การทำความเข้าใจรายงานข้อยกเว้นในการจัดการโครงการ

เป็นความคิดที่เบื่อหน่ายที่จะบอกว่าโครงการไม่ค่อยบรรลุตามแผนที่วางไว้ แต่เป็นเพียงความคิดโบราณเพราะมันเป็นความจริง เมื่อปัญหาของโครงการเกิดขึ้น การดำเนินการจึงเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณรู้ได้อย่างไรว่าต้องดำเนินการอย่างไร? นั่นคือที่มาของรายงานข้อยกเว้น เครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทราบวิธีกลับสู่เส้นทางเดิม

รายงานข้อยกเว้นในการจัดการโครงการคืออะไร และคุณใช้งานอย่างไร มากำหนดคำศัพท์และอธิบายการใช้งานในการจัดการโครงการที่เบี่ยงเบนความสนใจ เราจะแสดงตัวอย่างรายงานข้อยกเว้นและวิธีที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ

รายงานข้อยกเว้นคืออะไร?

รายงานข้อยกเว้นใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ผิดพลาดในโครงการ นั่นคือ มีข้อยกเว้นใด ๆ ในโครงการที่ทำให้เกิดการตกรางหรือไม่? เช่นเดียวกับรายงานทั้งหมด รายงานข้อยกเว้นเป็นเครื่องมือสำคัญในการรวบรวมข้อมูลโครงการ สิ่งที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งคือการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ไม่ถูกต้องในโครงการ คุณสามารถวางแผนเพื่อให้โครงการกลับมาดำเนินการได้

มีอะไรผิดพลาดในโครงการสามารถเป็นได้หลายอย่าง บางทีงานของคุณอาจเบี่ยงเบนไปจากความคาดหวัง คุณไม่บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ในแผนโครงการของคุณ หรือมีปัญหาที่ทำให้คุณไม่สามารถกำหนดเวลาได้ และบังคับให้คุณใช้จ่ายเงินมากกว่าที่คุณจัดสรรไว้ในงบประมาณ

รายงานข้อยกเว้นไม่จำเป็นต้องระบุปัญหาที่จะทำให้โครงการของคุณหยุด ชะงัก —ปัญหาเหล่านี้อาจใหญ่หรือเล็ก และมีผลกระทบที่สำคัญหรือเล็กน้อยต่อโครงการหรือธุรกิจ โดยไม่คำนึงถึงขนาด ความเสี่ยงมีศักยภาพที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการ ธุรกิจ หรือแม้แต่ปัญหาด้านกฎระเบียบ อันที่จริง บางครั้งรายงานข้อยกเว้นอาจเปิดเผยปัญหาด้านประสิทธิภาพ ความผิดปกติในการบัญชีและการเงิน หรือปัญหาการควบคุมสินค้าคงคลัง

หากไม่มีเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสม คุณจะมีความเสี่ยงอย่างมาก ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการพร้อมแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์สำหรับมุมมองระดับสูงของโครงการของคุณ ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ และเครื่องมือของเราจะบันทึกข้อมูลสด คำนวณ และแสดงบนแผนภูมิที่มีสีสัน คุณจะเห็นข้อมูลเกี่ยวกับเมตริกโครงการ 6 รายการเพื่อช่วยคุณตรวจจับความผิดปกติก่อนที่จะคุกคามความสำเร็จของโครงการ เริ่มต้นใช้งานฟรีวันนี้

เหตุใดจึงต้องใช้รายงานข้อยกเว้น

เอกสารเป็นสิ่งจำเป็นในทุกโครงการแน่นอน เอกสารและรายงานโครงการรายละเอียดว่าใครทำงานอะไรเสร็จในลักษณะใด การบันทึกค่าใช้จ่ายจะทำให้ทีมของคุณมีความรับผิดชอบและยึดตามกำหนดการและงบประมาณของคุณในขณะที่วนลูปผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การมีรายงานข้อยกเว้นที่บันทึกข้อผิดพลาดในโครงการของคุณ แสดงว่าคุณมีส่วนสนับสนุนอันมีค่า รายงานข้อยกเว้นจะรวบรวมข้อผิดพลาดโดยละเอียด ช่วยให้คุณเรียนรู้จากข้อผิดพลาดและไม่ทำซ้ำในโครงการหรือโครงการในอนาคต

การใช้รายงานข้อยกเว้นเป็นวิธีที่โครงการและธุรกิจสามารถระบุและแก้ไขปัญหาในกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว ก่อนที่มันจะใหญ่เกินไปจนก่อให้เกิดความเสียหาย ซึ่งทำได้โดยการตรวจสอบกระบวนการในโครงการหรือธุรกิจ และคอยเฝ้าระวังสิ่งผิดปกติใดๆ ที่บ่งชี้ว่าสิ่งต่าง ๆ กำลังดำเนินไปในทิศทางที่ผิด

รายงานข้อยกเว้นยังช่วยในเรื่องคุณภาพของข้อมูลได้อีกด้วย การมีข้อมูลที่ดีมีความสำคัญต่อการตอบสนองต่อสิ่งที่รายงานข้อยกเว้นพบ ต้องไม่มีช่องว่างในข้อมูล ข้อมูลซ้ำซ้อน หรือข้อมูลที่ดึงมาจากรายงานเก่า รายงานข้อยกเว้นช่วยให้ฝ่ายบริหารเรียนรู้ว่ามีบางอย่างผิดปกติกับโครงการหรือธุรกิจ และต้องจัดส่งอย่างถูกต้องและทันเวลาเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการวิเคราะห์สาเหตุรากฟรี

สิ่งที่ควรเป็นในรายงานข้อยกเว้น

รายงานข้อยกเว้นทั้งหมดควรมีความชัดเจนและเข้าใจง่าย ข้อมูลควรมีรายละเอียดว่าเกิดอะไรขึ้นและความผิดปกติเกิดขึ้นที่ใด เช่น ในขั้นตอนใดของกระบวนการ นอกจากนี้ควรสังเกตด้วยว่าข้อยกเว้นจะส่งผลกระทบต่อโครงการหรือธุรกิจอย่างไร

รายงานข้อยกเว้นควรเน้นที่กระบวนการหรือวัตถุประสงค์ที่ไม่บรรลุเป้าหมายหรือความคาดหวัง วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดขึ้นอีกโดยพยายามระบุสาเหตุที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดตั้งแต่แรก

ความถี่ของรายงานข้อยกเว้นแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับธุรกิจและโครงการ สามารถทำได้ทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน ที่จริงแล้ว หากสถานการณ์มีความสำคัญ คุณอาจต้องการเรียกใช้รายงานข้อยกเว้นในแบบเรียลไทม์

รายงานข้อยกเว้นส่วนใหญ่จะสร้างขึ้นในระหว่างขั้นตอนการควบคุมของโครงการ ได้มาจากแผนปัจจุบันและข้อมูลปัจจุบันของโครงการเพื่อลงทะเบียนปัญหา ความเสี่ยง และคุณภาพ รายงานข้อยกเว้นมักจะส่งเป็นเอกสาร Word หรือ PDF แม้ว่าจะทำแบบตัวต่อตัวหรือเป็นอีเมลก็ได้ หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณสามารถส่งซอฟต์แวร์นั้นผ่านเครื่องมือนั้นได้เช่นกัน

ตัวอย่างอุตสาหกรรมที่ใช้รายงานข้อยกเว้นและในสถานการณ์ใดบ้าง

เรากำลังพูดถึงการจัดการโครงการ แต่นั่นเป็นเพียงอุตสาหกรรมเดียวที่ใช้รายงานข้อยกเว้น ธุรกิจทั้งหมดสามารถได้รับประโยชน์จากรายงานข้อยกเว้น เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวจะแจ้งเตือนบริษัทถึงสิ่งที่ไม่ดี

รายงานข้อยกเว้นเป็นส่วนสำคัญของการบัญชีและการเงิน และสามารถช่วยให้บริษัทเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ การใช้รายงานข้อยกเว้นสำหรับเครดิตและการเรียกเก็บเงินจะทำให้มีใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ธุรกิจใดๆ ที่มีแผนกบัญชีเจ้าหนี้สามารถใช้การรายงานข้อยกเว้นเพื่อระบุส่วนลดการชำระเงินที่จะหมดอายุได้ ใบแจ้งหนี้เหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ก่อนสำหรับการชำระเงิน โดยใช้ประโยชน์จากส่วนลดและประหยัดเงิน

สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับการจัดซื้อ ซึ่งสามารถใช้การรายงานข้อยกเว้นเพื่อระบุใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีใบสั่งซื้อ ซึ่งอาจหมายถึงบัญชีที่มีการใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุมัติ ซึ่งจะส่งผลต่อความสามารถในการคาดการณ์กระแสเงินสดและเปิดเผยปัญหาเกี่ยวกับการควบคุมภายในของคุณ

อันที่จริง รายงานข้อยกเว้นสามารถช่วยบริษัทใดๆ ในเรื่องเวิร์กโฟลว์ได้ สามารถใช้เพื่อค้นหาใบสั่งซื้อที่ไม่ได้รับอนุมัติซึ่งสามารถชะลอการผลิตได้ ความล่าช้าในการส่งมอบซัพพลายเออร์จะมีแต่ก้อนหิมะและส่งผลเสียต่อลูกค้าของคุณ

ตัวอย่างรายงานข้อยกเว้น

เราได้พูดคุยกันมากมายเกี่ยวกับรายงานข้อยกเว้นโดยไม่ได้ดูรายงาน มีเทมเพลตรายงานข้อยกเว้นออนไลน์มากมายที่สามารถช่วยคุณสร้างได้ ลองดูที่ ProjectManagement.com

อย่างที่คุณเห็น มีที่สำหรับเก็บข้อมูลโครงการ เช่น ชื่อ ใครเป็นผู้จัดการโครงการ บริษัท และระยะเวลาที่กำลังตรวจสอบ ข้างใต้นั้นเป็นสเปรดชีตที่มีตัวเลขแต่ละส่วนเพื่อแยกความแตกต่าง

ข้อมูลที่จับได้รวมถึงวันที่รายงาน ชื่อปัญหา และคำอธิบาย มีพื้นที่สำหรับระบุว่าใครในทีมมีหน้าที่แก้ไข และมีพื้นที่ให้สังเกตว่าได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่และจะแก้ไขอย่างไร

นอกจากนี้ยังมีพื้นที่สำหรับผลกระทบที่จะมีต่อโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และต้นทุน คอลัมน์สุดท้ายจะเพิ่มที่ให้คุณเพิ่มแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อไม่ให้เกิดปัญหานี้ขึ้นอีกในอนาคต

เทมเพลตรายงานข้อยกเว้นฟรี

คุณอาจสังเกตเห็นว่ารายงานข้อยกเว้นดูเหมือนรายงานปัญหามาก นั่นเป็นเพราะว่า อย่างน้อยในการจัดการโครงการ พวกเขามีหลายอย่างที่เหมือนกัน อันที่จริง ProjectManager มีเทมเพลตฟรีมากมายสำหรับทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ รวมถึงเทมเพลตการติดตามปัญหาฟรีที่สามารถใช้เป็นรายงานข้อยกเว้นได้

ตัวติดตามปัญหามีรูปแบบคล้ายกับเทมเพลตข้อยกเว้นด้านบน ดาวน์โหลดแล้วคุณสามารถใช้เพื่อรวบรวมข้อยกเว้นในโครงการของคุณและทำงานเพื่อขจัดปัญหาเหล่านั้นในอนาคต คุณจะเห็นว่าสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตการติดตามปัญหาฟรีสำหรับ Excel ได้ แต่มีตัวเลือกอื่น

คุณยังสามารถเปิดเครื่องมือติดตามปัญหาในซอฟต์แวร์ของเรา วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดการปัญหาของโครงการได้โดยไม่ต้องใช้สเปรดชีต Excel แบบคงที่ แต่คุณจะต้องเลือกมุมมองโครงการห้าแบบ ซึ่งทั้งหมดได้รับการอัปเดตพร้อมกัน หากคุณใช้แผนภูมิแกนต์และทีมของคุณใช้บอร์ดคัมบัง แสดงว่าคุณกำลังดำเนินการกับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

ใครเป็นผู้จัดทำรายงานข้อยกเว้นสำหรับโครงการ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น รายงานข้อยกเว้นมักเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการควบคุมในการจัดการโครงการ นี่คือจุดในโครงการเมื่อผู้จัดการโครงการทบทวนประเด็นที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

หากหนึ่งในปัญหาเหล่านี้คุกคามโครงการ ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องสร้างรายงานข้อยกเว้น ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการได้รับบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาและจัดการวิธีแก้ไข อีกทั้งยังช่วยป้องกันปัญหาดังกล่าวไม่ให้คุกคามโครงการในอนาคตอีกด้วย

ในขณะที่ทีมงานโครงการจะมีส่วนร่วมในการตอบสนองต่อผลของรายงานข้อยกเว้น ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบเนื่องจากเป็นคนนำเสนอปัญหาต่อคณะกรรมการโครงการ พวกเขายังจะเป็นหัวหอกในการตอบสนองต่อเรื่องนี้ โดยเสนอทางเลือกและคำแนะนำ

ProjectManager ช่วยด้วยการรายงานข้อยกเว้นอย่างไร

เราได้กล่าวถึงวิธีที่ ProjectManager สามารถช่วยในการรายงานข้อยกเว้นด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่บันทึกข้อมูลโครงการสดและให้ผู้ใช้มีมุมมองโครงการที่หลากหลายเพื่อแก้ไขปัญหาด้วยเครื่องมือที่พวกเขาสะดวก แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

สร้างและติดตามข้อยกเว้นบน Kanban Boards

หนึ่งในหลายมุมมองโครงการของเราคือบอร์ดคัมบัง ซึ่งเป็นเครื่องมือที่คล่องตัวซึ่งแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ของโปรเจ็กต์ ทีมสามารถจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งร่วมกันบนแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเรา ทำให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันไฟล์ได้ ผู้จัดการจะได้รับความโปร่งใสในกระบวนการและสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดและทำให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

เจาะลึกข้อมูลด้วยรายงานเพียงคลิกเดียว

แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ให้ภาพรวมที่ดีแก่คุณ แต่เมื่อคุณต้องการเน้นเฉพาะเรื่องมากขึ้น ให้ใช้รายงานของเราที่สามารถสร้างได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์ คุณสามารถรับรายงานสถานะ รายงานเกี่ยวกับงาน ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ อีกมากมาย รายงานทั้งหมดสามารถกรองให้เป็นศูนย์ในสิ่งที่คุณต้องการ และสามารถแชร์เป็น PDF หรืองานพิมพ์ได้อย่างง่ายดายเพื่อแจ้งให้บอร์ดโครงการของคุณทราบ

ProjectManager มีแหล่งความจริงแหล่งเดียวที่ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเสมอ ในฐานะเครื่องมือออนไลน์ เครื่องมือนี้จะเชื่อมต่อทีมไม่ว่าจะทำงานในสำนักงานเดียวกัน ทางไกล หรือแม้แต่ในแผนกต่างๆ ด้วยวิธีการที่แตกต่างกัน ทั้งหมดนี้ในแบบเรียลไทม์ นั่นหมายถึงรายงานข้อยกเว้นที่แม่นยำยิ่งขึ้นและโครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งเชื่อมต่อทีมไฮบริดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน จัดระเบียบงาน ตรวจสอบประสิทธิภาพ และรายงานความคืบหน้าด้วยเครื่องมือเดียว เข้าร่วมทีมในองค์กรต่างๆ เช่น NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้ซอฟต์แวร์ของเราเพื่อส่งมอบความสำเร็จ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี