สี่หน้าที่ของการจัดการ: การวางแผน การจัดระเบียบ การเป็นผู้นำและการควบคุม

การจัดการคำมักจะถูกปฏิบัติราวกับว่ามีตัวอักษรสี่ตัว แต่พยายามทำทุกอย่างให้เสร็จในสภาพแวดล้อมการทำงานที่รวดเร็วโดยไม่ต้องใช้ฟังก์ชันการจัดการทั้งสี่

ไม่ว่าคุณจะทำงานประเภทใด การมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับหน้าที่ทั้งสี่ของการจัดการจะช่วยให้คุณทำงานนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานที่คุณอยู่และทำให้ทำงานได้ดีขึ้น มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหน้าที่ทั้งสี่ของการจัดการกัน

หน้าที่สี่ของการจัดการคืออะไร?

หน้าที่ 4 ประการของการจัดการ คือ การวางแผน การจัดระเบียบ การเป็นผู้นำ และการควบคุม เพื่อที่จะเป็นผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องทำทั้งสี่ในขณะที่จัดการงานและทีมของคุณ สิ่งเหล่านี้เป็นพื้นฐานของตำแหน่งผู้บริหารมืออาชีพ นอกจากนี้ ยังมีทักษะและความรู้เฉพาะด้านอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่คุณจัดการโดยเฉพาะ

Henri Fayol วิศวกรเหมืองแร่ชาวฝรั่งเศสได้จัดทำแนวความคิดว่าฝ่ายบริหารควรมีปฏิสัมพันธ์กับบุคลากรอย่างไร เขาได้พัฒนาทฤษฎีทั่วไปของการบริหารธุรกิจและหน้าที่การจัดการ ซึ่งพัฒนาเป็นสี่หน้าที่ของการจัดการ

หากปราศจากเสาหลักสี่ประการของการจัดการที่สนับสนุนความรับผิดชอบอื่นๆ เหล่านั้น ก็จะไม่มีอะไรเกิดขึ้นได้ทันเวลาและอยู่ในงบประมาณ หากคุณกำลังจัดการตัวเองหรือทีมงาน คุณต้องเข้าใจพื้นฐานของการจัดการซึ่งเป็นพื้นฐานของทักษะการจัดการ

แน่นอนว่า หน้าที่ทั้งสี่ของการจัดการนั้นเป็นทฤษฎี เมื่อคุณพร้อมที่จะนำไปปฏิบัติ คุณจะต้องใช้เครื่องมือการจัดการงานแบบผสมผสานที่ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานและทีมได้ทุกที่ที่พวกเขาทำงาน เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการ ไม่ว่าโครงสร้างองค์กรของคุณจะเป็นอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานบนคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมไฮบริดทำงานได้ดีขึ้นโดยมอบแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่มีมุมมองโครงการที่หลากหลาย เช่นเดียวกับที่มีสไตล์การจัดการที่แตกต่างกัน ProjectManager มีวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน ตั้งแต่แผนภูมิแกนต์ไปจนถึงรายการงาน ปฏิทิน ไปจนถึงบอร์ดคัมบัง มุมมองทั้งหมดแบ่งปันข้อมูลตามเวลาจริงเดียวกันเพื่อให้ทุกคนทำงานในมุมมองที่เป็นปัจจุบันที่สุดของโครงการอยู่เสมอ เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้

ฟังก์ชัน 1: การวางแผน

หน้าที่แรกจากสี่ประการของการจัดการคือการวางแผน: คุณไม่สามารถจัดการงานของคุณได้จนกว่าคุณจะมีกระบวนการวางแผน นี่หมายถึงการเข้าใจเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการวางแผนเชิงกลยุทธ์ การมีแผนกลยุทธ์หรือยุทธวิธีเป็นวิธีที่คุณได้รับจากจุด A ไปยังจุด B

แน่นอน การวางแผนยุทธวิธีเป็นมากกว่าการเดินทางจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง มีการวางแผนปฏิบัติการ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการระบุและมอบหมายทรัพยากร ทั้งในแง่ของบุคลากรและวัสดุ นั่นหมายถึงการรวมทีมและสามารถจัดสรรทรัพยากรได้ เช่น อุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

นอกจากนี้ยังมีการจัดระเบียบงาน จัดลำดับความสำคัญ และกำหนดเส้นตายและระยะเวลาให้แต่ละรายการ แผนรวมถึงการเพิ่มงานในไทม์ไลน์เพื่อกำหนดเวลางานของคุณ จากนั้น คุณต้องคอยอัปเดตความคืบหน้าและประสิทธิภาพของทีมของคุณ และหากพวกเขาไม่เป็นไปตามเกณฑ์มาตรฐาน ให้ปรับแผนของคุณเพื่อให้กลับมาเป็นเหมือนเดิม

การสื่อสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของการวางแผน ผู้จัดการต้องสื่อสารแผนให้ชัดเจนกับทีมเพื่อให้ปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง แต่พวกเขายังต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและแจ้งให้พวกเขาทราบถึงความคืบหน้าของงานที่พวกเขาลงทุน

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนโครงการฟรี

ฟังก์ชัน 2: การจัดระเบียบ

องค์กรอยู่ในความรับผิดชอบของผู้จัดการทุกด้าน คุณไม่สามารถจัดการทีมได้สำเร็จหากไม่มีองค์กร เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงานในการวางแผน คุณจะเก็บรายละเอียดองค์กรของคุณไว้

ในแง่ของภาพรวมในองค์กร ผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัท แผนก หรือโครงการของตนดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งทำได้โดยการสร้างกระบวนการและโครงสร้างภายใน รวมถึงการทำความเข้าใจทีมหรือพนักงานของคุณ เพื่อให้คุณสามารถจัดวางในที่ที่เหมาะสมที่สุดได้ ผู้จัดการไม่เพียงต้องรักษางานของตนให้เป็นระเบียบ แต่ยังต้องจัดการการดำเนินงานของแผนกและผู้คนในนั้นด้วย

ไม่ได้หมายความว่าผู้จัดการเพียงมอบหมายงานและทำให้แน่ใจว่าผู้ที่ทำงานภายใต้พวกเขามีทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้สำเร็จ พวกเขาต้องจับตาดูกระบวนการและโครงสร้างที่พวกเขาใช้ และปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและทำให้ทุกคนมีประสิทธิผล หน้าที่การจัดระเบียบนี้มีความสำคัญ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของการจัดการ

ฟังก์ชัน 3: ชั้นนำ

การเป็นผู้นำคือการมีทักษะ ความถนัดในการสื่อสาร และความสามารถในการจูงใจคนที่คุณจัดการ ภาวะผู้นำคือบทบาทที่สำคัญสำหรับทุกคนในการจัดการ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นหนึ่งในสี่หน้าที่ของการจัดการ หากคุณไม่สามารถเป็นผู้นำได้ ไม่ว่ารูปแบบการเป็นผู้นำของคุณจะเป็นอย่างไร คุณก็จะไม่สามารถเป็นผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จได้ มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการสร้างความไว้วางใจกับทีมของคุณ

ทักษะความเป็นผู้นำรวมถึงการแก้ไขข้อขัดแย้ง เมื่อคุณจัดการกลุ่มที่หลากหลาย จะเกิดข้อขัดแย้งที่อาจทำให้งานล่าช้าและทำให้องค์กรต้องเสียเงิน ยิ่งคุณระบุและแก้ไขข้อขัดแย้งเหล่านี้ได้ดีเท่าไร การจัดการของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

รูปแบบการเป็นผู้นำแตกต่างกันไป แต่พวกเขาแบ่งปันเพื่อให้ทีมมีทิศทางที่ชัดเจนเมื่อกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ไม่ว่าพวกเขาจะมอบหมายงานประจำหรือแนะนำกระบวนการใหม่ให้กับทีมหรือไม่

เนื่องจากความเป็นผู้นำสามารถแสดงออกได้หลายวิธี ผู้จัดการของทุกแนวสามารถพบว่าตัวเองถูกเลือกให้เป็นผู้นำ บางคนเป็นเผด็จการจากบนลงล่างมากกว่า นั่นคือพวกเขาใช้ความเป็นผู้นำแบบเผด็จการ ในทางกลับกัน มีผู้จัดการจากล่างขึ้นบนซึ่งแสวงหาความร่วมมือจากทุกคนในสำนักงานและสนับสนุนให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการ

ไม่ว่าคุณจะมีรูปแบบการเป็นผู้นำแบบใด หรือรูปแบบความเป็นผู้นำแบบผสมผสาน ก็สามารถนำไปใช้กับวิธีที่คุณจัดการสมาชิกในทีมของคุณได้ แม้แต่ผู้นำที่ไม่ถนัดที่สุดก็ยังสร้างแรงจูงใจและขับเคลื่อนทีมไปสู่จุดจบที่ประสบความสำเร็จ ไม่มีใครทำเช่นนี้ แต่หน้าที่พื้นฐานของผู้นำที่แข็งแกร่งในด้านการจัดการคือการทำความเข้าใจพนักงานและสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้ได้สิ่งที่ดีที่สุดจากพวกเขา

ฟังก์ชัน 4: การควบคุม

ฟังก์ชันการควบคุมเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพเพื่อช่วยในการตัดสินใจในสภาพแวดล้อมการทำงาน คุณสามารถวางแผน จัดระเบียบ และนำไปสู่เนื้อหาในใจได้ แต่ถ้าคุณไม่ตรวจสอบคุณภาพงานของพนักงาน คุณจะประสบปัญหา หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับกระบวนการควบคุม ลองใช้เทมเพลตแดชบอร์ดฟรีของเรา

นอกเหนือจากความคืบหน้า ประสิทธิภาพ และคุณภาพแล้ว กระบวนการควบคุมยังรวมถึงประสิทธิภาพในการทำงานของพวกเขา และความน่าเชื่อถือในการทำงานของพวกเขาด้วย อีกคำหนึ่งสำหรับสิ่งนี้คือการจัดการควบคุมและการจัดการคุณภาพ เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตัดสินใจใดๆ คุณไม่สามารถตัดสินใจอย่างชาญฉลาดได้หากไม่มีข้อมูลที่ดีที่จะสนับสนุน

วัตถุประสงค์ของการควบคุมในการจัดการไม่ใช่เพื่อครอบงำพนักงานของคุณ แต่เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของธุรกิจ ผู้จัดการบางคนจะชอบร่างแผนผังขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของทีม ในขณะที่ผู้จัดการคนอื่นๆ จะยอมให้พนักงานของตนกำกับตนเองได้

นี่คือเหรียญสองด้านที่มอบคุณภาพตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณในทุกสภาพแวดล้อมการทำงาน และส่วนที่สำคัญที่สุดของหน้าที่การจัดการทั้งสี่ มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการบรรลุเป้าหมายทางการเงินของคุณและควรอยู่ในระดับแนวหน้าของทีมผู้บริหารของคุณ

ProjectManager ช่วยด้วย 4 หน้าที่ของการจัดการได้อย่างไร

ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่ช่วยให้ผู้จัดการมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการวางแผน จัดระเบียบ เป็นผู้นำ และควบคุมทีมของพวกเขา ไม่ว่าจะอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกัน กระจายตามเขตเวลาหรือในแผนกต่างๆ ฟีเจอร์การจัดการงานแบบไฮบริดของ ProjectManager ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ของคุณเพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น ทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น และส่งมอบความสำเร็จ

สร้างแผนโครงการที่แข็งแกร่งได้อย่างง่ายดาย

การวางแผนที่ประสบความสำเร็จหมายถึงการจัดระเบียบงาน การเชื่อมโยงการพึ่งพาและการตั้งเป้าหมาย หนึ่งในหลายมุมมองโครงการของ ProjectManager คือแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบที่ทำสิ่งนั้นและอีกมากมาย คุณสามารถกรองเส้นทางวิกฤตได้อย่างง่ายดายแทนที่จะใช้เวลากับการคำนวณที่ซับซ้อน จากนั้นให้ตั้งค่าพื้นฐาน ตอนนี้ คุณได้จับภาพแผนการเปรียบเทียบกับความพยายามที่แท้จริงของคุณแล้วเมื่อคุณเริ่มทำงาน

ติดตามความคืบหน้าของทีมของคุณในแบบเรียลไทม์และปรับปรุงองค์กร

คุณไม่สามารถควบคุมทีมของคุณได้หากคุณไม่ได้ติดตามพวกเขา คุณไม่ต้องการที่จะเข้ามาขวางทางของพวกเขา นั่นคือเหตุผลที่แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของ ProjectManager จะรวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติและคำนวณข้อมูลนั้นเป็นกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่ายตามปริมาณงาน เวลา ต้นทุน และอื่นๆ เหมือนกับการรับรายงานสถานะทันทีทุกเมื่อที่คุณต้องการ

สร้างรายงานสำหรับผู้ถือหุ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการควบคุม

หากต้องการเจาะลึกลงไปในการใช้ข้อมูล รายงานแบบคลิกเดียวของ ProjectManager ซึ่งคุณสามารถกรองเพื่อเน้นเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดูเท่านั้น ProjectManager มีรายงานบนไทม์ชีทเพื่อดูว่าทีมใช้เวลานานแค่ไหนในการทำงาน ความแปรปรวนของโครงการเพื่อบันทึกการวางแผนเทียบกับความพยายามที่เกิดขึ้นจริง และแม้แต่รายงานสถานะพอร์ตโฟลิโอหากคุณจัดการมากกว่าหนึ่งโครงการ จากนั้นสามารถแชร์รายงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้อัปเดตอยู่เสมอ นี้มีการใช้งานที่ชัดเจนกับสี่หน้าที่ของการจัดการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยจัดการทีมไฮบริด ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน ทำงานอย่างไร หรือระดับทักษะของพวกเขา เครื่องมือของเราเชื่อมต่อทีมต่างๆ เพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้น ในขณะเดียวกันก็ให้ความโปร่งใสที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการเพื่อเป็นผู้นำและส่งมอบผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เริ่มต้นวันนี้ฟรีและเข้าร่วมกับผู้เชี่ยวชาญกว่า 35,000 คนโดยใช้ ProjectManager