เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียฟรี 10 แบบสำหรับ Excel และ Word

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือใครก็ตามที่มีส่วนได้เสียในโครงการ พวกเขาสามารถเป็นบุคคลภายใน เช่น ผู้จัดการโครงการ ทีมงาน เจ้าของหรือนักลงทุน หรือภายนอก เช่น ลูกค้า ลูกค้า หรือซัพพลายเออร์ อาจมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากในโครงการใด ๆ และการจัดการพวกเขาต้องใช้เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้คุณจัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หากคุณยังไม่พร้อมทดลองใช้ซอฟต์แวร์ฟรี เรายังมีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมายสำหรับ Excel และ Word ที่สามารถช่วยในทุกขั้นตอนของโครงการของคุณ ต่อไปนี้คือเทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้เสียบางส่วนฟรี

1. แม่แบบการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อาจมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากในโครงการใด ๆ แต่งานของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการคือการระบุพวกเขา ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายสามารถมีความสนใจที่แตกต่างกันหรือความสนใจเหล่านั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดโครงการ การใช้เทมเพลตการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียฟรีของเราสำหรับ Excel ช่วยให้คุณกำหนดแผนการสื่อสารผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีประสิทธิภาพเพื่อแจ้งให้ทราบอย่างเหมาะสม

มีฟิลด์สำหรับรวบรวมข้อมูลพื้นฐานของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงชื่อ ข้อมูลติดต่อ และอิทธิพลหรืออำนาจเหนือโครงการ จากนั้นคุณสามารถวางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายตามที่เกี่ยวข้องกับโครงการ โดยระบุลำดับความสำคัญของพวกเขาว่าพวกเขามีความเชี่ยวชาญในเรื่องนั้นๆ หรือไม่ และพวกเขามีอำนาจตัดสินใจหรือไม่ จากนั้นคุณสามารถประเมินความมุ่งมั่นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายต่อโครงการและจัดการได้ดีขึ้น

2. เทมเพลตรายงานสถานะโครงการ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำเป็นต้องรับทราบข้อมูลตลอดทั้งโครงการ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ระดับของข้อมูลและความถี่ในการอัปเดตนั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ไม่ว่าพวกเขาจะต้องการรายละเอียดหรือเพียงแค่ภาพรวม ผู้จัดการโครงการยังคงต้องรายงานอย่างสม่ำเสมอ การใช้เทมเพลตรายงานสถานะโครงการฟรีของเราสำหรับ Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจับระยะเวลาในโครงการ

ปัญหาเกี่ยวกับเทมเพลตแบบสแตติกคือต้องอัปเดตด้วยตนเอง และข้อมูลไม่สามารถปรับแต่งให้สะท้อนถึงข้อกังวลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายได้ ซึ่งแตกต่างจากเครื่องมือแบบคงที่ ProjectManager เป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ให้ข้อมูลตามเวลาจริงที่สามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย คุณสามารถสร้างรายงานสถานะได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์เท่านั้น แต่คุณยังสามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับผลต่าง พอร์ตโฟลิโอ และอื่นๆ ได้อีกด้วย รายงานทั้งหมดจะบันทึกข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อให้มีความแม่นยำและสามารถแชร์ในรูปแบบต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

3. แม่แบบแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือภาพที่สามารถช่วยคุณระบุและสร้างแผนภูมิผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ คุณต้องดาวน์โหลดเทมเพลตแผนที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราฟรีสำหรับ Excel คุณสามารถใช้แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อแจ้งการตัดสินใจของคุณเมื่อติดต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดทำแผนการสื่อสารของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เทมเพลตแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยให้คุณระบุได้ว่าใครต้องการทราบอะไร เมื่อใดที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ และพวกเขาต้องการรับการอัปเดตอย่างไร แผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนี้มีสี่ประเภทสำหรับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ: จัดการอย่างใกล้ชิด รักษาความพึงพอใจ รับทราบข้อมูลและติดตาม ใส่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายที่คุณระบุในช่องที่ถูกต้องและใช้รหัสสีเพื่อแสดงว่าพวกเขาสนับสนุน เป็นกลาง หรือสำคัญต่อโครงการ

4. เทมเพลตกรณีธุรกิจ

เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนได้เสียในโครงการ สิ่งหนึ่งที่พวกเขากังวลมากที่สุดคือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ พวกเขาต้องการทราบว่าค่าใช้จ่ายในการลงทุนนั้นคุ้มค่าหรือไม่ คุณสามารถแสดงให้พวกเขาเห็นได้ด้วยเทมเพลตกรณีธุรกิจฟรีสำหรับ Word ซึ่งสรุปวัตถุประสงค์ของโครงการ ต้นทุน และผลประโยชน์

กรณีธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการตรวจสอบสถานะของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยการพิสูจน์ว่าการลงทุนในโครงการเป็นประโยชน์ พวกเขาสามารถอ่านบทสรุปสำหรับผู้บริหาร พันธกิจของโครงการ และการส่งมอบขั้นสุดท้ายที่จะผลิตได้ มีที่สำหรับแสดงวัตถุประสงค์ของโครงการและวิธีที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จ การประเมินทางการเงินและการประเมินตลาด และอีกมากมาย มันจะช่วยให้ได้รับการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

5. เทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์

เทมเพลตฟรีอีกแบบหนึ่งที่สามารถช่วยพิสูจน์ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นว่าโครงการคุ้มค่ากับการลงทุนคือเทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ฟรีสำหรับ Excel ช่วยให้คุณดูตัวเลขและพิจารณาว่าเงินที่คุณทุ่มเทให้กับโครงการนั้นคุ้มค่ากับผลงานที่ส่งมอบหรือไม่

เทมเพลตการวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์ทำได้โดยการเพิ่มจำนวนเงินให้กับต้นทุนและผลประโยชน์ของโครงการ โดยการหักผลประโยชน์ออกจากต้นทุน คุณจะเห็นว่าหากมีกำไรสำหรับโครงการ นี่อาจเป็นผลกำไรทางการเงิน แต่ก็สามารถระบุได้ว่าวัตถุประสงค์และเป้าหมายทางธุรกิจนั้นคุ้มค่ากับค่าใช้จ่ายหรือไม่ ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้ผู้มีส่วนได้เสียมีส่วนร่วมในโครงการ

6. เมทริกซ์ RACI

การระบุและกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของทีมงานโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญอย่างชัดเจน แต่บ่อยครั้งที่ผู้จัดการโครงการจะละเลยแบบฝึกหัดเดียวกันเมื่อต้องรับมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ หลังจากนั้น ทีมโครงการของคุณเป็นเพียงหนึ่งในผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากในโครงการ การใช้เทมเพลตเมทริกซ์ RACI ฟรีของเราสำหรับ Excel ช่วยให้คุณสามารถจัดหมวดหมู่ทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

RACI ย่อมาจากความรับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา และแจ้งให้ทราบ ในเทมเพลตฟรีของเรา คุณจะแสดงรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด (หรือทีมงานโครงการทั้งหมด) ทางด้านซ้าย ขณะที่ด้านบนของแผนภูมิคือชื่อของพวกเขา ในช่องที่เกี่ยวข้อง คุณสังเกตว่าพวกเขามีความรับผิดชอบ รับผิดชอบ ได้รับคำปรึกษาหรือแจ้งให้ทราบหรือไม่ ตอนนี้ คุณมีเอกสารที่จะแนะนำทุกคนในทีม รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนร่วมและผลกระทบต่อโครงการในระดับต่างๆ กัน

7. เทมเพลตการรวบรวมข้อกำหนด

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการทราบปัญหาที่กำลังแก้ไขโดยโครงการ วิธีการวางแผนที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ เงื่อนไขหรือความสามารถใดที่ต้องปฏิบัติตาม และอื่นๆ นั่นคือทั้งหมดที่กล่าวถึงในเทมเพลตการรวบรวมข้อกำหนดฟรีของเราสำหรับ Word นี่เป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและรวบรวมข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการไว้ในที่เดียว

มีมากมายครอบคลุมในแม่แบบฟรี โดยแสดงรายการความต้องการของโครงการ ตั้งแต่ผู้ใช้ การทำงานและระบบ ไปจนถึงซอฟต์แวร์ อินเทอร์เฟซ เวิร์กโฟลว์ การเปลี่ยนแปลง และความเสี่ยง นี่เป็นมุมมองระดับสูงซึ่งเหมาะสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่วนใหญ่และหลีกเลี่ยงการเข้าไปในวัชพืช มีส่วนให้ทุกคนลงนามในเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับแจ้งและตกลง

8. เทมเพลตกฎบัตรทีม

สมาชิกในทีมเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แม้ว่าจะไม่ใช่คนเดียวในโครงการ เทมเพลตกฎบัตรทีมฟรีสำหรับ Word ส่วนใหญ่จะมุ่งเน้นไปที่พวกเขา แต่ก็เป็นเทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญอีกแบบหนึ่ง โดยจะอธิบายว่าทีมเข้ากับบริบทที่กว้างขึ้นของโครงการได้อย่างไร เช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ

นอกจากนั้น กฎบัตรฟรีจะแสดงรายชื่อทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการและให้ข้อมูลการติดต่อ มีส่วนที่จะร่างเบื้องหลังของโครงการ ภารกิจและวัตถุประสงค์ งบประมาณและทรัพยากร และกระบวนการตัดสินใจที่ทีมใช้ มีข้อมูลเกี่ยวกับขอบเขต การประเมินประสิทธิภาพ กิจกรรมและเหตุการณ์สำคัญ และอื่นๆ อีกมากมาย เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการสื่อสารและให้ทุกคนมีส่วนร่วมในโครงการ

9. แม่แบบแผนการสื่อสาร

เมื่อพูดถึงการสื่อสาร คุณต้องมีแผนการสื่อสารเพื่อรับข้อมูลไปยังทีมงานโครงการของคุณ การใช้เทมเพลตแผนการสื่อสารฟรีของเราสำหรับ Word จะช่วยให้คุณกำหนดวัตถุประสงค์และกำหนดการอัปเดตการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เป็นหนึ่งในแม่แบบการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญกว่า เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีข้อมูลดีจะจัดการได้ง่ายกว่าและมีโอกาสน้อยที่จะแทรกแซงในโครงการ

นอกจากวัตถุประสงค์แล้ว เทมเพลตแผนการสื่อสารยังช่วยให้คุณกำหนดวิธีที่คุณจะบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น ในกรอบเวลาใด และใช้เมตริกใดในการวัดความสำเร็จของคุณ คุณจะได้ทราบถึงการจัดบุคลากรและเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการเผยแพร่ข้อมูล ตลอดจนการตรวจสอบประสิทธิภาพของข้อมูล เมื่อคุณมีแผนแล้ว ก็มีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ตรงประเด็นและมีประสิทธิภาพ

10. เทมเพลตแผนผังองค์กร

แม้ว่าอาจดูเหมือนไม่ใช่เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก แต่การรู้ว่าโครงสร้างองค์กรของบริษัทหรือโครงการเป็นวิธีที่ทุกคนในองค์กรหรือทีมโครงการรู้ว่าใครที่พวกเขารายงาน ใช้เทมเพลตแผนภูมิองค์กรฟรีของเราสำหรับ Excel เป็นผังงานที่แสดงโครงสร้างภายในแบบลำดับชั้นขององค์กรหรือโครงการ

เอกสารนี้เป็นภาพที่เข้าใจง่ายของสายการบังคับบัญชา แม้ว่าองค์กรขนาดเล็ก เช่น สตาร์ทอัพหรือโครงการอาจไม่ต้องการเครื่องมือนี้ แต่ยิ่งองค์กรหรือโครงการมีขนาดใหญ่และซับซ้อนมากเท่าใด เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนี้ก็ยิ่งจำเป็นมากขึ้นเท่านั้น จำเป็นที่ทุกคนจะต้องรู้ว่าพวกเขารายงานถึงใครและใครมีอำนาจ ซึ่งเป็นสิ่งที่เทมเพลตนี้แสดงให้เห็น

ProjectManager ช่วยในการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เมื่อคุณดาวน์โหลดและใช้เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียฟรีของเราแล้ว คุณจะพบว่าสิ่งเหล่านี้สามารถพาคุณไปได้ไม่ไกล ท้ายที่สุดแล้ว เทมเพลตส่วนใหญ่จะถูกป้อนและอัปเดตด้วยตนเอง เทมเพลตเหล่านั้นไม่ได้ทำงานร่วมกันและแยกออกจากเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหลือของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้คุณวางแผน จัดการ และติดตามการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณแบบเรียลไทม์

แบ่งปันแผนโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

โครงการต้องการแผน แต่แผนใช้ไม่ได้หากไม่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ การสร้างกำหนดการบนแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพของเราช่วยให้คุณจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทีมโครงการของคุณ จัดระเบียบงานของพวกเขา เชื่อมโยงการพึ่งพาเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง และมอบหมายให้ทำงานที่คุณสามารถติดตามได้แบบเรียลไทม์ สามารถแชร์แผนโครงการกับทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

ตรวจสอบความคืบหน้าและประสิทธิภาพแบบเรียลไทม์

เมื่อคุณกำหนดพื้นฐานบน Gantt แล้ว คุณสามารถติดตามความพยายามที่วางแผนไว้เทียบกับความพยายามจริงของคุณได้ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาและงบประมาณของคุณเท่านั้น แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังต้องการได้รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับข้อมูลอันมีค่านั้นด้วย แดชบอร์ดตามเวลาจริงไม่จำเป็นต้องตั้งค่าเช่นเดียวกับเครื่องมือขนาดเล็ก และติดตามทุกอย่างตั้งแต่ปริมาณงานไปจนถึงต้นทุนและเวลาในรูปแบบกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย เป็นวิธีที่ดีในการดูโครงการในระดับสูงได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้คุณสมบัติการจัดการทรัพยากรเพื่อให้ทีมของพวกเขามีประสิทธิผล สามารถตั้งค่าความพร้อมใช้งานล่วงหน้าได้เพื่อทำให้การจัดกำหนดการง่ายขึ้น และแผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีของเราจะช่วยให้คุณเห็นการจัดสรรทีมของคุณ จากนั้น คุณสามารถจัดสมดุลปริมาณงานจากแผนภูมิเพื่อให้ทำงานเต็มความจุ พวกเขาไม่ได้ถูกรวมไว้ทั้งหมดและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยินดีที่จะเห็นผลผลิต

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

หากนั่นไม่เพียงพอสำหรับคุณ การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไซต์ของเราเต็มไปด้วยเนื้อหาฟรี มีบล็อกรายสัปดาห์ คู่มือ วิดีโอ และแน่นอน เทมเพลตการจัดการโครงการฟรีเพิ่มเติมสำหรับ Excel และ Word ต่อไปนี้เป็นแหล่งข้อมูลบางส่วนเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• คู่มือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 101
• ทฤษฎีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับผู้ถือหุ้น: อะไรคือความแตกต่าง?
• การทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 101: คู่มือฉบับย่อสำหรับการทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น เครื่องมือการจัดการงานจะเพิ่มคุณลักษณะด้านประสิทธิผลและการจัดการความเสี่ยงเพื่อช่วยคุณระบุ ติดตาม และลดความเสี่ยง เข้าร่วมทีมที่ Avis, Nestle และ Siemens ที่ประสบความสำเร็จด้วยซอฟต์แวร์ของเรา เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี