วิธีสร้างแผนภูมิหลักสำคัญ: อธิบายหลักชัยของแผนภูมิแกนต์

โครงการไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็กคือการเดินทาง พวกเขาเริ่มต้นด้วยการวางแผนและการเริ่มต้นและจบลงด้วยความสำเร็จของผลงาน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจุดเริ่มต้นและเส้นชัยเป็นเพียงจุดเริ่มต้นที่สำคัญ

ที่จริงแล้ว หากเรามุ่งความสนใจไปที่การเดินทางจากจุด A ไปยังจุด B เท่านั้น เราอาจสูญเสียโมเมนตัมไปตลอดทาง การตั้งค่าเหตุการณ์สำคัญของโครงการบนแผนภูมิเหตุการณ์สำคัญจะป้องกันการสูญเสียโมเมนตัมนี้

เหตุการณ์สำคัญคืออะไร?

โครงการทั้งหมดมีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด แต่ระหว่างทาง ทีมจะตรวจสอบได้อย่างไรว่าพวกเขากำลังดำเนินการตามกำหนดเวลา เสร็จสิ้นตรงเวลา และอยู่ในงบประมาณ คำตอบ: เหตุการณ์สำคัญของโครงการ

ตามชื่อที่บ่งบอก เหตุการณ์สำคัญคือเครื่องหมายในกำหนดการของโครงการที่บ่งบอกถึงเหตุการณ์หรือเป้าหมายที่สำคัญ บนแผนภูมิแกนต์ จะเรียกว่าเหตุการณ์สำคัญของแผนภูมิแกนต์ เหตุการณ์สำคัญของแผนภูมิ Gantt เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประมาณระยะเวลาบางช่วงของโครงการ

ด้วยเหตุนี้ เหตุการณ์สำคัญจึงเป็นเครื่องมือการจัดการที่มีประสิทธิภาพ โดยการตั้งค่าเป้าหมายของโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามสถานะของขั้นตอนต่างๆ ของโครงการและตัดสินใจว่าควรทำการปรับปรุงเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ นอกจากนี้ แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญยังติดตามและเน้นย้ำถึงความสำเร็จที่สำคัญ นี้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมและขวัญกำลังใจของทีมโดยรวม ผลที่ได้คือสมาชิกในทีมมีความสุขมากขึ้น รู้สึกซาบซึ้งและเห็นผลลัพธ์โดยตรงจากความพยายามของพวกเขา

ตัวอย่างเหตุการณ์สำคัญ

เหตุการณ์สำคัญจะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ ขึ้นอยู่กับขนาดโครงการ ขอบเขต และขนาดทีม ถึงกระนั้น เหตุการณ์สำคัญส่วนใหญ่ก็มีรูปแบบคล้ายกัน และใช้เพื่อแสดงถึงเหตุการณ์เช่น:

• ประชุม
• ลงชื่อออก
• การอนุมัติ
• จุดเริ่มต้นของการทดสอบต่างๆ
• ระยะก่อสร้างที่แล้วเสร็จ

อย่างที่คุณเห็น เหตุการณ์เหล่านี้เป็นเหตุการณ์สำคัญในวงจรชีวิตของโครงการ หากสิ่งเหล่านี้ไม่เกิดขึ้น โครงการจะไม่ก้าวไปข้างหน้า การเน้นย้ำให้เป็นเหตุการณ์สำคัญ แสดงว่าคุณแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของพวกเขา

เหตุการณ์สำคัญมักเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดระยะของโครงการ แต่นี่ไม่ใช่กฎที่ยากและรวดเร็ว พวกเขาสามารถอยู่กลางเฟสและแม้กระทั่งทำหน้าที่เป็นสมาชิกในทีมที่ผลักดันขั้นสุดท้ายจำเป็นต้องทำขั้นตอนให้เสร็จสิ้น เหตุการณ์สำคัญเป็นเครื่องมือการจัดการที่มีประโยชน์มากที่สุดที่ผู้จัดการโครงการสามารถปรับใช้เพื่อกระตุ้นสมาชิกในทีมและรักษาโมเมนตัมเพื่อขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้า

เหตุใดเหตุการณ์สำคัญจึงมีความสำคัญ

นอกเหนือจากการแสดงกิจกรรมที่สำคัญที่สุดในกำหนดการของโครงการแล้ว เหตุการณ์สำคัญยังเป็นวิธีการที่ยอดเยี่ยมในการฉลองความสำเร็จอีกด้วย แต่ละเหตุการณ์สำคัญที่ทีมบรรลุได้หมายความว่าพวกเขากำลังอยู่ในเส้นทางและใกล้จะเสร็จสิ้นโครงการหนึ่งก้าว การเห็นความสำเร็จเหล่านี้ในรูปแบบของเหตุการณ์สำคัญช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจของทีม

เหตุการณ์สำคัญยังสามารถระบุได้ว่าเมื่อใดที่การชำระเงินจะถึงกำหนดชำระแก่ผู้รับเหมาและบริการภายนอกอื่นๆ ในโครงการก่อสร้าง ตัวอย่างเช่น เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนสำคัญ อาจถึงเวลาที่จะต้องจ่ายเงินให้ผู้สร้างเป็นเปอร์เซ็นต์ของค่าธรรมเนียม ด้วยวิธีนี้ เหตุการณ์สำคัญต่าง ๆ ก็มีจุดประสงค์ในทางปฏิบัติเช่นกัน หากเหตุการณ์สำคัญไม่สำเร็จหรือบรรลุผลสำเร็จ โครงการจะไม่สามารถก้าวไปข้างหน้าได้ และอาจถึงเวลาที่ต้องแก้ไขกำหนดการโครงการหรือกลยุทธ์โดยรวม

แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญคืออะไร?

แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญคือแผนภูมิการจัดการโครงการที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเห็นภาพเหตุการณ์สำคัญของโครงการ โดยทั่วไป แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญจะแสดงแต่ละขั้นและเมื่อจำเป็นต้องทำให้เสร็จ สถานะของเป้าหมาย (สมบูรณ์หรือไม่สมบูรณ์) และบางครั้งลำดับความสำคัญของหลักเป้าหมาย แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญจำนวนมากใช้สีสัญลักษณ์เฉพาะเพื่อแสดงเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญที่สุด

แผนภูมิขั้นมีหลายประเภท แต่ละแผนภูมิแสดงจุดต่างๆ ในกำหนดการของโครงการและช่องว่างระหว่างแผนภูมิ ทีมต่างๆ อาจเลือกแผนภูมิเหตุการณ์สำคัญที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับความชอบและตัวโครงการ ตัวอย่างเช่น บางทีมสร้างแผนภูมิหลักเป้าหมายที่แสดงเฉพาะเหตุการณ์สำคัญเท่านั้น และสามารถกำหนดรหัสสีเพื่อแสดงประเภทและความสำคัญของเป้าหมายได้

แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญประเภทนี้ใช้ในบางสถานการณ์ แม้ว่าจะไม่ได้อธิบายรายละเอียดอื่นๆ ของกำหนดการของโครงการก็ตาม การดูเหตุการณ์สำคัญเหล่านี้ในรูปแบบที่เรียบง่ายอาจเป็นประโยชน์ แต่คุณควรดูในบริบทของกำหนดการที่มากขึ้น ด้วยเหตุนี้ เหตุการณ์สำคัญและแผนภูมิแกนต์จึงควรรวมกัน

หลักชัยแห่งพลังของแผนภูมิแกนต์

ด้วยการใช้แผนภูมิขั้นสำคัญกับแผนภูมิแกนต์ คุณจะรวมเครื่องมือการจัดการโครงการด้วยภาพที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสองเครื่องมือเข้าด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างกำหนดการสูงสุด แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณเห็นภาพกำหนดการโครงการทั้งหมดของคุณ เช่นเดียวกับงาน ผู้ได้รับมอบหมาย การขึ้นต่อกันของงาน และอื่นๆ อีกมากมาย การเพิ่มแผนภูมิเหตุการณ์สำคัญลงในสมการนี้หมายความว่าคุณสามารถเห็นจุดตรวจที่คุณต้องไปถึงได้อย่างแน่นอน

แผนภูมิแกนต์แสดงข้อมูลที่หลากหลายในรูปแบบที่เรียบง่าย สิ่งนี้ทำให้สมบูรณ์แบบสำหรับการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว แต่ก็หมายความว่าพวกเขาเต็มไปด้วยข้อมูล เมื่อเป็นกรณีนี้ คุณต้องมีบางอย่างเพื่อแยกข้อมูลและ "เน้น" จุดโฟกัส เหตุการณ์สำคัญทำเพียงแค่นี้

การกำหนดเหตุการณ์สำคัญเมื่อคุณสร้างกำหนดการ เท่ากับว่าคุณได้ตั้งค่าระบบสำหรับตรวจสอบสถานะโครงการของคุณในอนาคต สมมติว่าคุณกำลังทำงานในโครงการขนาดใหญ่ที่มีงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกันจำนวนมากที่กำลังทำงานอยู่พร้อมๆ กัน นี่อาจเป็นข้อมูลจำนวนมากที่ต้องดู และอาจเป็นเรื่องยากที่จะค้นหาปมของสิ่งที่คุณต้องรู้ เหตุการณ์สำคัญโดดเด่นจากรายละเอียดและทำให้ค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

วิธีสร้างแผนภูมิเหตุการณ์สำคัญด้วยแผนภูมิแกนต์

1. สร้างรายการงาน

ไม่ว่าคุณจะเลือกเครื่องมือจัดกำหนดการ คุณต้องสร้างรายการงานที่สมบูรณ์ งานใหม่จะเกิดขึ้นตามธรรมชาติตลอดวงจรของโครงการ แต่รายการงานเดิมควรจะละเอียดถี่ถ้วนที่สุด รายการงานโดยละเอียดช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการระบุงานหลักและงานรอง และสร้างแผนภูมิตำแหน่งที่ดีที่สุดสำหรับเหตุการณ์สำคัญ

2. กำหนดเวลางานบนแผนภูมิแกนต์

เมื่อคุณสร้างรายการงานและจัดทำเอกสารรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว เช่น ชื่องาน ผู้รับมอบหมาย วันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด ฯลฯ—ขณะนี้ คุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดกำหนดการงานเหล่านี้บนแผนภูมิแกนต์ ป้อนข้อมูลที่คุณได้รวบรวมแล้วและดูกำหนดการของคุณในไม่กี่วินาที จากที่นี่ ทำการเปลี่ยนแปลงและปรับเปลี่ยนโดยการลากและวางแถบงาน

3. กำหนดระยะโครงการ

การใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อกำหนดเวลาโปรเจ็กต์หมายความว่าคุณเกือบจะเห็นภาพโปรเจ็กต์ของคุณเป็นระยะๆ โดยอัตโนมัติด้วยการวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่งาน แต่ละแถบแสดงถึงงานที่แตกต่างกัน และสีที่ต่างกันสามารถแสดงถึงขั้นตอนของโครงการที่แตกต่างกันได้ เมื่อคุณเห็นขั้นตอนเหล่านี้แล้ว การวางหลักเป้าหมายก็ทำได้ไม่ยาก เมื่อคุณตัดสินใจว่าจะวางมันไว้ที่ใด เพียงไม่กี่คลิก

4. วางเหตุการณ์สำคัญ

เครื่องมือการจัดการโครงการสมัยใหม่ทำให้การตั้งเป้าหมายเป็นเรื่องง่าย เมื่อคุณสร้างกำหนดการและตัดสินใจว่างานใดที่เสร็จสิ้นแล้วจะเข้าเกณฑ์ตามเป้าหมาย ให้ป้อนรายละเอียดเป้าหมายและแชร์ข้อมูลกับทีมของคุณเพื่อให้ทุกคนเห็น เมื่อคุณวางเป้าหมายของคุณสำเร็จแล้ว ความสำเร็จเหล่านี้สามารถแสดงได้ด้วยบางสิ่งที่สะอาดตาราวกับสัญลักษณ์เพชรเล็กๆ ที่ไม่เกะกะตารางงาน

ProjectManager ทำให้แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญเป็นเรื่องง่าย

เมื่อคุณจัดการกำหนดการของคุณด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์ที่ได้รับรางวัล เช่น ProjectManager (คุณสามารถลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรีได้ที่นี่) เหตุการณ์สำคัญจะแสดงบนแผนภูมิแกนต์ โดยมีเพชรเม็ดเล็กๆ ติดอยู่ตามกำหนดการที่เกี่ยวข้องกับงาน ในการสร้างเหตุการณ์สำคัญ ให้เลือกงานที่สำคัญตามกำหนดการและเปลี่ยนคุณสมบัติเป็นเหตุการณ์สำคัญ เมื่อวางเมาส์เหนือไอคอนเหตุการณ์สำคัญ คุณสามารถดูชื่อได้

ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการอ้างถึงแผนภูมิต่างๆ พร้อมกัน และความเสี่ยงที่จะเกิดความสับสนไปพร้อมกัน ส่วนที่ดีที่สุด? ทำการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายจากทุกที่ที่คุณทำงาน โดยการลากและวางไอคอนเพชร

ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

แผนภูมิแกนต์ของเราช่วยให้ทีมของคุณมีแพลตฟอร์มแบบโต้ตอบเพื่อให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ พวกเขาสามารถดูความคืบหน้าของสมาชิกในทีมในงานและแชร์ความคิดเห็นและไฟล์ในระดับงาน คุณยังสามารถตั้งค่าการเตือนอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามเป้าหมาย!

เมื่อคุณต้องการรายงานความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ProjectManager มีทั้งแดชบอร์ดเพื่อติดตามความคืบหน้าในแบบเรียลไทม์และการรายงานด้วยคลิกเดียวเพื่อสร้างรายงานที่แชร์ได้สำหรับทุกคนที่ต้องการ เหตุการณ์สำคัญไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน!

เหตุการณ์สำคัญเป็นเพียงหนึ่งในชุดเครื่องมือการจัดการโครงการมากมายที่คุณจะได้รับเมื่อสมัครใช้งาน ProjectManager ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ของเราให้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพพร้อมเหตุการณ์สำคัญ ข้อมูลแบบเรียลไทม์ และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเพื่อทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ดูด้วยตัวคุณเองด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันวันนี้!