ทะเบียนความเสี่ยงคืออะไรและจะสร้างได้อย่างไร

คุณจะไม่สามารถคาดการณ์เหตุการณ์ความเสี่ยงทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นในโครงการได้ แต่ด้วยการใช้การลงทะเบียนความเสี่ยง คุณพร้อมที่จะตอบสนองอย่างรวดเร็วก่อนที่ความเสี่ยงของโครงการจะกลายเป็นปัญหาจริงและหลีกเลี่ยงทั้งโครงการ

ทะเบียนความเสี่ยงคืออะไร?

ทะเบียนความเสี่ยงเป็นเครื่องมือในการบริหารความเสี่ยงและการจัดการโครงการ ใช้เพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการหรือองค์กร บางครั้งเพื่อปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่ส่วนใหญ่จะอยู่เหนือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ตกราง

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยงสำหรับ Excel

แม้ว่าการลงทะเบียนความเสี่ยงส่วนใหญ่จะใช้ในระหว่างการดำเนินโครงการ แต่ก็เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการความเสี่ยงของคุณ ซึ่งจะต้องได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังจากผู้จัดการโครงการในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ ไม่มีเวลาเร็วเกินไปที่จะเริ่มคิดเกี่ยวกับการวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการของคุณ ดังนั้นการมีทะเบียนความเสี่ยงของโครงการในมือและพร้อมเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการความเสี่ยง

เมื่อคุณมีการลงทะเบียนความเสี่ยงเพื่อระบุและติดตามเหตุการณ์ความเสี่ยงแล้ว คุณต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อดำเนินการ ProjectManager มีบอร์ดคัมบังและแผนภูมิแกนต์ที่แสดงภาพขั้นตอนการทำงานขณะที่ทีมของคุณทำงานเพื่อแก้ไขความเสี่ยง ผู้จัดการโครงการได้รับความโปร่งใสในกระบวนการบริหารความเสี่ยง ในขณะที่ให้ทีมของตนมีอิสระในการจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งของพวกเขา ดูว่าจะปรับปรุงการจัดการความเสี่ยงของคุณได้อย่างไรโดยทดลองใช้ฟรีวันนี้

การมีบันทึกความเสี่ยงเพื่อติดตามความเสี่ยงของโครงการ ไม่ว่าจะโดยสเปรดชีตอย่างง่ายหรือเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดการในแผนโครงการใดๆ มีความเสี่ยงอยู่ในทุกสิ่ง และนั่นเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าสำหรับการจัดการโครงการที่มีชิ้นส่วนเคลื่อนไหวจำนวนมาก

ทำไมคุณต้องลงทะเบียนความเสี่ยงโครงการ?

ถ้าคุณรู้ว่าการบริหารความเสี่ยงคืออะไร คุณจะรู้ว่าขั้นตอนต่อไปในการจัดการความเสี่ยงคือการทำงานอย่างมีกลยุทธ์เพื่อควบคุมปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งมักจะเกิดขึ้นเมื่อคุณจัดการโครงการ ดังนั้น คุณควรมีกลไกการวิเคราะห์ความเสี่ยงเพื่อรวบรวมความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น จากนั้นจึงกำหนดเส้นทางเพื่อลดความเสี่ยงและทำให้โครงการกลับมาเป็นเหมือนเดิม หากความเสี่ยงเหล่านั้นกลายเป็นความจริง

สิ่งที่รวมอยู่ในทะเบียนความเสี่ยง?

การลงทะเบียนความเสี่ยงอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับองค์กรและโครงการ อย่างไรก็ตาม เทมเพลตการลงทะเบียนความเสี่ยงส่วนใหญ่จะแชร์องค์ประกอบที่ใช้กันทั่วไปเหล่านี้:

• รหัสระบุความเสี่ยง: ชื่อหรือหมายเลขประจำตัวเพื่อระบุความเสี่ยง
• คำอธิบายความเสี่ยง: คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับความเสี่ยง
• โครงสร้างการแบ่งความเสี่ยง: โครงสร้าง การแบ่งความเสี่ยงคือแผนภูมิที่ช่วยให้คุณระบุความเสี่ยงของโครงการทั้งหมดและจัดหมวดหมู่ได้
• หมวดหมู่ความเสี่ยง: มีหมวดหมู่ความเสี่ยงมากมายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ เช่น กำหนดการ งบประมาณ ความเสี่ยงด้านเทคนิคและภายนอก
• การวิเคราะห์ความเสี่ยง: วัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์ความเสี่ยงคือการกำหนดความน่าจะเป็นและผลกระทบของความเสี่ยง คุณสามารถทำการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพหรือการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงปริมาณ
• ความน่าจะเป็นของ ความเสี่ยง: คุณจะต้องประมาณความน่าจะเป็นของแต่ละความเสี่ยงและกำหนดค่าเชิงคุณภาพหรือเชิงปริมาณ
• ลำดับความสำคัญของ ความเสี่ยง: ลำดับความสำคัญ ของความเสี่ยงถูกกำหนดโดยการกำหนดคะแนนความเสี่ยงให้กับแต่ละความเสี่ยง ซึ่งได้จากการคูณผลกระทบของความเสี่ยงและค่าความน่าจะเป็น หากคุณกำลังใช้การวัดเชิงคุณภาพ คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่มีผลกระทบสูงสุดและความน่าจะเป็นสูงสุด
• การตอบสนองความเสี่ยง: ความเสี่ยงแต่ละอย่างต้องการการตอบสนองความเสี่ยงเพื่อลดผลกระทบต่อโครงการของคุณ การตอบสนองความเสี่ยงเหล่านั้นยังได้รับการบันทึกไว้ในแผนตอบสนองความเสี่ยง
• ความเป็นเจ้าของความเสี่ยง: ความเสี่ยงแต่ละอย่างต้องถูกกำหนดให้กับสมาชิกในทีมที่กลายเป็นเจ้าของความเสี่ยง เจ้าของความเสี่ยงมีหน้าที่รับผิดชอบในการปรับใช้การตอบสนองที่เหมาะสมและกำกับดูแล

กระบวนการบริหารความเสี่ยง

ขั้นตอนแรกในกระบวนการบริหารความเสี่ยงคือการระบุความเสี่ยง แน่นอนว่าโครงการต่างกันทั้งหมด แต่สำหรับองค์กรที่ดำเนินโครงการที่คล้ายคลึงกันทุกปี อาจมีข้อมูลในอดีตที่ต้องตรวจสอบเพื่อช่วยระบุประเภทความเสี่ยงทั่วไปของโครงการประเภทนั้น

นอกจากนี้ คุณสามารถคาดการณ์ความเสี่ยงของโครงการบางอย่างตามกลไกตลาด (เช่น ความเสี่ยงด้านอุปทานและอุปสงค์) หรือจากปัญหาการจัดการโครงการทั่วไป หรือแม้แต่ตามสภาพอากาศ

รวบรวมความเสี่ยงของโครงการ

การรวบรวมความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเมื่อจัดการโครงการต้องใช้แนวทางที่เป็นระบบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณละเอียดถี่ถ้วนที่สุด การลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการคือระบบ ซึ่งสามารถติดตามความเสี่ยงนั้นได้หากปรากฏตามจริง แล้วประเมินการดำเนินการที่คุณตั้งไว้เพื่อแก้ไข

เมื่อลงทะเบียนความเสี่ยงเหล่านี้ในสเปรดชีตบันทึกความเสี่ยงหรือภายในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ คุณมีที่สำหรับใส่ข้อมูลทั้งหมดและติดตามเหตุการณ์ความเสี่ยงเฉพาะตลอดทั้งโครงการ เพื่อดูว่าการดำเนินการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่คุณวางไว้เพื่อแก้ไขหรือไม่ ความเสี่ยงกำลังทำงาน เอกสารการติดตามความเสี่ยงจึงรักษาความเสี่ยงของโครงการไว้อย่างแน่นหนาเพื่อลดผลกระทบเพื่อไม่ให้โครงการของคุณเสียหาย

จัดทำเอกสารความเสี่ยงของโครงการ

การบันทึกความเสี่ยงของโครงการโดยใช้ทะเบียนความเสี่ยงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการใดๆ มันให้ที่เดียวแก่คุณในการระบุความเสี่ยง บันทึกประวัติ—จากที่ที่มันเกิดขึ้นครั้งแรกจนถึงจุดที่คุณแก้ไขในที่สุด—และแม้กระทั่งแท็กความเสี่ยงนั้นไปยังบุคคลที่ระบุและเป็นเจ้าของการจัดการ ในบันทึกความเสี่ยง คุณสามารถสังเกตคะแนนความเสี่ยงและแนวโน้มที่ความเสี่ยงจะส่งผลกระทบต่อโครงการ และอื่นๆ อีกมากมาย

ติดตามความเสี่ยงของโครงการ

ดังที่กล่าวไว้ คุณสามารถกำหนดความเสี่ยงให้กับสมาชิกในทีมของคุณในทะเบียนความเสี่ยงของโครงการ บุคคลนั้นมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามความเสี่ยงและดำเนินการตอบสนองความเสี่ยงที่จำเป็นเพื่อบรรเทาผลกระทบของเหตุการณ์ความเสี่ยงนั้นหรือจัดการเมื่อกลายเป็นปัญหา โดยการบันทึกกระบวนการนี้ในทะเบียนความเสี่ยงของโครงการ คุณมีโอกาสน้อยที่จะสูญเสียการติดตามความเสี่ยงของโครงการในระหว่างโครงการที่มีงานยุ่ง ซึ่งหมายความว่าความเสี่ยงจะไม่กลายเป็นปัญหาจริงที่อาจส่งผลเสียต่องบประมาณหรือกำหนดการของโครงการและ ประนีประนอมความสำเร็จของโครงการ

แก้ไขความเสี่ยง

สุดท้าย เมื่อความเสี่ยงของโครงการได้รับการแก้ไข คุณสามารถปิดได้ ไม่มีอะไรดีไปกว่าการตรวจสอบความเสี่ยงนั้นในบันทึกความเสี่ยงของคุณ เนื่องจากไม่มีปัญหาในโครงการอีกต่อไป นอกจากนี้ หากเหตุการณ์ความเสี่ยงได้รับการแก้ไขแล้ว คุณไม่ต้องการที่จะนำทรัพยากรไปใช้กับปัญหาที่ไม่มีอยู่อีกต่อไป มันช่วยให้คุณควบคุมแผนการจัดการความเสี่ยงได้มากขึ้น และส่งเสริมการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้นกับทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ

วิธีสร้างทะเบียนความเสี่ยง

มาดูขั้นตอนทั้งหมดเพื่อสร้างทะเบียนความเสี่ยงกัน เพื่อให้เราได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือการจัดการความเสี่ยงนี้เมื่อเราใช้งาน

1. การระบุความเสี่ยง

ให้ทีมงานโครงการร่วมกันระดมความคิดเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น สมาชิกในทีมทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในส่วนต่างๆ ของโครงการ ดังนั้นโปรดใช้ความเชี่ยวชาญของพวกเขาเพื่อช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจจะทำให้โครงการตกราง คุณจะต้องพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้นำข้อกังวลของพวกเขามาไว้ในใจ และกำลังติดตามความเสี่ยงของพวกเขาด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ขจัดความเสี่ยงทุกประเภทของผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น ตั้งแต่กลไกตลาดไปจนถึงทรัพยากรไปจนถึงสภาพอากาศ

2. อธิบายความเสี่ยงของโครงการ

สิ่งต่อไปที่คุณต้องการทำคืออธิบายความเสี่ยงของโครงการ พยายามทำให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยรักษาคำอธิบายให้เป็นส่วนสำคัญ การมีความเสี่ยงที่คลุมเครือเกินไปจะทำให้เป็นเรื่องยากที่จะทำความเข้าใจว่าความเสี่ยงกลายเป็นปัญหาจริงหรือไม่ ตัวอย่างเช่น อย่าเขียนว่า "สภาพอากาศ" เนื่องจากมีความเสี่ยงขึ้นอยู่กับสภาพอากาศ ให้ไปหาสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณโดยเฉพาะ เช่น "ฤดูมรสุมในอินเดียอาจทำให้การจัดส่งทองแดงล่าช้า"

ในฐานะที่เป็นการระบุและอธิบายความเสี่ยงของเรา ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ การใช้มุมมองรายการของ ProjectManager ช่วยให้คุณมีศูนย์กลางสำหรับความเสี่ยงทั้งหมดของคุณ โดยมีพื้นที่ในการอธิบาย แต่ยังจัดลำดับความสำคัญ ปรับแต่งแท็ก และอื่นๆ อีกมากมาย เราให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์แก่คุณและมุมมองรายการจะแสดงเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับแต่ละรายการ ซึ่งต่างจากแอปสิ่งที่ต้องทำที่มีน้ำหนักเบา นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมแสดงความคิดเห็นเพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงาน ในสนาม หรือที่บ้าน

3. ประมาณการผลกระทบต่อความเสี่ยง

รวมทุกอย่างที่ความเสี่ยงสามารถมีอิทธิพล เพื่อให้คุณสามารถพัฒนากลยุทธ์ที่แข็งแกร่งเพื่อจัดการกับมัน ตัวอย่างเช่น หากมีข่าวลือเรื่องการเลิกจ้างในภาคธุรกิจของคุณในระดับภูมิภาค ให้ระบุผลกระทบที่แท้จริงที่อาจมีต่อกำหนดการโครงการของคุณหากเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น “การเลิกจ้างที่คาดการณ์ไว้ในการผลิตในภาคตะวันออกเฉียงใต้อาจเสี่ยงต่อตารางการผลิตในเดือนมิถุนายน สิ่งนี้อาจทำให้การดำเนินโครงการทั้งหมดล่าช้าไปสามเดือน เว้นแต่จะพิจารณาตัวเลือกการผลิตอื่น สิ่งนี้บอกให้เจ้าของความเสี่ยงตรวจสอบตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับโรงงานผลิตนอกภูมิภาคนั้น ดังนั้นจึงมีแผนการจัดการความเสี่ยงที่แท้จริง

4. สร้างแผนรับมือความเสี่ยง

นี่เป็นการเพิ่มภาระหนักในการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการ ดังนั้นให้เวลาและความพยายามที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นอย่างเหมาะสม คุณต้องการที่จะละเอียดถี่ถ้วน แต่ไม่มากเกินไป วางแผนรับมือความเสี่ยงให้สั้นและตรงประเด็น ทำวิจัยของคุณ ดังนั้นหากความเสี่ยงปรากฏขึ้นในโครงการ คุณสามารถดำเนินการได้ทันที จัดทำเอกสารแผนการตอบสนองและกลยุทธ์การดำเนินการทั้งหมด หากจำเป็นต้องใช้เอกสารขนาดยาว ให้เพิ่มลิงก์หรือเพิ่มสิ่งที่แนบมากับเอกสารแผนรับมือความเสี่ยงเพื่อชี้โดยตรงไปยังการตอบสนองที่วางแผนไว้

5. จัดลำดับความสำคัญความเสี่ยงของโครงการ

ความเสี่ยงของโครงการไม่ได้เกิดขึ้นอย่างเท่าเทียมกันทั้งหมด บางคนมีผลกระทบมากกว่าคนอื่น ๆ ดังนั้นคุณต้องตัดสินใจที่นี่ว่าจะย้ายไปแถวหน้าและจะไม่สนใจถ้าคุณไม่มีเวลาและทรัพยากร คุณจะกำหนดระดับความเสี่ยงได้ที่นี่: สูง ปานกลาง หรือต่ำ วิธีนี้ทำให้คุณสามารถกรองการลงทะเบียนและจัดลำดับความสำคัญได้

6. กำหนดเจ้าของความเสี่ยง

สุดท้าย กำหนดเจ้าของให้กับแต่ละความเสี่ยง หากคุณไม่มีเจ้าของความเสี่ยงสำหรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด คุณอาจไม่รู้เกี่ยวกับความเสี่ยงนั้นจนกว่าผลกระทบของความเสี่ยงนั้นจะไม่สามารถย้อนกลับได้

7. หมายเหตุ

มีคอลัมน์สุดท้ายในทะเบียนความเสี่ยงของคุณ และเป็นที่สำหรับรวบรวมบันทึกที่ไม่เข้าข่ายตามหมวดหมู่ที่กล่าวถึงแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องมีที่สำหรับวางแนวคิดเหล่านี้เพื่อไม่ให้พวกเขาหลงทางในความปั่นป่วนไม่รู้จบของโครงการ

การใช้ ProjectManager เพื่อติดตามความเสี่ยง

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลพร้อมคุณสมบัติการติดตามความเสี่ยงแบบบูรณาการที่ช่วยให้คุณแสดงรายการ จัดการ และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณได้เลือกความเสี่ยงบางอย่างแล้ว จะมีวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการแก้ไขทุกแง่มุมของความเสี่ยง รวมถึงชื่อ คำอธิบาย ที่ได้รับมอบหมาย และระดับของลำดับความสำคัญ ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกย่อ ไฟล์ รูปภาพ และไฟล์แนบอื่นๆ ให้กับความเสี่ยงของโครงการนั้นๆ

หนึ่งในคุณสมบัติการจัดการความเสี่ยงที่ทรงพลังที่สุดคือแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเรา แดชบอร์ดโครงการของเราให้ภาพรวมสถานะโครงการของคุณ และเหมาะสำหรับการจับความเสี่ยงล่วงหน้าก่อนที่จะกลายเป็นปัญหา คุณลักษณะเฉพาะนี้มีคุณค่าโดยผู้จัดการโครงการทั่วโลกในบริษัทใหญ่ๆ เช่น Volvo, NASA และ Bank of America

ProjectManager คือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่มีเครื่องมือติดตามความเสี่ยงในการทำงานร่วมกัน ซึ่งให้คุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อระบุ ติดตาม และแก้ไขความเสี่ยงเมื่อกลายเป็นปัญหาในโครงการของคุณ ลองด้วยตัวคุณเองและดูว่าจะทำให้การจัดการความเสี่ยงและโครงการทั้งหมดง่ายขึ้นได้อย่างไร ทดลองใช้งานฟรี 30 วันของเราวันนี้!