วิธีสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์สำหรับโครงการของคุณ (รวมเครื่องมือฟรี)

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณดูทั้งโปรเจ็กต์ในโฟลว์ชาร์ตเดียว งานทั้งหมดของคุณและวิธีที่พวกเขาย้ายจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งมีการระบุไว้ในแผนโครงการ แต่การมีภาพเป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการดูภาพรวม

เครื่องมือทุกอย่างที่ช่วยกำหนดโครงการและทำให้จัดการได้ง่ายขึ้นนั้นมีค่า

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เป็นชนิดของแผนภูมิการจัดการโครงการที่แสดงทุกงานในโครงการหรือกระบวนการทางธุรกิจ รวมถึงงานที่ต้องพึ่งพา พวกเขาสามารถวาดด้วยมือและมักจะใช้เพื่อเสนอโครงการอย่างรวดเร็วโดยแสดงขั้นตอนการทำงาน ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ถูกนำมาใช้ในอุตสาหกรรมการผลิตในช่วงปลายทศวรรษ 1880 เพื่อช่วยในการปรับปรุงกระบวนการผลิต อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันมีการใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ รวมทั้งการเงิน ภาครัฐ และการพาณิชย์

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เป็นเหมือนแผนที่ มีจุดเริ่มต้นและเส้นทางที่นำไปสู่การส่งมอบขั้นสุดท้ายของโครงการ โดยทำตามไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ คุณจะไม่ใช้ทางอ้อมที่ไม่จำเป็นและทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น นั่นคือเหตุผลที่แผนภูมิเวิร์กโฟลว์มักใช้สำหรับการปรับปรุงกระบวนการ การแมปกระบวนการทางธุรกิจ และการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ

คุณไม่สามารถสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ได้จนกว่าคุณจะมีแผนโครงการที่ชัดเจน กระบวนการทางธุรกิจ หรืออย่างน้อย การวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดงาน รวมทั้งกำหนดมาตรฐานและระบุจุดการตัดสินใจที่สำคัญในกระบวนการ

การใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์กับซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์จะทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณคล่องตัวขึ้น ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานบนคลาวด์ที่ให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อขจัดงานที่ยุ่งวุ่นวายและเร่งประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างแผนโครงการที่ครบถ้วนบนแผนภูมิแกนต์ กระดานคัมบัง รายการงาน และอื่นๆ ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ช่วยในการจัดการโครงการอย่างไร

การทำแผนที่กระบวนการ ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์มีประโยชน์ต่อการจัดการโครงการ เนื่องจากช่วยให้ทีมมีบทบาทในลำดับของงาน สิ่งนี้จะสร้างการสื่อสารที่ดีขึ้นระหว่างแผนกและช่วยให้ทีมเข้าใจอย่างแน่วแน่ในสิ่งที่พวกเขาต้องทำ

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ยังช่วยให้คุณค้นพบบล็อกในกำหนดการโครงการของคุณก่อนที่คุณจะดำเนินการ แผนภูมิเวิร์กโฟลว์จึงระบุพื้นที่ที่อาจทำให้โครงการของคุณไม่เป็นไปตามแผน ซึ่งจะช่วยให้คุณมีเวลาระดมความคิดในการปรับปรุงกระบวนการและโซลูชันการสร้างแบบจำลองกระบวนการกับทีม ก่อนที่ปัญหาคอขวดจะส่งผลเสียต่อกำหนดการและ/หรืองบประมาณของคุณ

โฟลว์ไดอะแกรมสามารถช่วยข้ามทีมได้เช่นกัน เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมที่ทุกคนสามารถใช้เพื่อทำความเข้าใจงานที่คุณทำอยู่ ความรู้นี้ทำให้การสื่อสารชัดเจนขึ้น นอกจากนี้ เมื่อมีคนใหม่เข้ามาทำงาน การมีเครื่องมือการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจ เช่น ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ จะช่วยเร่งเวลาที่ใช้ในการจ้างใหม่เพื่อให้คุ้นเคยกับโครงการ

รูปร่างสำหรับโหนดยังสามารถมีบทบาทสำคัญในการกำหนดไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น วงรีระบุจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของกระบวนการ สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นคำสั่งหรือการกระทำ รูปร่างเพชรระบุการตัดสินใจใช่หรือไม่ใช่ที่จะนำไปสู่เวิร์กโฟลว์ในหนึ่งในสองเส้นทางที่แยกจากกัน วงกลมหมายถึงเมื่อมีบางสิ่งเคลื่อนที่จากส่วนหนึ่งไปอีกส่วนหนึ่ง ลูกศรระบุทิศทางของขั้นตอนต่อไป

ส่วนประกอบของแผนภูมิเวิร์กโฟลว์

แผนภูมิเวิร์กโฟลว์ประกอบด้วยหกองค์ประกอบ:

• ผู้เข้าร่วม: คนเหล่านี้คือผู้ที่อยู่ในกระบวนการใดๆ ที่กำลังถูกสร้างไดอะแกรม ซึ่งรวมถึงบทบาทของพวกเขาในกระบวนการด้วย
• กิจกรรม: นี่คืองานของคุณ ตัวอย่างเช่น กิจกรรมอาจเป็นการสั่งซื้อ การเรียกเก็บเงิน บริการทางการเงิน หรือการผลิต แต่ละงานมีรายละเอียด
• ลำดับ: สิ่งนี้จะสรุปว่าเกิดอะไรขึ้นก่อนและหลังกิจกรรม และถ้างานใด ๆ เหล่านี้ขึ้นอยู่กับผู้อื่นในการเริ่มหรือหยุด
• ข้อมูลเข้า: นี่คือสิ่งที่จำเป็นในการทำกิจกรรม เช่น วัสดุหรือข้อมูล
• ผลลัพธ์: นี่คือผลลัพธ์สุดท้ายของกิจกรรมนั้น เช่น ข้อมูลหรือเอกสาร หรืออะไรก็ตามที่จะส่งต่อไปยังกิจกรรมถัดไป
• มาตรฐาน: โดยปกติ ขั้นตอนจะแสดงโดยโหนด โหนดเหล่านี้เชื่อมโยงกันด้วยเส้นที่แสดงทิศทางที่งานกำลังเคลื่อนที่ ดังนั้น หลายโหนดสามารถซ้อนกันได้หากคุณทำงานพร้อมกัน

ประเภทของไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถแสดงไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ได้หลายวิธี:

• ผังงาน ANSI: ผัง งาน ANSI ใช้สัญลักษณ์จากสถาบันมาตรฐานแห่งชาติอเมริกัน (จึงเป็นตัวย่อ) เป็นรูปแบบที่ใช้บ่อยที่สุด
• กิจกรรม UML: UML หรือภาษาการสร้างแบบจำลองรวม แสดงลำดับของขั้นตอนในกระบวนการแบบกราฟิก มันยังแสดงถึงการไหลของการควบคุม
• สัญกรณ์การ สร้างแบบจำลองทางธุรกิจ: สัญกรณ์การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (BPMN) คล้ายกับ UML แต่มีแนวโน้มว่าจะใช้โดยบุคลากรทางเทคนิคและธุรกิจที่เน้นกระบวนการทางธุรกิจและข้อมูลมากกว่าผลลัพธ์
• Swimlane: Swimlane เป็นไดอะแกรมที่แยกส่วนต่าง ๆ ขององค์กรเพื่อเน้นการโต้ตอบระหว่างหน่วยเหล่านี้ ทำให้ผู้ใช้มีมุมมองในระดับสูงที่เผยให้เห็นถึงความไร้ประสิทธิภาพที่อาจเกิดขึ้น
• SIPOC: ซัพพลายเออร์ อินพุต กระบวนการ เอาต์พุต ลูกค้า หรือ SIPOC แสดงว่าใครสร้างและรับข้อมูล นอกจากนี้ยังสรุปกระบวนการระดับสูงที่เกี่ยวข้อง

ที่เกี่ยวข้อง: Arrow Diagrams สำหรับโครงการ: กิจกรรมบนโหนด & กิจกรรมบน Arrow

วิธีสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ไม่เพียงแค่ปรากฏบนหน้าอย่างน่าอัศจรรย์ คุณต้องทำงานที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ ปฏิบัติตามหกขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง:

