วิธีเขียนอีเมลติดตามผลกิจกรรมที่ขับเคลื่อนผลลัพธ์

ยินดีด้วย! กิจกรรมของคุณประสบความสำเร็จอย่างมาก โดยมีผู้ซื้อตั๋วมากกว่าที่คาดไว้ โต๊ะจับฉลากส่งเสียงฮือฮา และทุกคนก็จากไปพร้อมกับรอยยิ้มกว้าง

ทั้งหมดนี้คุ้มค่าแก่การตบหลัง แต่คุณยังไม่เสร็จ! ผู้จัดงานบางคนอาจแย้งว่าอีเมลขอบคุณติดตามผลที่ส่งหลังจากงานใหญ่นั้นมีความสำคัญมากกว่าตัวงานเสียอีก

เมื่อฉันทำงานในองค์กรไม่แสวงกำไร ฉันรู้ดีว่าต้องเพิ่มอีเมลติดตามผลกิจกรรมลงในแผนการตลาดหลังงาน และสิ่งนี้จะเกิดขึ้นกับงานทุกประเภท ตั้งแต่งานรวมตัวในชั้นเรียนไปจนถึงการชิมไวน์แบบส่วนตัว อุตสาหกรรมทุกประเภทได้รับประโยชน์จากการจัดกิจกรรมสำหรับลูกค้าที่มีศักยภาพและลูกค้าปัจจุบัน และอีเมลที่ส่งหลังจากวันสำคัญสามารถรักษาโมเมนตัมต่อไปได้​

ในการติดตาม คุณจะต้องรวบรวมอีเมลจากทุกคนที่เข้าร่วมกิจกรรม หากคุณขายตั๋วออนไลน์ คุณอาจรวมสิ่งนี้เข้ากับกระบวนการของคุณโดยอัตโนมัติ แต่ถ้าคุณไม่ทำ — หรือมีคนซื้อตั๋วมากกว่าหนึ่งใบและพาเพื่อนมาด้วย หรือเป็นงานที่ไม่ต้องใช้ตั๋ว คุณจะต้องสร้างกระบวนการเพื่อรวบรวมอีเมลระหว่างงาน

คุณสามารถรวบรวมที่อยู่อีเมลด้วยวิธีใดก็ได้ที่เป็นธรรมชาติสำหรับกิจกรรมนี้ แต่ฉันมักจะเลือกที่จะดูแลงานที่สำคัญนี้เมื่อเช็คอินเสมอ เมื่อคุณทักทายผู้เข้าร่วมที่โต๊ะข้อมูล การเขียนที่อยู่อีเมลและบอกให้พวกเขามองหาข้อความติดตามผลที่เต็มไปด้วยสิ่งที่พวกเขาต้องการทราบจะใช้เวลาไม่นาน หากเป็นงานเสมือนจริงหรืองานไฮบริดก็ไม่เป็นไร คุณสามารถขออีเมลเพื่อรับลิงก์หรือตอบรับคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมได้

เมื่อคุณได้รับที่อยู่อีเมลแล้ว ให้เพิ่มผู้ติดต่อลงในบัญชีการตลาดผ่านอีเมลของคุณ ลองสร้างสเปรดชีตและเพิ่มโดยอัตโนมัติจากตรงนั้น การฝึกฝนสิ่งนี้เป็นหนึ่งในสิ่งที่คุณต้องการทำเป็นอันดับแรกเมื่อเรียนรู้วิธีทำการตลาดผ่านอีเมล ลองแบ่งกลุ่มอีเมลชุดนี้ออกเป็นกลุ่มของตัวเองเพื่อให้คุณสามารถส่งอีเมลส่วนตัวไปยังผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้ในภายหลัง

การรวบรวมที่อยู่อีเมลในกิจกรรมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อสร้างอีเมลที่มีผลลัพธ์ที่วัดผลได้ซึ่งสามารถขยายความสำเร็จของกิจกรรมของคุณเป็นเวลาหลายเดือนหรือนานกว่านั้นก็ได้

ความสำคัญของอีเมลติดตามผล

ความสำคัญของอีเมลติดตามผลกิจกรรมนั้นยากที่จะกล่าวเกินจริง นั่นเป็นเพราะว่า:

• ข้อความเหล่านี้เริ่มต้นความสัมพันธ์กับผู้คนใหม่ๆ ที่เพิ่งเริ่มเรียนรู้เกี่ยวกับองค์กร อุตสาหกรรม หรือธุรกิจของคุณ
• คุณสามารถให้ความรู้พวกเขาเกี่ยวกับงานที่ดีที่ทีมของคุณทำทุกวัน
• คุณสามารถขอบคุณผู้เข้าร่วมที่ใช้เวลาส่วนหนึ่งร่วมกับคุณ
• คุณสามารถแบ่งปันจำนวนเงินที่ระดมทุนได้ จำนวนคนที่เข้าร่วม และปัจจัยอื่นๆ ที่วัดผลได้เกี่ยวกับความสำเร็จของคุณ
• เป็นโอกาสให้พวกเขาบันทึกวันสำหรับกิจกรรมอื่นๆ ที่จะเกิดขึ้นซึ่งอาจคล้ายคลึงกัน
• คุณสามารถระบุวิธีอื่นๆ เพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมได้ รวมถึงความต้องการของอาสาสมัครหรือคณะกรรมการ

เมื่อทำอย่างถูกต้อง อีเมลขอบคุณเป็นวิธีที่เป็นธรรมชาติและสะดวกสบายในการทำให้ผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมใกล้ชิดกับงานที่คุณทำมากขึ้น คุณจะสร้างความสัมพันธ์กับคนที่คุณรู้ว่าต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมจริงๆ และพวกเขายินดีที่จะได้รับข้อความดังกล่าว

ตลอดแคมเปญอีเมลของงานอีเวนต์ ข้อความติดตามผลนี้จะช่วยเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนของงานและให้ความรู้แก่ผู้อ่านเกี่ยวกับคุณค่า โปรแกรม กลุ่ม ผลิตภัณฑ์ หรือเป้าหมายที่งานสนับสนุน และถ้าคุณไม่ส่ง คุณอาจไม่มีโอกาสได้กระชับความสัมพันธ์ใหม่นี้อีก

องค์ประกอบสำคัญของอีเมลติดตามผลกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อสร้างอีเมลติดตามผลกิจกรรม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับเข้าใจว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลดังกล่าว และยินดีที่จะค้นพบอีเมลดังกล่าวในกล่องจดหมายของพวกเขา เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ให้รวมองค์ประกอบสำคัญเหล่านี้ไว้ด้วย

ปรับแต่งคำทักทาย

เมื่อคุณเขียนอีเมลนี้ อย่าลืมว่าอีเมลได้ถูกส่งไปยังผู้คนนับร้อยหรือหลายพันคน อย่างไรก็ตาม ผู้รับจะเห็นเฉพาะข้อความที่ส่งถึงพวกเขาเท่านั้น การเพิ่มคำทักทายส่วนตัวเป็นการตอกย้ำความรู้สึกว่าอีเมลนี้ถูกส่งมาเพื่อพวกเขาโดยเฉพาะ

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดในคู่มือที่จะสอนวิธีสร้างอีเมลการตลาดเชิงกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพ นั่นเป็นเพราะกลยุทธ์นี้มอบโอกาสที่หาได้ยากในการเชื่อมต่อโดยตรงกับผู้ที่ได้รับอีเมล

เมื่อคุณใช้แพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมล เช่น Constant Contact การติดต่อส่วนตัวนี้สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติโดยการเพิ่มพรอมต์แบบไดนามิกที่จะใส่ชื่อของผู้ติดต่อลงในอีเมลที่ส่งโดยตรง คุณสามารถลองใช้เทคนิคนี้ในหัวเรื่องอีเมลเพื่อเพิ่มอัตราการเปิดอ่านของคุณ

แสดงความขอบคุณ

ก่อนอื่น คุณต้องขอบคุณผู้เข้าร่วมกิจกรรมที่ได้รับอีเมลสำหรับการมาร่วมงานของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว งานนี้คงไม่ประสบความสำเร็จหากไม่ใช่สำหรับทุกคนที่ทำมัน!

นี่ควรเป็นกระบวนการแยกต่างหากจากการส่งจดหมาย "ขอบคุณสำหรับการบริจาค" ซึ่งโดยปกติจะส่งทางไปรษณีย์และมีข้อมูลการหักภาษีด้วย หากมี อีเมลหลังกิจกรรมนี้ควรแสดงความขอบคุณสำหรับการสนับสนุนจากผู้รับ

สรุปเหตุการณ์

จากนั้น ให้ผู้อ่านทราบว่าเหตุการณ์โดยรวมเป็นอย่างไร แบ่งปันจำนวนคนที่เข้าร่วม จำนวนการระดมทุนหากเป็นเป้าหมาย คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับความสนุกที่ได้รับ และข้อมูลภาพรวมอื่นๆ ที่ทำให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของความพยายามที่ใหญ่กว่า

หากคุณมีแกลเลอรีรูปภาพบนหน้าโซเชียลมีเดีย คุณอาจต้องการใส่ลิงก์และขอให้รูปภาพเหล่านั้นติดตามคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลของคุณ ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมแท็กตัวเองในรูปภาพ เพื่อให้เพื่อนๆ ของพวกเขาได้เห็นความสนุกสนานที่พวกเขาสนับสนุนกิจกรรมของคุณ

ให้เนื้อหาที่มีคุณค่า

ลองนึกถึงสิ่งที่ผู้รับอีเมลติดตามผลกิจกรรมต้องการทราบ หากกิจกรรมสนับสนุนโครงการหรือแคมเปญใดโดยเฉพาะ ให้แบ่งปันข้อมูลว่ากิจกรรมจะเป็นประโยชน์ต่อชุมชนอย่างไร หากคุณเสนอหลักสูตรการชิมหรือการผสมเครื่องดื่มแบบส่วนตัว ให้แชร์สูตรอาหาร หากเป็นงานสร้างเครือข่าย ให้จัดเตรียมสถานที่สำหรับแบ่งปันข้อมูลการติดต่อ รวมแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์หรือแม้แต่โพสต์บนบล็อกที่น่าสนใจที่ผู้อ่านจะชื่นชอบ

พิจารณาเสมอว่าคุณกำลังส่งเนื้อหาที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ให้ผู้อ่านละทิ้งข้อความของคุณด้วยสิ่งที่มีคุณค่าที่ทำให้พวกเขารู้ว่าคุณใส่ใจพวกเขาและต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น กุญแจสำคัญสู่เนื้อหาอีเมลที่ดีไม่ได้ขอความช่วยเหลือเสมอไป แต่เป็นการให้การสนับสนุน

เคล็ดลับในการเขียนอีเมลติดตามผลที่น่าสนใจ

ฉันเคยเห็นนักการตลาดงานกิจกรรมและสมาชิกในทีมขายขององค์กรของฉันที่ไม่ใช่นักเขียนต้องดิ้นรนเป็นเวลาหลายชั่วโมงในการสร้างอีเมลฉบับเดียว คุณไม่ต้องเสียเวลาขนาดนั้น! ปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้และรับแรงบันดาลใจจากตัวอย่างอีเมลติดตามผลเหล่านี้ที่ไม่ควรคิดมาก — หรือเร่งรีบ — กระบวนการที่สำคัญนี้

ทำให้มันกระชับและชัดเจน

ประการแรก อีเมลติดตามผลกิจกรรมนี้ไม่จำเป็นต้องยาวเกินไป ที่จริงแล้ว ควรทำให้มันเรียบง่ายดีกว่าพยายามเพิ่มทุกอย่างในคราวเดียว โปรดจำไว้ว่า เมื่อคุณได้รับที่อยู่อีเมลของพวกเขาและเริ่มความสัมพันธ์นี้แล้ว คุณสามารถส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โพสต์ในบล็อกใหม่ และคำเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมครั้งต่อไปให้พวกเขาได้ ยึดมั่นในประเด็น มันจะเขียนได้ง่ายขึ้น — และน่าชื่นชมมากยิ่งขึ้น

ฉีดการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ

เช่นเดียวกับที่คุณควรเพิ่มคำทักทายที่เป็นส่วนตัว คุณยังสามารถรวมคำทักทายส่วนบุคคลอื่นๆ เข้ากับอีเมลได้อีกด้วย วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการแบ่งส่วนรายการที่อยู่อีเมลเดิมเพิ่มเติม

ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องส่งอีเมลติดตามผลกิจกรรมให้อาสาสมัครของคุณ และขอบคุณเป็นพิเศษสำหรับการทำงานหนักของพวกเขา ซึ่งนั่นจะไม่มีผลกับคนที่เพิ่งเข้าร่วม หากคุณเก็บรายชื่ออาสาสมัครสำหรับงานนี้ไว้ในส่วนอีเมลแยกต่างหากบนแพลตฟอร์มการตลาดผ่านอีเมลของคุณ การแก้ไขอีเมลด้วยข้อความส่วนตัวสำหรับพวกเขาก็จะเป็นเรื่องง่าย

ใช้หัวเรื่องอีเมลติดตามผลกิจกรรมที่น่าสนใจ

โดยไม่ต้องเปลี่ยนไปสู่พื้นที่คลิกเบตที่มีเครื่องหมายอัศเจรีย์และตัวพิมพ์ใหญ่หลายตัว คุณจะต้องใส่หัวเรื่องอีเมลที่น่าตื่นเต้นซึ่งดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน โปรดจำไว้ว่า คำไม่กี่คำเหล่านี้บางครั้งอาจเป็นสิ่งเดียวที่ผู้รับจะเห็นเมื่ออีเมลปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายของตน

เลือกหัวเรื่องของคุณอย่างระมัดระวัง หัวเรื่องอีเมลที่ดีจะกระตุ้นให้เกิดความอยากรู้อยากเห็น กระตุ้นการดำเนินการ และสร้างความรู้สึกพิเศษ ทำให้พวกเขารู้สึกสำคัญมากจนคุณต้องแบ่งปันข่าวนี้กับพวกเขา

รวมองค์ประกอบภาพ

เทมเพลตอีเมลช่วยให้การรวมองค์ประกอบภาพเข้ากับอีเมลหลังกิจกรรมของคุณเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถเพิ่มรูปภาพของผู้เข้าร่วมหรือกิจกรรมกิจกรรม หรือวางวิดเจ็ตหรือลิงก์ไปยังวิดีโอสั้น ๆ จากวันสำคัญได้ และอย่าลืมใส่โลโก้ขององค์กรของคุณด้วย!

ตัวอย่างข้อความอีเมลติดตามผลเหตุการณ์

ก่อนที่จะเขียนอีเมลติดตามผลกิจกรรมของคุณ ควรตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ผู้อ่านได้รับอะไรบ้าง คุณอาจต้องการขอบคุณพวกเขา หรืออาจต้องการให้พวกเขารู้ว่าคุณใส่ใจกับข้อเสนอแนะของพวกเขาสำหรับวิธีปรับปรุงในปีหน้า การระดมความคิดนี้จะทำให้การตัดสินใจเลือกตัวอย่างที่คุณต้องการติดตามได้ง่ายขึ้น

ขอขอบคุณอีเมลพร้อมไฮไลท์ของกิจกรรม

อีเมลหลังกิจกรรมบางฉบับแสดงความขอบคุณและแบ่งปันไฮไลท์ของวันสำคัญเท่านั้น แค่นั้นก็เพียงพอแล้ว! หากเป็นกิจกรรมเสมือนจริง นี่เป็นวิธีที่ดีในการทำให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นขอบเขตของกิจกรรมได้กว้างขึ้น

ข้อเสนอเนื้อหาพิเศษ

ให้ lagniappe (lan-ˈyap) แก่พวกเขา ซึ่งเป็นคำภาษา Cajun ที่หมายถึงความประหลาดใจเล็กๆ น้อยๆ ที่มอบให้เป็นการขอบคุณเมื่อสิ้นสุดการทำธุรกรรม ผู้เข้าร่วมกิจกรรมอาจคิดว่าความสนุกที่พวกเขามีจบลงแล้ว แต่คุณสามารถขยายเวลาออกไปได้โดยนำเสนอเนื้อหาพิเศษภายในอีเมลติดตามผลกิจกรรม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้พวกเขาเริ่มจองโต๊ะหรือซื้อตั๋วในงานอีเวนต์ในอนาคต

แบบสำรวจและขอคำติชม

หากคุณวางแผนที่จะจัดงานเดียวกันในปีหน้า วิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนคือการสำรวจผู้เข้าร่วม อาสาสมัคร และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการปรับปรุงกิจกรรมที่พวกเขาอยากเห็น คุณอาจแปลกใจกับคำแนะนำบางส่วนที่พวกเขาเสนอ นอกจากนั้น คุณอาจได้อาสาสมัครใหม่ด้วย

ข้อเสนอส่วนบุคคลตามความสนใจของผู้เข้าร่วม

เมื่อคุณรวบรวมที่อยู่อีเมล คุณอาจต้องการสร้างแบบสำรวจสั้นๆ ที่ถามผู้เข้าร่วมกิจกรรมเกี่ยวกับความสนใจของพวกเขา จากนั้น คุณสามารถแบ่งรายชื่ออีเมลของคุณตามความสนใจต่างๆ เหล่านี้ และส่งอีเมลส่วนบุคคลพร้อมข้อเสนอหรือแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่พวกเขาจะสนใจ

ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจสนใจเข้าร่วมกิจกรรมสร้างเครือข่าย และคุณสามารถให้ตั๋วเครื่องดื่มฟรีสำหรับการเข้าร่วมกิจกรรมครั้งก่อนๆ ได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลติดตามผลกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ

มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการตลาดผ่านอีเมลมากมาย เช่น การทำให้แน่ใจว่าผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณรู้ว่าพวกเขาสมัครใช้งานเพื่ออะไร การสนทนาของคุณที่โต๊ะเช็คอินจะครอบคลุมทุกเรื่อง เคล็ดลับอื่นๆ ที่นักการตลาดใช้เพื่อรับผลลัพธ์จากอีเมลติดตามผลกิจกรรมมีดังนี้

ใช้ความตรงต่อเวลา

อย่ารอนานเกินไป! กำหนดเวลาอีเมลของคุณไม่เกินสามวันหลังจากกิจกรรม ให้แน่ใจว่ามันยังสดอยู่ในใจของพวกเขา

แบ่งกลุ่มผู้ชมเป้าหมายของคุณ

งานที่คุณทำโดยแยกส่วนต่างๆ ของผู้เข้าร่วมกิจกรรมออกจากรายชื่ออีเมลจะคุ้มค่ากับความสามารถในการส่งข้อความที่เหมาะสมไปยังคนที่เหมาะสม ใช้เวลาในการทำเช่นนี้ แม้ว่าจะอยู่ในเหตุการณ์หลังงานใหญ่ที่วุ่นวายก็ตาม

ทำให้กระบวนการติดตามผลของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

วิธีหนึ่งในการประหยัดเวลาคือการทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ สเปรดชีตที่แบ่งส่วนสามารถอัปโหลดไปยังซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลได้ทันที คุณสามารถเพิ่มคำทักทายส่วนตัวได้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถกำหนดเวลาชุดอีเมลล่วงหน้าได้

วัดและติดตามผล

ไม่ว่าจะเป็นงานระดมทุนด้วยตนเองหรืองานเสมือนจริง คุณจะต้องการทราบผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณ นี่เป็นเรื่องจริงกับแคมเปญอีเมลหลังกิจกรรมของคุณ ติดตามตัวชี้วัด เช่น อัตราที่ผู้คนคลิกลิงก์ในข้อความ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าคุณสามารถปรับปรุงในครั้งต่อไปได้อย่างไร

เสนอการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง

สุดท้ายนี้ อย่าหยุดเพียงแค่อีเมลเดียว วางแผนการสื่อสารทางอีเมลเป็นประจำกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมเหล่านี้เพื่อให้พวกเขาทันข่าวสารล่าสุดจากองค์กรและวันที่สำหรับกิจกรรมใหม่ โปรดจำไว้ว่า ความสัมพันธ์ซึ่งทำให้เกิดการบริจาค การสนับสนุน และอาสาสมัครใหม่ๆ อาจต้องใช้เวลาและความพยายามในการพัฒนา

ขับเคลื่อนผลลัพธ์ผ่านอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพ

ตอนนี้ คุณก็มีความรู้พื้นฐานในการสร้างอีเมลติดตามผลที่น่าดึงดูดและมีประสิทธิภาพสำหรับกิจกรรมครั้งต่อไปของคุณแล้ว คุณจะพร้อมที่จะรวบรวมที่อยู่อีเมล แบ่งส่วนออกเป็นรายการเป้าหมาย และรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ทุกคนจะชื่นชอบ

ในขั้นตอนถัดไป ให้เรียกดูเทมเพลตอีเมลในซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลของคุณเพื่อดูการออกแบบที่คุณต้องการ หากคุณสามารถออกแบบอีเมลล่วงหน้าได้และรู้ว่าต้องการเพิ่มรูปภาพหรือวิดีโอกิจกรรมไปที่ใด คุณสามารถเริ่มเขียนข้อความฉบับร่างได้ ที่จะทำให้คุณนำหน้าเกมได้เมื่อกิจกรรมจบลงและถึงเวลากดส่ง