วิธีการเขียนบทสรุปผู้บริหารที่โน้มน้าวใจ + 5 ตัวอย่างในโลกแห่งความจริง

บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือเวอร์ชันย่อของเอกสารที่ยาวกว่า—tl;dr ของโลกธุรกิจ บทสรุปผู้บริหารมักมาพร้อมกับเอกสารการรายงาน แม้ว่าจะมีบริบทอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการ (เช่น ข่าวประชาสัมพันธ์)

แม้ว่าบทสรุปผู้บริหารทั้งหมดจะเน้นย้ำถึงแนวคิด การนำเสนอ หรือความคิดที่ประสบความสำเร็จ แต่ต้องใช้ไหวพริบและกลยุทธ์เล็กน้อยในการเขียนบทสรุปผู้บริหารที่โน้มน้าวใจ ซึ่งดึงดูดความสนใจและการสนับสนุนจากบรรทัดแรก

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดวิธีการเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหาร รวมถึงวิธีการกำหนดว่าควรตัดส่วนใดและเก็บส่วนใดไว้

เมื่อใดควรใช้บทสรุปผู้บริหาร

สวมบทบาทเป็นผู้ชมของคุณและพิจารณาว่าข้อมูลใดที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา หากคุณกำลังเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารพร้อมกับข่าวประชาสัมพันธ์ ข้อมูลควรเน้นที่แบรนด์ของคุณและตัวสร้างความแตกต่างบางอย่างที่พิสูจน์ว่าผู้คนควรสนใจว่าแบรนด์ของคุณกำลังทำอะไรอยู่ หากคุณกำลังเขียนรายงานผู้ถือหุ้นประจำปี คุณจะต้องเน้นที่การอธิบายบริษัทของคุณให้น้อยลง และให้มากขึ้นเกี่ยวกับผลกำไรของบริษัทของคุณและที่คาดว่าจะได้รับ

สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้ที่นี่คือการมุ่งเน้นที่ผู้ชมของคุณ อย่ายึดติดกับสิ่งที่เรียกว่ารายงานหรือบทสรุปสำหรับผู้บริหาร คิดว่าใครกำลังอ่านอยู่จริงๆ

ดังนั้น คุณอาจต้องการพิจารณารูปแบบต่างๆ ในการเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหาร แม้ว่าคุณจะสามารถใส่ลงในไฟล์ pdf ได้อย่างแน่นอน แต่คุณยังสามารถทำให้สามารถสแกนและย่อยได้ง่ายขึ้นด้วยรูปแบบอื่นๆ บางทีคุณอาจสร้างกราฟิกประกอบหรือคุณจะใช้สไลด์หากคุณนำเสนอต่อผู้ชมด้วยตนเอง เพื่อให้ง่ายต่อการแจกจ่าย คุณอาจต้องการเผยแพร่บทสรุปสำหรับผู้บริหารบนเว็บไซต์ของคุณที่ใดที่หนึ่ง

วิธีเขียนบทสรุปผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพ

ไม่มีแนวทางใดที่เหมาะกับทุกคนในการเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพ เพราะขึ้นอยู่กับบริบทและคนที่คุณเขียน ข้อมูลที่สำคัญที่สุดและน่าสนใจจะเปลี่ยนแปลงไปตามสถานการณ์

บทสรุปผู้บริหารสำหรับข้อเสนอจะอ่านแตกต่างไปจากรายงานที่มองย้อนหลัง

แบบแรกอาจโน้มน้าวใจและมองไปข้างหน้ามากกว่า ในขณะที่อย่างหลังจะเน้นถึงความสำเร็จบางส่วนและชนะใจผู้ชมที่คาดหวังจะได้เห็นในรายงานฉบับต่อไป เมื่อเขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหาร อย่าลืมตอบคำถามต่อไปนี้ (จำนวนประโยคหรือย่อหน้าที่คุณอุทิศให้กับแต่ละส่วนจะแตกต่างกันไปตามผู้ฟังของคุณ):

• แบรนด์ของคุณคือใคร?
• ข้อความต่อไปนี้เกี่ยวกับอะไร
• ทำไมผู้ชมของคุณควรสนใจ?
• ไฮไลท์อะไรที่ผู้อ่านควรตื่นเต้น?

ในแง่ของความยาว ให้สรุปผู้บริหารของคุณไว้ที่หนึ่งถึงสี่ย่อหน้า นี่เป็นบริบทอีกครั้ง บทสรุปผู้บริหารสำหรับแผนธุรกิจจะมีรายละเอียดมากกว่าข้อมูลสรุปที่มาพร้อมกับข่าวประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

การแก้ไขเป็นขั้นตอนสำคัญในการร่างบทสรุปสำหรับผู้บริหาร คุณอาจพิจารณาจ้างนักเขียนมืออาชีพเพื่อจัดการให้คุณ หากคุณไม่มีเวลาหรืองบประมาณสำหรับสิ่งนั้น ลองส่งร่างบทสรุปผู้บริหารไปยังสมาชิกในทีมที่เชื่อถือได้ อย่าลืมสรุปเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของบทสรุปสำหรับผู้บริหารและผู้ที่จะอ่าน

นอกจากนี้คุณยังสามารถนำไปใช้ใหม่และนำบทสรุปสำหรับผู้บริหารหรือเทมเพลตของคุณกลับมาใช้ใหม่ได้ตามบริบท เขียนบทสรุปผู้บริหารแบบสำเร็จรูปเพื่อใช้กับสิ่งต่างๆ เช่น รายงานประจำปี ข่าวประชาสัมพันธ์ และเอกสารการปฐมนิเทศ จากนั้น คุณจะแก้ไขข้อมูลสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะมากขึ้นได้ เช่น รายงานทางการเงินหรือข้อเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่

โปรดจำไว้ว่า บทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณควรกำหนดขั้นตอนสำหรับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป บทสรุปสำหรับผู้บริหารคือความประทับใจแรกสำหรับผู้ชมของคุณ ดังนั้นให้นึกถึงสิ่งที่คุณต้องการให้ความประทับใจนั้นเป็นอย่างไร แล้วร่างบทสรุปของคุณเกี่ยวกับสิ่งนั้น

ตัวอย่างบทสรุปผู้บริหาร

FIGS หน้านักลงทุนสัมพันธ์

FIGS แบรนด์เครื่องแต่งกายเพื่อสุขภาพและไลฟ์สไตล์มีสิ่งที่เรียกว่า "ภาพรวมองค์กร" เพื่อใช้เป็นบทสรุปผู้บริหารในหน้านักลงทุนสัมพันธ์ ภาพรวมขององค์กรอธิบายแบรนด์ FIGS และเน้นจุดขายที่ใหญ่ที่สุดบางส่วน ได้แก่ แพลตฟอร์มเครื่องแต่งกายเพื่อสุขภาพ DTC ที่ใหญ่ที่สุด รูปแบบและหน้าที่; และความสามารถในการจ่ายได้

FIGS ใช้ตัวสร้างความแตกต่างเหล่านี้เพื่อแสดงให้เห็นถึงความแข็งแกร่งของชุมชน ซึ่งเป็นสัญญาณเชิงบวกสำหรับการทำกำไรและการเติบโตในระยะยาว ซึ่งเป็นสองสิ่งสำคัญที่นักลงทุนมองหา

รายงานความยั่งยืนของ Allbirds

Allbirds ยังใช้บทสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่ออธิบายบริษัทที่ขับเคลื่อนด้วยภารกิจ ความยั่งยืนเป็นลักษณะสำคัญของแบรนด์ Allbirds และรายงานความยั่งยืนจะถูกอ่านโดยผู้บริโภคและนักลงทุนที่สนใจในผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของบริษัท ด้วยเหตุนี้ จึงใช้บทสรุปผู้บริหารสำหรับรายงานความยั่งยืนประจำปี 2020 เพื่อเน้นย้ำถึงความคิดริเริ่มที่คำนึงถึงสิ่งแวดล้อมของบริษัท

ไม่เพียงเท่านั้น Allbirds ยังสำรวจคู่แข่งอย่างละเอียด โดยสังเกตว่าอุตสาหกรรมรองเท้ามีส่วนทำให้เกิดความเสียหายต่อสิ่งแวดล้อมอย่างไร Allbirds พึงสังเกตว่าบริษัทดำเนินการ B Corporation ที่ผ่านการรับรองด้วยวิธีที่ยั่งยืน โดยรู้ว่าผู้ชมมีแนวโน้มที่จะลงทุนในหัวข้อนี้

ข่าวประชาสัมพันธ์ Love Your Melon

Love Your Melon มีบทสรุปผู้บริหารแบบทั่วไปซึ่งใช้ในการแถลงข่าวเช่นนี้ บทสรุปสำหรับผู้บริหารนี้มีไว้สำหรับผู้ฟังที่กว้างขึ้นและมีแนวโน้มว่าจะถูกนำไปใช้ซ้ำเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ มากมาย

ในที่นี้ บทสรุปสำหรับผู้บริหารมีชื่อว่า “About Love Your Melon” และอธิบายถึงพันธกิจของแบรนด์ในการต่อสู้กับโรคมะเร็งในเด็ก นอกจากนี้ Love Your Melon ยังมีหน่วยวัดเฉพาะ ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับจุดประสงค์ในการโน้มน้าวใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากตัวเลขไม่ได้โกหก การโน้มน้าวให้หมวกที่มีพรสวรรค์ 215,000 ใบแก่เด็ก ๆ และเงินบริจาค 8.3 ล้านเหรียญสหรัฐ นอกจากนี้ บทสรุปสำหรับผู้บริหารยังให้คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) สำหรับผู้อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแบรนด์บนโซเชียลมีเดีย

รายงานผลกระทบ LSTN

LSTN Sound Co. เป็นอีกแบรนด์หนึ่งที่มุ่งมั่นรับผิดชอบต่อสังคม (CSR) จึงได้เผยแพร่รายงานผลกระทบประจำปี แม้ว่าจะไม่มีบทสรุปสำหรับผู้บริหารโดยเฉพาะ แต่ก็มีส่วนต่างๆ ในตอนต้นของรายงานที่เติมบทบาทนั้น รายงานเริ่มต้นด้วยการเขียนบทความเกี่ยวกับแบรนด์และพันธกิจ

ต่อไป เราจะเห็นประโยคเดียวที่มีสิ่งที่อาจเป็นพันธกิจของแบรนด์

และในที่สุดก็มีจดหมายแนะนำตัวจากผู้ร่วมก่อตั้ง Bridget Hilton

คุณอาจโต้แย้งว่า “บทสรุปผู้บริหาร” นี้ยาวเกินไป แต่แบ่งออกเป็นสามส่วน โดยแต่ละส่วนมีหน้าและการดูแลด้วยภาพเป็นของตัวเอง ในบางกรณี บทสรุปสำหรับผู้บริหารที่ยาวขึ้นก็ใช้ได้—โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรวมเข้ากับองค์ประกอบอื่นๆ ของแบรนด์ของคุณ

รายงานผลกระทบ Cotopaxi

Cotopaxi อีกแบรนด์หนึ่งที่ให้ความสำคัญกับ CSR ยังเผยแพร่รายงานผลกระทบประจำปีซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับการบริจาคเพื่อเป้าหมายทางสังคมและความยั่งยืน ข้อมูลต่อไปนี้แสดงเป็นบทสรุปสำหรับผู้บริหารซึ่งมีชื่อว่า "ภาพรวม" ในรายงานประจำปี 2020:

สรุปตรงไปตรงมาและเรียบง่าย โดยเน้นที่พันธกิจและหลักการของแบรนด์ตลอดจนความทันเวลาของการระบาดใหญ่ของ COVID-19 เป็นเวทีสำหรับส่วนที่เหลือของรายงาน โดยแสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าพวกเขาจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหลักการภายในใหม่ของ Cotopaxi และการก้าวขึ้นสู่เวทีสนับสนุนทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ได้รับผลกระทบจาก COVID-19

คุณพร้อมที่จะเขียนบทสรุปผู้บริหารของคุณแล้ว

บทสรุปผู้บริหารของคุณเป็นมากกว่าการแนะนำรายงานหรือเอกสาร มันทำหน้าที่เป็นรีลไฮไลท์ที่ดึงดูดผู้ชมของคุณ การเขียนบทสรุปผู้บริหารที่โน้มน้าวใจจะต้องพยายามสองสามอย่างไม่ต้องสงสัย แต่การทำตามคำแนะนำในโพสต์นี้ คุณจะสามารถดำเนินการได้ดี