1. ระบุกระบวนการที่คุณกำลังติดตาม: การตัดสินใจว่ากระบวนการโครงการใดที่คุณต้องการติดตามจะช่วยกำหนดประเภทของไดอะแกรมที่คุณใช้ พึงระลึกไว้เสมอว่าใครจะใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ ทางเทคนิคหรือไม่ใช่ทางเทคนิค เนื่องจากจะแจ้งให้ไดอะแกรมที่ใช้ทราบด้วย
2. กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด: ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ต้องมีจุดเริ่มต้นเพื่อเริ่มต้นกระบวนการและเป้าหมายสุดท้ายที่กระบวนการนั้นเสร็จสมบูรณ์ มันไม่ได้แสดงให้เห็นถึงกระบวนการที่ต่อเนื่อง แต่เหมือนกับโครงการอื่น ๆ ที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
3. รับ ข้อมูลของคุณร่วมกัน: ร่างกิจกรรมที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการและผู้มีอำนาจตัดสินใจในแต่ละขั้นตอนเหล่านี้ นอกจากนี้ คุณยังต้องการทราบไทม์ไลน์ของกระบวนการ ความเบี่ยงเบนใด ๆ ปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้น และวิธีการปรับปรุงกระบวนการ ข้อมูลนี้ควรรวบรวมโดยการพูดคุยกับทีมในทุกแผนกที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์
4. ค้นหาและลบความไม่มีประสิทธิภาพ: กำหนดงานของคุณเพื่อปรับปรุงกระบวนการของคุณ ตัดสินใจว่างานแต่ละงานเป็นสิ่งที่ต้องมี มีประโยชน์ น่ามี หรือไม่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความแตกต่างเหล่านี้สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมและการจัดการเวิร์กโฟลว์โดยรวมของคุณ
5. สร้างเวิร์กโฟลว์: นี่คือที่ที่คุณนำข้อมูลทั้งหมดที่คุณคอมไพล์มาและทำให้เป็นแผนผังภาพของกระบวนการเวิร์กโฟลว์ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยมือหรือด้วยเครื่องมือสร้างไดอะแกรม ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์สุดท้ายควรเข้าใจง่าย แก้ไข และแชร์ได้ง่าย
6. ตรวจทานและปรับแต่ง: ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่เอกสารแบบคงที่ ควรมีการตรวจสอบและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเมื่อเกิดปัญหาคอขวด กระบวนการบางอย่างใช้เวลานานเกินไป ต้นทุนสูงขึ้น ฯลฯ มีเส้นทางไปสู่ประสิทธิภาพที่มากขึ้นเสมอ และคุณและทีมของคุณควรเปิดใจรับมัน

ตัวอย่างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

เพื่อให้เห็นภาพวิธีการสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ได้ดียิ่งขึ้น ดูภาพด้านล่างของเวิร์กโฟลว์ง่ายๆ ของการเผยแพร่บล็อกโพสต์เพื่อเพิ่มปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์ ดังที่แสดงด้านล่าง โครงการเริ่มต้นด้วยการค้นหาคำหลักที่เหมาะสม ข้อความค้นหาเหล่านี้เป็นข้อความค้นหาที่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าใช้ และหวังว่าจะทำให้โพสต์บนบล็อกของคุณปรากฏบนสุดของข้อความค้นหา

เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับหัวข้อและเลือกคำหลักแล้ว คุณจะมอบหมายให้ผู้เขียนคำโฆษณาซึ่งส่งฉบับร่างฉบับแรกให้กับบรรณาธิการ ซึ่งจะเป็นผู้แก้ไขฉบับร่าง ซึ่งจะแสดงเป็นรูปสามเหลี่ยม แทนที่จะเป็นสี่เหลี่ยมผืนผ้าเหมือนกับกิจกรรมอื่นๆ นี่เป็นเพราะการตัดสินใจใช่หรือไม่ใช่

เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว สำเนาจะย้ายไปที่แผนกศิลป์และทรัพย์สินทางภาพจะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับชิ้นงานเมื่อมีการเผยแพร่ จากนั้นคัดลอกและเนื้อหาไปยังระบบจัดการเนื้อหา (CMS) เช่น WordPress ตอนนี้ การแก้ไขขั้นสุดท้ายได้เกิดขึ้นแล้ว อีกครั้งโดยมีการตัดสินใจใช่หรือไม่ใช่ว่าจำเป็นต้องแก้ไขใดๆ หรือไม่

หากทุกอย่างดูดี บล็อกจะถูกเผยแพร่ จากนั้นจะแชร์บนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียต่างๆ เพื่อช่วยดึงดูดการเข้าชมเว็บไซต์ กระบวนการนี้เสร็จสมบูรณ์ แน่นอนว่ายังมีกระบวนการอื่นๆ ในภายหลัง เช่น การวิเคราะห์ทราฟฟิก แต่สำหรับโฟลว์ชาร์ตอื่น

เครื่องมือฟรีสำหรับสร้างแผนภูมิเวิร์กโฟลว์

การวาดไดอะแกรมเครือข่ายด้วยมือนั้นดีสำหรับการอธิบายประเด็นของคุณ แต่ในแง่ของการใช้แผนภาพสำหรับโครงการ คุณต้องมีบางสิ่งที่ชัดเจนและอ่านง่ายได้อย่างรวดเร็ว เว้นแต่คุณจะมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการวาดภาพและการคัดลายมือที่ดี ควรใช้เครื่องมือสร้างไดอะแกรมจะดีกว่า แชร์และแก้ไขได้ง่ายขึ้นเช่นกัน ต่อไปนี้คือบางส่วนฟรีที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

• วาดโดย wondershare: โซลูชันไดอะแกรมฟรีนี้สร้างแผนภูมิเวิร์กโฟลว์ แต่ยังรวมถึงแผนที่กลางและเครื่องมือภาพอื่นๆ เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน
• draw.io: ตัวสร้างไดอะแกรมฟรีนี้ใช้งานได้กับ Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub และอีกมากมาย มันสร้างผังงาน ไดอะแกรมกระบวนการ ไดอะแกรมเครือข่าย และอื่นๆ อีกมากมาย
• SmartDraw: โปรแกรมวาดรูปฟรีนี้มีเทมเพลตมากมายให้คุณเริ่มต้น ตั้งแต่ผังงานไปจนถึงแผนผังชั้น นอกจากนี้ยังผสานรวมกับ Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence และ Jira

ProjectManager ช่วยด้วยเวิร์กโฟลว์อย่างไร

การรู้กระบวนการของคุณและการทำแผนที่ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น คุณต้องดำเนินการตามแผนดังกล่าวและดำเนินการตามกำหนดเวลาและภายในงบประมาณที่ตกลงกันไว้ ที่จะมองเห็นกระบวนการและเครื่องมือการจัดการทรัพยากรเพื่อให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ที่ส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อทำการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นเพื่อควบคุมเวิร์กโฟลว์ของคุณ

สร้างเวิร์กโฟลว์บน Kanban Boards

การเปลี่ยนไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การมอบหมายงานของทีมและความโปร่งใสของผู้จัดการในการทำงานต้องใช้บอร์ดคัมบัง กระดาน Kanban ช่วยให้เห็นภาพเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัว ช่วยให้ทีมสามารถจัดการงานในมือและทำงานร่วมกันเพื่อวางแผนการวิ่งได้ ผู้จัดการสามารถดูกระดานและตรวจจับปัญหาคอขวดก่อนที่จะบล็อกทีมและจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้พวกเขาทำงานได้ แม้ว่าผู้จัดการกำลังทำงานบนมุมมองโปรเจ็กต์อื่นๆ เช่น แผนภูมิแกนต์เชิงโต้ตอบของเรา ข้อมูลทั้งหมดจะได้รับการอัปเดตพร้อมกันในเวิร์กโฟลว์คัมบัง

จัดการและติดตามทรัพยากร

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์แสดงเส้นทางไปข้างหน้าสำหรับทีม แต่เครื่องมือการจัดการทรัพยากรทำให้พวกเขาทำงานอย่างมีประสิทธิผล สิ่งหนึ่งที่ต้องจัดการคือจำนวนงานที่คุณมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน แผนภูมิปริมาณงานที่มีรหัสสีของเราทำให้มองเห็นได้ง่ายและรวดเร็วว่าใครได้รับมอบหมายโดยรวมและใครมีงานน้อยเกินไป จากนั้น คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้จากแผนผังปริมาณงาน และสร้างสมดุลให้กับงานของทีมเพื่อให้พวกเขาทำงานได้ดีที่สุด

รายงานความคืบหน้าการบิน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการดูแผนภูมิเวิร์กโฟลว์ของคุณ แต่เมื่อโครงการดำเนินไป พวกเขาต้องการข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าด้วย สามารถกรองรายงานเกี่ยวกับงาน เวลา งบประมาณ และอื่นๆ ได้ในคลิกเดียวเพื่อแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ และแชร์เป็นไฟล์แนบ PDF ได้ง่ายๆ หรือแม้แต่พิมพ์ออกมาหากต้องการรับการอัปเดตสถานะ

อย่าพักความสำเร็จของโครงการของคุณบนไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เพียงอย่างเดียว ตอนนี้คุณมีแผนที่แล้ว คุณต้องไปที่นั่นด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกัน ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ และช่วยคุณตรวจสอบ ติดตาม และรายงานประสิทธิภาพ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงานเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย เครื่องมือการจัดการงานของเราได้รับการออกแบบมาให้ทำงานร่วมกับทีมแบบไฮบริดได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหน ชอบทำงานอย่างไร หรือมีทักษะในระดับใด เปลี่ยนไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ของคุณให้เป็นเครื่องมือจัดการโครงการแบบโต้ตอบ ลองใช้ ProjectManager วันนี้ฟรี