การจัดการกิจกรรม: คู่มือฉบับย่อ

การมีกิจกรรมก็เหมือนกับการดำเนินโครงการ มีแผนงานที่ดำเนินการโดยทีมที่มีกำหนดเส้นตายโดยการส่งมอบขั้นสุดท้ายเป็นเหตุการณ์ เช่นเดียวกับโครงการ การจัดการกิจกรรมคือวิธีที่คุณทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างมารวมกันอย่างราบรื่นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

การจัดการกิจกรรมสามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่งานเลี้ยงวันเกิดสำหรับบุตรหลานของคุณไปจนถึงการประชุมทางธุรกิจและทุกสิ่งทุกอย่างในระหว่างนั้น คุณสามารถทำได้ด้วยตนเอง แบบเสมือนจริงหรือแบบผสมของทั้งสองอย่าง ไม่ว่าคุณจะเลือกจัดงานอีเวนต์อย่างไร การจัดการอีเวนต์จะช่วยให้ประสบความสำเร็จได้

การจัดการเหตุการณ์คืออะไร?

การจัดการเหตุการณ์คือกระบวนการสร้างเหตุการณ์ มันเกี่ยวข้องกับทุกแง่มุมของงาน ตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการวางแผน การดำเนินการ และการบำรุงรักษางาน มันสามารถดำเนินต่อไปได้หลังจากกิจกรรมเสร็จสิ้นแล้วหากมีการวางกลยุทธ์หลังเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง

การจัดการเหตุการณ์เริ่มต้นด้วยตัวจัดการเหตุการณ์ หัวข้อที่เราจะสำรวจในอีกสักครู่ พวกเขาเริ่มแผนโดยตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งจำเป็นเช่นเวลาและสถานที่ที่จะจัดงาน พวกเขายังจะพัฒนาธีมตามความเหมาะสม และดูแลงานเพื่อให้แน่ใจว่าดำเนินไปตามแผนที่วางไว้

แผนงานสามารถเกี่ยวข้องกับสาขาวิชาต่างๆ เช่น การออกแบบการจัดหา การตรวจสอบระเบียบข้อบังคับ และการจัดการในสถานที่ ตลอดจนรายละเอียดเพิ่มเติม ทุกอย่างจะระบุไว้ในแผน ควรมีความละเอียดรอบคอบและประสานงานกิจกรรมต่างๆ เพื่อให้ทุกอย่างเกิดขึ้นอย่างถูกต้อง

คุณสามารถใช้สเปรดชีตเพื่อจัดระเบียบการจัดการกิจกรรมของคุณได้ แต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้งานง่ายขึ้นมาก ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่สามารถแชร์ได้อย่างง่ายดาย เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมในการเชื่อมต่อทุกคนที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ผู้วางแผนงานไปจนถึงผู้ขาย แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราช่วยคุณจัดระเบียบงาน เชื่อมโยงงานที่ต้องพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า และแม้กระทั่งกำหนดพื้นฐาน นั่นหมายความว่าคุณสามารถติดตามการวางแผนเทียบกับความพยายามจริงในแบบเรียลไทม์ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

การจัดการเหตุการณ์กับการวางแผนกิจกรรม

ก่อนที่เราจะเจาะลึกลงไป สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่า แม้ว่าการจัดการงานกิจกรรมและการวางแผนงานจะคล้ายกันแต่ไม่เหมือนกัน ความแตกต่างทั่วไปคือผู้วางแผนงานคือผู้ที่มีวิสัยทัศน์สำหรับงานนี้ พวกเขายังทำงานในแผนเบื้องต้น

ในทางกลับกัน ผู้จัดการกิจกรรมคือผู้ดูแลการดำเนินการ พวกเขาเพิ่มรายละเอียดลงในแผนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ดำเนินการอย่างถูกต้อง

อย่างที่คุณเห็นมีการทับซ้อนกัน ผู้จัดการงานและนักวางแผนงานกิจกรรมมักจะทำงานแบบใกล้ชิด หรือบางครั้งคนคนหนึ่งจะทำหน้าที่แทนทั้งสองบทบาท ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของงานที่กำลังวางแผน

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการงานคือผู้ที่มักจะทำการจอง ประสานงานกับผู้ขาย ว่าจ้างและจัดการพนักงาน และอยู่ในสถานที่ระหว่างงาน ผู้วางแผนงานจะเลือกธีมและแนวคิด เลือกสถานที่ วางแผนเมนู และจัดการเพื่อความบันเทิงหรือผู้บรรยาย

ประเภทของงาน

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การจัดการเหตุการณ์สามารถนำไปใช้กับกิจกรรมใดก็ได้ คุณต้องวางแผนสำหรับงานเลี้ยงวันเกิดของเด็กหรือต่อสู้กับการล่มสลายที่อาจเกิดขึ้น เงินเดิมพันสูงพอๆ กับงานอีเวนท์ระดับมืออาชีพ

ผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมไม่ได้คิดถึงการวางแผนและความพยายามในการสร้างประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม อย่างไรก็ตาม พวกเขาแสดงการคัดค้านเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น คุณไม่ต้องการสิ่งนั้น

สละเวลาสักครู่เพื่อกำหนดกิจกรรมระดับมืออาชีพต่างๆ เนื่องจากสิ่งเหล่านี้สามารถมีผลกระทบทางการเงินต่อธุรกิจของคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดงานหรือจัดงาน ประสบการณ์เชิงบวกช่วยสร้างแบรนด์ ช่วยสร้างเครือข่าย และสามารถขับเคลื่อนยอดขายได้ อันที่ไม่ดีอาจส่งผลให้สูญเสียลูกค้าและชื่อเสียงของตราสินค้ามัวหมอง

1. กิจกรรมองค์กร

งานขององค์กรดำเนินการโดยบริษัทหรือองค์กร และจัดขึ้นสำหรับพนักงานหรือลูกค้า นอกจากนี้ยังสามารถมีกิจกรรมการค้าที่รวมบริษัท พนักงาน และลูกค้าจำนวนมาก กิจกรรมขององค์กรมีตั้งแต่แบบเป็นทางการไปจนถึงแบบไม่เป็นทางการ และสามารถออกแบบสำหรับการสร้างทีม การประชุม การสรรหา การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ฯลฯ

2. กิจกรรมส่วนตัว

งานส่วนตัวอาจหมายถึงงานวันเกิดหรืองานสำหรับผู้ใหญ่ ในแง่ของกิจกรรมระดับมืออาชีพ งานส่วนตัวก็สามารถเป็นองค์กรได้เช่นกัน ความแตกต่างระหว่างงานนี้กับงานองค์กรคือ ผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมงานส่วนตัวเท่านั้นที่สามารถเข้าร่วมได้ ไม่เหมือนงานสาธารณะ เช่น ชั้นเรียนหรือเวิร์กช็อปที่เปิดให้ทุกคนเข้าร่วม

3. แบบตัวต่อตัว

เหตุการณ์แบบตัวต่อตัวเกิดขึ้นในพื้นที่ทางกายภาพและผู้คนที่เข้าร่วมอยู่ที่นั่นด้วยร่างกาย เหตุการณ์ส่วนใหญ่ในประวัติศาสตร์เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง แต่แน่นอนว่าด้วยการถือกำเนิดของอินเทอร์เน็ตและการพัฒนาสตรีมมิง ตอนนี้มีตัวเลือกมากขึ้น ตามที่เราจะพูดถึงด้านล่าง

4. ออนไลน์

กิจกรรมเสมือนจริงกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเนื่องจากเทคโนโลยีทำให้กิจกรรมเหล่านี้ราบรื่นสำหรับผู้เข้าร่วม นอกจากนี้ยังสามารถช่วยหลีกเลี่ยงค่าเดินทาง ค่าโรงแรม และอาหารได้อีกด้วย ในแง่ของการจัดการเหตุการณ์ กระบวนการโดยทั่วไปจะเหมือนกัน อย่างไรก็ตาม คนส่วนใหญ่ชอบที่ตัวบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำธุรกิจ มีรุ่นไฮบริดให้เลือกด้วย ซึ่งทำให้ทุกคนมีตัวเลือกว่าจะเข้าร่วมด้วยตนเองหรือทางออนไลน์

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนกิจกรรมฟรีสำหรับ Excel

บทบาทการจัดการเหตุการณ์

เช่นเดียวกับในโครงการอื่นๆ การจัดการงานกิจกรรมประกอบด้วยผู้คนและชุดทักษะที่แตกต่างกัน เพื่อให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น เราได้พูดคุยกันสั้นๆ เกี่ยวกับผู้จัดการกิจกรรม แต่นั่นเป็นบทบาทสำคัญที่ควรได้รับรายละเอียดมากกว่านี้

นอกจากตัวจัดการเหตุการณ์แล้ว เราจะพิจารณาว่าผู้อำนวยการกิจกรรมเหมาะสมกับโครงสร้างการจัดการกิจกรรมโดยรวมอย่างไร เราจะพิจารณาบทบาทและความรับผิดชอบของทั้งคู่ และอธิบายทักษะบางอย่างที่แต่ละคนต้องการเพื่อที่จะประสบความสำเร็จในงานของตน

ผู้จัดการงานอีเว้นท์

ผู้จัดการเหตุการณ์ทำหน้าที่จัดการงานอีเวนต์อย่างหนัก อย่างที่ชื่อบอกไว้ พวกเขาเป็นคนจัดการงาน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาดำเนินการตามแผนและจัดการเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามที่คาดไว้ ตามที่เราอธิบาย ผู้จัดการกิจกรรมและผู้วางแผนงานอาจแตกต่างกันเล็กน้อยหรือมีความรับผิดชอบร่วมกัน เราตัดสินใจที่จะดูบทบาทของผู้จัดการเหตุการณ์ที่จะเชื่อมโยงทั้งสองตำแหน่งเหล่านั้น

บทบาทและความรับผิดชอบ

ผู้จัดการกิจกรรมช่วยระดมความคิดเกี่ยวกับแนวคิดของงานและนำแผนงานไปปฏิบัติ ในแง่นั้น พวกเขาจัดการกับการจัดทำงบประมาณของงานและการออกใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด นั่นหมายความว่าพวกเขายังทำงานร่วมกับผู้ขายและเจรจาสัญญาและข้อตกลงการเป็นสปอนเซอร์ พวกเขาจัดการด้านลอจิสติกส์ อัพเดทผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดึงใบอนุญาตที่จำเป็น และจัดการกับการรายงานหลังเหตุการณ์

ทักษะ

ผู้จัดการงานกิจกรรมควรมีวุฒิการศึกษาด้านประชาสัมพันธ์ การสื่อสาร หรือการต้อนรับ แม้ว่าการจัดการโครงการจะเป็นประโยชน์ (และต้องมีประสบการณ์ PM) พวกเขาต้องการทักษะการสื่อสารและการตลาดที่เหนือกว่า ผู้จัดการกิจกรรมควรเป็นผู้นำที่เข้มแข็ง มีระเบียบ และสามารถทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ การมีทักษะการบริหารเวลาและความเข้าใจในการบริหารความเสี่ยงเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับการรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์และการแก้ไขข้อขัดแย้งก็เป็นประโยชน์เช่นกัน

ผู้อำนวยการกิจกรรม

ผู้อำนวยการเหตุการณ์มีหน้าที่รับผิดชอบในการวางแผนและดำเนินกิจกรรม แต่ในระดับที่สูงกว่าผู้จัดการเหตุการณ์ซึ่งเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานในแต่ละวันมากกว่า ในขณะที่ผู้จัดการกิจกรรมสามารถมีส่วนร่วมในการระดมความคิดและวางแผนได้ ผู้อำนวยการกิจกรรมเป็นผู้พูดขั้นสุดท้าย พวกเขาสามารถทำงานให้กับบุคคลทั่วไปในองค์กร องค์กรไม่แสวงหากำไร และหน่วยงานของรัฐ

บทบาทและความรับผิดชอบ

ผู้อำนวยการเหตุการณ์มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่เหตุการณ์ได้รับการฝึกอบรมและเข้าใจในความรับผิดชอบของตน พวกเขาจะสื่อสารกับทีมกิจกรรมตลอดกระบวนการวางแผนเพื่อส่งมอบงานให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการว่าจ้างผู้ขาย ผู้ให้บริการจัดเลี้ยง และผู้ให้บริการรายอื่นๆ และมีกำหนดเวลาอย่างเหมาะสม พวกเขาดูแลการริเริ่มทางการตลาดและการส่งเสริมการขายงานใด ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมที่เหมาะสม

ทักษะ

ผู้อำนวยการงานกิจกรรมควรสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาด้านการต้อนรับ การจัดการงานกิจกรรม หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง เช่น การจัดการโครงการ ชั้นเรียนในการจัดการการต้อนรับ การวางแผนงาน การจัดการธุรกิจ การตลาดและการขายก็มีประโยชน์เช่นกัน ใบรับรองเป็นสิ่งที่ดีที่จะแสดงว่าพวกเขามีความรู้และมีคุณสมบัติ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาต้องแสดงความเป็นผู้นำ มีทักษะในการสื่อสารที่ชัดเจน มีการจัดการที่ดี และเข้าใจการตลาดและงบประมาณ

ProjectManager ช่วยด้วยการจัดการเหตุการณ์

ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่มีคุณลักษณะที่คุณต้องการเพื่อช่วยคุณจัดการกิจกรรมของคุณ ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว แผนภูมิแกนต์สามารถจัดกิจกรรมของคุณได้ ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่ แต่แผนภูมิแกนต์เป็นเพียงหนึ่งในมุมมองหลายโครงการของเรา

วางแผนกิจกรรมของคุณในปฏิทินออนไลน์

แม้ว่าคุณจะจัดกิจกรรมของคุณบน Gantt สิ่งที่คุณต้องทำคือสลับไปที่มุมมองปฏิทินเพื่อดูกิจกรรมของคุณในรูปแบบปฏิทิน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดูวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับงานของคุณได้อย่างรวดเร็ว เข้าร่วมทีมของคุณและแชร์แผน พวกเขาสามารถใช้มุมมองรายการหรือบอร์ดคัมบังหากต้องการ แชร์บัตรผ่านแบบดูอย่างเดียวกับผู้ขาย และพวกเขาจะได้รับความโปร่งใสโดยไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งที่สำคัญได้

ติดตามชั่วโมงทำงานด้วย Timesheets

เมื่อทีมของคุณเริ่มทำงานแล้ว คุณสามารถตั้งค่าความพร้อมของพวกเขาด้วยคุณสมบัติการจัดการทรัพยากรของเรา ทำให้ง่ายต่อการดูว่าพวกเขามี PTO หรือวันหยุดเมื่อมอบหมายงาน จากนั้นคุณสามารถใช้ไทม์ชีทที่ปลอดภัยของเราเพื่อปรับปรุงการชำระเงินและติดตามระยะเวลาที่พวกเขาใช้ในการทำงานให้เสร็จตามเวลาจริง ด้วยวิธีนี้ หากพวกเขาล้าหลัง คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่และกลับไปดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

ข้อมูลแบบเรียลไทม์ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันและทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น พวกเขาสามารถแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็น และแท็กคนอื่นๆ ที่ไม่ได้รับมอบหมายให้ทำงาน เพื่อที่พวกเขาจะได้ช่วยเหลือหากจำเป็น เพิ่มไปยังแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราที่ให้มุมมองในระดับสูงของโครงการและรายงานที่ปรับแต่งได้ ซึ่งจะเจาะลึกข้อมูลและช่วยในการรายงานหลังเหตุการณ์ และคุณมีพันธมิตรที่ทรงพลังในการจัดการเหตุการณ์

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน กำหนดเวลา และติดตามงานของคุณแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเราเชื่อมต่อทีม ผู้ขาย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้พวกเขาได้รับการอัปเดตด้วยแหล่งข้อมูลเดียว เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี