การจัดการเนื้อหาขององค์กรคืออะไร? คำแนะนำเกี่ยวกับ ECM

การจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) เป็นกลยุทธ์ในการสร้างและจัดระเบียบเนื้อหาประเภทต่างๆ ซึ่งได้รับความนิยมมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ในความเป็นจริง ตลาดการจัดการเนื้อหาขององค์กร เพิ่มขึ้นกว่าสองเท่า ตั้งแต่ปี 2560 จาก 31.66 พันล้านดอลลาร์เป็น 67.14 พันล้านดอลลาร์

หากบริษัทองค์กรของคุณสร้างเนื้อหาเพื่อแบ่งปันกับพนักงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หัวหน้าทีม C-suite ลูกค้า และอื่นๆ เป็นประจำ การจัดการเนื้อหาขององค์กรอาจเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยม

ตลอดคู่มือนี้ เราจะพูดถึงเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ECM คืออะไร ประโยชน์หลักๆ ของการใช้ ECM ส่วนประกอบห้าอันดับแรก และอื่นๆ

การจัดการเนื้อหาขององค์กรคืออะไร? คำแนะนำเกี่ยวกับ ECM:

Enterprise Content Management (ECM) คืออะไร

การจัดการเนื้อหาขององค์กรหรือเรียกสั้นๆ ว่า ECM เป็นกลยุทธ์ที่องค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งใช้เพื่อจัดการองค์ประกอบทั้งห้า ได้แก่ การรวบรวม การจัดการ การจัดเก็บ การรักษา และการส่งมอบเนื้อหาที่สำคัญไปยังฝ่ายที่จำเป็น (เพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนประกอบเหล่านี้ในไม่ช้า)

ECM เกี่ยวข้องกับกระบวนการและเครื่องมือต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับส่วนประกอบเหล่านั้น และช่วยให้มั่นใจว่าองค์กรของคุณสามารถตามกระแสของเนื้อหาทั่วทั้งธุรกิจได้ และไม่มีสิ่งใดที่จำเป็นสูญหายไป

โดยทั่วไปโซลูชัน ECM ของคุณจะเน้นที่เนื้อหาภายใน เช่น รายงาน เอกสารการฝึกอบรม และสเปรดชีตประเภทอื่นๆ, PDF, เอกสาร Word เป็นต้น

นอกจากนี้ยังสามารถเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างและข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง ข้อมูลที่มีโครงสร้างหมายถึงเอกสารประกอบ ข้อมูล และข้อมูลอื่นๆ ที่อยู่ในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานมากกว่า เช่น ไฟล์ Excel หรือฐานข้อมูล SQL ในทางกลับกัน ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างจะไม่มีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานหรือมีโครงสร้าง และสามารถมีรูปร่างและขนาดได้ทุกประเภท

เหตุใดการจัดการเนื้อหาขององค์กรจึงมีความสำคัญ

ECM เป็นที่แพร่หลายและมีความสำคัญมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เนื่องจากการละเมิดข้อมูลได้เพิ่มขึ้น และรัฐบาลได้ดำเนินการเพื่อช่วยรักษาข้อมูลให้เป็นส่วนตัวสำหรับประชาชนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

แต่ยิ่งไปกว่านั้น ECM ยังมีความสำคัญเนื่องจากช่วยจัดเก็บและจัดการเอกสารจรจัดนับพันที่ธุรกิจอาจมี อย่าพึ่งพาอีเมลและพื้นที่เก็บข้อมูลที่ไม่ปลอดภัยเพื่อเก็บสัญญาของลูกค้าและไฟล์ของพนักงาน

ให้ลงทุนในซอฟต์แวร์ ECM ที่สามารถช่วยคุณจัดเก็บไฟล์ที่จำเป็น จัดระเบียบเป็นโฟลเดอร์ที่ยืดหยุ่นเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย และเก็บข้อมูลสำคัญให้ปลอดภัย

ประโยชน์สูงสุดของการจัดการเนื้อหาขององค์กร

เหตุใดองค์กรของคุณควรพิจารณาลงทุนเวลาและเงินไปกับการจัดการเนื้อหาขององค์กร มีประโยชน์หลายประการที่ต้องพิจารณา

จัดระเบียบเอกสารสำคัญ

ระบบ ECM ของคุณมีแนวโน้มที่จะจัดเก็บเอกสารภายในจำนวนหนึ่ง ซึ่งช่วยเก็บเนื้อหาที่สำคัญที่สุดทั้งหมดไว้ในที่เดียว สิ่งนี้ทำให้บริษัทของคุณมีสิ่งที่เรียกว่า “แหล่งความจริงแหล่งเดียว” เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีเอกสารที่ซ้ำกัน ข้อผิดพลาด และเอกสารหลวม (โดยเฉพาะที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน) กระจายไปทั่วบริษัท ยกเว้นในพื้นที่จัดเก็บ ECM

ลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เครื่องมือ ECM ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาของคุณถูกจัดเก็บไว้ในพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัย โดยอนุญาตให้เฉพาะผู้ที่เข้าถึงได้เพื่อค้นหาและค้นหาเอกสารประกอบที่ต้องการ สิ่งนี้สามารถช่วยบรรเทาปัญหาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่อาจเกิดขึ้น ทำให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่ต้องการเอกสารประกอบเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้

ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเนื้อหา

ด้วยเครื่องมือค้นหาที่ใช้งานง่ายและทุกคนในทีมของคุณรู้ว่าเนื้อหาที่พวกเขาต้องการจะถูกจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัยแห่งเดียว การค้นหาและระบุตำแหน่งของเอกสาร สเปรดชีต ไฟล์ สัญญา ฯลฯ ที่ผู้คนต้องการในแต่ละวันนั้นง่ายกว่ามาก งานวันนี้

เพิ่มประสิทธิภาพ

ระบบ ECM สามารถลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ทำให้การจัดการเนื้อหาของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานของคุณค้นหาสิ่งที่ต้องการเพื่อทำงานให้เสร็จได้ง่ายขึ้น ในขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงงานที่ซ้ำซ้อน เช่น ต้องสร้างเอกสารที่สูญหายใหม่ ปรับปรุงผลิตภาพและประสิทธิภาพโดยรวม

องค์ประกอบการจัดการเนื้อหาขององค์กร

การจัดการเนื้อหาขององค์กรที่เหมาะสมสามารถแบ่งออกเป็นห้าองค์ประกอบหลัก กลยุทธ์ ECM ของคุณควรมีชิ้นส่วนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดตกอยู่ระหว่างรอยแตก

การจับกุม

องค์ประกอบแรก การ จับภาพ เป็นเรื่องเกี่ยวกับการรวบรวมหรือรวบรวมเอกสารที่มีอยู่เพื่อนำมาไว้ในระบบ ECM ใหม่ของคุณคุณจะต้องแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นำเข้าไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่ และรวบรวมรายการเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดซึ่งจำเป็นต้องอยู่ในที่จัดเก็บ ECM ของคุณ

ซึ่งอาจรวมถึงเอกสารเช่น:

• สัญญา
• ใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อ
• ประวัติย่อและใบสมัคร
• ไฟล์พนักงาน
• รายงานการวิจัย
• ข้อเสนอ

การแปลงเอกสารทั้งหมดเหล่านี้ให้เป็นดิจิทัลในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางเดียวสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการขององค์กรและทำให้ค้นหาเนื้อหาทางธุรกิจได้ง่ายยิ่งขึ้น

จัดการ

องค์ประกอบถัดไปคือการจัดการ และนี่คือที่ซึ่งระบบซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาขององค์กรที่ครอบคลุมกำลังจะเข้ามา อินเทอร์เฟซของเครื่องมือ ECM ใดก็ตามที่คุณเลือกจำเป็นต้องทำให้สมาชิกในทีมที่ต้องการเข้าถึงเอกสารต่างๆ สามารถค้นหาและ หาพวกเขา.

คุณลักษณะขององค์ประกอบการจัดการควรรวมถึงการจัดการเอกสาร ระบบการทำงานร่วมกัน การจัดการเนื้อหาเว็บ และการจัดการระเบียนธุรกรรม

เก็บ

องค์ประกอบที่สาม คือ storeเครื่องมือ ECM ของคุณควรมีตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลที่เก็บไฟล์ดิจิทัลของคุณ แต่ยิ่งไปกว่านั้น คุณควรจะสามารถ:

• ตั้งค่าพารามิเตอร์ว่าใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้
• ใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ยืดหยุ่นเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณ
• สำรองข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงบ่อย
• ให้ผู้ใช้แก้ไขเอกสารและสเปรดชีต

อนุรักษ์

องค์ประกอบที่สี่รักษา หมายถึงการเก็บข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไม่บ่อยผ่านการจัดการบันทึกสิ่งนี้สามารถเรียกอีกอย่างว่าการจัดการไฟล์เก็บถาวร โดยพื้นฐานแล้ว ระบบ ECM ของคุณคือการเก็บถาวรเอกสารที่คุณไม่ได้เข้าถึงบ่อยๆ เพื่อประหยัดพื้นที่สำหรับไฟล์ที่คุณเข้าถึงและอัปเดตเป็นประจำ

ยังคงสามารถใช้ไฟล์ที่เก็บรักษาไว้เหล่านี้ได้ แต่นี่เป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยังคงปฏิบัติตามเอกสารประกอบที่มีการเปลี่ยนแปลงไม่บ่อยนัก

ส่งมอบ

องค์ประกอบสุดท้ายคือการ ส่งมอบส่วนประกอบนี้ช่วยให้แน่ใจว่าใครก็ตามที่ต้องการเข้าถึงเอกสารในระบบ ECM ของคุณจะได้รับเอกสารเหล่านั้น นี่อาจเป็นสมาชิกในทีมหรือลูกค้า แต่ด้านการส่งมอบทำให้แน่ใจว่าพวกเขาตกอยู่ในมือขวาเสมอ

วิธีการใช้ระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร

พร้อมที่จะใช้ระบบ ECM ของคุณเองแล้วหรือยัง มาดูขั้นตอนสำคัญ 6 ขั้นตอนนี้เพื่อช่วยคุณเริ่มต้นกัน

เริ่มต้นด้วยการจัดการเนื้อหาขององค์กร

จัดระเบียบบริษัทองค์กรของคุณผ่านการจัดการเนื้อหาขององค์กร ค้นหาเครื่องมือ ECM ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ระดับองค์กรอื่นๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กรของคุณ