จดหมายยืนยันการจ้างงาน (พร้อมตัวอย่าง)

หนังสือยืนยันการจ้างงานคืออะไร?

หนังสือยืนยันการจ้างงานเป็นเอกสารที่ยืนยันสถานะการจ้างงานของบุคคลกับนายจ้างปัจจุบันหรืออดีต จดหมายนี้มักจำเป็นเมื่อสมัครขอสินเชื่อ สัญญาเช่า หรือความช่วยเหลือทางการเงินประเภทอื่น จดหมายยืนยันการจ้างงานสามารถใช้เพื่อยืนยันสิทธิ์ของบุคคลเพื่อรับสวัสดิการของรัฐ

จดหมายยืนยันการจ้างงานควรอยู่บนหัวจดหมายของบริษัทและระบุวันที่จ้างงาน ตำแหน่งงาน และข้อมูลเงินเดือน จดหมายควรลงนามโดยหัวหน้างานหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล จดหมายยืนยันการจ้างงานสามารถส่งด้วยตนเอง ทางไปรษณีย์ หรือทางอีเมล

เหตุใดพนักงานจึงอาจต้องการ EVL

มีเหตุผลหลายประการที่พนักงานอาจต้องการจดหมายยืนยันการจ้างงาน สาเหตุทั่วไปบางประการ ได้แก่

• การขอสินเชื่อ: ก่อนที่จะรับสินเชื่อบ้านหรือสินเชื่อรถยนต์ ผู้ให้กู้ต้องการให้แน่ใจว่าผู้สมัครมีงานที่มั่นคงและมีเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายรายเดือน
• การเช่าอพาร์ทเมนต์หรือบ้าน: เจ้าของบ้านที่มีศักยภาพอาจขอจดหมายยืนยันการจ้างงานเพื่อยืนยันว่าผู้สมัครมีรายได้ที่มั่นคง
• การยื่นขอสวัสดิการจากรัฐบาล: การมีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการจากรัฐบาลหลายอย่าง เช่น แสตมป์อาหารและความช่วยเหลือด้านที่อยู่อาศัย จะขึ้นอยู่กับระดับรายได้ จดหมายยืนยันการจ้างงานสามารถใช้เพื่อยืนยันระดับรายได้ของแต่ละบุคคล และเป็นผลให้พวกเขามีสิทธิ์ได้รับผลประโยชน์บางอย่าง
• การแสวงหาโอกาสกับนายจ้างรายอื่น: ในบางกรณี บุคคลอาจต้องจัดทำจดหมายยืนยันการจ้างงานเมื่อสมัครงานกับนายจ้างรายอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนายจ้างใหม่ต้องการการตรวจสอบประวัติ
• การขอลดหรือเลื่อนการชำระเงินกู้: หากบุคคลกำลังประสบกับความยากลำบากทางการเงิน พวกเขาอาจขอลดหรือเลื่อนการชำระเงินกู้ของตน จดหมายยืนยันการจ้างงานสามารถใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานและระดับรายได้ของแต่ละบุคคล ซึ่งอาจส่งผลต่อการตัดสินใจของผู้ให้กู้

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายยืนยันการจ้างงาน?

ควรมีตัวอย่างจดหมายยืนยันการจ้างงาน

• ชื่อพนักงาน
• วันที่จ้าง
• ตำแหน่งงานของพนักงาน
• ที่อยู่นายจ้าง
• รายละเอียดงานของพนักงาน
• ข้อมูลเงินเดือน
• ข้อความยืนยันว่าบุคคลนั้นได้รับการว่าจ้างจากบริษัท (หรือเคยเป็นพนักงานมาก่อน)
• ลายเซ็นจากหัวหน้างานหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• ชื่อและที่อยู่ของบริษัทที่ขอการตรวจสอบ ฯลฯ

เคล็ดลับในการเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงานที่มีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงาน

• ควรอยู่บนหัวจดหมายของบริษัท: ควรพิมพ์จดหมายยืนยันการจ้างงานบนหัวจดหมายที่เป็นทางการของบริษัท นี่เป็นการเพิ่มระดับความชอบธรรมให้กับจดหมาย
• รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด: จดหมายยืนยันการจ้างงานควรมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ตำแหน่งงานของพนักงาน วันที่จ้างงาน และข้อมูลเงินเดือน
• ทำตามรูปแบบจดหมายธุรกิจ: จดหมายยืนยันการจ้างงานควรเป็นไปตามรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน ซึ่งรวมถึงวันที่ ที่อยู่ของผู้รับ คำทักทาย เนื้อความของจดหมาย และลายเซ็น
• ชัดเจนและรัดกุม: จดหมายยืนยันการจ้างงานควรชัดเจนและตรงประเด็น ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลที่มากเกินไปหรือภาษาที่สละสลวย
• ตรวจทานจดหมาย: ก่อนส่งจดหมายยืนยันการจ้างงาน อย่าลืมตรวจทานจดหมายเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์ จดหมายยืนยันการจ้างงานควรไม่มีข้อผิดพลาด
• การให้ข้อมูลติดต่อของคุณ: ใส่ชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อในจดหมาย ซึ่งจะทำให้ผู้รับสามารถติดต่อได้หากมีคำถามใดๆ

คุณสามารถค้นหาตัวอย่างจดหมายยืนยันการจ้างงานได้ทางออนไลน์ แต่ทางที่ดีควรขอจดหมายจากนายจ้างเสมอ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียน EVL อย่างไร คุณสามารถใช้เทมเพลตหรือตัวอย่างจดหมายยืนยันการจ้างงานเป็นแนวทางได้ แต่อย่าลืมปรับแต่งให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

จะตรวจสอบหลักฐานการจ้างงานได้อย่างไร

หากคุณเป็นนายจ้าง คุณสามารถตรวจสอบจดหมายรับรองการจ้างงานได้โดย

1. ค้นหาองค์กรธุรกิจ

ขั้นตอนแรกคือการค้นหาองค์กรธุรกิจ คุณสามารถทำได้โดยไปที่เว็บไซต์ของสำนักงานเลขาธิการแห่งรัฐและค้นหาบริษัท เมื่อคุณพบบริษัทแล้ว คุณสามารถตรวจสอบเพื่อดูว่ามีสถานะที่ดีหรือไม่ หากบริษัทไม่อยู่ในสถานะที่ดี มีแนวโน้มว่าจดหมายยืนยันการจ้างงานจะไม่ถูกต้องตามกฎหมาย

2. โทรหานายจ้าง

หากคุณหาบริษัทไม่เจอหรือมีข้อสงสัย คุณสามารถโทรหานายจ้างได้ ขอให้พูดคุยกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและตรวจสอบว่าจดหมายยืนยันการจ้างงานนั้นถูกต้องตามกฎหมาย พวกเขาควรจะสามารถยืนยันวันที่จ้างงาน ตำแหน่งงาน และข้อมูลเงินเดือนของพนักงานได้

3. รับต้นขั้วการจ่ายเงินที่ผ่านมา

หากคุณยังไม่มั่นใจ คุณสามารถขอสลิปเงินเดือนย้อนหลังของพนักงานได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณยืนยันจดหมายยืนยันการจ้างงาน

4. การขอคืนภาษีย้อนหลัง 2 ปี

อีกวิธีหนึ่งในการตรวจสอบจดหมายยืนยันการจ้างงานคือการขอคืนภาษีย้อนหลังสองปีของพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณยืนยันรายได้และสถานะการจ้างงานของพนักงาน

5. การเรียกใช้รายงานเครดิต

หากคุณยังไม่มั่นใจ คุณสามารถเรียกใช้รายงานเครดิตได้ สิ่งนี้จะแสดงให้คุณเห็นนายจ้างปัจจุบันและอดีตของพนักงาน คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อตรวจสอบจดหมายยืนยันการจ้างงาน

วิธีเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงาน

หากคุณเป็นนายจ้าง คุณสามารถเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงานเพื่อขอสินเชื่อได้โดย

1. รับคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร

ขั้นตอนแรกคือการขอเป็นลายลักษณ์อักษร ผู้ยืมควรให้แบบฟอร์มการให้สิทธิ์ที่ลงนามแก่คุณ ซึ่งอนุญาตให้คุณเปิดเผยข้อมูลแก่ผู้ให้ยืม สิ่งนี้จะช่วยปกป้องคุณจากความรับผิดใดๆ

2. การตรวจสอบข้อมูลการจ้างงาน

ถัดไป คุณจะต้องตรวจสอบข้อมูลการจ้างงาน ซึ่งรวมถึงตำแหน่งงานของผู้กู้ วันที่จ้างงาน และข้อมูลเงินเดือน คุณสามารถทำได้โดยค้นหาพนักงานในบันทึกของบริษัทของคุณหรือพูดคุยกับหัวหน้าของพวกเขา

3. การร่างหนังสือรับรองการจ้างงาน

เมื่อคุณตรวจสอบข้อมูลการจ้างงานแล้ว คุณสามารถร่างจดหมายยืนยันการจ้างงานได้ อย่าลืมใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ตำแหน่งงานของผู้กู้ วันที่จ้างงาน และข้อมูลเงินเดือน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำตามรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐานและตรวจทานจดหมายเพื่อหาข้อผิดพลาด

4. การส่งหนังสือยืนยันการจ้างงาน

สุดท้าย คุณจะต้องส่งจดหมายยืนยันการจ้างงาน ผู้ยืมควรให้ข้อมูลติดต่อของผู้ให้กู้แก่คุณ คุณสามารถส่งจดหมายทางอีเมล แฟกซ์ หรือไปรษณีย์

เมื่อจำเป็นต้องใช้ EVL?

บางสถานการณ์เมื่อจำเป็นต้องใช้ EVL

1. เมื่อสมัครกรีนการ์ด

หากคุณเป็นสมาชิกครอบครัวที่อุปการะในใบสมัครกรีนการ์ดครอบครัวหรือการแต่งงาน คุณจะต้องส่งแบบฟอร์มการสนับสนุนทางการเงิน I-864 (แบบฟอร์ม I-864 หรือที่รู้จักกันอย่างเป็นทางการว่า "หนังสือรับรองการสนับสนุน") พร้อมสัญชาติสหรัฐอเมริกาและ บริการตรวจคนเข้าเมือง (USCIS) แบบฟอร์มนี้ระบุว่าคุณมีสินทรัพย์ทางการเงินที่จำเป็นในการช่วยเหลือญาติที่ยื่นขอกรีนการ์ด

2. สปอนเซอร์กรีนการ์ดที่ประกอบอาชีพอิสระ

หากคุณกำลังสนับสนุนญาติหรือคู่สมรสสำหรับกรีนการ์ดและประกอบอาชีพอิสระ คุณจะต้องแสดงหลักฐานเพิ่มเติมเพื่อแสดงว่าคุณมีสิทธิ์สนับสนุนพวกเขา การประเมินนี้จะประเมินโดยใช้การคืนภาษีรายได้ของรัฐบาลกลางส่วนบุคคลของคุณเป็นหลัก แต่อาจมีการพิจารณาปัจจัยอื่นๆ ด้วย หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจหรือผู้รับจ้างอิสระและไม่มีแบบฟอร์ม W-2 ให้ส่ง USCIS จะยังคงต้องการจดหมายยืนยันการจ้างงาน

3. ในการยื่นขอวีซ่าท่องเที่ยว

จดหมายยืนยันการจ้างงานไม่ได้มีไว้สำหรับผู้สมัครกรีนการ์ดเท่านั้น ตัวอย่างเช่น หากคุณยื่นขอวีซ่าท่องเที่ยว B-2 คุณจะต้องแสดงว่าคุณมี "ความสัมพันธ์" กับประเทศบ้านเกิดของคุณที่จะบังคับให้คุณกลับหลังจากการเดินทาง จดหมายยืนยันการจ้างงานสามารถช่วยสร้างความสัมพันธ์เหล่านี้ได้

4. เมื่อสมัครวีซ่าทำงาน

มีตัวเลือกวีซ่าหลายแบบสำหรับชาวต่างชาติที่ต้องการทำงานในสหรัฐอเมริกา วีซ่า H-1B และวีซ่าโอนย้ายภายในบริษัท L-1A/L-1B เป็นสองตัวอย่าง วัตถุประสงค์ของจดหมายยืนยันการจ้างงานสำหรับแต่ละหมวดหมู่เหล่านี้จะค่อนข้างแตกต่างกัน แต่จดหมายทั้งสองฉบับควรเน้นที่ประสบการณ์งานของคุณ

5. กรีนการ์ดตามการจ้างงาน

หากคุณสมัครกรีนการ์ดตามการจ้างงาน นายจ้างหรือแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณจะต้องเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงานพร้อมกับใบสมัครของคุณเพื่อยืนยันการจ้างงาน จดหมายนี้ควรยืนยันข้อเสนองานของคุณและระบุเงื่อนไขการจ้างงานของคุณ

6. การยื่นขอวีซ่าธุรกิจชั่วคราว

มีวีซ่าธุรกิจชั่วคราวหลายประเภทที่แตกต่างกัน รวมถึงวีซ่าผู้เยี่ยมชมธุรกิจ B-1 และวีซ่าผู้ประกอบการตามสนธิสัญญา E-1 หากคุณยื่นขอวีซ่าเหล่านี้ นายจ้างของคุณจะต้องส่งจดหมายยืนยันการจ้างงาน จดหมายนี้ควรยืนยันข้อเสนองานของคุณและระบุเงื่อนไขการจ้างงานของคุณ

7. สำหรับการจำนองหรือเงินกู้

หากคุณกำลังยื่นขอจำนองหรือกู้ยืม ผู้ให้กู้ของคุณมักจะต้องการจดหมายยืนยันการจ้างงาน จดหมายฉบับนี้จะยืนยันสถานะการจ้างงานและรายได้ของคุณ ซึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้ให้กู้เพื่อพิจารณาว่าคุณมีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับเงินกู้หรือไม่

8. ให้เช่าบ้าน

เมื่อคุณเช่าบ้าน เจ้าของบ้านมักจะต้องการ EVL จดหมายนี้จะยืนยันสถานะการจ้างงานและรายได้ของคุณ ซึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเจ้าของบ้านในการพิจารณาว่าคุณมีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการเช่าหรือไม่

9. สำหรับการสมัครงาน

นายจ้างบางรายจะต้องมีหนังสือยืนยันการจ้างงานเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการสมัครงาน จดหมายนี้จะยืนยันสถานะการจ้างงานและรายได้ของคุณ ซึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับนายจ้างในการพิจารณาว่าคุณมีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับตำแหน่งนี้หรือไม่

จะขอหนังสือยืนยันการจ้างงานได้อย่างไร?

หากคุณต้องการจดหมายยืนยันการจ้างงาน มีวิธีต่างๆ สองสามวิธีในการขอ

คุณควรถามหัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณ: วิธีที่ง่ายที่สุดในการส่งจดหมายร้องขอคือการใช้เทมเพลตนี้ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ข้อมูลและภูมิหลังที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว

ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ: โดยทั่วไปแล้วจดหมายยืนยันการจ้างงานจะดำเนินการโดยแผนกทรัพยากรบุคคล หากคุณต้องการจดหมาย โปรดติดต่อผู้ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ และพวกเขาจะสามารถให้เอกสารที่จำเป็นแก่คุณได้

รับเทมเพลตจากบริษัทหรือองค์กรที่ขอ: จดหมายยืนยันการจ้างงานอาจแตกต่างกันไปในรูปแบบและเนื้อหา ดังนั้น ทางที่ดีควรขอเทมเพลตจากบริษัทหรือองค์กรที่ขอจดหมาย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและจัดรูปแบบจดหมายอย่างถูกต้อง

การใช้บริการตรวจสอบการจ้างงาน: บริการตรวจสอบการจ้างงานเป็นบริษัทบุคคลที่สามที่สามารถจัดทำจดหมายรับรองการจ้างงานในนามของคุณได้ โดยทั่วไปบริการนี้เป็นบริการแบบชำระเงิน แต่ก็คุ้มค่าหากคุณต้องการจดหมายด่วนหรือไม่มีเวลาขอจดหมายด้วยตัวเอง

ตัวอย่างจดหมายยืนยันการจ้างงาน

จดหมายยืนยันการจ้างงานใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานของพนักงานและสามารถขอได้โดยนายจ้างปัจจุบันและที่มีศักยภาพ เจ้าของบ้าน และหน่วยงานอื่นๆ

หากคุณถูกขอให้ส่งจดหมายยืนยันการจ้างงาน สิ่งสำคัญคือต้องใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานที่มีปัญหา รวมทั้งจัดรูปแบบจดหมายให้ถูกต้อง

จดหมายยืนยันการจ้างงานตัวอย่างนี้สามารถใช้เป็นแม่แบบเมื่อเขียนจดหมายยืนยันการจ้างงานของคุณเอง-

เรียน _________________ จดหมายนี้เป็นการยืนยันว่า ______________ เป็นลูกจ้างที่บริษัทของเราในฐานะ ___________ เขาอยู่กับเราตั้งแต่ _____ และเงินเดือนปัจจุบันของเขาคือ ________ ต่อปี หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา ขอบคุณ ______________(ผู้ว่าจ้าง) ________________(ตำแหน่ง) _________________(หมายเลขโทรศัพท์)

บทสรุป!

โดยรวมแล้ว จดหมายยืนยันการจ้างงานเป็นเอกสารที่สำคัญมากที่สามารถช่วยคุณในสถานการณ์ต่างๆ มากมาย ไม่ว่าคุณจะสมัครงานใหม่หรือพยายามปรับปรุงสถานการณ์ทางการเงินของคุณ

อย่าลืมขอจากนายจ้างของคุณและอัปเดตเป็นประจำ ประวัติการจ้างงานและความมั่นคงทางการเงินเป็นสองปัจจัยที่สำคัญมากที่นายจ้างในอนาคตจะพิจารณา ดังนั้นคุณต้องมีจดหมายยืนยันการจ้างงานที่ชัดเจนเพื่อนำเสนอ

ชอบโพสต์นี้? ดูซีรีส์ฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล