เอกสารโครงการ: 15 เอกสารโครงการที่สำคัญ

ผู้จัดการโครงการทราบถึงความสำคัญของเอกสารโครงการ เอกสารโครงการต้องถูกต้องและมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เป็นปัจจุบันกับโครงการ การสร้างและจัดการเอกสารโครงการตลอดวงจรชีวิตของโครงการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการ แต่จะเริ่มต้นจากตรงไหนดี

คู่มือนี้กำหนดว่าเอกสารโครงการคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญนอกเหนือจากการสรุปเอกสารโครงการ 10 อันดับแรกที่คุณควรสร้างเสมอเพื่อวางแผนและดำเนินการโครงการของคุณ

เอกสารโครงการคืออะไร?

เอกสารโครงการระยะหมายถึงเอกสารการจัดการโครงการที่สร้างขึ้นตลอดวงจรชีวิตโครงการ เอกสารเหล่านี้ เช่น แผนโครงการ กำหนดการโครงการ หรืองบประมาณโครงการ กำหนดกิจกรรม ขั้นตอน และแนวทางปฏิบัติที่ทีมงานโครงการควรปฏิบัติตาม

เอกสารโครงการมีวัตถุประสงค์หลายประการ เช่น การวางแผนโครงการ การจัดการต้นทุน หรือการบริหารความเสี่ยง นอกจากนี้ยังมีเอกสารโครงการบางอย่างที่ต้องสร้างในขั้นตอนของโครงการเฉพาะเนื่องจากกำหนดขั้นตอนสำหรับขั้นตอนต่อไป ตัวอย่างเช่น ต้องสร้างแผนการจัดการโครงการก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนการดำเนินการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณจัดระเบียบและแบ่งปันข้อมูลที่สำคัญต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานที่มีพื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัด และทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันเอกสารผลิตภัณฑ์กับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ มุมมองโปรเจ็กต์ที่หลากหลายทั้งหมดแบ่งปันแหล่งข้อมูลเดียวเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน เริ่มต้นใช้งานฟรี

มาดูกันว่าเอกสารโครงการใดควรสร้างในแต่ละขั้นตอนของโครงการ

เอกสารโครงการตามระยะโครงการ

โครงการมีขนาดและความซับซ้อนแตกต่างกันไป และบางโครงการต้องการเอกสารโครงการที่ครอบคลุมมากกว่าโครงการอื่นๆ นี่คือภาพรวมของเอกสารโครงการบางส่วนที่มักจะสร้างขึ้นตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

• การเริ่มต้นโครงการ: กฎบัตรโครงการ, กรณีธุรกิจ, วาระการประชุมกำหนดการโครงการ
• การวางแผนโครงการ: แผนการจัดการโครงการ โครงสร้างการแบ่งงาน งบประมาณโครงการ กำหนดการโครงการ แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง แผนการจัดการขอบเขต แผนการจัดการความเสี่ยง
• การ ดำเนินการโครงการ: รายงานสถานะโครงการ เทมเพลตที่เรียนรู้ ไทม์ชีท คำขอเปลี่ยนแปลง คำสั่งเปลี่ยนแปลง
• การตรวจสอบและควบคุมโครงการ: รายงานสถานะโครงการ เทมเพลตที่เรียนรู้ ไทม์ชีท
• การปิดโครงการ: เทมเพลตการปิดโครงการ รายการเจาะ

ตอนนี้ คุณมีแนวคิดเกี่ยวกับเอกสารโครงการที่เหมาะสมสำหรับแต่ละช่วงของวงจรชีวิตโครงการแล้ว มาดูเอกสารการจัดการโครงการที่สำคัญกัน

เอกสารโครงการ 15 อันดับแรกที่จะรวมไว้ในเอกสารโครงการของคุณ

ต่อไปนี้คือคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเอกสารโครงการที่สำคัญและเทมเพลตการจัดการโครงการที่สอดคล้องกันสำหรับแต่ละรายการ อย่าลืมตรวจสอบไลบรารีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีของเรา ซึ่งคุณจะพบกับเทมเพลตมากมายเพื่อสร้างเอกสารโครงการของคุณ

1. แผนโครงการ

แผนโครงการเป็นเอกสารการจัดการโครงการที่ครอบคลุมมากที่สุด เนื่องจากเป็นการรวบรวมเอกสารโครงการที่สร้างขึ้นในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ ตัวอย่างเช่น แผนโครงการของคุณควรมีงบประมาณโครงการและกำหนดการโครงการของคุณ

2. กฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการเขียนขึ้นในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการและกำหนดขั้นตอนสำหรับแผนโครงการ ผู้จัดการโครงการใช้กฎบัตรโครงการเพื่อให้ภาพรวมโดยย่อของโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้สนับสนุน และลูกค้า

3. กรณีธุรกิจ

เช่นเดียวกับกฎบัตรโครงการ กรณีธุรกิจคือเอกสารที่สร้างขึ้นในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นเพื่อโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการถึงคุณค่าของโครงการโดยอธิบายผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรของพวกเขา

4. แผนการสื่อสารโครงการ

แผนการสื่อสารกำหนดแนวทางทั้งหมดสำหรับการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ กำหนดช่องทางการสื่อสารที่จะใช้ กำหนดการสื่อสาร บทบาทและความรับผิดชอบ รวมถึงรายละเอียดอื่นๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการสื่อสารตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

5. ทะเบียนความเสี่ยง

เอกสารนี้อนุญาตให้คุณลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด และรวมถึงคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับผลกระทบและความเป็นไปได้ที่อาจเกิดขึ้น ทะเบียนความเสี่ยงเป็นเอกสารโครงการที่สำคัญ เนื่องจากให้ข้อมูลที่สำคัญสำหรับแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ ซึ่งประกอบด้วยเอกสาร กลยุทธ์ และแนวทางการบริหารความเสี่ยงทั้งหมด

6. คำชี้แจงขอบเขต

คำสั่งขอบเขตกำหนดกิจกรรมที่จะดำเนินการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ว่าจะทำอะไรและจะไม่ทำอะไรเพื่อให้ความคาดหวังมีความชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการขอบเขต ซึ่งเป็นเอกสารครอบคลุมที่อธิบายขั้นตอนและแนวทางที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตของโครงการ

7. งบประมาณโครงการ

งบประมาณโครงการเป็นเอกสารการจัดการโครงการที่สำคัญ ในการสร้าง คุณจะต้องประมาณการต้นทุนโครงการของคุณ ซึ่งรวมถึงแรงงาน วัสดุ อุปกรณ์ และทุกอย่างที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ

8. กำหนดการโครงการ

ในระดับพื้นฐาน กำหนดการโครงการจะกำหนดเส้นเวลาสำหรับการดำเนินงานโครงการทั้งหมด นอกจากนี้ยังสามารถรวมรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ โครงการของคุณลอยหรือหย่อน และเส้นทางที่สำคัญ แผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการสร้างกำหนดการโครงการโดยละเอียด

9. รายงานสถานะโครงการ

รายงานสถานะโครงการเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ต้องมี เนื่องจากช่วยให้คุณตรวจสอบความสมบูรณ์ของโครงการได้ตลอดเวลา และแบ่งปันข้อมูลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้อัปเดตอยู่เสมอ รายงานสถานะเป็นแบบย่อและรวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเท่านั้น

10. เทมเพลตการปิดโครงการ

จำเป็นต้องสร้างเอกสารโครงการเมื่อสิ้นสุดระยะการปิดโครงการเสมอ นั่นเป็นเพราะว่าผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องปิดสัญญา สร้างเอกสาร "บทเรียนที่ได้รับ" และได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในภารกิจสำคัญอื่นๆ ทั้งหมดนี้จะต้องได้รับการบันทึกไว้เพื่อไม่ให้มีอะไรตกหล่น

11. แม่แบบข้อเสนอโครงการ

ข้อเสนอโครงการคือเอกสารการจัดการโครงการที่ให้ภาพรวมโดยย่อของส่วนสำคัญของโครงการ วัตถุประสงค์หลักคือการโน้มน้าวให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีศักยภาพเห็นคุณค่าของโครงการในช่วงเริ่มต้น ควรเป็นเอกสารโน้มน้าวใจที่เน้นถึงประโยชน์ เป้าหมาย และข้อกำหนดหลัก

12. แม่แบบสรุปโครงการ

สรุปโครงการคือเวอร์ชันสรุปของแผนโครงการของคุณ โดยมุ่งไปที่ผู้ชม เช่น ทีมข้ามสายงานหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่จำเป็นต้องเจาะลึกรายละเอียดทั้งหมดของแผนการจัดการโครงการ แต่ยังต้องมีความเข้าใจในโครงการ เป้าหมาย งบประมาณ บทบาทและความรับผิดชอบในประเด็นสำคัญอื่นๆ

13. เทมเพลตการรวบรวมข้อกำหนด

ข้อกำหนดของโครงการคือเป้าหมายและข้อกำหนดที่คาดหวังจากโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดพึงพอใจ เทมเพลตการรวบรวมข้อกำหนดฟรีของเราจะช่วยคุณจัดทำเอกสารข้อกำหนดของโครงการทั้งหมด

14. เทมเพลตภาพรวมโครงการ

ภาพรวมของโครงการคือเอกสาร 1 หน้าที่สรุปประเด็นที่สำคัญที่สุดของโครงการ เช่น ไทม์ไลน์ เหตุการณ์สำคัญ งบประมาณ สถานะ และบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม

15. เทมเพลตกฎบัตรของทีม

กฎบัตรทีมคือเอกสารการจัดการโครงการที่แสดงบทบาท ความรับผิดชอบ สิ่งที่ส่งมอบ และทรัพยากรของทีมโครงการ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเข้าใจภาระงานและวัตถุประสงค์ของสมาชิกในทีมแต่ละคนเพื่อการวางแผนทรัพยากรที่ดียิ่งขึ้น

สิ่งที่ควรค่าแก่การจัดทำเอกสาร

ไม่ว่าโครงสร้างองค์กรของคุณจะเป็นอย่างไร ความสามารถในการบันทึกและจัดทำเอกสารทุกด้านของโครงการมีความสำคัญต่อการเป็นผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ รายงาน แผนภูมิ กราฟ เอกสาร คำขอเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตสถานะจำนวนมากจำเป็นต้องได้รับการบำรุงรักษาตลอดวงจรชีวิตของโครงการ และงานเอกสารประกอบเพื่อเย็บชิ้นส่วนต่างๆ ของโครงการเข้าด้วยกันและทำให้สำเร็จลุล่วง

อย่างไรก็ตาม เวลาของคุณมีจำกัด และองค์กรส่วนใหญ่ต้องอดทนต่องานเอกสารที่น่าเบื่อ คุณจะรักษาประสิทธิภาพและจัดทำเอกสารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดควรค่าแก่การบันทึก:

• ทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า – ลองนึกภาพว่าจู่ๆ ลูกค้าก็ตั้งคำถามกับการตัดสินใจที่เกิดขึ้นเมื่อหลายเดือนก่อน ลูกค้าบอกว่าพวกเขาเลือกทิศทางเดียว แต่บริษัทของคุณตัดสินใจเลือกเส้นทางอื่นในระหว่างการดำเนินการ เอกสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับการประชุมกับลูกค้า รวมถึงบันทึกที่มีวันที่ เวลา และผู้เข้าร่วมประชุมช่วยแก้ไขความเข้าใจผิด
• คำสั่งทางกฎหมาย – สำหรับบางโครงการ ทีมกฎหมายจะต้องตรวจสอบเอกสารระหว่างโครงการ สำหรับโครงการสาธารณะ อาจมีกระบวนการกำกับดูแลและทบทวนที่วิเคราะห์โครงการหลังจากเสร็จสิ้น ทราบข้อกำหนดด้านเอกสารที่ทีมกฎหมายของคุณต้องการก่อนเริ่มโครงการ การเล่นไล่ตามมีความเสี่ยงในสภาพแวดล้อมแบบนี้
• จำนวนกระบวนการที่เหมาะสม – ในขณะที่คุณไม่ต้องการหลงทางกับการบันทึกแผนและกระบวนการมากจนคุณไม่ได้ดำเนินการจริงๆ คุณต้องการคำจำกัดความบางอย่างเกี่ยวกับแผนและเป้าหมายของโครงการ ให้โครงสร้างองค์กรของคุณกำหนดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร ตัวอย่างเช่น การพยายามดำเนินการโดยไม่มีกระบวนการในโครงการที่ต้องใช้เอกสารทางกฎหมายจะทำให้โครงการของคุณประสบปัญหาเท่านั้น หากมีข้อสงสัย วิธีที่ดีที่สุดคือการจัดทำเอกสาร
• การเปลี่ยนแปลงในโครงการ – การอัปเดตโครงการอย่างต่อเนื่องมีความสำคัญต่อการทำเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป้าหมายของโครงการเปลี่ยนไป ตามหลักการแล้ว คุณจะมีเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์แบบเรียลไทม์ เพื่อให้ทรัพยากรและการเปลี่ยนแปลงงานของคุณมีกำหนดการตามเวลาจริงและปัญหาต่างๆ จะถูกบันทึกไว้เมื่อเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม ควรเพิ่มผลกระทบที่มากขึ้นต่อแผนโครงการในเอกสารโครงการในลักษณะที่ควบคุมเวอร์ชัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารโครงการ

แล้วอะไรคือกลยุทธ์ที่ดีที่สุดที่คุณควรใช้เพื่อให้เอกสารของคุณมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และทันเวลา? ในการจัดแนวเอกสารของคุณตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด คุณควร:

• ใช้เวลา - ใช้ปฏิทินของคุณ! หลายคนคิดว่าปฏิทินมีไว้สำหรับการจัดกำหนดการประชุมเท่านั้น มันไม่ใช่. ใช้เพื่อจัดตารางเวลา 2-3 ชั่วโมงอย่างต่อเนื่องเพื่อรวบรวมเอกสารที่จำเป็น แทนที่จะรับสายหรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน ให้ใช้เวลาในการเขียน ด้วยเวลาและสมาธิที่จดจ่อ คุณจะสามารถก้าวหน้าได้อย่างมาก ในทำนองเดียวกัน กำหนดเวลาช่วง 10-15 นาทีในปฏิทินของคุณในแต่ละสัปดาห์เพื่อตรวจสอบและอัปเดตเอกสารประกอบ
• มีรายละเอียดในระดับที่เหมาะสม – การรวบรวมเอกสารสำหรับวิศวกรจะแตกต่างจากเอกสารที่คุณนำเสนอต่อผู้บริหาร วิศวกรต้องการรายละเอียดที่คุณสามารถระบุได้ในขณะที่ผู้บริหารไม่มีเวลาที่จะจมอยู่กับรายละเอียด พวกเขาต้องการเพียงหัวข้อย่อย บรรทัดล่าง และขั้นตอนต่อไป การกำหนดระดับเอกสารที่เหมาะสมสำหรับผู้ชมที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับคุณ
• ใช้ที่เก็บข้อมูลอัจฉริยะ – เอกสารของคุณต้องค้นหาได้ง่าย เอกสารจะไร้ประโยชน์หากมันถูกฝังอยู่ใต้หินที่ไม่มีใครพบ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างพื้นฐานอยู่ในสถานที่เพื่อเข้าถึงเอกสารออนไลน์ และโครงสร้างโฟลเดอร์และลำดับชั้นนั้นง่ายและเข้าใจง่าย
• แบ่งปันกับผู้อื่น – คนส่วนใหญ่ไม่ชอบใส่เอกสารประกอบกัน แต่ชอบเมื่อมันถูกบรรจุไว้ให้พวกเขา คุณจะประหลาดใจที่คนอ่านเอกสารจริง ๆ ! ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ของคุณเพื่อจัดเก็บเอกสารของคุณทางออนไลน์กับโครงการ ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและมีการทำงานร่วมกัน
• การควบคุมเวอร์ชัน และการอัปเดต – การรักษาเอกสารโครงการให้เป็นปัจจุบันและอัปเดตเป็นสิ่งที่ท้าทาย การเข้าถึงเวอร์ชันเริ่มต้นเป็นเรื่องง่าย แต่การกลับไปอัปเดตเอกสารและดูแลรักษาการควบคุมเวอร์ชันนั้นเป็นเรื่องที่เจ็บปวด ความช่วยเหลือที่ใหญ่ที่สุดคือโครงสร้างพื้นฐานที่เก็บเอกสารที่คุณมี การควบคุมเวอร์ชันอัตโนมัติช่วยให้คุณจัดการกระบวนการนี้ และผู้ใช้เอกสารของคุณเชื่อมั่นเสมอว่าพวกเขามีเวอร์ชันล่าสุด

ProjectManager ช่วยเหลือเกี่ยวกับเอกสารโครงการอย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์งานและโครงการที่เชื่อมต่อทีมไฮบริดและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เอกสารโครงการทั้งหมดสามารถเก็บไว้ในเครื่องมือและทุกคนที่ต้องการเข้าถึงเอกสารจะได้รับ คุณสามารถสร้างแผนโครงการและอื่น ๆ อีกมากมาย ทำให้ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์เดียวที่คุณต้องการสำหรับความสำเร็จของโครงการ

จัดทำแผนโครงการบนแผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบ

เอกสารโครงการที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือแผนโครงการของคุณ คุณสามารถสร้างและแชร์สิ่งนี้กับแผนภูมิแกนต์ของเรา ซึ่งจัดระเบียบงานทั้งหมดของคุณ เชื่อมโยงการพึ่งพาอาศัยกัน และพล็อตเหตุการณ์สำคัญเพื่อช่วยให้คุณทำตามกำหนดเวลาได้ มันยังกรองเส้นทางวิกฤต แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ของเราให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์และแชร์ได้ง่าย ดังนั้นทุกคนจึงใช้ข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

ตรวจสอบโครงการของคุณด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

เอกสารโครงการของคุณกำหนดขั้นตอนสำหรับการดำเนินการโครงการของคุณเท่านั้น เพื่อให้เป็นไปตามแผนดังกล่าว คุณต้องมีวิธีติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพในแบบเรียลไทม์ แดชบอร์ดสดของเราจะรวบรวม คำนวณ และส่งมอบตัววัดตามเวลาจริง ปริมาณงาน และอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องมีการตั้งค่าต่างจากเครื่องมืออื่นๆ คุณเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อโครงการคลี่คลาย

เจาะลึกข้อมูลด้วยการรายงานเพียงคลิกเดียว

เมื่อมุมมองระดับสูงไม่เพียงพอ คุณสามารถสร้างรายงานโครงการด้วยการกดแป้นพิมพ์ รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย ความคืบหน้า และอื่นๆ รายงานทั้งหมดสามารถกรองเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการดู คุณสามารถแนบรายงานไปยังอีเมลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือพิมพ์ออกมาเพื่อนำเสนอ

ProjectManager เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นซึ่งช่วยให้คุณอัปเดตเอกสารโครงการของคุณได้ตามต้องการเมื่อโครงการเปลี่ยนแปลง ทุกคนได้รับการอัปเดตด้วยการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือการแจ้งเตือนในแอป ดังนั้นจึงไม่มีความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวัง ใช้เครื่องมือที่จัดการแผนโครงการ ทรัพยากร ต้นทุน และทีมของคุณในขณะที่จัดเก็บเอกสารโครงการทั้งหมดที่คุณต้องมีเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

แน่นอนว่าเอกสารอาจเป็นอุปสรรคต่อโครงการของคุณ แต่คุณต้องการมัน มีเครื่องมือที่สามารถช่วยให้คุณทำได้ง่ายขึ้น ดีขึ้น และเร็วขึ้น ชุดซอฟต์แวร์ออนไลน์จาก ProjectManager เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมในการสร้างและจัดเก็บเอกสารโครงการของคุณเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นและแบ่งปันเอกสารกับทีมของคุณ เริ่มต้นใช้งานฟรี