ต่อสู้กับความวิตกกังวลในการทำงานและเพิ่มผลผลิตในสถานที่ทำงานด้วยเทคโนโลยี

ความวิตกกังวลในการทำงานเป็นเรื่องจริงและอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างมาก พนักงานทุกคนสามารถสัมผัสประสบการณ์นี้ได้ ไม่ว่าพวกเขาจะชอบวิตกกังวลหรือไม่ก็ตาม ผลกระทบของมันสามารถทำให้บุคคลเสื่อมโทรมและส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา ข่าวดีก็คือมีหลายวิธีในการจัดการระดับความเครียดในที่ทำงาน และสามารถใช้มาตรการที่มีประสิทธิภาพทั้งในระดับบุคคลและระดับองค์กร

ผู้คนมักมีความวิตกกังวลบ่อยครั้ง แต่ก็มักถูกมองข้าม จากการสำรวจโดย Anxiety & Depression Association of America ประเด็นสำคัญ ที่ความวิตกกังวลในที่ทำงานส่งผลกระทบมากที่สุดคือ – ประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพของงาน และความสัมพันธ์แบบข้ามทีม สาเหตุของสิ่งเหล่านี้อาจมีตั้งแต่ชั่วโมงทำงานที่ยาวนานและงานหนัก ไปจนถึงความคาดหวังที่ไม่ชัดเจน การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ และการมองไม่เห็นภาพรวม ยิ่งไปกว่านั้น หากปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ได้รับการจัดการ ความรู้สึกกลัวและความไม่สบายใจนี้อาจส่งผลร้ายแรงที่อาจขัดขวางการเติบโตของธุรกิจได้อย่างมาก

สถานที่ทำงานควรจัดให้ มีสภาพแวดล้อม ที่สนับสนุนซึ่งส่งเสริมให้บุคคลทำงานอย่างเต็มที่ ควร เป็นพื้นที่ปลอดภัย ที่สามารถมีสมาธิ ประมวลผลข้อมูล ทำงานในโครงการของตน และดำเนินการให้เสร็จสิ้นด้วยความสำเร็จสูงสุด ควร กระตุ้นให้สมาชิกในทีม เรียนรู้ ร่วมมือ และเติบโตอย่างมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม เมื่อความวิตกกังวลคืบคลานเข้ามา อาจเป็นเรื่องยากทีเดียวที่จะบรรลุสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น

ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะแชร์ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ความวิตกกังวลในที่ทำงาน และ สิ่งที่คุณทำได้เพื่อจัดการให้ สำเร็จ เราจะให้ความกระจ่างถึงผลกระทบที่มีต่อทั้งพนักงานและธุรกิจโดยรวมและในลักษณะใด แต่ที่สำคัญที่สุด เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเอาชนะด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี

มาเริ่มกันเลยดีกว่าไหม

ความวิตกกังวลในที่ทำงานคืออะไร?

ความวิตกกังวลคือความรู้สึกไม่สบายใจ กังวล และตึงเครียดอย่างสุดขีดที่คุณรู้สึกเมื่อต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่ตึงเครียด เป็นเรื่องปกติอย่างสมบูรณ์ แม้กระทั่งเรื่องธรรมดา

เช่นเดียวกับนักเรียนที่กระวนกระวายใจก่อนการทดสอบหรือนักกีฬาสามารถสัมผัสกับค็อกเทลอารมณ์ที่กระตุ้นอะดรีนาลีนก่อนการแข่งขัน พนักงานของคุณอาจรู้สึกกังวลเมื่อถึงกำหนดเวลาที่สำคัญ นั่งประชุมกับหัวหน้างาน นำเสนอหรือเปิดตัวใหม่ โครงการ.

อย่างไรก็ตาม หากความรู้สึกไม่สบายใจกลายเป็นเรื่องกินเวลาและพนักงานของคุณต้องทนทุกข์ทรมาน นั่นเป็นสัญญาณของปัญหาที่ใหญ่กว่ามาก

ความรู้สึกวิตกกังวลนั้นไม่เป็นที่พอใจอย่างแน่นอน หรือแม้กระทั่งน่ารำคาญเล็กน้อย แต่อย่างที่ The Medical Futurist กล่าวถึง มันอาจมีประโยชน์ในบางกรณีเช่นกัน เป็นปฏิกิริยาตามธรรมชาติของร่างกายของเราต่อการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมของเรา ทำให้เกิดโหมดต่อสู้หรือหนี โหมดใดที่จะเปิดใช้งานขึ้นอยู่กับเกณฑ์ทั้งสถานการณ์และส่วนบุคคล

ในการวิจัยของพวกเขา Cheng และ McCarthy พบว่าความ วิตกกังวลในที่ทำงานมีลักษณะนิสัยและสถานการณ์ ซึ่งหมายความว่าโดยทั่วไปแล้ว คนที่ประสบความวิตกกังวลในชีวิตมักจะมองว่าสถานการณ์ใหม่เป็นภัยคุกคาม ในขณะที่คนอื่นอาจรู้สึกกระวนกระวายในระดับที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่พวกเขาต้องเผชิญ

ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ผัดวันประกันพรุ่งประสบกับความวิตกกังวล พวกเขาเข้าสู่โหมดต่อสู้ กล่าวคือ พวกเขามีสมาธิมากขึ้นเพื่อให้โครงการเสร็จทันเวลา อย่างไรก็ตาม เมื่อนักวางแผนที่เข้มงวดประสบกับความวิตกกังวล พวกเขาอาจเข้าสู่โหมดเครื่องบินหรือหยุดทำงานโดยสิ้นเชิง

คุณต้องสามารถแยกแยะได้ว่าสมาชิกในทีมของคุณตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ตึงเครียดอย่างไร โดยทั่วไป คุณควรแยกความแตกต่างระหว่างความวิตกกังวลและความเครียด อย่างหลังมักมีอายุสั้น ในขณะที่อดีตอาจมีผลระยะยาวและทำให้ประชาชนของคุณเสื่อมเสีย ดังนั้น หากคุณต้องการรักษาประสิทธิภาพการทำงานและแรงจูงใจไว้สูง คุณไม่ควรปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการจัดการ

พื้นที่ทำงานทั่วไปที่ก่อให้เกิดความวิตกกังวล

ในการรักษาปัญหา คุณต้องค้นหาสาเหตุของปัญหาก่อน มีเหตุผลมากมายที่บุคคลประสบความวิตกกังวล เมื่อพูดถึงความเครียดจากการทำงาน มีบางสิ่งที่โดดเด่น

• ปริมาณงานมาก – การทำงานพร้อมกันและจัดการงานที่ได้รับมอบหมายหลายงานหรือโครงการขนาดใหญ่อาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าทำงานหนักเกินไปและถึงกับหมดไฟได้
• ชั่วโมงการทำงานที่ยาวนาน – แม้ว่าทีมของคุณจะประกอบด้วยผู้ที่ทำงานล่วงเวลามากเกินไปและทำงานล่วงเวลาโดยสมัครใจ ก็ถึงเวลาที่จะต้องเสียไป
• กำหนดเส้นตาย – โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าโครงการมักจะ "ครบกำหนดเมื่อวานนี้" หรือมีกำหนดเวลาที่ไม่สมจริง
• ความคาดหวังด้านประสิทธิภาพที่ขัดแย้ง กัน – ความต้องการที่ขัดแย้งกันและการฝึกอบรมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่ทำให้โครงการรู้สึกว่าไม่สามารถจัดการได้ แต่ยังทำให้ทุกวันในที่ทำงานเป็นอุปสรรค
• ความยากลำบากในการสื่อสาร – เมื่อพนักงานไม่สามารถสื่อสารระหว่างกันหรือกับผู้จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ความคับข้องใจอาจกลายเป็นความเครียดขั้นรุนแรง
• คำติชม ที่ไม่มีประสิทธิภาพ – หากไม่ได้รับคำติชมที่เพียงพอ ทีมของคุณอาจรู้สึกกังวลเกี่ยวกับคุณภาพงานของพวกเขา และอาจกลัวที่จะตกงานหากผู้จัดการไม่พอใจ ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งนี้สามารถชะลอความก้าวหน้าของพวกเขา ส่งผลให้เกิดความตึงเครียดมากยิ่งขึ้น
• ขาดการควบคุมงานแต่ละงาน – การจัดการขนาดเล็กมากเกินไปอาจทำให้ทีมของคุณรู้สึกว่าคุณไม่ไว้วางใจพวกเขา
• ไม่สามารถเห็นคุณค่าของพวกเขา – หากพนักงานของคุณไม่ทราบถึงบทบาทของพวกเขาในการทำกำไรและการเติบโตของธุรกิจของคุณ พวกเขาอาจรู้สึกว่าพวกเขาไม่มีจุดประสงค์

บริษัทต่างๆ สามารถใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เพื่อชดเชยผลกระทบด้านลบของความวิตกกังวล และสร้างสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพและให้การสนับสนุน ตั้งแต่การส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานไปจนถึงการนำแนวทางการจัดการโครงการมาใช้ที่ดีขึ้น พวกเขาสามารถให้ความช่วยเหลือในการเอาชนะความท้าทายในแต่ละวัน

มีหลายวิธีที่เทคโนโลยีสามารถสนับสนุนกระบวนการนี้และปรับปรุงสุขภาพจิตของสมาชิกในทีมของคุณได้ อ่านต่อไปเพื่อค้นหาว่าพวกเขาคืออะไร

1. ปรับปรุงการจัดกำหนดการและการประสานงานโครงการ

โดยไม่คำนึงถึงขนาดของบริษัทของคุณ โอกาสที่คุณมีโครงการที่ใช้งานอยู่หลายโครงการ ดังนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณจะต้องสามารถจัดการโครงการเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องการ โซลูชันที่สามารถช่วยคุณกำหนดเวลาและประสานงานโครงการได้ดียิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่ช่วยได้คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Asana, Toggl หรือ Teamwork

เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยให้สมาชิกของทีมต่าง ๆ ติดต่อกัน จัดสรรงาน ติดตามความคืบหน้า และวางแผนแต่ละขั้นตอนของกระบวนการทั้งหมดในลักษณะที่สามารถคาดการณ์ได้ แม่นยำ และให้ผลกำไร

ซึ่งจะช่วย ปรับปรุงการทำงานเป็นทีมและความรับผิดชอบ ในขณะที่ลดความไม่แน่นอนและความสับสนของกำหนดการ นอกจากนี้ยังช่วยให้เพื่อนร่วมงานสามารถติดต่อกันได้เมื่อต้องการความช่วยเหลือ ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมที่กังวลรู้สึกเชื่อมโยงกัน

อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงประสิทธิภาพของการจัดกำหนดการโครงการและการประสานงานเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ถัดไป คุณต้องปรับปรุงกระบวนการของคุณเพื่อลบข้อผิดพลาดและความล่าช้า

2. ปรับปรุงกระบวนการที่ซับซ้อน

การทำให้กระบวนการของคุณราบรื่นยิ่งขึ้นด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้การดำเนินงานราบรื่นขึ้น และจัดการความวิตกกังวลในการทำงานภายในทีมของคุณ สิ่งนี้จะช่วยคุณ ลบกิจกรรมที่ไม่จำเป็น ซึ่งอาจทำให้พนักงานของคุณช้าลง เพื่อให้คุณสามารถช่วยพวกเขาจัดลำดับความสำคัญของความพยายามและมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าก่อน

การปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการสามารถใช้ได้ในหลาย ๆ ด้าน และคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ เช่น ProcessSt หรือ SaaSBPM เพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้ จากการปรับปรุงการสื่อสาร การจัดการ การบัญชี การขาย และอื่นๆ คุณสามารถจัดสรรงานได้โดยอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนอยู่ในวงจรเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น

ซึ่งจะช่วยลดความผิดพลาดและความสับสน พนักงานจะเชื่อมต่อกันได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการความช่วยเหลือ ไม่ว่าจะเป็นงานที่ได้รับมอบหมายหรือเกี่ยวข้องกับความเป็นอยู่ที่ดี

อ่านเพิ่มเติม: ชุดเครื่องมือของนักออกแบบ: เวิร์กโฟลว์ ซอฟต์แวร์ และเว็บไซต์

3. ติดตามความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

ไม่ว่าคุณจะใช้แนวทางใดในการจัดการความวิตกกังวลในที่ทำงาน การดูแลความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานจะมีบทบาทสำคัญเสมอ

การใช้ ซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคล จะช่วยให้ผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลให้การสนับสนุนที่ดีขึ้นและปรับปรุงประสบการณ์การทำงานโดยรวมในบริษัทของคุณได้ ช่วยให้พวกเขาปรับแต่งกระบวนการและกำหนดการตามความต้องการและคำขอของพนักงาน

นอกจากนี้ ด้วยเทคโนโลยีดังกล่าว ทีมทรัพยากรบุคคลจะมี ความเข้าใจที่ดีขึ้นว่าทีมอื่นๆ ทำงานอย่างไรและพนักงานรู้สึกอย่างไร สามารถช่วยในการฝึกอบรม การปฐมนิเทศ และกระตุ้นให้พนักงานพูดออกมาเมื่อรู้สึกประหม่า

การมีข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้จัดการสามารถค้นหาช่องว่างในประสิทธิภาพของพนักงานและเกิดแนวคิดในการเชื่อมโยงพวกเขา วิธีหนึ่งในการเริ่มต้นคือต้องรับผิดชอบเป็นรายบุคคล และช่วยให้พนักงานควบคุมตารางเวลาของตนได้มากขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: ความเป็นผู้นำสามารถเพิ่มวัฒนธรรมเชิงบวกในหมู่พนักงานได้อย่างไร

4. ให้พนักงานควบคุมตารางเวลาของพวกเขา

พนักงานที่วิตกกังวลอาจรู้สึกหนักใจเมื่อต้องรับผิดชอบโครงการและงานที่ได้รับมอบหมายมากเกินไปในเวลาเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีความวิตกกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพหรือการตัดสินใจ พวกเขาอาจมี "อัมพาตจากการวิเคราะห์" ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่ทำให้พวกเขาวิเคราะห์มากเกินไปและคิดใหม่ทุกงานในรายการที่ต้องทำ

หากสมาชิกในทีมของคุณพบว่าการจัดลำดับความสำคัญเป็นเรื่องยาก อาจเป็นประโยชน์สำหรับพวกเขาหากคุณ แบ่งกระบวนการออกเป็นส่วนย่อยๆ จากนั้น คุณสามารถจัดสรรกรอบเวลาที่แยกกันสำหรับแต่ละกรอบเวลา และอนุญาตให้พนักงานของคุณกำหนดเวลาความรับผิดชอบในแบบที่เหมาะกับพวกเขา พวกเขาจะสามารถจดจ่อกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ทีละอย่างและไปยังสิ่งต่อไปหลังจากที่พวกเขาทำเสร็จแล้ว

ตามรายงานของ Harvard Business Review นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับองค์กรของคุณในการ เพิ่มผลผลิตและแม้แต่การคิดเชิงนวัตกรรม เมื่อบุคคลสลับไปมาระหว่างงาน พวกเขาจะเพิ่มเวลาที่ใช้ในการทำโครงการหลักให้เสร็จ 25%

ลองทดสอบเครื่องมือและเทคนิคการผลิตต่างๆ สิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยในเรื่องนี้คือ สนับสนุนให้สมาชิกในทีมของคุณทุ่มเทโฟกัสไปที่งานเดียวอย่างเคร่งครัดในช่วงเวลาที่กำหนด จากนั้นหยุดพักและเติมพลัง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อสร้างงานเล็กๆ ที่พนักงานของคุณสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขารู้สึกรับผิดชอบหน้าที่ประจำวันและเมื่อต้องส่งโครงการ

พนักงานที่รับผิดชอบมีความรับผิดชอบและโปร่งใส ดังนั้นเคล็ดลับสุดท้ายในการต่อสู้กับความวิตกกังวลในที่ทำงานคือทำให้การสื่อสารข้ามทีมรวดเร็ว ง่ายดาย และตรงไปตรงมา

5. ทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่าย

ประสิทธิภาพของระบบสื่อสารของบริษัทคุณมีบทบาทสำคัญในการทำให้มั่นใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น เทคโนโลยีสามารถ ปรับปรุงการช่วยสำหรับการเข้าถึงและความพร้อมใช้งาน ได้อย่างมาก ทำให้พนักงานของคุณสามารถเชื่อมต่อซึ่งกันและกันในทันทีและจัดการกับความผิดหวังได้ทันท่วงที

ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น Slack, Google Hangouts หรือ Microsoft Teams คุณจะสร้างช่องทางการทำงานร่วมกันที่ผู้คนสามารถพูดคุยเรื่องต่างๆ ในโครงการและหัวข้อต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย จากข้อมูลของ Yahoo!Finance การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกัน การมีส่วนร่วม และประสิทธิภาพการ ทำงาน ทำให้มีประโยชน์มากในการต่อสู้กับความวิตกกังวล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสาร

เครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ให้ความสมดุลที่ดีระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ อีเมลมักถูกมองว่าเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการมากขึ้น พนักงานที่กังวลอาจกลายเป็นคนเครียดเมื่อตอบกลับและกลัวที่จะเข้าใจข้อความผิดหรือถูกเข้าใจผิดเอง

ด้วยเครื่องมือส่งข้อความ ความขัดแย้งนี้จะถูกลบออก แต่ ขอแนะนำให้พนักงานแชร์ข้อมูลเชิงลึก โดยไม่จำเป็นต้องคัดลอกสมาชิกในทีมหลายคนลงในอีเมลหรือเข้าร่วมการประชุมสด

นอกจากนี้ เครื่องมือการส่งข้อความที่มีคุณลักษณะที่ดีมากคือ ความสามารถในการ ตั้งค่าสถานะรายวัน นอกเหนือจากการแจ้งเมื่อมีคนอยู่ในการประชุมหรืออยู่ในช่วงพัก การทำเช่นนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสาร สถานะทางอารมณ์ ในปัจจุบันของพวกเขา เพื่อให้พวกเขาสามารถแจ้งให้ผู้อื่นทราบได้เมื่อพวกเขารู้สึกหนักใจ ต้องการความช่วยเหลือ หรือแม้แต่พื้นที่บางส่วน

บทสรุป

ความวิตกกังวลในที่ทำงานเป็นปัญหาร้ายแรงที่บางครั้งมองข้ามไป นี่คือเหตุผลสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจว่าอะไรเป็นสาเหตุและผลกระทบต่อพนักงานของคุณเป็นอย่างไร เป็นการยากที่จะต่อสู้อย่างสมบูรณ์ แต่ด้วยเทคโนโลยีที่ถูกต้อง คุณสามารถชนะการต่อสู้ได้มากมาย

เมื่อคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถปรับปรุงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานตลอดจนประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรของคุณโดยรวม ประเด็นสำคัญที่มักต้องการความสนใจจากคุณ ได้แก่ การจัดกำหนดการโครงการ การแบ่งงานที่มอบหมาย ความเป็นอิสระของงาน และการสื่อสารแบบเปิด