วิธีเขียนข้อเสนอโครงการ (รวมขั้นตอนและเทมเพลต)

ข้อเสนอโครงการคืออะไร?

ข้อเสนอโครงการคือเอกสารการจัดการโครงการที่ใช้ในการกำหนดวัตถุประสงค์และข้อกำหนดของโครงการ ช่วยให้องค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโครงการภายนอกเห็นด้วยกับกรอบการวางแผนโครงการเบื้องต้น

วัตถุประสงค์หลักของข้อเสนอโครงการคือการขอซื้อจากผู้มีอำนาจตัดสินใจ นั่นเป็นเหตุผลที่ข้อเสนอโครงการสรุปคุณค่าหลักของโครงการของคุณ ขายมูลค่าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโครงการทั้งภายในและภายนอก เจตนาของข้อเสนอคือการดึงดูดความสนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้สนับสนุนโครงการ เมื่อคุณได้รับความสนใจจากผู้คนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการทำให้พวกเขาตื่นเต้นกับสรุปโครงการ

การเข้าเป็นหัวหน้าของผู้ชมที่คุณกำลังเขียนข้อเสนอโครงการมีความสำคัญ: คุณต้องคิดเหมือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการเพื่อนำเสนอข้อเสนอที่ตรงกับความต้องการของพวกเขา

เราได้สร้างเทมเพลตข้อเสนอโครงการฟรีสำหรับ Word เพื่อช่วยจัดโครงสร้างเอกสาร ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจำกระบวนการในแต่ละครั้ง

ประเภทของข้อเสนอโครงการ

ในแง่ของประเภทของข้อเสนอโครงการ คุณสามารถมีข้อเสนอที่ร้องขออย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการหรือต่อเนื่องก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถต่ออายุและข้อเสนอเพิ่มเติม นี่คือคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละรายการ

• ข้อเสนอโครงการที่ร้องขอ: ข้อเสนอ โครงการที่ร้องขอจะถูกส่งเป็นการตอบสนองต่อคำขอข้อเสนอ (RFP) ที่นี่คุณจะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ RFP ของเจ้าของโครงการ
• ข้อเสนอโครงการที่ไม่พึงประสงค์: คุณสามารถส่งข้อเสนอโครงการโดยไม่ได้รับคำขอข้อเสนอ สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในการประมูลแบบเปิดสำหรับโครงการก่อสร้าง โดยที่เจ้าของโครงการได้รับข้อเสนอโครงการที่ไม่พึงประสงค์จากผู้รับเหมาหลายราย
• ข้อเสนอโครงการที่ ไม่เป็นทางการ: ข้อเสนอโครงการ ประเภทนี้ถูกสร้างขึ้นเมื่อลูกค้าขอข้อเสนอที่ไม่เป็นทางการ โดยไม่มี RFP
• ข้อเสนอโครงการต่ออายุ: คุณสามารถใช้ข้อเสนอโครงการต่ออายุเมื่อคุณติดต่อกับลูกค้าเก่า ข้อดีคือคุณสามารถเน้นผลลัพธ์เชิงบวกในอดีตและผลประโยชน์ในอนาคตได้
• ข้อเสนอโครงการต่อเนื่อง: ส่งไปยังนักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อแจ้งความคืบหน้าของโครงการ
• ข้อเสนอโครงการเพิ่มเติม: ข้อเสนอนี้ถูกส่งไปยังนักลงทุนเพื่อขอแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการโครงการ

วิธีการเขียนข้อเสนอโครงการ

มีคำถามเชิงปฏิบัติการและเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญหลายข้อที่ต้องพิจารณา ได้แก่:

1. ข้อจำกัดสามประการ: เราจะจัดการกับข้อจำกัดสามประการของขอบเขต กำหนดการ และต้นทุนของโครงการได้อย่างไร
2. ปัญหาหลัก: ปัญหา หลักที่เรากำลังพยายามแก้ไขคืออะไร
3. ทรัพยากร: ทรัพยากรใดบ้างที่จะสามารถใช้ได้?
4. ไทม์ไลน์: ไทม์ไลน์ของโครงการใดที่เรากำลังดำเนินการอยู่
5. งบประมาณ: งบประมาณ โครงการใดที่เราต้องดำเนินการด้วย? สิ่งนี้ส่งผลต่อการตั้งเป้าหมายของเราอย่างไร?
6. เป้าหมายเชิงกลยุทธ์: เป้าหมาย เชิงกลยุทธ์ของลูกค้าของเราคืออะไร และข้อเสนอของเราสอดคล้องกับเป้าหมายเหล่านั้นอย่างไร
7. ฝ่ายที่รับผิดชอบ: ใครคือผู้รับผิดชอบโครงการ? เป้าหมายและแรงจูงใจของพวกเขาคืออะไร?
8. ผลประโยชน์ของลูกค้า: ลูกค้าจะได้รับประโยชน์อย่างไรจากความสำเร็จของโครงการของเรา? เป้าหมายหลักของพวกเขาคืออะไร?
9. ผล งานและความสำเร็จของโครงการ: จะวัดความสำเร็จของโครงการได้อย่างไร? ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของเราคาดหวังอะไรเมื่อปิดกิจการ

เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้แล้ว คุณสามารถเขียนข้อเสนอโครงการได้ ข้อเสนอโครงการทั้งหมดมีหกองค์ประกอบที่สร้างรากฐานของข้อเสนอ มาดูตัวอย่างข้อเสนอโครงการกัน

ตัวอย่างโครงร่างข้อเสนอโครงการ

องค์ประกอบทั้ง 6 ประการนี้เป็นรากฐานของโครงร่างข้อเสนอโครงการที่สร้างขึ้นอย่างดี:

บทสรุปผู้บริหาร

บทสรุปสำหรับผู้บริหารจะให้ภาพรวมโดยย่อขององค์ประกอบหลักของข้อเสนอโครงการของคุณ เช่น ประวัติโครงการ วัตถุประสงค์ของโครงการ ผลงานของโครงการ และอื่นๆ เป้าหมายคือการดึงดูดความสนใจของผู้ชมของคุณและทำให้พวกเขาตื่นเต้นกับโครงการที่คุณเสนอ โดยพื้นฐานแล้วมันคือ "ระยะห่างระหว่างลิฟต์" สำหรับวงจรชีวิตของโครงการ ควรสั้นและตรงประเด็น

บทสรุปสำหรับผู้บริหารควรเป็นคำอธิบาย และวาดภาพว่าโครงการจะประสบความสำเร็จอย่างไรสำหรับลูกค้า สิ่งสำคัญที่สุดคือควรจูงใจลูกค้าโครงการ ท้ายที่สุด เป้าหมายคือการให้พวกเขาเซ็นชื่อบนเส้นประเพื่อย้ายโครงการ!

ประวัติโครงการ

พื้นหลังของโครงการเป็นส่วนหน้าเดียวของข้อเสนอโครงการของคุณที่อธิบายปัญหาที่โครงการของคุณจะแก้ไข คุณควรอธิบายเมื่อปัญหานี้เริ่มต้น สถานะปัจจุบัน และวิธีที่โครงการของคุณจะเป็นทางออกที่ดี

• ประวัติ: ส่วนประวัติจะสรุปโครงการที่ประสบความสำเร็จก่อนหน้านี้ นอกจากนี้ยังร่างโครงร่างที่สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น โดยการทำเช่นนี้ ส่วนนี้จะกำหนดแบบอย่าง กล่าวคือโครงการต่อไปจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไรโดยใช้ข้อมูลจากโครงการก่อนหน้า
• วิธีแก้ไข: ส่วนโซลูชันระบุว่าโครงการของคุณจะแก้ปัญหาของลูกค้าได้อย่างไร ดังนั้น ส่วนนี้จึงรวมเทคนิค ทักษะ และขั้นตอนการจัดการโครงการใดๆ ที่ทีมของคุณจะใช้เพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางโครงการ

แนวทางโครงการของคุณกำหนดวิธีการจัดการโครงการ เครื่องมือ และการกำกับดูแลสำหรับโครงการของคุณ ในแง่ง่ายๆ จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถอธิบายให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบว่าโครงการจะได้รับการวางแผน ดำเนินการ และควบคุมให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร

• ข้อกำหนด: ข้อกำหนดคือรายการ วัสดุ และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการ ส่วนนี้ควรครอบคลุมความต้องการทั้งภายในและภายนอก
• การอนุญาต: ส่วนนี้ครอบคลุมว่าใครเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจในทีมโครงการ นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีอำนาจในการลงชื่อออกจากฝั่งลูกค้า
• ขอบเขตโครงการ: ขอบเขตโครงการหมายถึงงานทั้งหมดที่จะดำเนินการ มันกำหนดรายการงาน แพ็คเกจงาน และสิ่งที่ส่งมอบที่จะส่งมอบในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการของวงจรชีวิตโครงการของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อกำหนดงาน งานย่อย และจัดลำดับความสำคัญของงาน
• ทรัพยากรโครงการ: ทรัพยากรมีความสำคัญต่อการดำเนินโครงการของคุณ ข้อเสนอโครงการอธิบายสั้น ๆ ว่าทรัพยากรใดที่จำเป็นและจะใช้อย่างไร ต่อมา ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน คุณจะต้องสร้างแผนการจัดการทรัพยากรที่จะเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของแผนโครงการของคุณ
• ไทม์ไลน์ของโครงการ: เมื่อคุณกำหนดขอบเขตของโครงการแล้ว คุณจะต้องประเมินระยะเวลาของแต่ละงานเพื่อสร้างไทม์ไลน์ของโครงการ ต่อมาในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ คุณจะต้องสร้างกำหนดการพื้นฐาน ซึ่งจะประเมินความยาวรวมของโครงการของคุณ เมื่อโครงการเริ่มต้น คุณจะเปรียบเทียบกำหนดการของโครงการจริงกับเส้นฐานของกำหนดการเพื่อติดตามความคืบหน้า
• งบประมาณโครงการ: ทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับโครงการของคุณจะมีป้ายราคา นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องประมาณการต้นทุนเหล่านั้นและสร้างงบประมาณโครงการ งบประมาณโครงการจะต้องครอบคลุมค่าใช้จ่ายโครงการทั้งหมดของคุณ และในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามนั้น
• งบการเงิน: หากคุณต้องการโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและนักลงทุนภายนอก คุณจะต้องแสดงให้พวกเขาเห็นว่าผลประโยชน์ทางการเงินที่โครงการของคุณสามารถนำมาสู่องค์กรของพวกเขาคืออะไร คุณสามารถใช้การวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์และงบการเงินที่คาดการณ์ไว้เพื่อแสดงให้เห็นว่าเหตุใดโครงการของคุณจึงทำกำไรได้
• ภาคผนวก: ข้อมูลที่ไม่รวมอยู่ในข้อเสนอโครงการเป็นส่วนหนึ่งของภาคผนวก เป็นที่ที่มีรายละเอียดที่น่าสนใจอีกมากมายของโครงการตั้งอยู่ นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเจาะลึกเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

เทมเพลตข้อเสนอโครงการฟรี

แม้ว่าเทมเพลตข้อเสนอโครงการจะมีข้อจำกัด แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเริ่มเขียนข้อเสนอโครงการของคุณ ลองใช้เทมเพลตข้อเสนอโครงการฟรีของเราสำหรับ Word

