ฉบับพิมพ์เทียบกับฉบับพิมพ์ (ความแตกต่างที่สำคัญ)

สำเนาเอกสารหมายถึงสำเนาทางกายภาพของเอกสาร ซึ่งต่างจากฉบับดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์ ฉบับพิมพ์มักจะพิมพ์บนกระดาษ

สำเนาเอกสารมักนิยมใช้มากกว่าฉบับอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารสำคัญ เนื่องจากไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้โดยง่าย ฉบับพิมพ์ยังสามารถอ่านและอ้างอิงได้ง่ายกว่า เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ดิจิทัลอื่นๆ ในการดู

ฮาร์ดคัดลอกคืออะไร?

ฉบับพิมพ์คือสำเนาทางกายภาพของข้อมูลใดๆ ที่พิมพ์บนกระดาษหรือหน้ากระดาษ ฉบับพิมพ์คือสำเนาที่พิมพ์ของไฟล์เอกสารดิจิทัลจากคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจสร้างขึ้นบนกระดาษหรือวัสดุโปร่งใสอื่นๆ

สำเนาเอกสารช่วยให้สามารถตรวจสอบเอกสารได้โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ และมักใช้เมื่อมีคนจำเป็นต้องลงนามหรืออนุมัติเอกสาร เอกสารฉบับพิมพ์ยังมีประโยชน์สำหรับการเก็บบันทึกข้อมูลสำคัญทางกายภาพอีกด้วย

ทำความเข้าใจกับฉบับพิมพ์

สำเนาเอกสารคือการทำซ้ำทางกายภาพของไฟล์ พิมพ์ลงบนกระดาษได้อย่างแท้จริงและจับต้องได้ อาจเป็นรูปถ่าย ข้อความ ภาพวาด หรือไฟล์รูปแบบอื่นๆ ที่สามารถพิมพ์ได้ สิ่งเหล่านี้ดำรงอยู่เป็นสิ่งของที่จับต้องได้ซึ่งเราสามารถสัมผัสและสัมผัสได้ จึงเป็นที่มาของคำว่า "ฉบับพิมพ์" ดังนั้นเราจึงอาจเรียกสิ่งนี้ว่าเป็นสำเนาที่จับต้องได้ หนังสือ หนังสือพิมพ์ ไฟล์เอกสารสิ่งพิมพ์ และสมุดบันทึกเป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น

แม้แต่ในยุคแห่งการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล เอกสารฉบับพิมพ์ยังคงมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ในบางสถานการณ์ สำเนาเอกสารอาจถูกนำมาใช้เป็นข้อมูลสำรองเมื่อมีผู้สูญหายหรือทำลายไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของตน นอกจากนี้ บุคคลบางคนพบว่าการติดตามและแจกจ่ายฉบับพิมพ์เป็นเรื่องง่ายมาก

คอมพิวเตอร์ผลิตสำเนาออกมาได้อย่างไร?

มีหลายวิธีในการผลิตสำเนาจากคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีที่พบบ่อยที่สุดคือการพิมพ์เอกสารจากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยังเครื่องพิมพ์ คุณยังสามารถบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF (รูปแบบเอกสารพกพา) แล้วพิมพ์ออกมาได้ หรือคุณสามารถจับภาพหน้าจอของเอกสารแล้วพิมพ์ออกมาได้

เหตุใดเราจึงต้องมีฉบับพิมพ์?

แม้ว่าไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะสะดวกกว่าในหลาย ๆ ด้าน แต่ก็ยังมีบางสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้สำเนาเอกสาร มักจะต้องใช้สำเนาเอกสารสำหรับเอกสารราชการที่ต้องลงนามหรือรับรองเอกสาร เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลสำคัญทางกายภาพอีกด้วย ฉบับพิมพ์ยังสามารถอ่านและอ้างอิงได้ง่ายกว่า เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นในการดู

ฮาร์ดคัดลอกกลับเข้าไปในคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร?

มีหลายวิธีในการใส่เอกสารกลับเข้าไปในคอมพิวเตอร์ คุณสามารถสแกนเอกสารแล้วบันทึกเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ หรือคุณสามารถถ่ายรูปเอกสารแล้วบันทึกเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ คุณยังสามารถพิมพ์ข้อมูลจากเอกสารลงในโปรแกรมประมวลผลคำหรือไฟล์คอมพิวเตอร์ประเภทอื่นได้

ความแตกต่างระหว่าง Hard Copy และ Soft Copy

ความแตกต่างบางประการระหว่างการคัดลอกแบบแข็งและแบบอ่อนในพารามิเตอร์ที่ต่างกันคือ

1. ธรรมชาติ

ฉบับพิมพ์เป็นสำเนาทางกายภาพในขณะที่สำเนาแบบอ่อนอยู่ในรูปแบบดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์ ฉบับพิมพ์อาจสัมผัสและจัดการได้ง่ายเนื่องจากเป็นรายการที่จับต้องได้ซึ่งได้รับจากวัสดุใดๆ เช่น กระดาษหรือดิ้น ไม่สามารถสัมผัสสำเนาเอกสารได้เนื่องจากเป็นเอกสารเสมือนที่สามารถดูได้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์

2. ประเภทของสำเนา

ฉบับพิมพ์จะคงอยู่ถาวร ในขณะที่สำเนาแบบซอฟต์สามารถลบหรือแก้ไขได้อย่างง่ายดาย ฉบับพิมพ์ยังใช้เวลาในการพิมพ์มากกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับสำเนาฉบับร่าง

3. การใช้งาน

ฉบับพิมพ์จะใช้เมื่อมีคนจำเป็นต้องลงนามหรืออนุมัติเอกสาร ในขณะที่สำเนาแบบอ่อนใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ฉบับพิมพ์ยังมีประโยชน์ในการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลสำคัญทางกายภาพอีกด้วย

4. ข้อดี

ฉบับตีพิมพ์สามารถอ่านและอ้างอิงได้ง่าย เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นในการดู นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นข้อมูลสำรองเมื่อมีคนสูญเสียหรือทำลายไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของตน การทำสำเนาแบบซอฟต์จะสะดวกกว่าในหลายๆ ด้าน เนื่องจากสามารถแบ่งปันและแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังใช้พื้นที่น้อยกว่าฉบับพิมพ์อีกด้วย

5. ข้อเสีย

ฉบับพิมพ์อาจสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย และอาจใช้พื้นที่จัดเก็บจำนวนมาก ไฟล์สำเนาสามารถแก้ไขหรือลบได้อย่างง่ายดาย และอาจอ่านบนหน้าจอได้ยากกว่า

6. การจัดเก็บข้อมูล

ฉบับพิมพ์จะถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารหรือกล่อง ในขณะที่ซอฟต์สำเนาจะถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นๆ นอกจากนี้ยังสามารถเก็บถาวรสำเนาเอกสารเพื่อการจัดเก็บระยะยาวได้

7. ตัวอย่าง

ตัวอย่างของฉบับพิมพ์อาจเป็นเอกสารที่พิมพ์ออกมา เช่น สัญญาหรือรายงาน ตัวอย่างของซอฟต์สำเนาอาจเป็นเอกสารเดียวกันในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจัดเก็บเป็นไฟล์ PDF หรือ Word

8. การเก็บรักษา

ฉบับพิมพ์มีโอกาสสูญหายหรือถูกทำลายน้อยกว่าสำเนาแบบซอฟต์ นอกจากนี้ยังสามารถเก็บถาวรสำเนาเอกสารเพื่อการจัดเก็บระยะยาวได้อีกด้วย ไฟล์สำเนาสามารถแก้ไขหรือลบได้อย่างง่ายดาย และอาจอ่านบนหน้าจอได้ยากกว่า

9. สื่ออิเล็กทรอนิกส์

สำเนาเอกสารไม่สามารถแบ่งปันทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่สำเนาเอกสารสามารถส่งอีเมลหรืออัปโหลดไปยังอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย

10. ความแข็ง

ฉบับพิมพ์ถือเป็นสิ่งของที่จับต้องได้ จึงสามารถสัมผัสและจัดการได้ ซอฟต์สำเนาอยู่ในรูปแบบดิจิทัลจึงไม่สามารถแตะต้องได้ สามารถดูได้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น

11. พื้นที่

สำเนาเอกสารใช้พื้นที่มาก ต้องเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารหรือกล่อง การทำสำเนาแบบซอฟต์จะใช้พื้นที่น้อยลงเนื่องจากจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นๆ

12. ความยืดหยุ่น

ฉบับพิมพ์ไม่ยืดหยุ่น ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้อย่างง่ายดาย การทำสำเนาแบบซอฟต์จะมีความยืดหยุ่นมากกว่าเนื่องจากสามารถแก้ไขหรือลบได้อย่างง่ายดาย

13. ความง่ายในการใช้งาน

ฉบับพิมพ์ง่ายต่อการอ่านและอ้างอิง พวกเขาไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นในการดู การทำสำเนาแบบซอฟต์จะสะดวกกว่าในหลายๆ ด้าน สามารถแบ่งปันและแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย แต่อาจจะอ่านบนหน้าจอได้ยากกว่า คุณสามารถค้นหาหน้าของซอฟต์สำเนาในอุปกรณ์ของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้คำสั่งพื้นฐานบางอย่าง หากไม่ได้ถูกลบออกจากอุปกรณ์อย่างถาวร

นอกเหนือจากนี้ ยังมีความแตกต่างที่น่าสังเกตอื่น ๆ ระหว่างฉบับพิมพ์และฉบับพิมพ์อีกด้วย

1. การจัดรูปแบบ

ฉบับพิมพ์ไม่สามารถจัดรูปแบบได้ง่าย สำเนาแบบซอฟต์สามารถจัดรูปแบบได้อย่างง่ายดาย

2. ความคงทน

ฉบับพิมพ์จะคงอยู่ถาวรหากคุณไม่ทำหาย ทำลาย หรือสัตว์เลี้ยงของคุณไม่ได้กินมัน สำเนาแบบซอฟต์สามารถลบหรือแก้ไขได้อย่างง่ายดาย

3. ต้นทุน

ฉบับพิมพ์มีราคาถูกกว่าการสร้างมากกว่าสำเนาแบบซอฟต์ แต่การจัดเก็บและเก็บถาวรมีราคาแพงกว่า การทำสำเนาแบบซอฟต์มีราคาแพงกว่าการสร้างมากกว่าการทำสำเนาแบบพิมพ์ แต่มีราคาถูกกว่าในการจัดเก็บและเก็บถาวร

4. การจัดการ/การเปลี่ยนแปลง

ฉบับพิมพ์ยากต่อการจัดการมากกว่าสำเนาแบบซอฟต์ ซอฟต์สำเนาสามารถแก้ไขหรือลบได้อย่างง่ายดาย ฉบับพิมพ์ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้อย่างง่ายดาย

5. ความสามารถในการแบ่งปัน

สำเนาเอกสารไม่สามารถแบ่งปันทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย สามารถส่งอีเมลหรืออัพโหลดสำเนาไปยังอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายดาย

6. ความสามารถในการถ่ายโอน

ฉบับพิมพ์เป็นสินค้าที่จับต้องได้ จึงสามารถโอนจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งได้ ซอฟต์สำเนาอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ดังนั้นจึงไม่สามารถถ่ายโอนจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งได้ สามารถดูได้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น

7. ความปลอดภัย

ฉบับพิมพ์มีความปลอดภัยมากกว่าฉบับพิมพ์เนื่องจากยากต่อการสูญหายหรือทำลาย แต่พวกเขาสามารถถูกขโมยหรือวางผิดที่ได้ สำเนาที่เป็นเอกสารมีความปลอดภัยน้อยกว่าสำเนาเนื่องจากสามารถแก้ไขหรือลบได้ง่าย แต่พวกมันจะสูญเสียหรือทำลายได้ยากกว่า

8. ซอฟต์แวร์

ฉบับพิมพ์ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ใดๆ ในการดู ซอฟต์สำเนาต้องใช้ซอฟต์แวร์ในการดู เช่น โปรแกรมอ่าน PDF

9. การดู

สามารถดูฉบับพิมพ์ได้โดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ ต้องดูซอฟต์สำเนาบนคอมพิวเตอร์

10. การพิมพ์

สามารถพิมพ์สำเนาจากคอมพิวเตอร์ได้ ไม่สามารถพิมพ์สำเนาแบบซอฟต์จากคอมพิวเตอร์ได้ สามารถดูได้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น

11. ความละเอียด

ฉบับพิมพ์มีความละเอียดคงที่ สำเนาแบบซอฟต์อาจมีความละเอียดที่เปลี่ยนแปลงได้

12. คุณภาพ

โดยปกติแล้วสำเนาจะพิมพ์บนกระดาษคุณภาพสูง โดยปกติแล้วไฟล์สำเนาจะแสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์

13. การเข้าถึง

ฉบับพิมพ์สามารถเข้าถึงได้มากกว่าฉบับพิมพ์เนื่องจากไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นในการดู ฉบับพิมพ์สามารถเข้าถึงได้น้อยกว่าฉบับพิมพ์เนื่องจากต้องใช้คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่นในการดู

14. การอัพเดต

ไม่สามารถอัปเดตฉบับพิมพ์ได้อย่างง่ายดาย สามารถอัพเดตซอฟต์สำเนาได้อย่างง่ายดาย

15. เวอร์ชัน

ฉบับพิมพ์มีฉบับเดียว ซอฟต์สำเนาสามารถมีได้หลายเวอร์ชัน

16. การยอมรับทางกฎหมาย

ฉบับพิมพ์มีแนวโน้มที่จะได้รับการยอมรับตามกฎหมายมากกว่าฉบับพิมพ์ ฉบับพิมพ์มีแนวโน้มที่จะได้รับการยอมรับทางกฎหมายน้อยกว่าฉบับพิมพ์

17. ความแข็ง

ฉบับพิมพ์ถือเป็นสิ่งของที่จับต้องได้ จึงสามารถสัมผัสและจัดการได้ ซอฟต์สำเนาอยู่ในรูปแบบดิจิทัลจึงไม่สามารถแตะต้องได้ สามารถดูได้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น

18. การพกพา

ฉบับพิมพ์เป็นสินค้าที่จับต้องได้ จึงสามารถขนส่งจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้ ซอฟต์สำเนาอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ดังนั้นจึงไม่สามารถขนส่งจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้ สามารถดูได้บนหน้าจอคอมพิวเตอร์เท่านั้น

19. สิ่งแวดล้อม

ฉบับพิมพ์ใช้กระดาษซึ่งมาจากต้นไม้ ต้นไม้เป็นทรัพยากรหมุนเวียน แต่การผลิตกระดาษกลับก่อให้เกิดมลพิษ ฉบับพิมพ์ใช้ไฟฟ้าซึ่งมาจากโรงไฟฟ้า โรงไฟฟ้าก่อให้เกิดมลพิษ แต่ซอฟต์สำเนาไม่ใช้กระดาษ

บทสรุป!

ฉบับพิมพ์มีข้อดีและข้อเสียหลายประการ สิ่งเหล่านี้มีความถาวรมากกว่าและมีราคาถูกกว่าในการสร้างมากกว่าสำเนาแบบซอฟต์ แต่การแบ่งปันและจัดการนั้นยากกว่า

ฉบับพิมพ์ยังมีแนวโน้มที่จะได้รับการยอมรับอย่างถูกกฎหมายมากกว่าฉบับพิมพ์อีกด้วย สิ่งสำคัญคือต้องเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ หากคุณต้องการแชร์เอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ คุณควรใช้สำเนาแบบซอฟต์ หากคุณต้องการพิมพ์เอกสาร คุณควรใช้สำเนาเอกสาร

ชอบโพสต์นี้? ดูซีรี่ส์ทั้งหมดเกี่ยวกับอาชีพ