กจำนวนมากไม่ทำเช่นนั้น การศึกษาเกณฑ์มาตรฐานและการมีส่วนร่วมของอีเมล ล่าสุดของเรา เปิดเผยว่า โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้คนสมัครและ รับอีเมลจากแบรนด์และธุรกิจประมาณ 50 แห่ง ในขณะที่ธุรกิจต่างๆ เริ่มเปิดทำการอีกครั้ง ปรับเวลาทำการ และกำหนดโปรโตคอลใหม่ ธุรกิจจำนวนมากกำลังส่งอีเมลเกี่ยวกับขั้นตอนที่พวกเขาดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยงของ COVID-19 และรักษาความปลอดภัยให้ลูกค้าในขณะที่กำลังกลับสู่สภาวะปกติ

โพสต์นี้ให้คำแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดหากคุณต้องการส่งอีเมลอัปเดตเกี่ยวกับโควิด-19 ของคุณเองและกำลังมองหาคำแนะนำ

ก่อนอื่น คุณต้องส่งอีเมลเกี่ยวกับโควิด-19 หรือไม่

เพียงเพราะคุณเห็นอีเมลเกี่ยวกับโควิด-19 เหล่านี้ปรากฏขึ้นในกล่องจดหมาย ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องส่งอีเมลของคุณเอง คุณไม่ควรส่งอีเมลเกี่ยวกับ COVID-19 เพียงเพื่อ "เพิ่มทุน" ให้กับความคลั่งไคล้ ส่งอีเมลเหล่านี้เฉพาะในกรณีที่คุณจำเป็นต้องดำเนินการทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมาย

กรณีการใช้งานบางอย่างที่จำเป็นต้องมีการสื่อสารในภาวะวิกฤตเพิ่มเติม ได้แก่:

• อัปเดตหรือยกเลิกงานกิจกรรมของบริษัท
• อัพเดทเวลาทำการของร้าน การปิดหรือเปิดใหม่
• ข้อมูลการเข้าถึงบริการของบริษัทจากระยะไกล
• อัพเดตจากธุรกิจที่มีการสัญจรทางเท้าสูงซึ่งบุคคลอาจสัมผัสใกล้ชิดกัน

โปรดทราบ: นี่ไม่ใช่รายการทั้งหมดที่คุณต้องการส่งอีเมลเกี่ยวกับโควิด-19 แต่หวังว่าข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าขั้นตอนต่อไปควรเป็นอย่างไรสำหรับธุรกิจของคุณ หากคุณต้องการพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมล ติดต่อเราที่นี่

ผู้ส่งและหัวเรื่อง: ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ภายใน

นี่ไม่ใช่เวลามาลองเปลี่ยนชื่อผู้ส่งของคุณ เราแนะนำให้ผู้ส่งหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อบุคคลเพราะอาจทำให้ผู้รับสับสน พวกเขาอาจไม่รู้จักผู้ส่งและมองข้ามอีเมล ในสถานการณ์เช่นนี้ ความชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งและความสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณได้รับข้อความที่ชัดเจน

เราแนะนำให้ใส่หัวเรื่องที่ชัดเจนและรัดกุม ในอีเมลส่งเสริมการขาย การใส่ความน่าสนใจอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดึงดูดผู้รับให้เปิดอีเมลของคุณ แต่สำหรับอีเมลเรื่องโควิด-19 ให้ใช้หัวเรื่องง่ายๆ เช่น “การตอบสนองต่อโควิด-19 ของเรา” หากผู้รับใช้หรือเยี่ยมชมธุรกิจของคุณ พวกเขาอาจต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมและเปิดอีเมลนี้

ปรับเสียงและโทนเสียงของแบรนด์ของคุณ

บางทีเสียงแบรนด์ของคุณอาจดูไร้ความปราณีและร่าเริง ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีในการปรับโทนเสียงและมุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงและการพัฒนาที่อยู่ในการควบคุมของคุณ แต่อย่าแก้ไขมากเกินไปและเขียนด้วยน้ำเสียงที่เคร่งขรึมหรือน่าสยดสยองซึ่งจะทำให้คุณเครียดกับผู้รับมากขึ้น

เมื่อเขียนสำเนาเนื้อความของอีเมล COVID-19 ของคุณ ให้เชื่อมต่อกับผู้รับของคุณโดยยอมรับความวิตกกังวลของพวกเขา แต่จงรักษาน้ำเสียงที่เป็นกลางและเป็นกลางตลอดอีเมล

ผู้อ่านของคุณจะเข้าใจการเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ และแบรนด์ของคุณจะดูเหมือนมนุษย์มากขึ้นจริงๆ

เน้นการกระทำ

ผู้รับของคุณจะสนใจมากที่สุดในการดำเนินการของคุณเพื่อลดความเสี่ยงและการแพร่กระจายของ COVID-19 พิจารณาให้การกระทำเหล่านั้นในรายการหัวข้อย่อยเพื่อให้ผู้อ่านสามารถตรวจสอบการวัดของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณได้จ้างพนักงานทำความสะอาดเพิ่มเติมเพื่อทำความสะอาดโรงยิมของคุณอย่างล้ำลึกทุกสัปดาห์หรือไม่? นี่คือสิ่งที่ผู้รับของคุณต้องการทราบ

Chase Bank เพิ่งส่งอีเมลเกี่ยวกับโควิด-19 พร้อมแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์และเคล็ดลับในการเข้าถึงธนาคารจากระยะไกล:

ลองแบ่งอีเมลออกเป็นสิ่งที่คุณทำธุรกิจและสิ่งที่ลูกค้าสามารถช่วยได้ A Precious Child เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรใน Denver Metro ที่จัดหาเสื้อผ้าและของใช้จำเป็นสำหรับครอบครัวที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ พวกเขาสรุปมาตรการป้องกันตลอดจนสิ่งที่พวกเขาขอจากอาสาสมัครในหัวข้อย่อยที่อ่านง่าย:

ในช่วงวิกฤตใดๆ โดยทั่วไปจะมีความคิดเห็นและความคิดเห็นมากมายเกี่ยวกับร้านข่าว บัญชี Twitter และอื่นๆ อย่าใช้อีเมลเกี่ยวกับโควิด-19 ของคุณเป็นโอกาสในการส่งเสียงดังกล่าว

หลีกเลี่ยงการแสดงจุดยืนด้านบรรณาธิการเกี่ยวกับวิกฤต เว้นแต่คุณจะทำงานให้กับหน่วยงานที่อุทิศตนเพื่อการทำเช่นนั้น

ผู้รับของคุณจะดมกลิ่นนั้น และมีโอกาสดีที่พวกเขาอาจไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของคุณ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงเสี่ยงต่อชื่อเสียงของแบรนด์เมื่อวิกฤตสิ้นสุดลงเท่านั้น

มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริงที่คุณมี และสิ่งที่คุณกำลังดำเนินการเนื่องจากข้อเท็จจริงเหล่านั้น

ข้อมูลอัปเดตของบริษัทเกี่ยวกับโควิดและตัวอย่างการเปิดใหม่

เมื่อมีการยกเลิกข้อกำหนดด้านโควิดมากขึ้นเรื่อยๆ ธุรกิจจะต้องจัดให้มีการสื่อสารที่ชัดเจนแก่ลูกค้าเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาปฏิบัติตามโปรโตคอลโควิด และการปรับเปลี่ยนกำลังการผลิต ชั่วโมง หรือข้อเสนอต่างๆ

เคล็ดลับข้างต้นที่เน้นความชัดเจนและการดำเนินการยังคงมีผลบังคับใช้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของธุรกิจที่ได้สื่อสารอย่างชัดเจนว่าข้อจำกัดที่ยกเลิกจะส่งผลต่อลูกค้าของตนอย่างไร

เริ่มต้นการเป็นสมาชิกของคุณใหม่

ClassPass อนุญาตให้ลูกค้าหยุดแผนชั่วคราวได้ตลอดปี 2020 ในขณะที่ COVID มีผลบังคับใช้อย่างเต็มที่ แต่เมื่อข้อจำกัดทั่วประเทศเริ่มถูกยกเลิก ClassPass ได้ส่งอีเมลที่มีรายละเอียดขั้นตอนเพื่อช่วยให้กลับมาฟิตได้อีกครั้ง อีเมลจะแสดงรายชื่อธุรกิจฟิตเนสในพื้นที่ที่กลับมาเปิดทำการอีกครั้ง โดยมีรายละเอียดชัดเจนว่าการเป็นสมาชิกของลูกค้าจะยกเลิกการหยุดชั่วคราวเมื่อใด และให้รายการอัปเดตที่สำคัญเกี่ยวกับเครดิต ความปลอดภัยและความสะอาด และวิธีปรับแผนของคุณ

