วิธีสร้างกฎบัตรทีม (มีตัวอย่าง)

เช่นเดียวกับที่โครงการมีกฎบัตรเพื่อกำหนดขอบเขต ดังนั้นทีมของคุณก็ต้องมีกฎบัตรในการนำงานของพวกเขาไปใช้ในบริบท ทีมจำเป็นต้องรู้ว่าโครงการนี้ใคร ทำอะไร ทำไม เมื่อไร และอย่างไร และกฎบัตรทีมเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการป้อนข้อมูลเหล่านั้น

เมื่อคุณได้รับการตอบรับจากทีม และพวกเขารู้ว่าพวกเขายืนอยู่ตรงไหนและจะจัดการอย่างไรในโครงการ คุณก็อยู่บนเส้นทางสู่ความสำเร็จ มาสำรวจวิธีการสร้างกฎบัตรของทีมกัน

กฎบัตรทีมคืออะไร?

กฎบัตรทีมคือเอกสารที่อธิบายสาเหตุที่นำทีมเข้าสู่โครงการ สิ่งที่ทีมได้รับมอบหมายให้บรรลุผล และทรัพยากรและข้อจำกัดที่ทีมจะทำงาน

กฎบัตรทีมมักจะถูกสร้างขึ้นในการตั้งค่ากลุ่ม ซึ่งทำให้ทิศทางของทีมและขอบเขตในสภาพแวดล้อมที่โปร่งใส การพัฒนาส่วนรวมนี้ได้รับการซื้อจากทีมและทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจส่วนของตนในโครงการ

เหตุใดกฎบัตรของทีมจึงมีความสำคัญ

มีสองเหตุผลหลักสำหรับกฎบัตรทีม ประการแรก มันสรุปวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจนและวิธีที่ทีมรับผิดชอบงานที่นำไปสู่การส่งมอบขั้นสุดท้าย ประการที่สอง แจ้งสมาชิกภายนอกโครงการว่าทีมคืออะไรและไม่รับผิดชอบ

ประโยชน์อีกประการของการใช้กฎบัตรของทีมคือสร้างความโปร่งใสในทีม ซึ่งนำไปสู่ความรับผิดชอบที่มากขึ้น ทำให้ทีมมีโครงสร้างในการสร้างข้อตกลงว่าพวกเขาต้องการดำเนินการภายในโครงการอย่างไรและตัดสินใจอย่างไร ซึ่งทำได้โดยการกำหนดความถี่ของการประชุมและการขนส่งอื่นๆ

เห็นได้ชัดว่ากฎบัตรของทีมขจัดอุปสรรคและกำหนดหลักสูตรสำหรับทีมในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะที่ยังคงสอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมของโครงการ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนในโครงการและระดับอำนาจหน้าที่ในแง่มุมใด ๆ ของโครงการอย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังกำหนดทรัพยากรที่สามารถขอได้

อะไรคือองค์ประกอบของกฎบัตรทีม?

กฎบัตรของทีมประกอบด้วยหลายส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการมีส่วนร่วมของทีมในโครงการ แม้ว่าการชาร์ททีมจะเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับโปรเจ็กต์ พวกเขาทั้งหมดมักจะแชร์องค์ประกอบที่สรุปไว้ด้านล่าง

1. ความเป็นมา

สิ่งแรกที่ต้องทำคือวางรากฐานสำหรับโครงการ กล่าวคือ สรุปเนื้อหาเกี่ยวกับอะไรและเหตุใดจึงเริ่มดำเนินการ ซึ่งช่วยให้ทีมเห็นว่าเหมาะสมกับโครงการโดยรวมอย่างไร ตลอดจนระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ลงทุนในความสำเร็จของโครงการ

2. ภารกิจและวัตถุประสงค์

คำแถลงพันธกิจกำหนดส่วนพื้นหลังเพิ่มเติมโดยกำหนดว่าความสำเร็จเป็นอย่างไรในโครงการ ดังนั้นทีมจึงรู้ว่าพวกเขากำลังมุ่งหมายอะไรในแต่ละครั้งที่พวกเขาทำภารกิจใหม่ เมื่อขยายไปสู่ภาพรวมอีกครั้ง จะมีการอธิบายประโยชน์และการขับเคลื่อนธุรกิจของโครงการ

3. งบประมาณและทรัพยากร

เงินทุนสำหรับโครงการกำหนดไว้ในส่วนนี้ รวมถึงทรัพยากรที่ได้รับการจัดสรร สมาชิกในทีมอาจสงสัยว่ามีการฝึกอบรมใด ๆ หรือไม่ ดังนั้นหัวหน้าทีมจะบอกว่ารวมการฝึกอบรมหรือไม่ สุดท้ายในแง่ของการเงิน ผู้บริหารที่สนับสนุนทีมจะถูกระบุเพื่อให้สามารถติดต่อกับคำถามใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่าย

4. บทบาทและความรับผิดชอบ

ทุกคนในทีมจำเป็นต้องรู้บทบาทและความรับผิดชอบของตนเพื่อไม่ให้เข้าข้างกัน ที่นี่ ระบุชุดทักษะและความเชี่ยวชาญของพวกเขา รวมถึงผู้ที่มีอำนาจเหนือใคร

5. การดำเนินงานของทีม

เพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โครงสร้างการปฏิบัติงานของพวกเขาจะต้องได้รับการสรุป นอกจากนี้ ถ้าสมาชิกในทีมใหม่เข้าสู่โครงการ ต้องกำหนดเส้นทางของพวกเขา เช่นเดียวกับกลยุทธ์ในการออกจากทีมสำหรับผู้ที่อาจออกจากทีม กฎการดำเนินงาน ความสัมพันธ์ ฯลฯ ทั้งหมดได้รับการสำรวจและชี้แจงอย่างชัดเจน

6. ขอบเขต

ขอบเขตของโครงการระบุไว้ในส่วนนี้ของกฎบัตรทีม เช่นเดียวกับวิธีที่สมาชิกในทีมจะมีส่วนร่วมในขอบเขตของโครงการ

7. การประเมินประสิทธิภาพ

ตลอดโครงการ สมาชิกในทีมจะได้รับการประเมินประสิทธิภาพและความคืบหน้า ต้องอธิบายเรื่องนี้ล่วงหน้า รวมถึงวิธีการวัดเมตริกเหล่านี้ ผู้ที่จะประเมินและเมื่อใด

8. กิจกรรมและเหตุการณ์สำคัญ

นี่คือรายการงานที่ประกอบเป็นโครงการพร้อมกับเหตุการณ์สำคัญ ด้วยเหตุนี้ ทีมงานจึงมีความรู้สึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับงานข้างหน้า

9. คู่มือการสื่อสาร

การสื่อสารในทีม ทั้งระหว่างตนเองและกับผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม ได้อธิบายไว้ในส่วนนี้ วิธีการสื่อสารจะถูกตัดสินใจเช่นเดียวกับความถี่ที่ทีมจะพบกันและความถี่ของการรายงานสถานะของพวกเขา

10. ลายเซ็น

สุดท้าย เมื่อมีการหารือเกี่ยวกับกฎบัตรของทีมอย่างสมบูรณ์ และทุกคนในทีมอยู่บนเรือ แต่ละคนจะลงนามและลงวันที่ในเอกสาร นี่แสดงให้เห็นว่าพวกเขาเข้าใจบทบาท ความรับผิดชอบ ขอบเขตของโครงการ และวิธีการมีส่วนร่วม

ตัวอย่างกฎบัตรของทีม

กฎบัตรทีมได้รับการพัฒนาพร้อมกับทีมในขณะที่กำลังก่อตัว เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมฐานทั้งหมด ไม่ควรใช้เทมเพลตกฎบัตรของทีม ProjectManager.com มีเทมเพลตการจัดการโครงการฟรีมากมาย รวมถึงกฎบัตรของทีมที่แสดงด้านล่าง

อย่างที่คุณเห็น แต่ละส่วนถูกจัดวางในกล่องที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยให้คุณสามารถขยายได้ แน่นอนว่าสามารถแนบเอกสารประกอบได้เสมอ แต่ตัวแม่แบบจะมีภาพรวม ครอบคลุมประเด็นหลักทั้งหมด และลงท้ายด้วยหน้าลายเซ็น

เทมเพลตกฎบัตรทีมของเรามีฟิลด์ทั้งหมดที่เราระบุไว้ข้างต้น สมาชิกในทีมทุกคนควรไม่เพียงแต่มีส่วนร่วมในการพัฒนาและอภิปรายกฎบัตรของทีมเท่านั้น แต่ยังมีสำเนาสำหรับตนเองเพื่อใช้อ้างอิงเมื่อจำเป็น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างกฎบัตรของทีม

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างกฎบัตรของทีมคืออยู่กับทีม พวกเขาจำเป็นต้องรู้รายละเอียดของโครงการและดังนั้นจึงควรเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนากฎบัตรของทีม แม้ว่าพวกเขาจะไม่ทราบรายละเอียด แต่ข้อมูลที่ป้อนเข้ามาก็มีความสำคัญ

ในขณะที่คุณไม่ต้องการหลงทางในวัชพืช กฎบัตรของทีมควรอธิบายวัตถุประสงค์ของทีมอย่างละเอียดและครบถ้วน เป้าหมายที่วัดได้ที่พวกเขาจะได้รับการประเมิน และแนวทางปฏิบัติสำหรับทีมในระหว่างการดำเนินโครงการ

ที่กล่าวว่าเอกสารควรจะย่อยง่ายโดยมีเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผลที่ทุกคนในทีมสามารถอยู่ด้วย น่าจะทำได้และเป็นผลสำเร็จของโครงการตามแผนที่วางไว้ คุณอาจต้องการรวมจรรยาบรรณและแผนเพื่อแก้ไขข้อขัดแย้ง ซึ่งสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ทุกคนรู้สึกปลอดภัยและมีคุณค่า เนื่องจากสิ่งนี้มักจะส่งผลให้มีขวัญกำลังใจและประสิทธิผลมากขึ้น

เมื่อใดควรอัปเดตกฎบัตรของทีม

กฎบัตรทีมควรได้รับการปรับปรุงเมื่อใดก็ตามที่แผนโครงการมีการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่จะส่งผลกระทบต่อแนวทางเดิม ตัวอย่างเช่น หากขอบเขตของโครงการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากคำขอเปลี่ยนแปลง ข้อมูลนั้นจะต้องเกี่ยวข้องกัน

อีกเหตุผลหนึ่งในการอัปเดตกฎบัตรทีมของคุณคือ หากมีการนำสมาชิกในทีมคนใหม่เข้ามา ณ จุดนี้ รายละเอียดของกฎบัตรทีมอาจยังคงเหมือนเดิม แต่กระบวนการในการพัฒนาร่วมกับสมาชิกในทีมใหม่จะต้องทบทวนกับพวกเขาอีกครั้ง สิ่งนี้เป็นจริงเช่นกันเมื่อสมาชิกในทีมออกจากทีม กฎบัตรทีมต้องได้รับการตรวจสอบและแก้ไขเพื่อให้ได้รับการบันทึกการมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีม แม้ว่าพวกเขาจะออกจากองค์กร กฎบัตรทีมสามารถเปลี่ยนแปลงได้เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงนี้ราบรื่นยิ่งขึ้น

ProjectManager ช่วยในการจัดการทีมอย่างไร

ProjectManager.com เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดทีมและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน เครื่องมือของเราไม่เพียงแต่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังให้ความโปร่งใสแก่ผู้จัดการในกระบวนการดังกล่าว เพื่อสนับสนุนพวกเขาผ่านการวางแผนที่ดีขึ้น การจัดกำหนดการ และการจัดสรรทรัพยากร

ไม่ใช่ทุกคนที่ทำงานเหมือนกัน ดังนั้นเราจึงให้มุมมองโครงการหลายแบบแก่ทีม เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานตามที่พวกเขาต้องการ มีรายการงานแบบไดนามิก มุมมองปฏิทิน และกระดานคัมบังเพื่อแสดงเวิร์กโฟลว์ และอนุญาตให้ทีมจัดการงานในมือและวางแผนการวิ่งร่วมกัน

วางแผนด้วยแผนภูมิแกนต์

ผู้จัดการมีคุณสมบัติในการตรวจสอบงานของทีมและจัดกำหนดการงานและทรัพยากร มุมมองแผนภูมิแกนต์ช่วยให้ผู้จัดการเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันของงานเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดที่ลดประสิทธิภาพการทำงานของทีม พวกเขาสามารถกำหนดหลักเป้าหมายและแก้ไข Gantt ได้ด้วยการลากและวางงานจนถึงกำหนดเส้นตายใหม่

สร้างสมดุลของทรัพยากรด้วยปฏิทินภาระงาน

การรักษาให้ทีมทำงานอย่างเต็มที่โดยไม่ทำให้พวกเขาหมดไฟเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการให้พวกเขามีความสุข ฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการติดตามเวลาทำการของทีม ความพร้อมใช้งาน และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ใช้หน้าทีมเพื่อดูภาพรวมของงานและหน้าปริมาณงานเพื่อให้ภาระงานมีความสมดุล

ProjectManager.com เป็นซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่มีข้อมูลแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ทุกที่ ผู้จัดการจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลามากขึ้นซึ่งจะแจ้งการตัดสินใจของพวกเขาในขณะที่วางแผน ติดตาม และรายงานเกี่ยวกับโครงการ ทดลองใช้วันนี้โดยทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้