วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ [เทมเพลตฟรี]

การรู้วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้เป็นปัจจัยสำคัญในการรับเงินตรงเวลา วัตถุประสงค์หลักของคุณคือการให้ผู้รับรู้ว่าคุณต้องการอะไรอย่างชัดเจน รัดกุม และสุภาพ โดยทั่วไปแล้ว จะส่งเป็นไฟล์แนบ คุณจะต้องมีเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้มาตรฐานเพื่อใช้เป็นจดหมายแนะนำตัวสั้นๆ และปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณ

ที่ Twilio SendGrid เรามี แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ การเขียนอีเมล 101 และ เทมเพลตฟรี เพื่อประหยัดเวลาและปวดหัวกับงานประจำวันที่สำคัญของคุณ อ่านต่อเพื่อดูเคล็ดลับเกี่ยวกับอีเมลใบแจ้งหนี้ โดยเฉพาะ รวมถึงเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ฟรีที่ คุณสามารถใช้ได้ทันที นอกจากนี้เรายังมีเทมเพลตอีเมลโบนัสสำหรับการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนด

เคล็ดลับในการเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้

ด้วยเทมเพลตอีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้ของเรา คุณไม่จำเป็นต้องมีคำแนะนำในการเขียนอีกต่อไป เพียงกรอกข้อมูลในช่องว่างเพื่อปรับแต่งและสร้างอีเมลพร้อมส่งที่สมบูรณ์แบบที่สุด! อย่างไรก็ตาม เพื่อความทั่วถึง เราจะรวมประเด็นสองสามข้อไว้ที่นี่เพื่ออธิบายว่าทำไมเราจึงเลือกใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้และใบเสร็จนี้

ป้องกันการเซอร์ไพรส์ด้วยการกำหนดราคาที่โปร่งใสและการโต้ตอบกันเป็นประจำ

แม้จะมีเทมเพลตที่สมบูรณ์แบบ การตอบสนองต่ออีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณก็อาจเป็นลบได้ คุณสามารถหลีกเลี่ยงความล่าช้าและความไม่พอใจจากลูกค้าของคุณโดยให้คำมั่นต่อความโปร่งใสในโครงสร้างราคาของคุณและสื่อสารความแตกต่างในความคาดหวังล่วงหน้า หากมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในยอดรวมที่คาดการณ์ คุณจะต้องส่งอีเมลเบื้องต้นโดยอธิบายว่าเหตุใดใบแจ้งหนี้ที่จะมาถึงจึงเบี่ยงเบนไปจากจำนวนเงินที่ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้

ยังดีกว่า หากคุณเห็นอุปสรรคในการปฏิบัติตามการสิ้นสุดสัญญาตามที่วางแผนไว้ ให้หยุดกิจกรรมของคุณชั่วคราวและหารือเกี่ยวกับทางเลือกต่างๆ กับลูกค้าเพื่อขจัดความประหลาดใจที่เกินงบประมาณ

ทำให้อีเมลของคุณเรียบง่ายแต่เป็นมิตร

แม้ว่าเป้าหมายของอีเมลของคุณคือการได้รับเงิน การโต้ตอบกับลูกค้าเป็นประจำทุกประเภทเป็นโอกาสในการสร้างความสัมพันธ์ให้แน่นแฟ้น คุณไม่จำเป็นต้องพูดถึงแผนวันหยุดสุดสัปดาห์หรือถามลูกค้าว่าคืนนี้จะทานอะไรดี อย่างไรก็ตาม คุณต้องการปรับแต่งอีเมลด้วยชื่อลูกค้าในแบบของคุณ แสดงความขอบคุณสำหรับธุรกิจ และให้ข้อมูลที่เพียงพอสำหรับลูกค้าของคุณเพื่อให้รู้สึกสบายใจกับการทำธุรกรรม คุณจะสังเกตเห็นเทมเพลตของเราใช้ภาษาที่เรียบง่ายและแสดงประเด็นเหล่านี้ด้วยประโยคที่น้อยที่สุด

แผนฉุกเฉิน

การไล่ตามการชำระเงินเป็นความจริงที่โชคร้ายสำหรับคนจำนวนมากที่ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ แม้แต่คนที่ซื่อสัตย์ก็ยังยุ่ง หลงลืม และอาจต้องเล่นกลกับภาระหน้าที่ทางการเงินหลายอย่าง ไม่ต้องพูดถึง อีเมลอาจไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมหรือส่งถึงกล่องขาเข้าที่ไม่ถูกต้อง คุณอาจพิจารณาส่งใบแจ้งหนี้หนึ่งเดือนก่อนถึงวันครบกำหนด โดยมีการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรส่งก่อนเวลา 1 หรือ 2 สัปดาห์ หากคุณยังไม่ได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ทันที

นอกจากนี้ คุณอาจต้องสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระหรือ 2 เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับเวลาที่ลูกค้าไม่ชำระเงินในทันที อีเมลใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดมีแนวโน้มที่จะเป็นทางการและมั่นคงขึ้นเล็กน้อยในขณะที่ยังคงความสุภาพ

เหตุใดจึงต้องใช้เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้

อีเมลธุรกิจควรใช้เวลาในการส่งไม่เกิน 5 นาที หากใช้เวลานานกว่านั้น หรือหากคุณส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมาก ก็ไม่มีเทมเพลตการรับใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วและง่ายดายที่จะลดเวลานี้ลงเหลือ 30 วินาทีหรือน้อยกว่านั้น

นักแปลอิสระและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักประสบปัญหาในการรับเงินในเวลาที่เหมาะสม แม้ว่าจะมีสาเหตุหลายประการที่ทำให้เกิดความล่าช้า แต่เทมเพลตใบแจ้งหนี้ทางอีเมลที่เข้าใจง่ายมักจะให้ความสนใจมากกว่า ชี้แจงเงื่อนไขการชำระเงิน และบรรเทาความยุ่งยากนี้ได้มาก

เทมเพลตอีเมลสำหรับใบแจ้งหนี้

ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องสร้างใบแจ้งหนี้จริงของคุณเป็นไฟล์ PDF ที่สามารถดาวน์โหลดได้ ซึ่งทำให้ลูกค้าสามารถพิมพ์ บันทึก และอัปโหลดไปยังซอฟต์แวร์บัญชีได้ง่าย เทมเพลตอีเมลส่งใบแจ้งหนี้ต่อไปนี้สามารถกำหนดเองได้สำหรับธุรกิจของคุณ และแทรกลงในหัวเรื่องและเนื้อหาของอีเมล

เทมเพลตอีเมลมาตรฐานสำหรับใบแจ้งหนี้

Subject line: Invoice #[NUMBER] for [PRODUCT/SERVICE] ครบกำหนดวันที่ [DATE]

สวัสดี [ชื่อลูกค้า]

ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี โปรดดูใบแจ้งหนี้ที่แนบมา #[NUMBER] สำหรับ [ผลิตภัณฑ์/บริการ] ครบกำหนดในวันที่ [DATE] โปรดติดต่อเราหากคุณมีคำถามใดๆ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นอีเมล]

โบนัส – เทมเพลตตัวเตือนอีเมลใบแจ้งหนี้ติดตามผล

Subject line: Invoice #[NUMBER] for [PRODUCT/SERVICE] จะครบกำหนดในเร็วๆ นี้ในวันที่ [DATE]

สวัสดี [ชื่อลูกค้า]

ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี นี่เป็นการเตือนอย่างเป็นมิตรว่าใบแจ้งหนี้ที่แนบมา #[NUMBER] สำหรับ [ผลิตภัณฑ์/บริการ] จะครบกำหนดใน [TIME FRAME] ในวันที่ [DATE] โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ

ขอบคุณสำหรับธุรกิจของคุณ,

[ชื่อของคุณและลายเซ็นอีเมล]

โบนัส – เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนด #1

Subject line: ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ #[NUMBER] สำหรับ [PRODUCT/SERVICE] ครบกำหนดในวันที่ [DATE]

เรียน [ชื่อลูกค้า]

ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี เรายังไม่ได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ #[NUMBER] สำหรับ [PRODUCT/SERVICE] ซึ่งครบกำหนด [NUMBER] วันที่ผ่านมาในวันที่ [DATE] โปรดแจ้งให้เราทราบเมื่อคาดว่าจะได้รับการชำระเงิน และโปรดติดต่อเราหากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ & ลายเซ็นอีเมล รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์]

โบนัส – เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนด #2

Subject line: Invoice #[NUMBER] for [PRODUCT/SERVICE] **เกินกำหนด**

เรียน [ชื่อลูกค้า]

แนบเป็นใบแจ้งหนี้สำหรับ [ผลิตภัณฑ์/บริการ] ที่ระบุใน [บริการ/วันที่รับ] ซึ่งครบกำหนดใน [วันที่ครบกำหนด]

โปรดทราบว่าจะมีค่าธรรมเนียมล่าช้าจำนวน [AMOUNT] และจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระตอนนี้คือ [TOTAL]

การชำระเงินสามารถทำได้ผ่าน PayPal, Venmo, Apple Pay หรือที่ [WEB PORTAL LINK]

หากคุณต้องการ คุณสามารถส่งเช็คที่ส่งไปยัง [ชื่อของคุณหรือธุรกิจ] ไปที่:

[ที่อยู่สถานที่ทำงาน].

โปรดแจ้งให้เราทราบเมื่อคาดว่าจะได้รับการชำระเงิน และหากมีคำถามหรือข้อกังวลเพิ่มเติม

ขอขอบคุณ,

[ชื่อของคุณ & ลายเซ็นอีเมล รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์]

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

เมื่อคุณมีเทมเพลตแล้ว การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลเป็นเรื่องง่ายโดย:

• เพิ่มหัวเรื่องที่เป็นมาตรฐานเพื่อให้ลูกค้าสามารถสังเกตและค้นหาได้ง่าย
• การแทรกเทมเพลตลงในเนื้อหาของอีเมล
• การปรับแต่งช่องเปิดของเทมเพลต
• แนบใบแจ้งหนี้ที่รอดำเนินการโดยคลิกที่สัญลักษณ์คลิปหนีบกระดาษและค้นหาไฟล์
• พิสูจน์อักษรอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดทุกช่อง
• ส่งตอนนี้หรือกำหนดเวลาผ่าน Application Programming Interface (API) ของคุณ

เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้ API เช่น Twilio SendGrid เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการของคุณ เนื่องจากคุณสามารถออกแบบเทมเพลต ทดสอบรูปแบบต่างๆ ตั้งเวลาอีเมลอัตโนมัติ และติดตามการตอบกลับ หากคุณทำธุรกิจด้วยตัวเอง คุณจะพบแหล่งข้อมูลมากมายบนไซต์ของเรา รวมถึง เทมเพลตอีเมลใบเสร็จการซื้อสินค้า ฟรี ที่ช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากสำหรับนักแปลอิสระและเจ้าของธุรกิจที่มีงานยุ่ง

ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ธุรกิจของคุณด้วย Twilio SendGrid

Twilio SendGrid นำเสนอแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายสำหรับการสร้างเทมเพลตและส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ เราจัดเตรียมพื้นฐานสำหรับคุณในการสร้างแคมเปญอีเมลที่ประสบความสำเร็จในวงกว้าง รวมถึงการสร้าง ทดสอบ และติดตามใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าหลายราย

การทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ คุณจะมั่นใจได้ว่าอีเมลใบแจ้งหนี้ของธุรกิจของคุณเป็นไปตามมาตรฐานที่เหมาะสม และได้รับการจัดส่งโดยปราศจากข้อผิดพลาด ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นความสนใจและความพยายามในการเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจของคุณ เยี่ยมชมหน้า Email API ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!