เคล็ดลับข้อเสนอโครงการ

ไม่ว่าข้อเสนอโครงการใดที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ มีเคล็ดลับสองสามข้อที่นำไปใช้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทุกคน ในขณะที่ด้านบน เราแนะนำเทมเพลตข้อเสนอโครงการที่จะมีสารบัญ ซึ่งหมายความว่าจะมีความยาวหลายหน้า สถานการณ์กรณีที่ดีที่สุดคือการรักษาข้อเสนอให้สูงสุดหนึ่งหรือสองหน้า จำไว้ว่าคุณกำลังพยายามเอาชนะผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ใช่เบื่อพวกเขา

การพูดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการให้ทำวิจัย คุณต้องการจัดการกับคนที่เหมาะสม การทำงานทั้งหมดที่จำเป็นในการเขียนข้อเสนอที่ดีนั้นไม่มีประโยชน์อะไร เพียงเพื่อให้ส่งไปยังกลุ่มเป้าหมายที่ไม่ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม ใครก็ตามที่จะอ่านมัน พวกเขาควรจะสามารถเข้าใจข้อเสนอนี้ได้ ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา

เมื่อพูดถึงการเขียน จงหามืออาชีพ แม้แต่เอกสารทางธุรกิจ เช่น ข้อเสนอโครงการ กรณีศึกษาทางธุรกิจ หรือบทสรุปของผู้บริหาร ก็ยังได้รับผลกระทบหากสร้างได้ไม่ดีหรือมีการพิมพ์ผิด หากคุณไม่ต้องการจ้างนักเขียนธุรกิจมืออาชีพ ให้หาคนในทีมโครงการของคุณเพื่อคัดลอก แก้ไข และพิสูจน์เอกสาร ยิ่งจับตาดูมันมากเท่าไหร่ ความผิดพลาดที่มีโอกาสเกิดขึ้นก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้นในฉบับสุดท้าย
ในขณะที่คุณต้องการให้ข้อเสนอสั้นและน่าฟัง จะช่วยให้หม้อของคุณหวานขึ้นด้วยการเพิ่มคำรับรองจากลูกค้าในเอกสารแนบ ไม่มีอะไรขายแผนโครงการได้ดีกว่าฐานลูกค้าที่กำลังมองหาผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ

การใช้บอร์ด Kanban เพื่อวางแผนข้อเสนอโครงการ

ProjectManager ช่วยให้คุณวางแผนข้อเสนอภายในซอฟต์แวร์ของเรา คุณสามารถอัปเดตงานสำหรับข้อเสนอโครงการเพื่อให้ทราบว่ามีอะไรอยู่บ้าง และสิ่งที่เหลืออยู่ที่ต้องทำ คอลัมน์ช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อเสนอของคุณตามส่วนได้ สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ประเภทต่างๆ

ทำตามวิดีโอนี้เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนทั้งหมดของข้อเสนอของคุณอย่างเป็นระบบ เพื่อให้มั่นใจว่าครอบคลุมทุกรายละเอียด หลังจากรับชมแล้ว ให้อ่านต่อเพื่อทบทวนประเด็นสำคัญ

เมื่อสร้างข้อเสนอโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องจดจำกลุ่มเป้าหมายของคุณ ผู้ชมของคุณรวมถึงผู้ที่ตื่นเต้นกับโครงการ และเห็นว่าความสำเร็จเป็นผลดีต่อองค์กรของพวกเขา ในทางกลับกัน คนอื่นๆ ในกลุ่มผู้ชมของคุณจะมองว่าโครงการนี้เป็นความเจ็บปวดและเป็นสิ่งที่พวกเขาไม่ได้ตั้งตารอ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายพึงพอใจ การรักษาภาษาที่เป็นความจริงและรัดกุมเป็นสิ่งสำคัญ

บอร์ดคัมบังของเราช่วยให้คุณคิดผ่านภาษานั้นและทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากจำเป็น การ์ดแต่ละใบแสดงเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ เพื่อให้ทุกคนในทีมผู้บริหารโครงการรับทราบถึงงานที่ทำเสร็จแล้ว และสิ่งที่ต้องทำที่เหลือ

ดังที่คุณเห็นจากบอร์ดคัมบังด้านบน งานได้เริ่มต้นขึ้นในบทสรุปผู้บริหาร ส่วนบทนำ สารบัญ และบทบาทบริษัทเสร็จสมบูรณ์แล้ว และมีการเริ่มต้นที่ดีในงานอธิบายปัญหาและแนะนำวิธีแก้ไข

จากนั้นไฟล์ PDF จะแนบไปกับการ์ด และทุกคนที่เพิ่มในงานจะได้รับอีเมลแจ้งการเปลี่ยนแปลง กระบวนการเดียวกันนี้สามารถใช้ได้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อให้ทีมได้รับข้อมูลล่าสุด ทำงานร่วมกัน และจัดทำข้อเสนอโครงการระดับเฟิร์สคลาส

การพัฒนาเป้าหมาย SMART สำหรับข้อเสนอโครงการของคุณ

แนวความคิดที่ดีที่สุดในการพัฒนาเป้าหมายและวัตถุประสงค์สำหรับข้อเสนอโครงการของคุณคือการใช้ระบบ SMART:

• เฉพาะเจาะจง – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณชัดเจน รัดกุม และเฉพาะเจาะจงกับงานที่ทำอยู่
• วัดผลได้ – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณวัดผลได้ ดังนั้นจึงเห็นได้ชัดว่าเมื่อใดที่สิ่งต่างๆ อยู่ในแนวทางและเป็นไปได้ด้วยดี และในทางกลับกัน เมื่อสิ่งต่างๆ ผิดเพี้ยนและต้องแก้ไขปัญหา เป้าหมายที่วัดได้ทำให้ง่ายต่อการพัฒนาเหตุการณ์สำคัญที่คุณจะใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการและระบุวันที่สมเหตุสมผลสำหรับความสำเร็จและ/หรือการปิด
• บรรลุ ได้ – เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกโครงการมีเป้าหมาย "การเข้าถึง" การบรรลุเป้าหมายนี้จะหมายถึงโครงการที่โดดเด่นซึ่งทำได้เหนือความคาดหมาย อย่างไรก็ตาม เป้าหมายหลักของโปรเจ็กต์ต้องสำเร็จได้ ดังนั้นขวัญกำลังใจจึงยังคงอยู่และงานก็สำเร็จลุล่วงไปด้วยเวลาและทรัพยากรที่พอเพียง
• เกี่ยวข้อง – ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายทั้งหมดของคุณมีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการและระบุขอบเขตที่คุณกำลังทำงานอยู่
• ตาม เวลา – ไทม์ไลน์และวันที่เฉพาะควรเป็นแกนหลักของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทั้งหมด ซึ่งช่วยให้โครงการเป็นไปตามแผนและมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมโครงการทุกคนสามารถจัดการงานที่อยู่ข้างหน้าได้

การสร้างข้อเสนอโครงการต้องใช้เวลาและการพิจารณาอย่างรอบคอบ

เวลาที่ใช้ไปนั้นคุ้มค่า แต่เมื่อคุณชนะโครงการใหญ่ครั้งต่อไป!

ข้อเสนอโครงการเป็นเพียงขั้นตอนแรกในกระบวนการวางแผนโครงการ เมื่อโครงการของคุณได้รับการอนุมัติ คุณจะต้องทำให้แผนแข็งแกร่งขึ้น จัดสรรและจัดการทรัพยากร ตรวจสอบโครงการ และสุดท้ายส่งมอบผลงานของคุณ กระบวนการนี้ต้องการแพ็คเกจซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ยืดหยุ่น ไดนามิก และแข็งแกร่ง ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณทำงานร่วมกันและจัดการกระบวนการนี้แบบเรียลไทม์ ลองใช้ซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลของเราด้วยการทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้