วิธีปรับปรุงเวลาตอบกลับอีเมลของคุณ

ไม่มีอะไรมีค่ามากไปกว่าการตอบกลับอย่างรวดเร็วไปยังลูกค้าที่มีปัญหา การส่งการตอบกลับด่วนมีข้อดีหลายประการ

ลูกค้าที่ได้รับการตอบกลับทันทีจะได้รับความพึงพอใจจากบริการของคุณ หากต้องตัดสินใจเลือกสินค้าหรือบริการก็สามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้น หากพวกเขาประสบปัญหาและได้รับการสนับสนุนอย่างรวดเร็ว พวกเขาจะชมเชยการบริการลูกค้าหลังการขายของบริษัท นอกจากนี้ อัตราการตอบกลับทางอีเมลที่รวดเร็วหมายความว่าชื่อบริษัทของคุณยังคงสดใหม่ในใจของผู้ใช้

มาหารือเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงอัตราการตอบกลับอีเมลของคุณ

ตั้งค่าการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติสำหรับคำถามทั่วไป

ดังนั้น ตัวอย่างเช่น หากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าถามว่าจะใช้เวลาจัดส่งผลิตภัณฑ์นานเท่าใด พวกเขาจะได้รับคำตอบมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับเวลาจัดส่ง ขณะที่สร้างการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ปรับแต่งข้อความอีเมลด้วยรายละเอียดของลูกค้า

ในกรณีนี้ ควรระบุหมายเลขติดตามของคำสั่งซื้อไว้ในอีเมล ในทำนองเดียวกัน การเพิ่มที่อยู่ของลูกค้าในอีเมลจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของผู้ใช้

ใช้เครื่องมือส่งอีเมลที่ทำงานโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์

เครื่องมืออัจฉริยะประดิษฐ์ใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติในการวิเคราะห์ความรู้สึกโดยการอ่านเนื้อหาของอีเมล เครื่องมือสามารถจำแนกน้ำเสียงของลูกค้าได้หากผู้ส่งไม่พอใจก็สามารถตอบกลับที่เกี่ยวข้องได้ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าส่งอีเมลแจ้งว่าบริการไม่ดี ลูกค้าอาจได้รับการตอบกลับเป็นการขอโทษหรืออาจให้ของขวัญฟรี

ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ามักจะใช้เวลามากในการคิดคำตอบที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าอารมณ์ไม่ดี ในทางกลับกัน เครื่องมือ AI สามารถส่งการตอบสนองในทันทีโดยการค้นหาคำตอบที่เหมาะสมที่สุดจากฐานข้อมูล

นอกจากการวิเคราะห์เจตนาของข้อความแล้ว อีเมลยังสามารถจัดหมวดหมู่ตามเนื้อหาและหัวเรื่องได้อีกด้วย ด้วย การจัดการอีเมลด้วย AI การติดแท็กอัตโนมัติสามารถทำได้ วิธีนี้ช่วยให้จัดเรียงได้ง่ายขึ้นและสามารถส่งต่อไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องได้

เครื่องมือช่วยในการสร้างเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น เวิร์กโฟลว์สามารถกำหนดเส้นทางอีเมลตามประเภทหัวเรื่อง สามารถกำหนดตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าแต่ละคนในหัวข้ออีเมลเฉพาะได้ อย่างไรก็ตาม นี่เป็นภัยคุกคามต่อการทำงานที่ซ้ำซากจำเจสำหรับพนักงาน

ทำให้ความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนชัดเจน

กำหนดอีเมลให้กับสมาชิกในทีมที่กำหนด ไม่ควรสับสนว่าใครเป็นคนตอบอีเมล อีเมลจะไม่ได้รับคำตอบเมื่อสมาชิกในทีมคิดว่าอาจมีคนอื่นตอบกลับอีเมลของลูกค้า

สำหรับการสนับสนุนลูกค้าอย่างต่อเนื่อง ให้จ้างคนในเขตเวลาที่ต่างกัน ควรมอบหมายให้ตัวแทนตอบคำถามของคุณตลอดเวลา เพื่อให้ตอบกลับได้รวดเร็วขึ้น ตัวแทนควรใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าและแก้ไขตามความจำเป็น

จ้างผู้ที่ทุ่มเทเพื่อให้การสนับสนุนผ่านทางอีเมล หากตัวแทนมีหน้าที่รับผิดชอบในการให้การสนับสนุนผ่านการโทรและอีเมล ความสนใจของพวกเขาจะถูกเบี่ยงเบนไป หากคุณไม่ได้ใช้เครื่องมืออัตโนมัติอัตราการตอบกลับที่รวดเร็วจะเป็นไปได้หากสมาชิกในทีมให้ความสำคัญกับอีเมล

