คลังอุปกรณ์: คู่มือฉบับย่อ

ธุรกิจทั้งหมดมีสินทรัพย์ และหากคุณต้องการอยู่ในธุรกิจ คุณต้องรู้ว่าสินทรัพย์เหล่านั้นคืออะไร ในการเริ่มต้น คุณต้องทำรายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์และทำรายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์ มันไม่ง่ายอย่างที่คิด

มีหลายรายการให้ติดตามในคลังอุปกรณ์ของคุณ แน่นอน คุณต้องเริ่มต้นด้วยการทำรายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์ อย่างไรก็ตาม เราจะเริ่มต้นด้วยการกำหนดว่าคลังอุปกรณ์คืออะไร และแสดงวิธีสร้างรายการคลังอุปกรณ์ รวมถึงเทมเพลตคลังอุปกรณ์ฟรี

สินค้าคงคลังอุปกรณ์คืออะไร?

สินค้าคงคลังของอุปกรณ์คือทุกสิ่งที่บริษัทมีอยู่ในครอบครอง สิ่งนี้อาจแตกต่างกันไปตามบริษัทและแม้แต่แผนกต่างๆ ตัวอย่างเช่น ทีมงานไอทีจะมีรายการอุปกรณ์ที่มีทรัพย์สินเช่นคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป แล็ปท็อป เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ ระบบ POS อุปกรณ์เสริมคอมพิวเตอร์ แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ ฯลฯ

ผู้ผลิตจะมีรายการอุปกรณ์ที่จะรวมถึงสินค้าและวัสดุเช่นเดียวกับเครื่องจักร บริษัทก่อสร้างมักจะมีเครื่องจักรหนักเว้นแต่จะเช่า เช่นเดียวกับเครื่องมือและสินค้าการค้าอื่นๆ ไม่ว่าทรัพย์สินจะประกอบด้วยอะไรก็ควรแสดงรายการโดยละเอียดและแยกเป็นรายการ

การมีคลังอุปกรณ์เป็นกุญแจสำคัญในการควบคุมทรัพย์สินทางธุรกิจของเราได้มากขึ้น ในทางกลับกัน การมีสินค้าคงคลังอุปกรณ์ทั้งหมดจะกลายเป็นทรัพย์สินของบริษัท ให้บัฟเฟอร์ระหว่างข้อกำหนดของแผนกและการปฏิบัติตามใบสั่ง การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณติดตามสินค้าคงคลังอุปกรณ์ของคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่ให้ศูนย์กลางสำหรับคลังอุปกรณ์และความสามารถในการติดตามแบบเรียลไทม์ รวบรวมสินค้าคงคลังอุปกรณ์ของคุณในมุมมองรายการของเรา และสร้างรายงานเกี่ยวกับสินค้าคงคลังอุปกรณ์ของคุณเพื่อให้ทราบเมื่อคุณจำเป็นต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

รายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์คืออะไร?

รายการอุปกรณ์คงคลังเป็นภาพรวมทั้งหมดของสินทรัพย์ขององค์กร เป็นสิ่งสำคัญสำหรับนโยบายการตรวจสอบและประกัน และเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจว่าคุณจำเป็นต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่หรือซื้ออุปกรณ์ใหม่

การมีรายการอุปกรณ์คงคลังเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการที่เหมาะสม สามารถสร้างได้ในสเปรดชีตจำนวนเท่าใดก็ได้ ตั้งแต่ Excel ไปจนถึง Google ชีตหรือ Numbers แต่มีโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ให้ฟังก์ชันการทำงานมากกว่าสเปรดชีตแบบคงที่

หากคุณไม่มีเครื่องมือสำหรับสร้างรายการสินค้าคงคลังของอุปกรณ์ ให้พิจารณาสร้างทันที ไม่ใช่ขั้นตอนที่ยาก แต่ควรละเอียดถี่ถ้วน

วิธีสร้างรายการอุปกรณ์คงคลัง

เพื่อให้มีรายการอุปกรณ์คงคลังที่ละเอียดและมีประโยชน์ คุณต้องตั้งค่าระบบเพื่อคงคลังสินทรัพย์ของคุณอย่างสม่ำเสมอ นั่นเป็นงานที่ต้องทำล่วงหน้ามาก แต่การให้รายการอุปกรณ์คงคลังอัปเดตและถูกต้องก็คุ้มค่า

คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการรู้ว่าคุณมีอะไรบ้าง รวมถึงยี่ห้อและรุ่น ฯลฯ วิธีการใช้สินทรัพย์และวิธีใช้คลังอุปกรณ์ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งรวมถึงสิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มชีวิตชีวาให้กับอุปกรณ์คงคลังของคุณ

อีกครั้ง รายการอุปกรณ์คงคลังนี้ควรมีทรัพย์สินทั้งหมดของคุณ ใช้สมาชิกในทีมของคุณเป็นแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมทุกอย่าง รายการตามที่คุณเห็นต้องมีรายละเอียด แต่อย่าคิดว่านี่เป็นสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว คุณจะต้องตรวจทานและแก้ไขเมื่ออุปกรณ์ชำรุด ซ่อมแซม และเปลี่ยนใหม่

1. รวบรวมข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับอุปกรณ์ของคุณ

ในการเริ่มต้น ให้เริ่มรวบรวมข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับอุปกรณ์ของคุณ กระบวนการนี้นำโดยสำนักงานหรือผู้จัดการอุปกรณ์ และเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ จะช่วยอัปเดต กระบวนการนี้ควรได้รับการจัดโครงสร้างเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเพิ่มอุปกรณ์ใหม่และบันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับอุปกรณ์

เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นรายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์โดยแบ่งเป็นหมวดหมู่ แต่ละหมวดหมู่มีแท็บย่อยเพื่อรวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับอุปกรณ์ รายละเอียดต่อไปนี้เป็นส่วนหนึ่งของรายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์อย่างละเอียด

• หมายเลขซีเรียลของรายการ: นี่คือหมายเลขอุปกรณ์เฉพาะ หมายเลขติดตาม หรือ PIN ขึ้นอยู่กับประเภทของอุปกรณ์ที่แสดงรายการ ตัวเลขเหล่านี้มีความสำคัญต่อการติดตามการอัปเดตหรือการเรียกคืน หรือเพื่อระบุอุปกรณ์หากมีการกู้คืนหลังจากการโจรกรรม
• คำอธิบายรายการ: นี่คือที่ที่คุณจดบันทึกยี่ห้อหรือรุ่นของอุปกรณ์ คุณควรอธิบายสี เครื่องหมาย และรายละเอียดอื่นๆ ด้วย ทั้งหมดนี้ช่วยได้ในกรณีที่อุปกรณ์ถูกขโมยและคุณต้องกรอกใบเคลมประกัน
• Condition: สังเกตสถานะของอุปกรณ์ เช่น ใหม่ สภาพดี ต้องซ่อม และอื่นๆ ข้อมูลสำคัญนี้ช่วยให้คุณทราบว่าเมื่อใดควรสั่งซื้อรายการใหม่หรือซ่อมแซมอุปกรณ์ชิ้นหนึ่ง

2. ระบุตำแหน่งของอุปกรณ์ของคุณ

อีกแง่มุมหนึ่งของรายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์คือตำแหน่งที่สินทรัพย์เหล่านั้นอยู่ ธุรกิจขนาดเล็กอาจไม่พบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์เท่ากับบริษัทระดับโลก แต่ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีขนาดเท่าใด สถานที่ตั้งก็มีความสำคัญ คุณจำเป็นต้องค้นหาสินทรัพย์หากคุณต้องการใช้งาน ซ่อมแซม รื้อถอน ฯลฯ นั่นหมายถึงลิ้นชักใดอยู่ในนั้นหรือสำนักงานดาวเทียมแห่งใด

• สาขา: สำหรับบริษัทที่มีที่ตั้งสาขา คุณจะต้องระบุรายละเอียดว่าสินทรัพย์อยู่ในสาขาใด สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง อีกครั้ง หากชิ้นส่วนถูกขโมยเนื่องจากชิ้นส่วนนั้นอยู่ในรัศมีเป้าหมายที่ชิ้นส่วนนั้นน่าจะถูกพบมากที่สุด
• แผนก: ตามที่ระบุไว้ แม้ว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกัน คุณยังคงต้องการรายละเอียดตำแหน่งของสินทรัพย์ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามสภาพของสินทรัพย์

3. ทำรายการรายละเอียดการได้มาซึ่งอุปกรณ์

ข้อมูลการจัดการการซื้อที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์แต่ละชิ้นก็มีความสำคัญเช่นกันเมื่อรวบรวมรายการอุปกรณ์คงคลัง รายละเอียดเหล่านี้จะช่วยติดตามเงินกู้หากการซื้อเหล่านี้ใช้เครดิต แต่ยังรวมถึงอายุการใช้งานที่ยาวนานของสินค้าและเวลาที่คุณจะต้องซ่อมแซมหรือเปลี่ยนสินค้า ต่อไปนี้เป็นรายการบางส่วนที่คุณสามารถระบุและเพิ่มในรายการการจัดหาอุปกรณ์

• ผู้ขาย: นี่คือสถานที่ที่คุณซื้อสินค้า ไม่ว่าจะเป็นผู้ขาย บริษัท ร้านค้า ฯลฯ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้คุณรู้ว่าต้องไปที่ไหนหากต้องเปลี่ยนอุปกรณ์ชิ้นนั้น
• วันที่ซื้อ: การ รู้ว่าคุณซื้อสินทรัพย์เมื่อใดจะเป็นประโยชน์ในการคาดการณ์ว่าคุณจะคาดหวังให้สินทรัพย์นั้นมีประโยชน์ได้นานเพียงใด นั่นคือวงจรชีวิตของอุปกรณ์ แน่นอนว่านี่เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกันหากยื่นรายงานต่อตำรวจหรือเรียกร้องค่าสินไหมทดแทน
• ค่าเริ่มต้น: ราคาของอุปกรณ์จะเป็นตัวกำหนดวิธีการดูแลอุปกรณ์ อุปกรณ์ทั้งหมดมีค่าและไม่ควรละเลย แต่ถ้าชิ้นส่วนนั้นมีราคาแพง อาจต้องการความปลอดภัยเป็นพิเศษ
• เงินดาวน์: จำนวนเงินที่คุณวางเมื่อซื้ออุปกรณ์ด้วยเครดิตคือเท่าใด นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากคุณจะต้องชำระเงินค่าอุปกรณ์ในช่วงเวลาหนึ่ง และมูลค่าของรายการนั้นจะบอกถึงวิธีการและเวลาที่คุณจะซ่อมแซมหรือเปลี่ยนอุปกรณ์
• จำนวน ปีที่เหลือในการให้บริการ: บันทึกระยะเวลาที่อุปกรณ์มีค่าต่อธุรกิจของคุณ และสมาชิกในทีมของคุณสามารถใช้งานได้อย่างปลอดภัย
• ระยะเวลาเงินกู้เป็นปี: หากคุณไม่ได้เช่าอุปกรณ์แต่กู้เงินเพื่อซื้ออุปกรณ์ สิ่งนี้จะนับจำนวนปีที่คุณตกลงกับธนาคารเพื่อชำระคืนเงินกู้สำหรับอุปกรณ์
• อัตราเงินกู้: นี่คือที่ที่คุณจดอัตราดอกเบี้ยที่ใช้กับเงินกู้ธนาคารของคุณ
• มูลค่าที่คาดหวังเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเงินกู้: เมื่อคุณชำระเงินกู้หมดแล้ว หากอุปกรณ์ยังคงใช้งานได้ คุณจะต้องพิจารณาว่าอุปกรณ์ดังกล่าวจะใช้การได้นานแค่ไหน อุปกรณ์ส่วนใหญ่จะสูญเสียมูลค่าเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นคุณจะต้องคำนวณมูลค่าที่คาดไว้ (EV) สำหรับอุปกรณ์แต่ละชิ้นเมื่อชำระคืน

4. วัดค่าใช้จ่ายรายเดือน

นี่คือที่ที่คุณคำนวณจำนวนเงินที่คุณต้องจ่ายในแต่ละเดือนสำหรับอุปกรณ์ ความรู้นี้มีความสำคัญต่อการตัดสินใจ เช่น การซ่อมแซมคุ้มค่ากับความพยายามสำหรับอุปกรณ์ชิ้นสุดท้ายหรือไม่ คุณสามารถดำเนินการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์อย่างรวดเร็วเพื่อประเมินสถานการณ์ได้ดียิ่งขึ้น

• ต้นทุนการดำเนินงานรายเดือน: การกำหนดต้นทุนการดำเนินงานหมายถึงการทราบต้นทุนในการเป็นเจ้าของหรือเช่าอุปกรณ์ บวกต้นทุนในการบำรุงรักษา บวกต้นทุนในการใช้งาน เช่น เชื้อเพลิง ค่าไฟฟ้า เป็นต้น
• การชำระเงินรายเดือน: นี่คือสิ่งที่คุณต้องจ่ายในแต่ละเดือนสำหรับอุปกรณ์หนึ่งชิ้น ไม่ว่าจะเป็นสัญญาเช่าหรือเงินกู้

5. รวบรวมข้อมูลค่าเสื่อมราคา

สิ่งที่ต้องติดตามอีกอย่างคือค่าเสื่อมราคา กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือการลดลงของมูลค่าอุปกรณ์เมื่อเวลาผ่านไปซึ่งเกิดจากการสึกหรอจากการใช้งาน ต่อไปนี้ช่วยให้คุณทำแผนภูมิได้

• มูลค่าปัจจุบัน: พูดง่ายๆ ก็คือมูลค่าของอุปกรณ์ชิ้นนั้นในตอนนี้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เป็นราคาเดิมของสินค้าโดยหักค่าเสื่อมราคาจากอายุ การสึกหรอและการฉีกขาดออก
• ค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรงประจำปี: เป็นวิธีการหาว่าอุปกรณ์จะคิดค่าเสื่อมราคาเท่าใดตลอดอายุการใช้งาน แนวคิดเบื้องหลังสิ่งนี้คืออุปกรณ์ชิ้นหนึ่งจะเสื่อมราคาอย่างสม่ำเสมอในช่วงระยะเวลาหนึ่งจนกว่าจะไม่มีคุณค่าอีกต่อไปและจะได้รับการกอบกู้
• ค่าเสื่อมราคาแบบเส้นตรงรายเดือน: เหมือนกับค่าเสื่อมราคา แบบเส้นตรงประจำปี แต่ในช่วงเวลาสั้นกว่าเพียงหนึ่งเดือน

เทมเพลตคลังอุปกรณ์ฟรี

นั่นเป็นข้อมูลจำนวนมากที่จะรวบรวมสำหรับอุปกรณ์แต่ละชิ้น จากนั้นคุณคูณด้วยสินทรัพย์ในธุรกิจเพื่อให้ทราบว่ากระบวนการนี้ใช้เวลานานเพียงใด การใช้เทมเพลตรายการสินค้าคงคลังเป็นวิธีหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพความพยายาม เอกสารมีรายละเอียดด้านต่างๆ ของรายการอุปกรณ์ และทั้งหมดที่คุณต้องทำคือกรอกข้อมูลในช่องว่าง ดาวน์โหลดเทมเพลตรายการอุปกรณ์ฟรีของเราเพื่อเริ่มต้น

ประโยชน์ของรายการสินค้าคงคลังอุปกรณ์

หลังจากอ่านมาถึงตรงนี้แล้ว คุณอาจยกมือขึ้นแล้วพูดว่า กระบวนการนี้ใช้เวลามากเกินไป มันไม่คุ้มเลย แม้ว่าจะเป็นการทำงานจำนวนมาก แต่ผลประโยชน์ก็มีมากกว่าความพยายาม ประการแรก คุณจะทำการตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้นเมื่อคุณได้รวบรวมความรู้ที่สำคัญเกี่ยวกับทรัพย์สินของคุณ ช่วยแจ้งการจัดการทรัพยากรของคุณ

อุปกรณ์มีราคาแพง การมีรายการอุปกรณ์คงคลังเป็นวิธีหนึ่งในการทำความเข้าใจต้นทุนเหล่านั้น สิ่งนี้จะแจ้งให้คุณทราบถึงขั้นตอนการซื้อและการบำรุงรักษา รายการอุปกรณ์คงคลังมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน คุณสามารถใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์ได้มากขึ้นและติดตามการบำรุงรักษาได้ดีขึ้น

ไม่ใช่แค่การจัดการทรัพยากรเท่านั้น แต่ยังสร้างงบประมาณที่ได้รับการสนับสนุนจากรายการสินค้าคงคลังของอุปกรณ์อีกด้วย คุณสามารถกำหนดงบประมาณสำหรับการซื้อและการบำรุงรักษาที่กำลังจะมาถึงได้แม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งหมายถึงการทำให้เครื่องจักรนั้นออนไลน์และหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักในการผลิตของคุณ ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพและในขณะที่สมาชิกในทีมของคุณรับผิดชอบด้วยการรู้ว่าใครมีอุปกรณ์อะไรบ้าง

ProjectManager & สินค้าคงคลังอุปกรณ์

เราได้ผลักดันให้เทมเพลตรายการอุปกรณ์คงคลังฟรีของเราเป็นจุดเริ่มต้นในการควบคุมสินทรัพย์ของคุณมากขึ้น แต่เทมเพลตเป็นเอกสารคงที่และรายการอุปกรณ์ก็ไม่คงที่ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ช่วยให้คุณติดตามทรัพยากรแบบเรียลไทม์ ตอนนี้คุณมีเครื่องมือที่คุณจำเป็นต้องรู้เมื่อถึงเวลาบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนอุปกรณ์เก่าโดยไม่ทำให้การผลิตของคุณล่าช้า

จัดการทรัพยากรบนแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบ

มีข้อมูลมากมายที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังอุปกรณ์ ด้วยแผนภูมิ Gantt ของเรา คุณสามารถติดตามต้นทุนและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับการผลิตของคุณได้ทั้งในโครงการหรือหลายโครงการด้วยคุณลักษณะแผนงาน เพียงสลับจากมุมมองรายการที่คุณสร้างรายการสินค้าคงคลังของอุปกรณ์ไปยังแผนภูมิ Gantt ตอนนี้คุณสามารถติดตามการเงิน วันครบกำหนด และอื่นๆ เมื่อคุณทำแผนเสร็จแล้ว ให้กำหนดพื้นฐานเพื่อเก็บข้อมูลนั้น ตอนนี้คุณสามารถติดตามการวางแผนเทียบกับความพยายามจริงได้แบบเรียลไทม์ และทราบสถานะปัจจุบันของทรัพยากรของคุณอยู่เสมอ

ติดตามทรัพยากรด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

เมื่อคุณกำหนดพื้นฐานแล้ว คุณสามารถติดตามทรัพยากรของคุณผ่านคุณสมบัติทั้งหมดของซอฟต์แวร์ของเรา เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการดูสินค้าคงคลังของคุณในระดับสูง ให้ใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามเมตริก 6 รายการ ซึ่งรวมถึงต้นทุนด้วย ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าเหมือนกับเครื่องมือน้ำหนักเบาอื่นๆ ที่ทำให้คุณกำหนดค่าแดชบอร์ดได้ แดชบอร์ดของเราเกิดมาพร้อมเมื่อคุณพร้อม

เมื่อคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ให้ใช้คุณลักษณะการรายงานแบบคลิกเดียวของเรา คุณสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับภาระงาน ค่าใช้จ่าย สถานะและสถานะพอร์ตโฟลิโอของทีม และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานแต่ละฉบับสามารถปรับแต่งให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณสนใจ จากนั้นแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดาย ตอนนี้คุณสามารถควบคุมสินค้าคงคลังของคุณได้ แต่มันไม่ได้ควบคุมคุณ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณจัดการและติดตามสินค้าคงคลังอุปกรณ์ของคุณแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราทำให้ทุกแผนกสามารถอัปเดตรายการสินค้าคงคลังของอุปกรณ์แบบเรียลไทม์ แชร์ไฟล์ และแสดงความคิดเห็นได้อย่างง่ายดาย เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี