คู่มือฉบับย่อสำหรับรายการแอ็คชันและรายการแอ็คชัน

มีแนวโน้มมากกว่าที่คุณได้สร้างรายการการทำงานโดยที่ไม่รู้ตัว หากคุณเคยเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณได้สร้างชุดของการดำเนินการต่างๆ เช่น ธุระที่ต้องทำ งานบ้านที่ต้องทำให้เสร็จ คนที่ต้องติดต่อ ฯลฯ

การจัดการโครงการขนาดใหญ่เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนกว่ามาก และต้องใช้ระบบที่ซับซ้อนในการสร้าง มอบหมาย และติดตามรายการการดำเนินการ

รายการแอคชั่นคืออะไร?

รายการการดำเนินการเป็นงานที่ไม่ต่อเนื่องและดำเนินการได้ซึ่งทำหน้าที่เป็น "หินก้าว" ไปสู่วัตถุประสงค์ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น การสร้างรายการการดำเนินการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการมอบหมายงานเหล่านี้และติดตามความคืบหน้า

รายการดำเนินการมีหลายรูปแบบ ตั้งแต่กิจกรรมที่ต้องทำให้เสร็จไปจนถึงเหตุการณ์ที่ต้องเกิดขึ้น ลักษณะเฉพาะของพวกมันคือ แต่ละรายการที่ทำสำเร็จจะนำไปสู่การสรุปงานที่ยิ่งใหญ่กว่า รายการเหล่านี้ต้องกระชับ และโดยทั่วไปแล้วจะเสร็จสมบูรณ์โดยบุคคลเพียงคนเดียว แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจดูเรียบง่าย แต่การสร้างรายการการดำเนินการนั้นมีความเกี่ยวข้องมากกว่าที่คุณคาดไว้ คำสั่งที่สร้างไม่ดีอาจทำให้ทั้งโครงการช้าลงหรือแม้กระทั่งนำไปสู่ความล้มเหลวทั้งหมด ด้วยเหตุผลนี้ คุณจำเป็นต้องเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างและใช้วิธีการเหล่านี้เพื่อขับเคลื่อนโครงการของคุณไปข้างหน้า

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างรายการการดำเนินการและดำเนินการงานของคุณเป็นทีมอย่างแท้จริง ด้วย ProjectManager คุณสามารถทำงานร่วมกันในมุมมองที่แตกต่างกันห้าแบบ ติดตามความคืบหน้าด้วยแดชบอร์ด และแม้กระทั่งติดตามเวลาของคุณ เริ่มต้นวันนี้ฟรี

ใครเป็นคนสร้างรายการแอคชั่น?

โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดการและหัวหน้าทีมมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างและมอบหมายรายการการดำเนินการ บุคคลในบทบาทเหล่านี้จะกำหนดงานและแยกย่อยออกเป็นรายการที่สมาชิกในทีมสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นและ "ทำเครื่องหมาย" เป็นหน้าที่ของผู้จัดการที่จะต้องรู้ว่าใครควรทำงานในรายการการดำเนินการใดและรายการใดที่ต้องมีสมาชิกในทีมหลายคน

รายการการดำเนินการมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อทำงานที่ซับซ้อนในการตั้งค่าทีม เนื่องจากช่วยให้สมาชิกในทีมไม่ต้องเหยียบย่ำกันและกันและทำงานที่ไม่จำเป็น

วัตถุประสงค์ของรายการการดำเนินการ

รายการการดำเนินการต่อเนื่องเป็นวิธีที่ดีในการติดตามความรับผิดชอบของทุกคนในระหว่างโครงการ ซึ่งช่วยให้ค้นหาคำตอบสำหรับคำถามที่คุณอาจมีในอนาคตได้ง่ายขึ้น รายการดำเนินการจะแสดงสิ่งที่ถูกต้องและสิ่งที่ผิดพลาดระหว่างโครงการ ตลอดจนความพยายามและทรัพยากรที่จำเป็นในงานบางอย่าง

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อสร้างรายการการดำเนินการ

มีรายละเอียดห้าประการที่คุณควรใส่ไว้เสมอเพื่อให้แน่ใจว่ารายการนั้นเข้าใจและสามารถติดตามได้:

• ชื่องาน
• วันสำคัญ – การสร้าง เสร็จสิ้นตามแผน เสร็จสิ้นจริง
• คำอธิบายของรายการการกระทำ
• ความเสี่ยงหรือประเด็นที่ต้องระวัง
• ใครจะเป็นเจ้าของรายการแอ็คชั่น

ตัวอย่างรายการแอ็คชัน

ลองนึกภาพการประชุมที่กำลังวางแผนโครงการและกำลังอภิปรายรายการงาน งานเหล่านี้ต้องทำให้เสร็จก่อนจึงจะดำเนินโครงการต่อไปได้ เพื่อให้งานที่เป็นนามธรรมเหล่านี้สามารถจัดการได้มากขึ้น ผู้จัดการโครงการจะแบ่งงานเหล่านี้เป็นรายการการดำเนินการที่แตกต่างกัน

สมาชิกในทีมสามารถสรุปและดำเนินการได้ง่ายกว่า และผู้จัดการโครงการติดตามได้ง่ายขึ้น นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• กำหนดการประชุมตามเวลาและวันที่กำหนด
• ส่งคำขอไปยังผู้ขายที่เป็นบุคคลภายนอก
• การติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อตั้งค่าการโทร
• ส่งงานสั่งทำ
• การสร้างกราฟิก

องค์ประกอบของรายการแอ็คชัน

ปฏิบัติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้สำหรับการสร้างรายการการดำเนินการเพื่อรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในลักษณะที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้ กระบวนการนี้ไม่ซับซ้อน แต่มีองค์ประกอบสำคัญที่ต้องคำนึงถึง:

ชื่อเรื่องและหมายเลขติดตาม

นี่คือชื่อของรายการการดำเนินการ – ตัวอธิบายที่ง่ายที่สุด ตั้งชื่อให้สั้น เพราะคุณจะเขียนคำอธิบายและขยายรายละเอียดที่นั่น ขอแนะนำให้กำหนดหมายเลขติดตามสำหรับแต่ละรายการ สิ่งนี้จะทำให้วิธีการติดตามและรายงานของคุณง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับรายการการทำงานหลายรายการพร้อมกัน

ระดับความสำคัญ

เมื่อต้องรับมือกับรายการการกระทำหลายรายการ ให้กำหนดลำดับความสำคัญแต่ละรายการเพื่อให้ทราบว่าควรเน้นที่สิ่งใดก่อน ไม่จำเป็นต้องดำเนินการทั้งหมดตามลำดับที่ได้รับมอบหมาย บางคนจะกดดันมากกว่าคนอื่นโดยธรรมชาติ

วันที่สร้างและคาดว่าจะแล้วเสร็จ

มีสามวันที่ที่ต้องคำนึงถึงเมื่อสร้างรายการการดำเนินการ ได้แก่ วันที่สร้าง วันที่เสร็จสมบูรณ์โดยประมาณ และวันที่เสร็จสมบูรณ์ในที่สุด โปรดทราบว่าไม่ใช่ทั้งหมดที่จะเสร็จสมบูรณ์ และบางส่วนอาจ "แก้ไข" แทน สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นระหว่างทางและไม่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ

ผู้สร้างและผู้ได้รับมอบหมาย

รวมผู้ที่สร้างรายการการทำงาน รวมถึงใครที่พวกเขามอบหมายให้ ซึ่งช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องทราบว่าจะถามคำถามไปที่ใดได้ง่ายขึ้น โดยพื้นฐานแล้ว นี่เป็นวิธีเพิ่มความเร็วในการสื่อสาร

คำอธิบาย

คำอธิบายควรขยายในชื่อ พึงระลึกไว้เสมอว่าสิ่งนี้ควรเป็นคำอธิบายง่ายๆ — เป็นการสรุป ไม่ใช่คำแนะนำทีละขั้นตอน โดยทั่วไป คำอธิบายรายการการดำเนินการเป็นเพียงประโยคหรือสองประโยคเท่านั้น

คำอธิบายแบบขยาย

คุณสามารถใส่รายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องที่ผู้รับมอบหมายต้องดำเนินการในที่นี้ อาจไม่จำเป็น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายการการดำเนินการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษารายการการดำเนินการ

เมื่อคุณเริ่มเขียน มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อที่ควรคำนึงถึง:

เริ่มต้นด้วยกริยา

เมื่อรายการการกระทำถูกเขียนเป็นคำนาม อัตราต่อรองคือ พวกมันกว้างเกินไป นี้สามารถนำไปสู่ความสับสน ตัวอย่างเช่น การตั้งชื่อรายการการดำเนินการ “ตรวจทานอีเมลนักลงทุน” กับ “อีเมลนักลงทุน” ให้แนวคิดที่ชัดเจนยิ่งขึ้นว่าต้องทำอะไร

กระชับ

รายการการดำเนินการควรทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น ไม่ซับซ้อนมากขึ้น หากพวกเขา "ใช้คำฟุ่มเฟือย" เกินไปหรือมีรายละเอียดที่ไม่จำเป็น พวกเขาอาจทำให้ผู้รับมอบหมายสับสนและทำให้สิ่งต่างๆ ช้าลงได้ น้อยมาก

เขียนให้ทุกคนเข้าใจ

รายการการกระทำจะเหมาะสมสำหรับทุกคนที่สร้างรายการเหล่านี้ แต่ให้พิจารณาว่าสิ่งเหล่านี้เหมาะสมหรือไม่สำหรับผู้อ่านครั้งแรก ผู้ได้รับมอบหมายควรรู้ว่าต้องทำอย่างไร

เก็บทรัพยากรไว้ในใจ

เมื่อคุณสร้างรายการดำเนินการ ให้พิจารณาทรัพยากรที่จำเป็น เช่น งบประมาณ แรงงาน และเวลา ทรัพยากรเหล่านี้อาจส่งผลต่อคนที่คุณมอบหมายให้และรายการอื่นๆ ที่คุณมอบหมายให้กับพวกเขา

คาดการณ์ผลการดำเนินการรายการ

สำเร็จงานหนึ่งสามารถปลดล็อกประตูไปอีก เมื่อคุณคาดการณ์งานเพิ่มเติมเหล่านี้ล่วงหน้า คุณจะก้าวหน้าไปอีกขั้น

การติดตามรายการการดำเนินการคืออะไร

หลังจากเขียนรายการการดำเนินการแล้ว การดำเนินการและการติดตามจะเริ่มต้นขึ้น ขณะที่กำลังดำเนินการอยู่ คุณควรติดตามและบันทึกความคืบหน้าเพื่อแจ้งการตัดสินใจและกลยุทธ์ เมื่อทำอย่างถูกต้อง การติดตามควรเปิดเผยตำแหน่งที่จะปรับกลยุทธ์การจัดการงานในอนาคต

การติดตามรายการการดำเนินการคือกระบวนการตรวจสอบรายการการดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบและบันทึกข้อมูล ข้อมูลนี้สามารถอ้างอิงกลับไปได้อย่างง่ายดายและแม้กระทั่งแจ้งการตัดสินใจในอนาคต

การติดตามมีความสำคัญอย่างยิ่งหลังจากโครงการเสร็จสิ้น หากไม่มีข้อมูลดังกล่าว ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีการจัดการรายการการดำเนินการจะสูญเปล่าไปโดยเปล่าประโยชน์ ตามหลักการแล้ว ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกและนำไปใช้ในภายหลัง

ใช้ตัวติดตามรายการแอ็คชัน

ตัวติดตามรายการการดำเนินการช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถบันทึกและอัปเดตรายการการดำเนินการได้ ตามเนื้อผ้า นี่คือสเปรดชีตธรรมดา ตอนนี้ ตัวติดตามที่ดีที่สุดมีฟังก์ชันการทำงานที่สูงขึ้นและช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันในทีมได้

การจัดรูปแบบรายการการดำเนินการอย่างเหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญในการจัดระเบียบข้อมูลสำหรับอนาคต มีแนวโน้มว่าจะมีคนสนใจมากขึ้นในการดูรายการเหล่านี้ และพวกเขาจำเป็นต้องเข้าใจสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา ซึ่งหมายความว่าการจัดรูปแบบให้สอดคล้องกันและรวมชุดข้อมูลเดียวกันในแต่ละรายการ ไม่ว่าโปรเจ็กต์จะเป็นอย่างไรก็ตาม

ทำไมคุณควรใช้เทมเพลต

รายการดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการงานอย่างต่อเนื่อง พวกเขาเป็นสิ่งที่หัวหน้าทีมสร้างและใช้งานตลอดชีวิตของโครงการใดๆ ด้วยเหตุนี้ รายการของคุณควรอยู่ในรูปแบบเดียวกันและมีข้อมูลเดียวกัน ความสอดคล้องนี้ช่วยลดความสับสนและปรับปรุงผลลัพธ์

ในฐานะผู้รับโอนสิทธิ์ คุณควรรู้ว่าสิ่งที่คุณคาดหวังจากคุณคืออะไร ไม่ว่าคุณจะได้รับมอบหมายอะไรหรือใครเป็นคนมอบหมาย เทมเพลตรายการการดำเนินการช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการจะอยู่ในรูปแบบที่คุณเข้าใจได้

เทมเพลตรายการการดำเนินการของเราช่วยให้แน่ใจว่าคุณใส่รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดและจัดรูปแบบรายการในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง ในการทำเช่นนั้น คุณจะไม่ต้องเสียเวลาอันมีค่าไปทำความคุ้นเคยกับรูปแบบใหม่ คุณมีข้อมูลที่คุณต้องการ และคุณรู้ว่าจะหาข้อมูลได้จากที่ใด

เพื่อผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นไปอีก ให้รวมเทมเพลตนี้เข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอันทรงพลังพร้อมเครื่องมือติดตามและรายงานโครงการ

วิธีใช้เทมเพลตรายการแอ็คชันกับ ProjectManager

ProjectManager เป็นเครื่องมือที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบ ดำเนินการ ติดตามและรายงานเกี่ยวกับรายการการดำเนินการของคุณด้วยระดับประสิทธิภาพที่สูงขึ้น

แสดงรายการการดำเนินการในมุมมองโปรเจ็กต์ต่างๆ

สเปรดชีตธรรมดาสามารถทำงานให้เสร็จได้ แต่ลักษณะคงที่สามารถถูกจำกัดได้ ด้วยซอฟต์แวร์ของเรา คุณสามารถจัดวางรายการการทำงานทั้งหมดของคุณบนแผนภูมิแกนต์ รายการงาน หรือบอร์ดคัมบัง ทุกมุมมองโครงการช่วยให้คุณสามารถกำหนดรายการการดำเนินการและติดตามความคืบหน้าจากแนวคิดไปสู่ความสำเร็จได้อย่างง่ายดาย

ติดตามสถานะรายการการดำเนินการบนแดชบอร์ด

ในการติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของผู้รับมอบหมาย คุณสามารถใช้แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ซึ่งจะดึงข้อมูลแบบเรียลไทม์จากสมาชิกในทีมแต่ละคนของคุณและแปลงเป็นกราฟและแผนภูมิที่แสดงเมตริก เช่น เวลา ความแปรปรวน และอื่นๆ

ทำงานร่วมกับทีมของคุณด้วยซอฟต์แวร์บนคลาวด์

ด้วยแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของเรา สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันและจัดการกับงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผู้ใช้สามารถแนบไฟล์และรูปภาพ แสดงความคิดเห็นและแท็กบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ProjectManager คือโซลูชันการจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งจะพาโครงการของคุณไปในทุกย่างก้าว เครื่องมือการวางแผนออนไลน์และคุณสมบัติการจัดการงานบนเว็บช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ทุกที่และทำการปรับเปลี่ยนตลอดอายุของโครงการ จากนั้น สร้างรายงานที่ครอบคลุมจากข้อมูลด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ดูด้วยตัวคุณเองด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้วันนี้