การแบ่งส่วนอีเมลเพื่อการกุศล

ฉันทำงานกับองค์กรไม่แสวงผลกำไรมาเกือบทศวรรษโดยเป็นส่วนหนึ่งของอาชีพการตลาด การสื่อสาร และสื่อสารมวลชน และกรรมการและผู้นำด้านการพัฒนาที่ประสบความสำเร็จในเกือบทุกองค์กรการกุศลที่ฉันรู้จักจัดลำดับความสำคัญของความสัมพันธ์

นั่นเป็นเพราะความสัมพันธ์คือความเชื่อมโยงระหว่างผู้คนที่ช่วยให้หน่วยงานที่ไม่แสวงหาผลกำไรได้รับเงินบริจาคที่สำคัญและการสนับสนุนภารกิจของพวกเขาอย่างไม่เปลี่ยนแปลง นั่นเป็นเหตุผลที่เราออกไปรับประทานอาหารกลางวันกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า จัดกิจกรรมพิเศษสำหรับสมาชิกคณะกรรมการ และหยุดสิ่งที่เราทำชั่วคราวเมื่อผู้บริจาครายใหญ่แวะมาที่สำนักงาน

คุณต้องการให้คนอื่นรู้ว่าคุณห่วงใยและแบ่งปันค่านิยมและพันธกิจเช่นเดียวกับพวกเขา

แต่มีอาหารกลางวันมากมายในสัปดาห์เท่านั้น คุณต้องผสานรวมการตลาดดิจิทัลเพื่อเข้าถึงผู้สนับสนุนของคุณ อีเมลโดยตรงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่ง หากทำอย่างถูกต้อง

“Dear YOUR NAME HERE” ยังไม่ดีพอ คุณไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์ได้หากปราศจากการเอาใจใส่ส่วนบุคคล

เพื่อให้ผู้สนับสนุนของคุณรู้สึกเหมือนเป็นสมาชิกพิเศษของชุมชนองค์กรการกุศลของคุณ คุณต้องรวมแนวทางปฏิบัติทางการตลาดที่เรียกว่าการแบ่งส่วนอีเมล การปรับแต่งนี้ในแคมเปญอีเมลโดยตรงของคุณสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้รับอีเมลได้มากกว่าสองเท่า และไม่ยุ่งยากอย่างที่คุณคิด

ด้วยการแบ่งกลุ่มอีเมลสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร คุณสามารถแบ่งรายการของคุณออกเป็นกลุ่มหรือส่วนต่างๆ ได้ คุณสามารถปรับแต่งข้อความของคุณให้เข้ากับแต่ละกลุ่ม ทำให้แต่ละคนมีเหตุผลที่ชัดเจนในการเปิดอีเมลของคุณและตอบกลับด้วยการคลิก

พร้อมที่จะเรียนรู้เพิ่มเติม? คู่มือนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการแบ่งส่วนรายชื่อองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรได้อย่างรวดเร็ว คุณจึงสามารถกลับไปสร้างความแตกต่างในชุมชนของคุณได้

อีเมล "เซ็กเมนต์" คืออะไร?

ในโลกของอสังหาริมทรัพย์ ผู้คนมักพูดถึง “ที่ตั้ง ที่ตั้ง ที่ตั้ง” ในการสร้างการตลาดและความสัมพันธ์กับลูกค้า มันคือ "ผู้ชม ผู้ชม ผู้ชม" กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องสร้างข้อความที่ถูกต้องและใช้รูปภาพที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเพื่อเชื่อมต่อกับกลุ่มประชากรเฉพาะ

กลุ่มอีเมลนั้นโดยพื้นฐานแล้วเป็นกลุ่มเป้าหมายขนาดเล็กที่แยกออกจากรายชื่ออีเมลทั้งหมดของคุณเพื่อปรับแต่งเนื้อหาของคุณสำหรับพวกเขาโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น กลุ่มผู้สูงอายุที่อาศัยอยู่ในชุมชนวัยเกษียณจะตอบสนองต่อการกระตุ้นเตือนที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเมื่อเทียบกับกลุ่ม Millennials โสดที่อาศัยอยู่ในตัวเมือง

อย่างไรก็ตาม เซ็กเมนต์อีเมลไม่ได้แยกตามอายุหรือสถานที่เท่านั้น คุณสามารถเลือกแยกรายชื่ออีเมลออกเป็นกลุ่มต่างๆ ด้วยวิธีการออกแบบที่กำหนดเองซึ่งทำงานได้ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

เหตุใดองค์กรไม่แสวงหากำไรจึงควรใช้การแบ่งส่วนรายชื่ออีเมล

เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพของการแบ่งส่วนรายชื่ออีเมล ไม่สำคัญหรอกว่าองค์กรของคุณจะไม่แสวงหาผลกำไรหรือแสวงหาผลกำไร ทุกธุรกิจควรแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของตน นี่คือสาเหตุหลักสองประการ:

1. ผู้คนจำนวนมากขึ้นจะเปิดอีเมลของคุณ

หากคุณไม่เคยวิเคราะห์แบ็กเอนด์ของผู้ให้บริการอีเมลโดยตรง คุณอาจจะต้องตกใจ หากคุณได้รับอัตราการเปิดสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรที่ 20.57% โดยเฉลี่ยหรือสูงกว่า แสดงว่าคุณทำได้ดีมาก! แต่นั่นหมายความว่า 80% อาจขาดสิ่งที่คุณต้องการแบ่งปัน การแบ่งกลุ่มอีเมลช่วยปรับปรุงสถิตินี้ให้กับคุณ

2. ผู้คนจำนวนมากขึ้นจะมีส่วนร่วมกับข้อความของคุณ

ความสัมพันธ์เป็นถนนสองทาง คุณต้องการให้ผู้คนคลิก ส่งอีเมล อ่าน ดาวน์โหลด โทร หรือที่สำคัญที่สุดคือบริจาค เมื่อคุณแยกรายชื่ออีเมลออกเป็นกลุ่มต่างๆ ผู้คนจะรู้ว่าคุณกำลังพูดคุยกับพวกเขาโดยตรงและมีแนวโน้มที่จะตอบกลับมากขึ้น

วิธีสื่อสารกับกลุ่มของคุณ

ถึงตอนนี้ คุณอาจพบวิธีแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของคุณแล้ว ต่อไปนี้คือบางส่วนจากช่วงหลายปีของฉันในองค์กรไม่แสวงผลกำไร พร้อมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารกับแต่ละองค์กรให้ดีที่สุด:

สมาชิกคณะกรรมการ

นี่คือความร่วมมือในการพัฒนาที่ดีที่สุดของคุณกับเพื่อน ๆ ที่พร้อมจะสนับสนุนภารกิจของคุณ จำกัดการสื่อสารให้เหลือเพียงบทความและภาพถ่ายที่ให้ความรู้สึกดีๆ คำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมพิเศษ จดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลสำคัญที่ต้องรู้ที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ จำไว้ว่าพวกเขามีเวลาจำกัด ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องไปให้ถึงประเด็นอย่างรวดเร็ว

ผู้บริจาค

หากมีคนเข้าร่วมงานพิเศษ "ผู้สร้างเพื่อน" เมื่อสองสามปีก่อน ไม่ว่าพวกเขาจะประมูลในการประมูลแบบเงียบหรือไม่ก็ตาม พวกเขาคือผู้บริจาค ตรวจสอบรายงานประจำปีขององค์กรเพื่อดูรายชื่อผู้บริจาค และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีเซ็กเมนต์ของตัวเอง

อาสาสมัคร

บุคคลที่มีความเอื้ออาทรและเอาใจใส่เหล่านี้เป็นหัวใจขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไร แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับความสนใจและการอุทิศตนโดยทำให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรของคุณ

ไม่เพียงแต่คุณสามารถส่งการอัปเดตทั้งหมดที่สมาชิกคณะกรรมการได้รับเท่านั้น แต่คุณยังสามารถรวมแบบสำรวจหรืออัปเดตเกี่ยวกับความต้องการด้านการบริหารที่จะช่วยให้เอเจนซีของคุณแข็งแกร่งขึ้น พวกเขาพร้อมที่จะช่วยเหลือ ดังนั้นให้โอกาสพวกเขาทำเช่นนั้น

ผู้รับบริการ

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าทุกคนที่ได้รับประโยชน์จากองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณอยู่ในระดับเดียวกันเมื่อต้องแสดงภารกิจของคุณในชุมชน ไม่ว่าจะเป็นผู้ปกครองในโครงการหลังเลิกเรียนหรือเจ้าของที่ดินในบริเวณใกล้เคียงที่ริเริ่มด้านสิ่งแวดล้อม คนที่ได้รับประโยชน์จากการทำงานที่ดีของคุณอาจกลายเป็นผู้สนับสนุนที่มีค่าที่สุดของคุณ