ใช้เครื่องมือตรวจการสะกดคำ

ในขณะที่ส่งอีเมลแบบมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องใช้ไวยากรณ์และการสะกดคำที่ถูกต้อง แม้ว่าทักษะทางภาษาของตัวแทนจะยอดเยี่ยม แต่มนุษย์ก็สร้างข้อผิดพลาดได้ การมีส่วนขยายของเครื่องมือไวยากรณ์จะช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ อีเมลพร้อมที่จะส่งในเวลาอันสั้นด้วยความช่วยเหลือจากเครื่องมือ

คุณคงไม่อยากพิมพ์ผิด เช่น เขียนว่า "shiping" แทน "shipping" หรือ "ordr" แทน "order" กล่าวอีกนัยหนึ่งเครื่องมือนี้ช่วยในการส่งการตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็ว ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าน้ำเสียงและภาษามีความสอดคล้องกันและเป็นมืออาชีพ

จ้างคนที่มีทักษะการวิเคราะห์ที่ยอดเยี่ยม

ลูกค้าส่งอีเมลทุกขนาด ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนลูกค้าอาจไม่มีเวลาอ่านอีเมลยาวๆ การอ่านอย่างรวดเร็วหรืออ่านผ่านๆ เป็นทักษะที่มีค่า

อัตราการตอบกลับที่รวดเร็วนั้นขึ้นอยู่กับ ประสิทธิภาพของตัวแทนฝ่ายสนับสนุนลูกค้าในการวิเคราะห์ปัญหาและส่งการตอบ กลับแน่นอนว่าความเร็วในการตอบกลับนั้นขึ้นอยู่กับว่าตัวแทนสามารถพิมพ์ได้เร็วเพียงใด ตัวแทนจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญเมื่อพวกเขาได้รับประสบการณ์ในงานมากขึ้น

หลักทั่วไปคือไม่ส่งมอบงานทั้งหมดในการตอบกลับอีเมลให้กับพนักงานใหม่ ผู้เริ่มต้นมักจะมีคำถามมากมาย การยืนยันคำตอบจากผู้จัดการหรือสมาชิกในทีมคนอื่นๆ จะใช้เวลา ซึ่งจะทำให้อัตราการตอบกลับช้าลง ผู้เริ่มต้นควรทำงานร่วมกับตัวแทนลูกค้าอาวุโสเสมอ

สร้างฐานความรู้ที่กว้างขวาง

ไม่น่าเป็นไปได้ที่ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะจำวิธีแก้ปัญหาสำหรับคำถามทั้งหมดด้วยหัวใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากเขา/เธอเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทด้านเทคนิค บทความฐานความรู้ควรสามารถเข้าถึงได้ง่าย

ทีมงานสร้างบทความและเอกสารจำเป็นต้องทราบชื่อโดยละเอียด ตัวอย่างของหลักการตั้งชื่อดังกล่าวคือ “นโยบายการจัดส่ง – ไคลเอ็นต์ภายใน – เวอร์ชันที่อัปเดต”

ตามหลักการแล้ว ควรมีแถบค้นหาที่สามารถค้นหาคำหลักได้ ตัวแทนลูกค้าสามารถค้นหาบทความที่เกี่ยวข้องที่สุดได้ทันที ซึ่งมีวิธีแก้ปัญหาสำหรับคำถามของลูกค้า

เวลาตอบสนอง ความสำคัญในการสร้างลิงค์ SEO

สำหรับทีมการปรับแต่งเว็บไซต์ให้ติดอันดับบนเครื่องมือการค้นหา (SEO) ที่ติดต่อกับเว็บไซต์ที่โพสต์ของผู้เยี่ยมชม การตอบสนองอย่างรวดเร็วสามารถปรับปรุงความพยายามในการสร้างลิงก์ได้อย่างมาก อัตราการตอบสนองที่รวดเร็วหมายถึง:

• กระบวนการรับลิงก์เร็วขึ้น – ส่งผลให้ทำงานร่วมกันกับทีมเนื้อหาได้เร็วขึ้นในการร่างบทความและเผยแพร่
• หากผู้ดูแลเว็บไม่สนใจที่จะทำงานร่วมกัน การถูกปฏิเสธจะดีกว่าการถูกหลอก

อัตราการตอบกลับที่รวดเร็วช่วยให้ผู้สร้างลิงก์มีแรงจูงใจในการเข้าถึงผู้คนมากขึ้น

ลองนึกภาพดูว่าจะน่าสลดใจแค่ไหนหากคุณใช้เวลาไปกับการสร้างรายชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ร่างอีเมลที่ปรับแต่งสำหรับแต่ละคน และยังไม่ได้รับคำตอบจากพวกเขาสักคน

การส่งเนื้อหาที่ตรงเป้าหมายจะช่วยปรับปรุงการทำ SEO ด้วยวิธีต่อไปนี้:

1. ลูกค้าส่งอีเมลถึงคุณเพื่อสอบถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะ
2. คุณตอบกลับพวกเขาโดยส่งบล็อกที่เกี่ยวข้องหรือบทความแผนกช่วยเหลือจากเว็บไซต์
3. เว็บไซต์ของคุณได้รับการเข้าชมเพิ่มขึ้น (เนื่องจากเนื้อหามีการกำหนดเป้าหมาย ผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะอยู่บนหน้าเว็บเป็นเวลานานขึ้น และอัตราตีกลับต่ำ)
4. Google คิดว่าหน้าเว็บตรงกับความตั้งใจของผู้ใช้และย้ายหน้าเว็บให้สูงขึ้นในหน้าผลการค้นหา

อีเมลช่วย SEO ได้อย่างไร

บทความนี้กล่าวถึงวิธีส่งคำตอบด่วนทางอีเมล คำถามคือสิ่งนี้ส่งผลต่อ SEO ในทางใดทางหนึ่งหรือไม่? ขอแบ่งคำตอบออกเป็นสองประเภท

การส่งอีเมลไปยังลูกค้าที่มีศักยภาพ

การตลาดทางอีเมลเป็นช่องทางการหาลูกค้าที่สำคัญมาก หากมีคนไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับบริษัทของคุณหรือหากพวกเขาลืมชื่อบริษัทของคุณไปแล้ว พวกเขาจะสามารถค้นหาคุณในเครื่องมือค้นหาได้ทันที

อ่าน: การตลาดผ่านอีเมลจะช่วยเพิ่มผลลัพธ์ SEO ของคุณโดยใช้วิดีโอได้อย่างไร

หากเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันของคุณทำงานได้ดีในด้าน SEO แบรนด์ของคุณจะปรากฏอยู่ในอันดับต้น ๆ ในผลลัพธ์ วิธีนี้จะทำให้การเข้าชมเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันของคุณเพิ่มขึ้นและส่งผลให้อัตรา Conversion เพิ่มขึ้นโดยตรง สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า SEO ไม่ใช่บริการแบบสแตนด์อโลน แต่ช่วยเพิ่มการเข้าชมผ่านช่องทางอื่นๆ ด้วยเช่นกัน

การส่งอีเมลไปยังลูกค้าที่มีอยู่

ในฐานะบริษัท คุณมีที่อยู่อีเมลของลูกค้าที่มีอยู่ หากมีคนสมัครรับจดหมายข่าวของคุณ พวกเขาจะได้รับการอัปเดตเป็นประจำเกี่ยวกับส่วนลด โปรโมชั่นพิเศษ เนื้อหาที่ให้ข้อมูล ผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่

ทราฟฟิกที่ตรงเป้าหมายมีโอกาสเกิด Conversion มากขึ้นเช่นกัน

หากลูกค้าปัจจุบันส่งปัญหาเฉพาะถึงคุณ พวกเขาสามารถส่งลิงก์ไปยังเนื้อหาบนเว็บไซต์ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาของพวกเขาได้

สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ จดหมายข่าวยังสามารถจัดหมวดหมู่เป็นหัวข้อต่างๆ ลูกค้าที่มีศักยภาพและลูกค้าปัจจุบันสามารถลงทะเบียนสำหรับหัวข้อเฉพาะที่พวกเขาสนใจ ด้วยวิธีนี้ เว็บไซต์แบรนด์ของคุณจะเริ่มได้รับการเข้าชมที่มีประโยชน์ซึ่งจะช่วยในการ ทำ SEO

เป้าหมายของ SEO คือการสร้างบริการที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าแม้ว่าความพึงพอใจของผู้ใช้จะไม่ได้เชื่อมโยงโดยตรงกับ SEO แต่การบริการลูกค้าชั้นยอดจะส่งผลให้เกิดการตลาดแบบปากต่อปาก ผู้คนจะค้นหาชื่อแบรนด์ของคุณและอยู่บนหน้าเว็บนานขึ้น ซึ่งเป็นข้อดีในตัวมันเอง