วิธีเขียนอีเมลแบบเป็นทางการที่ให้ผลลัพธ์ (พร้อมเทมเพลต)

คุณเคยอยู่ระหว่างการเขียนอีเมลและหยุดสงสัยว่าคุณทำตัวสบายๆ เกินไปหรือเปล่า? ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานขายที่เขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ ส่งคำถามจากผู้เชี่ยวชาญ หรือทำงานกับลูกค้าใหม่ มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อที่คุณควรปฏิบัติตามหากคุณต้องการได้ผลลัพธ์

วิธีเขียนอีเมลแบบเป็นทางการใน 9 ขั้นตอน

ปฏิบัติตามเก้าขั้นตอนเหล่านี้เพื่อถ่ายทอดโทนเสียงที่เหมาะสมสำหรับอีเมลที่เป็นทางการครั้งต่อไปของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการเผยแพร่ครั้งแรกหรือการติดตามผล

1. พิจารณาที่อยู่อีเมลของคุณ

เมื่อคุณส่งอีเมลอย่างเป็นทางการจากที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลนั้นดูเป็นมืออาชีพและสะท้อนน้ำเสียงที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ

หากคุณยังคงใช้เมื่อหลายปีก่อนกับตัวอักษรไร้สาระ สตริงของตัวเลขสุ่ม ทีมกีฬาที่คุณชื่นชอบ หรือสิ่งอื่นใดที่พนักงานหรือลูกค้าอาจถือว่าไม่เป็นมืออาชีพ ก็ถึงเวลาอัปเดต ที่อยู่อีเมลที่ดีที่สุดสำหรับการส่งอีเมลอย่างเป็นทางการมักจะเป็นชื่อและนามสกุลของคุณผสมกัน

2. ใช้แบบอักษรที่เหมาะสม

สีฟ้าอาจเป็นสีโปรดของคุณ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าสีนี้เหมาะกับสีข้อความสำหรับอีเมลที่เป็นทางการ ในบันทึกเดียวกัน แม้ว่าคุณอาจใช้แบบอักษรที่ต้องการเมื่อส่งข้อความถึงเพื่อนและครอบครัว ให้ใช้รูปแบบที่ปราศจากสิ่งรบกวนสำหรับอีเมลที่เป็นทางการ เช่น Arial, Calibri หรือ Times New Roman

คุณต้องการให้ข้อความของคุณดึงดูดสายตาผู้อื่น ไม่ใช่แบบอักษรที่คุณเลือก

3. เลือกหัวเรื่องของคุณอย่างระมัดระวัง

สั้นกว่าจะดีกว่า—ในระดับหนึ่ง ตาม Kinsta หัวเรื่องอีเมลส่วนใหญ่มีอักขระไม่เกิน 100 ตัว แต่จุดที่น่าสนใจสำหรับอัตราการเปิดและคลิกผ่านที่สูงขึ้นคือระหว่าง 110 ถึง 140 อักขระ

มีสองสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนหัวเรื่องของคุณ:

• ใครคือผู้ชมของคุณ? หัวเรื่องของคุณจะดูแตกต่างออกไปเมื่อส่งอีเมลอย่างเป็นทางการถึงผู้จัดการฝ่ายการตลาดกับเพื่อนร่วมงานมืออาชีพ
• ผู้อ่านของคุณสนใจเกี่ยวกับอะไร? นอกจากที่อยู่อีเมลของคุณแล้ว หัวเรื่องของอีเมลที่เป็นทางการของคุณคือสิ่งที่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกประทับใจในครั้งแรกของคุณ ดึงดูดพวกเขาให้เปิดมันโดยมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาสนใจ ไม่ว่าจะเป็นประเด็นปัญหาของลูกค้าหรือการเชื่อมต่อซึ่งกันและกัน

แง่มุมที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของหัวเรื่องของคุณคือต้องสะท้อนข้อความในอีเมลที่เป็นทางการของคุณอย่างถูกต้อง หัวเรื่องที่เป็นสแปมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสูญเสียความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ

ต้องการแนวคิดเรื่องหัวเรื่องหรือไม่? ตรวจสอบ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและตัวอย่าง เหล่านี้

4. ใช้คำทักทายที่ถูกต้อง

เมื่อสามขั้นตอนเหล่านี้ได้รับการดูแล ก็ถึงเวลาเลือกคำทักทายทางอีเมลอย่างเป็นทางการที่เหมาะสม บันทึกคำทักทายแบบสบาย ๆ เช่น "สวัสดี" และ "สวัสดี" สำหรับเพื่อนและครอบครัวของคุณ

คำทักทายทางอีเมลที่เป็นทางการซึ่งใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม ได้แก่:

• สวัสดี
• ทักทาย
• ที่รัก

หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าหรือผู้ร่วมธุรกิจ จำเป็นต้องใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการมากขึ้น คุณ ยัง ต้องการรวมชื่อผู้รับของคุณไว้เสมอ ถ้าไม่รู้ก็หา หากไม่น่าเชื่อถือ คุณสามารถส่งอีเมลอย่างเป็นทางการถึง "ใครก็ตามที่อาจกังวล" หรือ "ทีมขาย" "ทีมการตลาด" ฯลฯ แต่คำทักทายเหล่านี้ไม่ควรเป็นตัวเลือกแรกของคุณ

5. แนะนำตัวเองอย่างเหมาะสม

ประโยคแรกของอีเมลที่เป็นทางการควรแนะนำตัวเองและบริษัทของคุณสั้นๆ ผู้รับไม่ต้องการเรื่องราวชีวิตของคุณ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการแนะนำตัวเองอย่างเป็นทางการผ่านอีเมล:

• ให้มันสั้น ถ้าคุณแนะนำตัวเองมากกว่า 1 ประโยค ผู้อ่านก็จะข้ามไปตลอดทั้งย่อหน้า
• นำด้วยคำถาม “คุณสามารถใช้การเข้าชมเว็บมากขึ้น? ฉันชื่อ John Smith กับ GenericSEOCompany และฉันอยากช่วย”

โปรดทราบว่าผู้อ่านต้องการทราบว่าคุณสามารถทำอะไรให้พวกเขาได้บ้าง พวกเขาไม่สนใจว่าคุณเป็นใครหรือทำไมคุณถึงทำในสิ่งที่คุณทำ (ยัง)

6. ตัดขนฟู

อีเมลที่เป็นทางการควรสั้นและตรงประเด็นเสมอ ส่งอีเมลสองหรือสามประโยคดีกว่าการใส่ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง ในบันทึกเดียวกัน อย่าส่งอีเมลของคุณเป็นข้อความกลุ่มใหญ่ - แยกส่วนโดยใช้ย่อหน้าสั้น ๆ และสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

ข้อความจำนวนมากทำให้ผู้รับค้นหาประเด็นหลักของอีเมลที่เป็นทางการของคุณได้ยาก การจัดรูปแบบอีเมลของคุณให้มีพื้นที่สีขาวเหลือเฟือทำให้อ่านและค้นหาข้อมูลสำคัญได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ

7. จบอย่างเหมาะสม

พร้อมที่จะห่อขึ้น? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ลงท้ายอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณอย่างเหมาะสม

เช่นเดียวกับคำทักทายของคุณ ให้ทิ้งวลีสบายๆ ไว้สำหรับพูดคุยกับครอบครัวและเพื่อนฝูง ตัวอย่างเช่น แทนที่จะลงท้ายด้วย "Thanks" ให้ใช้ "Thanks" ที่เป็นทางการมากขึ้น

การปิดอีเมลแบบเป็นทางการบางส่วนที่มีโทนเสียงที่เหมาะสม ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง
• รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ

เมื่อคุณสร้างสายสัมพันธ์กับนักข่าวของคุณแล้ว คุณสามารถเลือกการลงท้ายอีเมลที่เป็นกันเองและสนุกสนานยิ่งขึ้นได้ ก่อนหน้านั้น ให้ยึดติดกับวลีปิดที่เป็นทางการตามที่ระบุไว้ข้างต้น

8. อย่าลืมลายเซ็นมืออาชีพ

ที่อยู่อีเมลและหัวเรื่องจะทำให้ผู้รับของคุณประทับใจในครั้งแรก และลายเซ็นอีเมลของคุณจะทิ้งพวกเขาไว้กับลายเซ็นสุดท้าย

ลายเซ็นอีเมลอย่างเป็นทางการควรรวมถึง:

• ชื่อเต็ม
• ตำแหน่งงาน
• ข้อมูลติดต่อ
• ลิงก์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลมีเดียที่เกี่ยวข้องของคุณ

อย่าใช้ลายเซ็นทั่วไปที่น่าเบื่อ ลองดูเครื่องมือสร้าง ลายเซ็นอีเมลที่ดีที่สุด สำหรับธุรกิจและอีเมลที่เป็นทางการ

9. พิสูจน์อักษร (และพิสูจน์อักษรอีกครั้ง)

เมื่อคุณส่งอีเมลอย่างเป็นทางการแล้ว จะไม่มีการย้อนกลับใดๆ แม้ว่าคุณจะอ่านซ้ำหลายครั้งก่อนที่จะกดปุ่มส่ง คุณก็มองข้ามข้อผิดพลาดง่ายๆ ได้ง่ายๆ

Grammarly และ Hemingway เป็นทั้งเครื่องมือฟรีที่คุณสามารถใช้ตรวจจับการสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่คุณอาจพลาดไป

สิ่งสำคัญที่สุดในการตรวจสอบสองครั้ง สามเท่า และสี่เท่าคือชื่อผู้รับและชื่อบริษัทของพวกเขา ถ้าคุณเปิดอีเมลและชื่อของคุณสะกดผิด คุณจะรำคาญที่จะอ่านหรือไม่ อาจจะไม่. เช่นเดียวกับชื่อบริษัท: Milkshake และ Mailshake เป็นสองสิ่งที่แตกต่างกันมาก

ตัวอย่างและเทมเพลตอีเมลอย่างเป็นทางการ

ตอนนี้เราได้พูดถึงเก้าขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อเขียนอีเมลที่เป็นทางการแล้ว มาดูเทมเพลตดีๆ ที่คุณสามารถใช้เริ่มต้นได้

[หัวเรื่อง]

สวัสดี [ชื่อ] ,

ฉันชื่อ [ชื่อเต็ม] ฉันกำลังติดต่อคุณเกี่ยวกับ [ประโยชน์ที่ผลิตภัณฑ์/บริการของคุณสามารถนำมาให้หรือคำขอ]

[2–3 ประโยคที่สนับสนุนประเด็นของคุณที่ระบุไว้ในบทนำ คุณสามารถรวมรายการผลประโยชน์ที่มีหัวข้อย่อย หากมี]

[คำกระตุ้นการตัดสินใจเฉพาะ: จองการโทร/สาธิต/การประชุม/ฯลฯ]

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้,

[ลายเซ็นอีเมลของคุณ]

ต่อไป ลองใช้เทมเพลตนี้และใช้เก้าขั้นตอนข้างต้นเพื่อทำให้เป็นจริง

ต้องการขยายขอบเขตการสร้างลิงก์ของคุณหรือไม่?

สวัสดีอดัม

ฉันชื่อ John Smith ที่ทำงาน Mailshake และเมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันสังเกตเห็นว่าคุณกำลังสร้างแคมเปญสร้างลิงก์ใหม่ ฉันต้องการติดต่อคุณเกี่ยวกับวิธีที่ Mailshake ช่วยเหลือบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของคุณในการขยายขอบเขตการเข้าถึง:

• ส่งอีเมลส่วนบุคคลอย่างเต็มที่หลายร้อยฉบับในหนึ่งชั่วโมง
• กำหนดเวลาการติดตามอัตโนมัติตามเมตริกหลัก เช่น การเปิด การตอบกลับ และการคลิก
• ติดตามประสิทธิภาพแคมเปญของคุณอย่างง่ายดายด้วยการวิเคราะห์ขั้นสูง

มีเวลาว่างสักสองสามนาทีไหม กำหนดเวลาการสาธิตส่วนบุคคลของคุณและดูว่าเราจะเพิ่มยอดขายและรายได้ของคุณได้อย่างไร

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้,

จอห์นสมิ ธ

เจ้าหน้าที่บัญชี Mailshake

(123) 456-1234

การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการไม่ใช่เรื่องยาก ทำตามเก้าขั้นตอนเหล่านี้ แล้วคุณจะพร้อมส่งอีเมลที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพซึ่งได้รับผลลัพธ์ หากคุณต้องการเชี่ยวชาญศิลปะของการเข้าถึงอีเมล ลองดู Cold Email Masterclass ฟรีของเรา