พนักงาน

อย่ามองข้ามพนักงานที่ใช้เวลาทุกวันในองค์กรของคุณ องค์กรไม่แสวงหากำไรบางแห่งมีขนาดใหญ่หรืออยู่ห่างไกลพอที่การสื่อสารระหว่างหน่วยงานสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีความท้าทาย ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานภายในจำเป็นต้องรู้สึกมีแรงบันดาลใจและมีแรงบันดาลใจในการทำงานต่อไป และคุณจะต้องการพูดกับพวกเขาที่แตกต่างจากคนอื่นมาก

วิธีเริ่มต้นการแบ่งกลุ่มรายการ

บางครั้งก็ชัดเจนตามโครงสร้างองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ ตัวอย่างเช่น ฉันเคยทำงานเป็นผู้อำนวยการด้านการสื่อสารในโครงการหลังเลิกเรียน เรามีสถานที่ห้าแห่ง พร้อมกระดานที่ปรึกษาสำหรับแต่ละสถานที่ การสร้างกลุ่มอีเมลตามภูมิศาสตร์เป็นเรื่องง่าย วิธีอื่นๆ ในการแบ่งกลุ่มรายการ ได้แก่:

การใช้ความรู้ที่มีอยู่ของคุณ

คุณสามารถตรวจสอบรายชื่อสมาชิกคณะกรรมการหรืออาสาสมัครด้วยรายชื่ออีเมลของคุณได้ คุณสามารถรวบรวมรายชื่อธุรกิจในท้องถิ่นในเมืองใดเมืองหนึ่งได้ผ่านการเป็นสมาชิกหอการค้า คุณควรมีสิทธิ์เข้าถึงไดเร็กทอรีพนักงานด้วย คุณอาจจะแปลกใจว่าความรู้ของสถาบันจะพาคุณไปได้ไกลแค่ไหน

ศึกษาพฤติกรรมที่ผ่านมา

เมื่อคุณว่างเปล่า คุณอาจใช้ซอฟต์แวร์การบริจาคหรือแม้แต่สเปรดชีตการติดตามการบริจาคภายในเพื่อจดจำสมาชิกของกลุ่มต่างๆ หากมีคนบริจาคหรือเป็นอาสาสมัครในอดีต คุณสามารถใช้ข้อมูลนั้นเพื่อจัดกลุ่มให้ถูกต้อง

ทำแบบสำรวจ

ฉันทำงาน เป็นอาสาสมัคร และบริจาคเงินให้กับองค์กรไม่แสวงผลกำไรหลายแห่งตลอดหลายปีที่ผ่านมา ดังนั้นฉันรู้ว่าการจัดระเบียบและการเก็บบันทึกไม่ใช่สิ่งสำคัญเสมอไป หากคุณนิ่งงันกับวิธีแยกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถถามพวกเขาได้โดยตรง!

ไม่จำเป็นต้องขอโทษ: แบบสำรวจทางอีเมลง่ายๆ ที่เตือนพวกเขาถึงความพยายามของคุณในการจัดหาข่าวที่สำคัญและน่าเพลิดเพลินแก่พวกเขาก็พอเพียง

รับบทเรียนเทคโนโลยี

หากคุณยังกังวลเล็กน้อยเกี่ยวกับความสามารถทางเทคนิคเบื้องหลัง Constant Contact ช่วยคุณได้ ดูคำแนะนำในการแบ่งกลุ่มรายชื่ออีเมลของเรา

การแบ่งส่วนอีเมลช่วยประหยัดเวลา

เมื่อคุณหาแบ็กเอนด์ได้แล้ว คุณจะพบว่ากระบวนการนี้จะช่วยคุณปรับแต่งข้อความของคุณในระยะยาว คุณสามารถเพิ่มความพยายามในการระดมทุนและทำให้ผู้สนับสนุนของคุณมีส่วนร่วม ทั้งหมดนี้ในขณะเดียวกันก็ช่วยประหยัดเวลาที่คุณจะใช้เวลาสร้างข้อความทั่วไปที่ไม่ตรงเป้าหมาย