วิธีสร้างงบประมาณกิจกรรม

การจัดทำอีเวนต์ ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริง แบบตัวต่อตัว หรือแบบผสมผสานนั้นยากพอตัว การจัดทำงบประมาณการจัดงานเพิ่มความเครียดอีกชั้นหนึ่ง แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นฝันร้ายหากคุณทำตามขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนเพื่อสร้างงบประมาณการจัดงาน

กิจกรรมที่ประสบความสำเร็จควรสนุกและให้ข้อมูล หากคุณประสบปัญหากับงบประมาณการจัดงาน อาจส่งผลเสียต่องานทั้งหมด หากงบประมาณการจัดงานของคุณไม่ถูกต้อง นั่นยิ่งแย่เข้าไปอีก คุณอาจไม่สามารถจ่ายเงินให้ผู้ขายหรือวิทยากรได้ เราจะช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านั้น

งบประมาณกิจกรรมคืออะไร?

งบประมาณการจัดงานคือค่าใช้จ่ายโดยประมาณที่เกี่ยวข้องกับการจัดงาน โดยอ้างอิงจากตัวแปรหลายตัวจากการวิจัย คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ และการวางแผนงาน งานอีเวนต์ทั้งเล็กและใหญ่ล้วนต้องการงบประมาณที่ครอบคลุมค่าใช้จ่าย

งบประมาณของงานจะต้องคาดการณ์ค่าใช้จ่ายทั้งหมด เช่น ค่าเช่าสถานที่ อุปกรณ์ใดๆ ที่จำเป็น เช่น เก้าอี้ โต๊ะ ฯลฯ และการรักษาผู้พูดหรือผู้เข้าร่วมในการอภิปราย แน่นอนว่ามีค่าใช้จ่ายมากกว่า แต่ขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมที่ผลิต

การวางแผนและกำหนดงบประมาณสำหรับกิจกรรมเป็นขั้นตอนแรกในการนำเสนอกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ แม้ว่าคุณจะสร้างกิจกรรมหลายสิบรายการก่อนหน้านี้กับเหตุการณ์ที่คุณกำลังกำหนดงบประมาณ แต่ก็ยังมีความแตกต่างอยู่เสมอ ราคาของสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงและมีความเสี่ยงโดยธรรมชาติในการจัดกิจกรรมที่อาจส่งผลกระทบต่องบประมาณของคุณ

การสร้างและจัดการงบประมาณเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดในการนำเสนอกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ช่วยคุณติดตามทรัพยากรและค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ วางแผนงบประมาณของคุณในแผนภูมิ Gantt ของเรา รวมถึงทรัพยากรและค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณ และกำหนดพื้นฐานเพื่อจับงบประมาณนั้น ตอนนี้คุณสามารถเปรียบเทียบต้นทุนที่วางแผนไว้กับต้นทุนจริงของคุณได้แบบเรียลไทม์ การตรวจสอบค่าใช้จ่ายตามเวลาจริงช่วยให้คุณอยู่ในงบประมาณ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี

ประเภทของเหตุการณ์

มีหลายประเภทของเหตุการณ์ ตั้งแต่งานเลี้ยงในวันหยุดไปจนถึงการประชุมทางธุรกิจ เหตุการณ์ทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสี่ส่วนย่อยที่สำคัญ แต่ละแห่งมีข้อกำหนดด้านงบประมาณที่คล้ายคลึงกัน แม้ว่าจะมีความแตกต่างกันเล็กน้อยถึงสำคัญระหว่างกันก็ตาม

ส่วนตัว

กิจกรรมส่วนตัวอาจเป็นงานที่คุณจัดในวันเกิดหรือวันครบรอบของคนรัก แต่ก็อาจเป็นงานขององค์กรหรืองานทางธุรกิจอื่นๆ กิจกรรมที่หลากหลายเหล่านี้มักจะได้รับเชิญเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญเท่านั้นที่สามารถเข้าร่วมได้

ขององค์กร

กิจกรรมขององค์กรคือกิจกรรมที่บริษัทให้การสนับสนุน พวกเขามักจะให้ความสำคัญกับพนักงานของบริษัทหรือลูกค้าของบริษัท กิจกรรมขององค์กรสามารถใช้เพื่อฝึกอบรมพนักงานหรือให้ความรู้แก่สาธารณชนเกี่ยวกับแบรนด์หรือผลิตภัณฑ์ เฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญของบริษัท นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในบริษัท และให้โอกาสในการสร้างเครือข่ายหรือการฝึกสร้างทีม

ในบุคคล

เหตุการณ์แบบตัวต่อตัวคือเหตุการณ์ที่ผู้เข้าร่วมและเจ้าหน้าที่เหตุการณ์ทั้งหมดอยู่ในพื้นที่เดียวกัน นี่คือเหตุการณ์เกือบทั้งหมดที่เกิดขึ้นจนกระทั่งเมื่อไม่นานมานี้ แต่เมื่อหลายปีก่อน กิจกรรมสามารถดำเนินการทางโทรศัพท์ได้ เช่น การเรียกรายได้ของบริษัทสำหรับนักลงทุนและนักข่าว

ออนไลน์

เหตุการณ์ออนไลน์เรียกอีกอย่างว่าเหตุการณ์เสมือนจริง เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นบนอินเทอร์เน็ต สามารถสตรีมสดหรือบันทึกได้ แต่สิ่งเดียวที่ต้องการเข้าร่วมคือการเข้าถึงทางออนไลน์ เทคโนโลยีได้รับการปรับปรุงและเป็นไปได้ที่ผู้เข้าร่วมและผู้ผลิตและผู้ขายงานอีเวนต์จะโต้ตอบแบบเรียลไทม์ งานประเภทนี้ได้รับความนิยมอย่างมากเนื่องจากสามารถดึงดูดผู้ชมได้มากขึ้น การค้นหากิจกรรมแบบผสมผสานที่มีไซต์จริงและแพลตฟอร์มเสมือนจริงกลายเป็นเรื่องปกติ

วิธีสร้างงบประมาณกิจกรรม

ดังที่ได้กล่าวมาแล้วว่าการจัดงานทุกประเภทต้องใช้งบประมาณ อาจง่ายหรือซับซ้อนขึ้นอยู่กับประเภทและขนาดของเหตุการณ์ แต่การสละเวลาเพื่อคาดการณ์งบประมาณที่ถูกต้องเป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปโดยไม่มีอุปสรรค

ด้านล่างนี้เราจะแจกแจงขั้นตอนพื้นฐานในการสร้างงบประมาณการจัดงาน นี่เป็นมุมมองแบบกว้างที่สามารถใช้กับเหตุการณ์ประเภทใดก็ได้ โดยปกติจะมีขั้นตอนเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณผลิต แต่สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจ

1. สร้างแผนกิจกรรม

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือระบุกลยุทธ์การจัดงานของคุณ นั่นหมายถึงการพิจารณาว่าคุณกำลังจัดงานประเภทใดและตัวเลขของสนามเบสบอลที่คุณยินดีจ่าย สิ่งนี้นำไปสู่แผนระดับสูงที่คุณกำหนดขอบเขตของโครงการ ขอบเขตคือเป้าหมายของเหตุการณ์ สิ่งที่ส่งมอบ งาน ต้นทุน และกำหนดเวลา คุณจะต้องกำหนดสถานที่ ลำโพง พนักงาน การสร้างแบรนด์ อาหาร การตลาด อุปกรณ์ และอื่นๆ เมื่อคุณทำสิ่งนี้แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเห็นพ้องต้องกัน

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตขอบเขตโครงการฟรีสำหรับ Word

2. ประมาณการต้นทุนคงที่และผันแปร

เมื่อคุณมีแผนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการคาดการณ์ค่าใช้จ่าย ซึ่งหมายถึงการเข้าใจความแตกต่างระหว่างต้นทุนคงที่และต้นทุนผันแปร และการประมาณการที่แม่นยำสำหรับต้นทุนเหล่านั้น ต้นทุนคงที่เรียกอีกอย่างว่าต้นทุนทางอ้อมหรือค่าโสหุ้ย ที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ตัวอย่างเช่น ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และเงินเดือนเป็นต้นทุนคงที่ ต้นทุนผันแปรคือค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงจากเหตุการณ์หนึ่งไปอีกเหตุการณ์หนึ่ง ซึ่งรวมถึงค่าแรง วัสดุที่จำเป็นสำหรับเหตุการณ์และค่าสาธารณูปโภคของเหตุการณ์ ค่าหลังเป็นค่าใช้จ่ายคงที่ แต่ค่าสาธารณูปโภคอาจได้รับอิทธิพลจากกิจกรรมของคุณ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงอยู่ในทั้งสองประเภท การทราบค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะช่วยให้คุณกำหนดงบประมาณการจัดงานได้แม่นยำยิ่งขึ้น

3. สร้างงบประมาณกิจกรรม

เมื่อคุณมีรายละเอียดแล้ว คุณสามารถเริ่มรวบรวมงบประมาณการจัดงานได้ คุณต้องรู้ว่าจะใช้ผู้ให้บริการรายใด สถานที่จัดงาน และผู้ให้บริการอื่นๆ เพื่อรวบรวมงบประมาณการจัดงานของคุณ การสร้างงบประมาณกิจกรรมช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านั้นและทำให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ในการทำเช่นนั้น คุณต้องตรวจสอบค่าใช้จ่ายจริงของคุณและเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้สำหรับกิจกรรม กิจกรรมของคุณมีแนวโน้มที่จะอยู่ในงบประมาณหากคุณสามารถรวบรวมข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้

คุณควรรวมค่าใช้จ่ายใดไว้ในงบประมาณกิจกรรม

เราได้กล่าวถึงค่าใช้จ่ายบางส่วนที่จะรวมอยู่ในงบประมาณการจัดงานของคุณแล้ว ด้านล่างนี้เป็นรายการของรายการทั่วไป แต่ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ เมื่อคุณจัดทำงบประมาณกิจกรรม ให้พยายามรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน ยิ่งคุณครอบคลุมค่าใช้จ่ายได้มากเท่าใด งบประมาณการจัดงานของคุณก็จะแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

อีเว้นท์มาร์เก็ตติ้ง

เพื่อให้งานประสบความสำเร็จ ผู้ชมของคุณต้องรู้ว่าอะไร ที่ไหน และเมื่อไหร่ สิ่งเหล่านี้และอีกมากมายรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายทางการตลาดของคุณ ซึ่งอาจเป็นการส่งอีเมลถึงพนักงานของคุณ การสร้างเว็บไซต์ หรือการทำโฆษณาออนไลน์ ไม่ว่าคุณจะทำโฆษณาแบบดั้งเดิมหรือแบบดิจิทัล ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นจะต้องได้รับการกำหนด

ค่าพนักงาน

คุณจะต้องรับสมัครและจ้างพนักงานสำหรับงาน แทนที่จะต้องผ่านการสัมภาษณ์งานหลายสิบครั้ง คุณสามารถทำสัญญากับบริษัทจัดหาพนักงานชั่วคราวที่ให้บริการจัดหาพนักงานและบริการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การจัดเลี้ยง

สถานที่จัดงาน

หากกิจกรรมของคุณจัดขึ้นด้วยตนเองหรือทางออนไลน์ คุณยังคงต้องมีสถานที่ สถานที่นั้นขึ้นอยู่กับว่าเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้นจริงหรือเสมือนจริง ตัวอย่างเช่น กิจกรรมแบบตัวต่อตัวต้องการพื้นที่ขนาดใหญ่พอที่จะรองรับผู้เข้าร่วมทั้งหมด ผู้ขาย และห้องกลุ่มย่อย หรือเวทีสำหรับการอภิปรายแบบกลุ่มและวิทยากรหลัก กิจกรรมออนไลน์ต้องการสถานที่จริงในการบันทึกและออกอากาศ ซึ่งหมายถึงแสง กล้อง ไมโครโฟน ฯลฯ

อาหารและเครื่องดื่ม

กิจกรรมส่วนใหญ่มีการฟื้นฟูบางประเภท สถานที่อาจจัดหาสิ่งนี้หรือแม้แต่หน่วยงานจัดหาพนักงานชั่วคราวหรือผู้จัดเลี้ยง ถ้าไม่ คุณจะต้องคิดให้ออกว่าคุณต้องการอะไรและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการซื้อ จัดเก็บ และจัดส่งอาหารและเครื่องดื่ม

อุปกรณ์

อุปกรณ์มักเป็นส่วนหนึ่งของราคาค่าเช่าสถานที่ แต่ก็ไม่เสมอไป หากสถานที่ไม่มีอุปกรณ์หรือมีรายการสิ่งที่คุณต้องการเพียงบางส่วน คุณจะต้องไปหาที่อื่นเพื่อเช่าลำโพง เครื่องปั่นไฟ เครื่องมือสตรีมมิงแบบสด ฯลฯ

การเดินทางและที่พัก

ขึ้นอยู่กับสถานที่จัดงาน จะต้องมีการขนส่งและที่พัก นั่นอาจหมายถึงอะไรก็ได้ตั้งแต่รถลิมูซีนไปจนถึงแท็กซี่ นั่นเป็นค่าใช้จ่ายที่หลากหลาย ถ้าคนมาจากนอกเมือง คุณจะพาพวกเขาเข้ามาหรือแค่ส่งพวกเขาขึ้นไป? จำเป็นต้องระบุตัวแปรทั้งหมดเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มต้นทุนได้อย่างถูกต้อง

ProjectManager ช่วยในการจัดทำงบประมาณกิจกรรม

มีหลายสิ่งที่ต้องติดตาม ซึ่งเป็นสาเหตุที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้รับการพัฒนา ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่ช่วยคุณวางแผนและติดตามงบประมาณการจัดงานแบบเรียลไทม์ การวางแผนบนแผนภูมิ Gantt ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานและเชื่อมโยงการอ้างอิงเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง คุณยังสามารถตรวจสอบความแปรปรวนแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้คุณอยู่ในงบประมาณ แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นในการให้ความช่วยเหลือด้านงบประมาณการจัดงานเท่านั้น

ใช้ Timesheets ออนไลน์เพื่อติดตามเวลาและค่าใช้จ่าย

เนื่องจากซอฟต์แวร์ของเราออนไลน์ คุณจึงได้รับการอัปเดตข้อมูลตามเวลาจริงเพื่อช่วยติดตามเวลาและค่าใช้จ่าย ที่ช่วยให้กิจกรรมของคุณเป็นไปตามกำหนดเวลาและช่วยหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายมากเกินไป เครื่องมือหนึ่งที่ติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายคือใบบันทึกเวลาที่ปลอดภัยของเรา คุณสามารถดูได้ว่าทุกคนทำงานนานแค่ไหนและมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้างเนื่องจากอัตราค่าจ้างอยู่ในเครื่องมือด้วย เราไม่เพียงแค่ปรับปรุงบัญชีเงินเดือนเท่านั้น แต่เราช่วยให้คุณจัดงานได้ตามเป้าหมาย

ใช้ปฏิทินโครงการเพื่อกำหนดเวลากิจกรรม

การผลิตงานต้องประสานงานผู้คนจำนวนมาก ซอฟต์แวร์ของเรามีเครื่องมือที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการนั้น ในขณะที่ให้ทุกคนใช้เครื่องมือที่พวกเขาคุ้นเคย วางแผนใน Gantt แต่ผู้จัดเลี้ยงของคุณสามารถดูงานของพวกเขาในมุมมองรายการ ปฏิทินโครงการใช้แผนจาก Gantt และถ่ายโอนไปยังรูปแบบปฏิทินโดยอัตโนมัติเพื่อดูกำหนดการและวันครบกำหนด

เมื่อคุณติดต่อกับผู้ขายและผู้รับเหมาภายนอกบริษัทของคุณ คุณต้องทำให้ทุกคนเชื่อมต่อถึงกัน แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ของเราช่วยให้ทุกคนแชร์ไฟล์ แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน และแท็กผู้อื่นเพื่อให้พวกเขาวนซ้ำ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ไม่จำกัดของเราหมายความว่าคุณยังมีศูนย์กลางสำหรับเอกสารและแผนทั้งหมดของคุณเมื่อใดก็ตามที่ใครก็ตามต้องการ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน กำหนดเวลา และติดตามกิจกรรม ซอฟต์แวร์ที่ยืดหยุ่นของเราสามารถปรับให้เข้ากับวิธีที่คุณต้องการทำงาน ทำให้คุณมีคุณลักษณะที่จำเป็นในการจัดการงาน ความเสี่ยง ทรัพยากร และอื่นๆ เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี