6 ขั้นตอนสู่ระบบการออกแบบอีเมลอันทรงพลังที่ทีมของคุณจะหลงรัก

นักการตลาดผ่านอีเมล—และโดยเฉพาะอย่างยิ่งนักออกแบบที่สร้างแคมเปญ—กำลังมองหาวิธีปรับปรุงกระบวนการผลิตอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการแสดงตัวอย่างอัตโนมัติและเครื่องมือประกันคุณภาพ (QA) หรือการค้นหาวิธีเขียนโค้ดอีเมลที่เร็วขึ้น ประสิทธิภาพคือชื่อของเกม

บวกกับความต้องการความเร็วคือความต้องการในการขยายขนาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเริ่มมีการระบาดของโควิด-19 และผู้คนที่ทำงานและซื้อจากที่บ้าน บริษัทต่างๆ กำลังส่งอีเมลมากกว่าที่เคย 54% มีปริมาณอีเมลเพิ่มขึ้นตั้งแต่ก่อนเกิดโรคระบาด ตามสถานะอีเมลประจำปี 2020 ฉบับฤดูใบไม้ร่วง และทีมงานต่างพยายามดิ้นรนเพื่อให้ทันกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นในขณะที่มีนวัตกรรมและรักษามาตรฐานคุณภาพสูง

เครื่องมือหนึ่งที่เราพบว่ามีประโยชน์มากขึ้น และเห็นว่าเครื่องมืออื่นๆ นำมาใช้เพื่อความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ นั่นคือระบบการออกแบบอีเมล ระบบการออกแบบโดยทั่วไปสร้างขึ้นด้วยเหตุผลสองประการ: ประสิทธิภาพและความสม่ำเสมอ แต่ระบบการออกแบบอีเมลคืออะไร และจะนำไปใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมได้อย่างไร

ระบบออกแบบอีเมลคืออะไร?

ระบบการออกแบบอีเมลคือชุดของส่วนประกอบและมาตรฐานที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ซึ่งทีมต่างๆ ใช้เพื่อชี้นำการทำงาน และสร้างอีเมลในแบรนด์ ปราศจากข้อผิดพลาดได้รวดเร็วและสม่ำเสมอมากขึ้น

ส่วนประกอบในระบบการออกแบบอีเมลมักจะประกอบด้วย:

• สีและทรัพย์สินของแบรนด์ เช่น โลโก้ ไอคอน และภาพ
• โมดูลอีเมล (เช่น ตัวอย่างและบางส่วน) ที่ใช้ในการสร้างอีเมล
• เทมเพลตอีเมลฉบับสมบูรณ์ที่ใช้ซ้ำได้ในทุกแคมเปญ

มาตรฐานมักจะกำหนดการใช้ส่วนประกอบเหล่านั้น และอาจรวมถึง:

• การประชุมเริ่มต้นและการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการใช้ระบบการออกแบบ
• ความคิดเห็น HTML เกี่ยวกับการใช้งานที่รวมอยู่ในโมดูลและเทมเพลต
• เอกสารประกอบ เช่น ตรรกะเบื้องหลังการตัดสินใจออกแบบและการใช้งาน

เมื่อรวมกันแล้ว ทั้งสององค์ประกอบจะสร้างระบบที่ช่วยให้ทีมขยายการผลิตการตลาดผ่านอีเมลได้ แม้จะเผชิญกับความท้าทายต่างๆ เช่น การระบาดใหญ่ทั่วโลกที่กำลังดำเนินอยู่

ในการสัมมนาออนไลน์เรื่อง How Design Systems Empower Email Teams Everywhere ผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลจะแบ่งปันประสบการณ์ส่วนตัวและข้อมูลเชิงลึกของพวกเขา

“ระบบการออกแบบที่ Stack Overflow ช่วยให้เราทุกคนมีส่วนร่วมและใช้งานได้ แม้ว่าจะไม่ใช่งานเต็มเวลาของเราก็ตาม” Ted Goas หัวหน้านักออกแบบผลิตภัณฑ์ (เดิมชื่อ Stack Overflow)

วิธีสร้างระบบออกแบบอีเมลของคุณเอง

มีหลายสิ่งหลายอย่างที่สามารถเข้าสู่ระบบการออกแบบอีเมลได้ ตั้งแต่กราฟิกและทรัพย์สินของแบรนด์ ไปจนถึงโค้ดจริงและสำเนาที่รวมอยู่ในอีเมล แต่ระบบการออกแบบที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่นั้นถูกสร้างขึ้นโดยใช้ชุดขั้นตอนที่ผ่านการทดสอบมาอย่างดี ต่อไปนี้คือวิธีสร้างระบบออกแบบอีเมลของคุณเอง

1. มุ่งมั่นสร้างระบบการออกแบบ

ขั้นตอนแรกคือการพิจารณาว่าคุณต้องการระบบการออกแบบอีเมลหรือไม่ แล้วตกลงเป็นทีมเพื่อสร้างระบบ ถามตัวเองสองสามคำถาม:

• ใช้เวลานานในการสร้างแคมเปญอีเมลหรือไม่
• เรามักพบข้อผิดพลาดระหว่างกระบวนการ QA หรือหลังจากกดปุ่มส่งหรือไม่
• มีคนจำนวนมากที่ช่วยเหลือด้านการตลาด การออกแบบ และการพัฒนาผ่านอีเมลหรือไม่
• เรารู้สึกถูกขัดขวางโดยกระบวนการผลิตอีเมลในปัจจุบันของเราหรือไม่?

หากคุณตอบว่าใช่ การสร้างระบบการออกแบบอีเมลของคุณเองก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล อภิปรายความท้าทายที่ทีมของคุณเผชิญกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ร่างประโยชน์มากมายของระบบการออกแบบเพื่อรับการซื้อ จากนั้นจัดสรรเวลาและทรัพยากรเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

“ระบบการออกแบบช่วยให้บริษัทอยู่ในแบรนด์และส่งเสริมทีมขนาดเล็กและขนาดใหญ่เพื่อสร้างได้อย่างราบรื่น” Crystal Ledesma ผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรม Design Systems ที่ Zillow

2. ตรวจสอบโปรแกรมการตลาดผ่านอีเมลที่มีอยู่ของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบอีเมลที่มีอยู่ของคุณ ทั้งด้านการตลาดและการทำธุรกรรม และระบุสิ่งที่จำเป็นต้องรวมไว้ในระบบการออกแบบอีเมลของคุณ

เช่นเดียวกับวิธีที่คุณจะแบ่งอีเมลออกเป็นเทมเพลตแบบแยกส่วน จุดประสงค์ของการตรวจสอบของคุณก็คือการค้นหาว่าส่วนประกอบใดที่เหมือนกันในอีเมลต่างๆ (หรือมีลักษณะเฉพาะและจำเป็นต้องนำมาพิจารณา) เพื่อให้คุณรู้ว่าจริงๆ แล้วคุณต้องสร้างอะไร และมาตรฐานที่คุณต้องเขียนเพื่อใช้ส่วนประกอบเหล่านั้น

สเปรดชีตมีประโยชน์มากสำหรับการตรวจสอบ เปิดขึ้นมาแล้วเริ่มบันทึกอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง เนื้อหาประเภทต่างๆ รูปภาพ ปุ่ม ส่วนหัว ส่วนท้าย ข้อจำกัดความรับผิดชอบ ฯลฯ

และอย่าลืมใส่ภาพหน้าจอตัวอย่างหรือลิงก์ไปยังอีเมลสดทุกที่ที่ทำได้ สิ่งเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงที่ดีในการสร้างส่วนประกอบของคุณจริงๆ

3. อภิปรายและตัดสินใจออกแบบเอกสาร

ต่อมาคือส่วนที่สนุก: การพูดคุยกันเกี่ยวกับวิธีการนำระบบการออกแบบของคุณไปใช้

จัดการประชุม ทำงานร่วมกันในเครื่องมือออกแบบร่วมกัน เช่น Figma หรือเริ่มพิมพ์เอกสารที่แชร์เพื่อทำการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับสิ่งที่ควรรวมไว้ในระบบการออกแบบและวิธีนำไปใช้

ส่วนสำคัญในที่นี้คือการบันทึกกระบวนการและเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจอย่างชัดเจนว่าอะไร ทำไม และเบื้องหลังระบบการออกแบบของคุณ

4. สร้างระบบการออกแบบและคำแนะนำ

เมื่อมีฉันทามติทั่วไปแล้ว คุณต้องสร้างและจัดระเบียบองค์ประกอบที่แท้จริงของระบบการออกแบบอีเมลของคุณ ส่วนขององค์กรมีความสำคัญเป็นพิเศษ เนื่องจากจะช่วยให้ทีมของคุณค้นหาโมดูลที่เหมาะสมเพื่อใช้งานได้อย่างง่ายดาย ทำให้การนำไปใช้งานไม่ยุ่งยาก

นี่คือสิ่งที่เราทำในส่วนของเราโดยใช้ Design Library ใน Litmus ซึ่งช่วยให้คุณบันทึกสีของแบรนด์ โมดูล และเทมเพลตแบบเต็มสำหรับทีมของคุณเพื่อใช้ในการสร้างแคมเปญใหม่ คุณยังสามารถจัดหมวดหมู่โมดูลของคุณด้วยการแท็กตามประเภทโมดูล (เช่น ส่วนหัวหรือปุ่ม) ประเภทอีเมล (เช่น จดหมายข่าวหรือเหตุการณ์) หรืออะไรก็ตามที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

และด้วยระบบการออกแบบอีเมลใน Litmus คุณสามารถทำการทดสอบ QA โดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างสมบูรณ์แบบ จากนั้นให้อำนาจใครก็ตาม แม้จะไม่ใช่ผู้เขียนโค้ดก็ตาม เพื่อสร้างอีเมลอย่างรวดเร็วโดยใช้ Visual Editor แบบลากแล้ววาง

นอกเหนือจากตำแหน่งที่จัดเก็บส่วนประกอบแล้ว คุณต้องจัดทำเอกสารอีกครึ่งหนึ่งของระบบการออกแบบของคุณ—มาตรฐานเกี่ยวกับการใช้งาน สำหรับเรา ส่วนใหญ่เกิดขึ้นใน Confluence แต่เอกสารประเภทใดก็ตามที่แชร์ อัปเดตได้ง่าย และอ้างอิงอย่างรวดเร็วก็สามารถทำได้ เราเคยเห็นทีมใช้ทุกอย่างตั้งแต่ PDF และชุดสไลด์ไปจนถึงเว็บไซต์เต็มรูปแบบเพื่อจัดทำเอกสารเกี่ยวกับระบบการออกแบบของพวกเขา เราเป็นแฟนตัวยงของคู่มือการออกแบบอีเมล Mutual of Omaha หากคุณต้องการแรงบันดาลใจ

5. รับคนอื่น ๆ บนเรือ

เมื่อสร้างและจัดทำเอกสารแล้ว คุณจะต้องหาคนมาร่วมงานและใช้ระบบการออกแบบอีเมลจริงๆ การประชุมช่วงเริ่มต้นและการฝึกอบรมทีมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ผู้คนได้รับความเร็วในระบบการออกแบบและวิธีที่ควรใช้ในอนาคต แม้ว่าบ่อยครั้งที่ทีมจะหยุดทำงานหลังจากการฝึกฝนครั้งแรก และการใช้งานระบบการออกแบบอีเมลก็หมดลง

“ถ้าคุณต้องการให้ผู้คนใช้ระบบการออกแบบของคุณ ให้เวลากับผู้คนเพื่อทำให้เท้าเปียก ทำให้สามารถเข้าถึงได้ และสนับสนุนให้ผู้คนถามคำถาม” Ted Goas หัวหน้านักออกแบบผลิตภัณฑ์

มุ่งมั่นในการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องและอัปเดตระบบการออกแบบของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบเห็นหน้า (หรือเสมือนจริง) เอกสารที่อัปเดตเป็นประจำ การเผยแพร่รายไตรมาส หรือแม้แต่จดหมายข่าวภายใน เพื่อให้ทีมของคุณทราบสาเหตุและวิธีใช้งานการออกแบบต่อไป ระบบ.

“พึ่งพาการปฐมนิเทศแบบตัวต่อตัว สร้างความสัมพันธ์ระหว่างทีม และอัปเดตทรัพยากรอยู่เสมอ” Crystal Ledesma ผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรม Design Systems ที่ Zillow

6. ล้างแล้วทำซ้ำ

ขั้นตอนสุดท้ายในการนำระบบการออกแบบอีเมลของคุณไปใช้นั้นไม่มีวันสิ้นสุด!

ระบบการออกแบบไม่ได้ถูกกำหนดให้เป็นแบบคงที่

สิ่งที่ดีที่สุดจะเติบโตและพัฒนาไปตามกาลเวลา เช่นเดียวกับธุรกิจและผู้คนที่พวกเขาให้บริการ ตั้งค่าช่วงเวลาเป็นระยะเพื่อตรวจสอบส่วนประกอบและมาตรฐานของระบบการออกแบบของคุณโดยรวม และอย่าลืมทบทวนเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมของคุณ การริเริ่มทางการตลาด และการอัปเดตผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อให้แน่ใจว่าระบบการออกแบบของคุณทำในสิ่งที่ควรทำ: ช่วยให้ทีมของคุณเติบโตท่ามกลางภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

สร้างระบบการออกแบบและอีเมลของคุณในที่เดียว

ต้องการสถานที่เพื่อเริ่มต้นระบบการออกแบบอีเมลของคุณเองหรือ เราเป็นส่วนหนึ่ง (ปุนตั้งใจ) กับ Design Library ใน Litmus Design Library เป็นที่รวมศูนย์แห่งเดียวในการจัดเก็บ จัดระเบียบ และทดสอบ QA สินทรัพย์ โมดูล และเทมเพลตแบรนด์ของคุณเพื่อการอัพเดทที่ง่ายขึ้น จากนั้นเข้าถึงส่วนประกอบของคุณอย่างรวดเร็วและสร้างอีเมลกับพวกเขาใน Visual Editor ให้ลิตมัสลองวันนี้!

ทดลองใช้ฟรี 7 วัน →