ระบบการออกแบบช่วยให้ทีมอีเมลในทุกที่ได้อย่างไร: การบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บ + คำถาม & คำตอบ

ไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมอีเมลระยะไกลหรือไม่ ระบบออกแบบอีเมลสามารถช่วยคุณได้ ตั้งแต่การปรับขนาดโปรแกรมและการรับรองความสม่ำเสมอ ไปจนถึงการประหยัดเวลาในการออกแบบและการเข้ารหัสอีเมล ระบบการออกแบบที่แข็งแกร่งจะช่วยสนับสนุนคุณ แต่คุณจะเริ่มต้นสร้างและบำรุงรักษาได้อย่างไร

ในการอภิปรายแบบโต๊ะกลมนี้ ผู้เชี่ยวชาญจาก Stack Overflow, Zillow และ Litmus ได้พูดคุยเกี่ยวกับประโยชน์และความท้าทายของการใช้ระบบการออกแบบอีเมล

ไม่ได้มีโอกาสดูการสัมมนาผ่านเว็บแบบสดใช่หรือไม่? ไม่ต้องกังวล คุณสามารถเข้าถึงการบันทึกแบบเต็มได้ตลอดเวลาและอ่านคำถาม & คำตอบด้านล่าง

ถาม-ตอบ

ขอบคุณมากสำหรับทุกคนที่ถามคำถามระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ! ต่อไปนี้คือบทสรุปของคำตอบสำหรับคำถามยอดนิยม พร้อมด้วยคำถามบางข้อที่เราไม่ได้รับระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บแบบสด มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่? กรุณาทิ้งไว้ในความคิดเห็น

อะไรคือโมดูล/ส่วนประกอบหลักของระบบการออกแบบอีเมลที่สามารถเริ่มต้นทีมได้

Ted Goas: สิ่งนี้แตกต่างกันไปในแต่ละทีม เราเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบและเชิญผู้คนมาระดมความคิดใน Google เอกสาร อาจมีบางสิ่งที่ปลอดภัยที่อีเมลทุกฉบับต้องการ (ปุ่ม การพิมพ์ ฯลฯ) แต่หลังจากช่วงการตรวจสอบและระดมความคิดเท่านั้นที่เรารู้ว่าเราควรเริ่มด้วยอะไร จุดเริ่มต้นนี้แตกต่างกันไปในแต่ละทีม ฉันเขียนเกี่ยวกับสิ่งนี้ในบทความเกี่ยวกับระบบการออกแบบอีเมลของฉันในหัวข้อ "บทเรียนที่ 3: เริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ มีส่วนร่วมกับผู้อื่นตั้งแต่เนิ่นๆ"

Jaina Mistry: เห็นด้วยกับ Ted และเราเริ่มต้นในลักษณะเดียวกันที่ Litmus ด้วยการตรวจสอบอีเมลปัจจุบันของเราเพื่อดูว่าโมดูลและส่วนประกอบใดที่เรามักจะทำซ้ำ สำหรับเรา นั่นกลายเป็นปุ่ม CTA ย่อหน้า รายการ (เรียงลำดับและไม่เรียงลำดับ) ภาพฮีโร่ ลิงก์ และการพิมพ์

Crystal Ledesma: การ เริ่มต้นนั้นง่ายพอๆ กับการตรวจสอบอีเมลของคุณตามที่คนอื่นๆ ในกลุ่มกล่าวถึง หากคุณส่งอีเมลจำนวนมากและการตรวจสอบทั้งหมดเป็นงานใหญ่เกินไป ให้ระบุและตรวจสอบอีเมลที่ใช้รูปแบบการออกแบบโดยทั่วไปและ/หรือมีประสิทธิภาพสูง ฉันชอบที่จะหยิบของต่างๆ มาไว้ในมือและพิมพ์ (ขออภัยด้วย!) อีเมลที่ได้รับการตรวจสอบ ใช้ปากกาและวาดทับเพื่อช่วยให้เราระบุรูปแบบการออกแบบที่เราเห็นครั้งแล้วครั้งเล่า สิ่งเหล่านี้กลายเป็น "หน่วยการสร้าง" หรือโมดูลสำหรับระบบของเรา นั่นคือวิธีที่เราเริ่มต้นกับระบบออกแบบอีเมลที่ Zillow แม้ว่าเราต้องการลงรายละเอียดในส่วนประกอบเล็กๆ เช่น ปุ่ม และวิธีทำให้สอดคล้องกันในอีเมลทุกฉบับ แต่เรายังคงพยายามทำให้ทุกอย่างเริ่มต้นขึ้น และในตอนแรกฉันเป็นทีมงานหนึ่งเดียว ดังนั้นเราจึงทำให้มันเรียบง่าย

เมื่อคุณได้รับการสนับสนุนจากพันธมิตรข้ามสายงานในการสร้างระบบการออกแบบอีเมลจริงๆ คุณจะแนะนำอะไรเป็นขั้นตอนแรกในการเริ่มต้นใช้งาน

Jaina: ตั้งเป้าหมายที่เหมือนจริงให้ตัวเองตั้งเป้าไว้ ดูปฏิทินและแมปสิ่งที่คุณต้องการบรรลุตามวันที่กำหนด นักการตลาดผ่านอีเมลเป็นคนไม่ว่าง ดังนั้นคุณอาจจะต้องสร้างสมดุลระหว่างการทำงานกับระบบการออกแบบและงานประจำวันของคุณ และคุณจะมีเวลาที่คุณไม่มีเวลาทุ่มเทในการทำงานกับระบบการออกแบบของคุณ หากคุณตั้งใจจะทำให้เสร็จภายในเวลาไม่กี่สัปดาห์ ในแต่ละวันที่คุณไม่ได้ลงมือทำก็จะรู้สึกแย่ ให้แกะสลักสิ่งที่คุณต้องการบรรลุเป็นชิ้น ๆ และจัดการกับสิ่งเหล่านั้นทีละเล็กทีละน้อย

Crystal: ระบุว่าใครคือคนที่จะใช้ระบบการออกแบบ และเริ่มคิดว่าระบบออกแบบอีเมลเป็นผลิตภัณฑ์ภายใน ไม่ใช่ โครงการ คนที่คุณระบุคือผู้ใช้ของคุณ คุณต้องการรับคำติชมจากผู้ใช้ตั้งแต่เนิ่นๆ และโบนัสที่ทำให้พวกเขามีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยเสริมสร้างความไว้วางใจในระบบ นอกนั้นสะท้อนคำแนะนำของคนอื่นๆ ความงดงามของระบบการออกแบบคือสามารถ—และ——พัฒนาและขยายขนาดตามกาลเวลา การทำให้มันเล็กเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

ระบบการออกแบบสำหรับเอเจนซี่การตลาดที่มีแบรนด์ต่างๆ มากมายจะเป็นอย่างไร?

คริสตัล: ส่วนที่ยากของการทำงานร่วมกับแบรนด์ต่างๆ มากมายก็คือ มีแนวโน้มว่าจะมีความต้องการที่แตกต่างกันมากมายทางสายตา พร้อมด้วยกล่องจดหมายอีเมลของสมาชิกที่แตกต่างกัน และแม้แต่พฤติกรรมของผู้ติดตาม Zillow มีแบรนด์ B2C ที่รู้จักกันดี แต่เรายังมีแบรนด์ B2B อีกหลายแบรนด์ ซึ่งหมายความว่าเรากำลังทำงานกับกลุ่มสมาชิก เนื้อหา ความต้องการ และกล่องจดหมายที่หลากหลายและหลากหลาย เรากำลังดำเนินการเพื่อให้มีระบบการออกแบบอีเมลเดียวสำหรับแบรนด์ทั้งหมด แต่เรารู้ว่าจะมีความต้องการเฉพาะสำหรับแต่ละแบรนด์เช่นกัน เราจะมีระบบการออกแบบอีเมล “หลัก” ที่มีสาขาของระบบที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตามความต้องการเฉพาะของแต่ละแบรนด์ ฉันคิดว่าโครงสร้างอาจมีประโยชน์ในสภาพแวดล้อมของหน่วยงานเช่นกัน

หากทีมของคุณไม่มีผู้ประสานงานระบบการออกแบบโดยเฉพาะ คุณคิดว่าความรับผิดชอบในการรักษาแบรนด์ให้ตรงประเด็นและความสอดคล้องของการออกแบบภายในเทมเพลตตกอยู่ที่นักพัฒนาอีเมลหรือนักออกแบบมากกว่าหรือไม่

Jaina: ผมว่านักพัฒนาและนักออกแบบ นักพัฒนาสามารถพูดถึงสิ่งที่สามารถทำได้ในทางเทคนิค ในขณะเดียวกันนักออกแบบสามารถช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ เช่น การช่วยสำหรับการเข้าถึง ไม่มีบทบาทใดที่ต้องรับผิดชอบด้วยตนเอง—พวกเขาต้องทำงานร่วมกัน

คริสตัล: ก่อนที่ฉันจะจัดการระบบการออกแบบของเราและทำงานกับแบรนด์เดียว มันเป็นความพยายามของกลุ่มอย่างแน่นอน ทั้งดีไซเนอร์และนักพัฒนาทำงานร่วมกันเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างคงอยู่ในแบรนด์และสอดคล้องกัน แม้ว่าตอนนี้ฉันกำลังจัดการอยู่ Zillow เป็นบริษัทใหญ่ ดังนั้นมันจะเป็นความพยายามของกลุ่มต่อไป สิ่งต่างๆ เช่น การเตรียมความพร้อมให้ผู้ใช้เข้าสู่ระบบการออกแบบและเอกสารประกอบช่วยให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีรักษาความสอดคล้องและอยู่ในแบรนด์ เพื่อให้พวกเขาสามารถทำเองได้ ทีมของฉันทำหน้าที่เป็นผู้เชี่ยวชาญมากขึ้นในกรณีที่ทีมพันธมิตรของเราอาจไม่แน่นอน แม้ว่าบริษัทของคุณจะไม่มีทีมเหมือนเรา แต่ก็สามารถทำได้กับอาสาสมัครที่สนใจซึ่งคล้ายกับที่ Ted อธิบายไว้ที่ Stack Overflow

บ่อยแค่ไหนที่ส่วนประกอบใหม่ถูกเพิ่มเข้าไปในระบบ และคุณทำการทดสอบ A/B ก่อนทำให้เป็นส่วนหนึ่งของระบบหรือไม่?

Crystal: จนถึงตอนนี้ เราได้เพิ่มส่วนประกอบและโมดูลใหม่ตามความจำเป็น โดยปกติแล้วจะเกิดขึ้นเมื่อมีเนื้อหาหรือเป้าหมายสำหรับเนื้อหาที่ไม่ตรงกับที่มีอยู่ในระบบในปัจจุบัน หากเกิดขึ้นมากกว่าสองสามครั้ง และ หากมีกรณีทางธุรกิจที่ชัดเจน เราจะพิจารณาว่าควรกลายเป็นส่วนอย่างเป็นทางการของระบบและเราสร้างขึ้น เนื่องจากโมดูลและส่วนประกอบของเราใช้การออกแบบก่อนหน้านี้ เราจึงไม่ได้ทำ A/B แต่ละรายการก่อนที่จะทำให้เป็นส่วนหนึ่งของระบบ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนการออกแบบของเราให้อยู่ในรูปแบบระบบหมายความว่าเราสามารถทดสอบ A/B บางส่วนของอีเมลของเราได้อย่างง่ายดาย ทีมงานของเราสามารถจัดวางโมดูลที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่าและเน้นส่วนที่ทำงานได้ดีกว่ากับผู้ชมของเรา ในอนาคตอันใกล้ ในขณะที่เรายังคงพัฒนาระบบของเราและสำรวจการออกแบบใหม่ๆ การทดสอบ A/B จะเป็นขั้นตอนที่จำเป็นก่อนที่ส่วนประกอบใดๆ จะกลายมาเป็นส่วนหนึ่งของระบบ

คุณจะรักษาคุณภาพของอีเมลได้อย่างไร หากอีเมลเหล่านั้นสร้างขึ้นโดยบุคคลที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมล

เท็ด: มันเป็นการต่อสู้ทุกวัน! ระบบการออกแบบอีเมลไม่ได้รับประกันว่าจะไม่มีการส่งอีเมลคุณภาพต่ำ การประกาศและการสอนช่วยได้ แต่เป็นไปไม่ได้ที่จะอยู่ทุกหนทุกแห่งในคราวเดียว และคุณไม่ต้องการที่จะเป็นตัวขัดขวาง ฉันพยายามเพิ่มผลกระทบให้สูงสุดโดยเน้นไปที่การส่งปริมาณมาก อีเมลที่เกิดซ้ำ และอีเมลที่ส่งไปยังจุดเปลี่ยนในประสบการณ์ของลูกค้า

คริสตัล: สิ่งที่เท็ดพูด! โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากระบบการออกแบบใหม่เอี่ยมก็จะใช้เวลา ถึงเวลาสร้างมัน สร้างมัน ช่วยเหลือทุกคน และอื่นๆ ด้วยเวลาและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง คุณภาพจะดีขึ้น ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณมี คุณอาจใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านั้นเพื่อเพิ่มการควบคุมที่ปรับแต่งมาอย่างดีเพื่อรักษาคุณภาพไว้เหมือนเดิม

บางอย่างเช่นการโต้ตอบในอีเมลมีผลกับระบบการออกแบบอย่างไร

เท็ด: ฉันทดลองกับอีเมลแบบโต้ตอบในเดือนธันวาคม การสำรวจใช้ได้ผล แต่ไม่สามารถแก้ปัญหา UX ได้ ดังนั้นจึงถูกระงับ อย่างไรก็ตาม หากเราดำเนินการต่อไป ฉันจะจัดการกับองค์ประกอบแบบอินเทอร์แอกทีฟเหมือนกับส่วนประกอบอื่นๆ ทั้งหมด: เมื่อมีการใช้งานสามครั้งขึ้นไปแล้ว ก็ควรได้รับการประมวลผลและจัดทำเป็นเอกสารในระบบการออกแบบ ก่อนหน้านั้น ส่วนประกอบจะถือว่าเป็นการออกแบบเฉพาะกิจ

Crystal: เรายังไม่สามารถสำรวจการโต้ตอบในอีเมลและระบบการออกแบบได้ แต่แนวทางของเราจะเหมือนกับของ Ted และคล้ายกับการเพิ่มองค์ประกอบใดๆ ไม่ว่าจะมีการโต้ตอบหรือไม่ก็ตาม ตอนแรกก็ถือว่าเป็นรายการเฉพาะกิจและบันทึกไว้ในกระเป๋าหลังของเราหากเราต้องการมันอีกครั้ง หากเราเริ่มใช้องค์ประกอบแบบอินเทอร์แอกทีฟนั้นมากกว่าไม่กี่ครั้งและได้รับการพิสูจน์แล้วว่าส่งผลกระทบ ส่วนประกอบนั้นจะถูกเพิ่มเข้าไปในระบบพร้อมแนวทางการใช้งาน

เราได้พยายามใช้ระบบการออกแบบ แต่เป็นการยากที่จะให้ทีมสร้างแบรนด์ของเราใช้อย่างถูกต้อง เราจึงต้องสร้างการออกแบบอีเมลใหม่ทุกครั้ง คุณจะต่อสู้กับสิ่งนี้ได้อย่างไร?

Jaina: ทีมสร้างแบรนด์ต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างที่ทำให้พวกเขาไม่สามารถใช้ระบบการออกแบบได้ ขอความคิดเห็นจากพวกเขาและทำความเข้าใจว่าคุณจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างไร หากทีมสร้างแบรนด์รู้สึกว่าพวกเขาถูกรับฟัง อาจช่วยให้คุณได้รับการซื้อจากพวกเขาด้วยระบบการออกแบบ

คริสตัล : ความยากประเภทนี้มักมีรากฐานมาจากความเข้าใจผิดของระบบหรือความจำเป็นของทีมที่เราไม่รู้ ทำความรู้จักกับความต้องการ เป้าหมาย และพื้นที่ความขัดแย้งของทีม ไม่ว่าสิ่งเหล่านั้นจะนำไปใช้กับระบบโดยตรงหรือไม่ก็ตาม เชื่อมโยงสิ่งที่ค้นพบเหล่านั้นเข้ากับระบบ และคุณอาจจะสามารถวินิจฉัยสิ่งที่ขาดหายไปในระบบได้ดีขึ้น ซึ่งทำให้ทีมไม่สามารถใช้ระบบได้อย่างเหมาะสม หรือส่วนใดของการปฐมนิเทศและการสนับสนุนที่ทีมยังคงต้องใช้ระบบให้สำเร็จ .

คำติชมที่เราได้รับในฐานะนักออกแบบอีเมลคือระบบการออกแบบทำให้อีเมลดูน่าเบื่อ คุณจะทำให้อีเมลน่าตื่นเต้นแต่ยังคงสอดคล้องกับระบบการออกแบบได้อย่างไร

เท็ด: เราเคยประสบปัญหานี้ในทาง กลับ กัน ผู้คนมักจะทำตามเทมเพลตสำหรับสตาร์ทเครื่องตามปกติจนเกิดข้อผิดพลาด ฉันเห็นฉบับร่างแรกสองสามฉบับสำหรับการประกาศสำคัญๆ ปีละครั้ง ซึ่งส่วนใหญ่เป็นข้อความสีดำบนพื้นหลังสีขาว เพื่อเป็นการตอบสนอง เราได้สร้างส่วนในระบบการออกแบบของเราซึ่งแสดงให้ผู้คนเห็นว่าการออกแบบสิ่งที่ไม่เหมือนใครและวิธีที่เราทำในอดีตนั้นเป็นเรื่องปกติ

Jaina: ด้วยระบบการออกแบบ มักจะมีอะไรให้สร้างสรรค์มากกว่านี้! ด้วยโครงสร้างที่ลงตัว นักออกแบบไม่จำเป็นต้องคิดว่าเนื้อหาต้องมีการจัดโครงสร้างอย่างไร แต่สามารถใช้เวลามากขึ้นกับภาพหรือภาพประกอบที่ใช้ในอีเมล และวิธีที่เนื้อหาเหล่านั้นช่วยเสริมและปรับปรุงสำเนาอีเมล นั่นคือสิ่งที่ฉันเห็นโดยปกติอีเมล "แบบกล่อง" จำนวนมากชนะรางวัลใหญ่ โครงสร้างได้รับการสนับสนุนโดยสำเนาและการออกแบบที่ยอดเยี่ยม

Crystal: เพื่อช่วยให้นักออกแบบหลุดพ้นจากข้อจำกัดของระบบ การแบ่งปันแรงบันดาลใจจากบริษัทอื่นๆ และอธิบายว่าการออกแบบเหล่านั้นสามารถแบ่งออกเป็นส่วนประกอบได้อย่างไร ดียิ่งขึ้นไปอีกหากนักออกแบบแบ่งปันอีเมลที่สร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขา ซึ่งคุณสามารถแนะนำพวกเขาได้! หากเวลาเอื้ออำนวย ฉันยังแนะนำให้ผู้ออกแบบออกแบบอีเมลตามที่พวกเขาต้องการโดยไม่คำนึงถึงระบบการออกแบบ ให้พวกเขากลับมาพบกันใหม่กับคุณ และคุณสามารถเน้นว่าสามารถปรับเปลี่ยนอะไรได้บ้างเพื่อให้การออกแบบนั้นเข้ากับระบบในที่สุด คุณยังสามารถใช้สิ่งนี้เป็นโอกาสในการเน้นว่าระบบการออกแบบจะช่วยให้ทำอีเมลที่ง่ายขึ้นได้เร็วขึ้น เวลาที่บันทึกไว้จะทำให้นักออกแบบมีโอกาสเสนอการออกแบบใหม่เพื่อทดสอบซึ่งอาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบในอนาคต และความพร้อมใช้งานมากขึ้นในการเสนอและสร้างการออกแบบอีเมลที่ไม่ซ้ำใครสำหรับแคมเปญที่ต้องการมากกว่าที่ระบบมีให้ในปัจจุบัน

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณต้องแก้ไขระบบการออกแบบของคุณ—และสิ่งที่คุณจะผลักดันกลับเมื่อมีคำขอให้อัปเดตเข้ามา?

Jaina: เรายังไม่มีสิ่งนี้ที่ Litmus แต่ฉันจะถามว่า "ทำไม" เพื่อทำความเข้าใจว่าความพยายามที่จำเป็นนั้นคุ้มค่าหรือไม่

Crystal: เรากำลังก้าวไปข้างหน้าด้วยการแก้ไขระบบของเราในตอนนี้ เพื่อให้สามารถขยายเพื่อรองรับแบรนด์ทั้งหมดของเราได้ นั่นเป็นตัวอย่างที่รุนแรงของกรณีธุรกิจที่สำคัญสำหรับการแก้ไข แต่เป็นมาตรฐานที่ดีที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อพิจารณาว่าจะทำการแก้ไขทั้งหมดหรือไม่ เมื่อระบบมีขนาดเล็กลงและสนับสนุนเพียงแบรนด์เดียว เหตุผลในการแก้ไขก็รวมถึงการรีแบรนด์และอัปเดตโค้ดเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น ซึ่งทั้งสองกรณีธุรกิจมีความแข็งแกร่งอย่างเห็นได้ชัด หากคำขออัปเดตมีส่วนสนับสนุนหรือเป้าหมายทางธุรกิจที่ใหญ่ขึ้น นั่นเป็นสัญญาณที่ชัดเจนที่จะก้าวไปข้างหน้ากับพวกเขา หากไม่ชัดเจนให้ถามคำถาม กรณีการใช้งานสำหรับการแก้ไขคืออะไร? การแก้ไขส่งผลต่อทุกสิ่งทุกอย่างในระบบอย่างไร? การแก้ไขนี้มีความเฉพาะเจาะจงมากเกินไปสำหรับกรณีการใช้งานของผู้ขอหรือไม่ และการแก้ไขสำหรับกรณีการใช้งานนั้นจะก่อให้เกิดผลกระทบต่อผู้ใช้รายอื่นหรือไม่ ทีมงานหรือบุคคลที่ทำงานในการปรับปรุงระบบมีเวลาในการแก้ไขหรือไม่? จำเป็นทันทีหรือรอได้? กล่าวอีกนัยหนึ่งดังที่ Jaina กล่าวว่าความพยายามที่จำเป็นจะคุ้มค่าหรือไม่?

Ted: เพื่อต่อยอดจากสิ่งที่ Jaina พูด ฉันจะถามว่าทำไมและ เมื่อไหร่ ฉันชอบที่จะเข้าใจว่าส่วนประกอบจะถูกใช้อย่างไรและเมื่อใด ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับส่วนประกอบระบบการออกแบบคือสิ่งที่จะถูกนำกลับมาใช้ใหม่บ่อยครั้ง ดังนั้นการทำความเข้าใจว่าจะใช้บางสิ่งบ่อยเพียงใดจึงเป็นสิ่งสำคัญ