หากคุณกำลังวางแผนที่จะเริ่มบริการของคุณอีกครั้ง ให้ร่างโครงร่างให้ชัดเจนว่าลูกค้าสามารถเริ่มต้นธุรกิจของคุณหรือหยุดการเป็นสมาชิกได้หากพวกเขาไม่สนใจอีกต่อไป ใช้ตัวหนาเช่นอีเมลของ ClassPass เพื่อเน้นส่วนข้อมูลที่สำคัญที่สุด

การดูแลสุขภาพ: อีเมลวัคซีนป้องกันโควิดและ SMS

คงจะเป็นเรื่องไร้สาระถ้าเราไม่ได้ใส่อีเมลอัปเดตวัคซีน การสื่อสารที่ผู้ให้บริการด้านสุขภาพทั่วโลกได้แบ่งปันกับผู้ป่วยเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับแจ้งและตระหนักถึงวิธีลงทะเบียนเพื่อรับวัคซีนโควิด

อีเมลนี้จาก Kaiser Permanente ไม่มีขนลุก - ตรงไปที่จุดเริ่มต้นด้วยหัวเรื่อง "แนวทางการมาสก์ CDC ใหม่" จากนั้นให้รายละเอียดว่าคุณสามารถลงทะเบียนเพื่อนัดหมายวัคซีนของคุณได้อย่างไร และวิธีที่ Kaiser วางแผนที่จะจัดการกับแนวทางการสวมหน้ากาก โดยเน้นที่ CTA สำหรับแต่ละส่วน อีเมลนั้นเรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพ

ผู้ให้บริการด้านสุขภาพและธุรกิจจำนวนมากยังใช้ SMS (หรือที่เรียกกันทั่วไปว่าข้อความ) เพื่อสื่อสารกับผู้ป่วยอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับการนัดหมายที่จะเกิดขึ้นและวัคซีนที่มีอยู่

ตัวอย่างเช่น หมอบีใช้ SMS เพื่อแจ้งเตือนผู้ป่วยเมื่อมีวัคซีน SMS ช่วยให้ Dr. B เข้าถึงผู้ป่วยและรับคำตอบจากพวกเขาโดยเร็วที่สุด

แม้ว่าอีเมลจะเหมาะสำหรับการสื่อสารข้อมูลอัปเดตของบริษัทและขั้นตอนการเปิดใหม่ แต่หากคุณต้องการติดต่อลูกค้าทันที SMS ก็เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในคลังแสงการสื่อสารของคุณ

อีเมลล์โควิดของร้านเปิดใหม่

เช่นเดียวกับหลายๆ ธุรกิจในปี 2020-21 จาลัน เฟเชียล สปา ต้องปิดให้บริการชั่วคราว เมื่อธุรกิจพร้อมที่จะเปิดใหม่อีกครั้ง พวกเขาก็ส่งอีเมลที่ยอดเยี่ยมซึ่งระบุขั้นตอนการทำความสะอาด ระเบียบการเกี่ยวกับโควิด และข้อจำกัดด้านความจุ ลองใช้ CTA ตัวหนา เช่น อีเมลของ Jalan เพื่อแนะนำผู้อ่านให้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดให้บริการอีกครั้งและนโยบายด้านความปลอดภัยจากโควิด-19

พร้อมปรับตัว

เช่นเดียวกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การพัฒนาในปัจจุบันอาจล้าสมัยได้อย่างรวดเร็ว เตรียมพร้อมที่จะตอบสนองต่อการพัฒนาหรือการปรับปรุงอื่น ๆ ของ COVID-19 เพื่อให้คุณสามารถรักษาพนักงานและลูกค้าของคุณให้ปลอดภัยและมีสุขภาพดี

หวังว่าคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณได้ในขณะที่คุณสำรวจการพัฒนาของ COVID-19 และให้การสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพในช่วงเวลานี้ สำหรับข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยที่สุดเกี่ยวกับการแพร่กระจายของ COVID-19 โปรดดูที่ศูนย์ควบคุมโรค (CDC) และแดชบอร์ด COVID-19 ขององค์การอนามัยโลก (WHO)