วิธีสร้างรายงานความคืบหน้าสำหรับโครงการและธุรกิจ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความกังวลเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ เพราะพวกเขามีส่วนได้ส่วนเสียในความสำเร็จของโครงการ พวกเขาต้องการสื่อสารกับคุณอย่างสม่ำเสมอและรับรายงานเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการในช่วงเวลาปกติ

วิธีสำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตอยู่เสมอคือการรายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับรายงานความคืบหน้า รายงานความคืบหน้าของโครงการฟังดูตรงไปตรงมา—เป็นรายงานความคืบหน้าของโครงการ แต่โครงสร้างนั้นสร้างหรือทำลายรายงานความคืบหน้าอย่างไร

รายงานความคืบหน้าคืออะไร?

รายงานความคืบหน้าจะสื่อสารถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในช่วงเวลาที่กำหนด โดยจะแสดงให้เห็นว่าโครงการเป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ และหากไม่ใช่ รายงานจะถูกนำมาใช้เพื่อเริ่มการอภิปรายเกี่ยวกับวิธีปรับงบประมาณและทรัพยากรของโครงการเพื่อให้กลับมาเป็นไปตามแผน

ดังนั้น คุณสามารถพูดได้ว่าวัตถุประสงค์ของรายงานความคืบหน้าคือเพื่อชักชวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าโครงการนั้นดีและก้าวไปข้างหน้าตามที่คาดไว้ โดยแสดงความคืบหน้าในการทำงาน ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีโอกาสที่จะทำการร้องขอการเปลี่ยนแปลงใดๆ

ข้อเสนอแนะเหล่านี้สามารถจัดการและดำเนินการเพื่อป้องกันผลกระทบด้านลบต่อขอบเขตของโครงการ ผู้จัดการโครงการยังสามารถใช้รายงานความคืบหน้าเพื่อแก้ไขปัญหาที่พวกเขามีอยู่ และในการทำเช่นนั้น ตั้งความคาดหวังที่เป็นจริงมากขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

รายงานความคืบหน้าเทียบกับรายงานสถานะ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างรายงานความคืบหน้าและรายงานสถานะ เนื่องจากเป็นทั้งเครื่องมือสื่อสารและให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งรายงานความคืบหน้าและรายงานสถานะจะสรุปว่าโครงการอยู่ที่ใดในแง่ของความคืบหน้า ต้นทุน ปัญหา และข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

อย่างไรก็ตามมีข้อแตกต่างที่สำคัญประการหนึ่งคือ รายงานความคืบหน้าคือรูปภาพของโครงการในช่วงเวลาหนึ่ง ในขณะที่รายงานสถานะจะบันทึกเฉพาะช่วงเวลาที่เริ่มต้นเท่านั้น รายงานความคืบหน้ามี ข้อมูลจำนวนมากขึ้น ในขณะที่รายงานสถานะจะแสดงข้อมูลจากช่วงเวลาหนึ่ง โดยไม่มีบริบทที่ใหญ่กว่า

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตรายงานโครงการฟรี

สิ่งที่ควรรวมไว้ในรายงานความก้าวหน้าของโครงการ?

รายงานความคืบหน้าสามารถเป็นหน้าเดียวหรือหลายหน้าก็ได้ ขึ้นอยู่กับความลึกของรายละเอียดที่คุณต้องการจะสื่อ พวกเขาสามารถจัดส่งเป็นบันทึกในแบบฟอร์มจดหมายหรือเป็นรายงานอย่างเป็นทางการเมื่อนำเสนอต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะต้องการดูว่าโครงการอยู่ที่ไหนและกำลังจะไปที่ใด ดังนั้น คุณควรรวมรายการงาน เหตุการณ์สำคัญ และความคืบหน้าใดๆ ที่เกิดขึ้น สิ่งนี้นำไปสู่เป้าหมายที่ใหญ่กว่าของโครงการและสิ่งที่บรรลุผลสำเร็จในแง่ของวัตถุประสงค์

โดยปกติจะมีโครงสร้างตามหัวข้อ กล่าวคือ มักจะมีการสรุปก่อน ซึ่งให้ภาพรวมของความคืบหน้าของโครงการในแง่ของขอบเขต งาน ฯลฯ ซึ่งควรรวมถึงรายการเช่น:

• วันที่เริ่มโครงการ กำหนดเวลาสิ้นสุด และระยะเวลาที่โครงการครอบคลุม
• รายชื่อสมาชิกในทีมและสมาชิกโครงการอื่น ๆ รวมถึงผู้ที่รวบรวมรายงาน
• รายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นผู้รับรายงาน
• ภาพรวมของเนื้อหาของรายงาน

ต่อไปคุณจะเน้นที่สถานะของโครงการ ที่นี่คุณจะดูงานที่ทำไปแล้ว ซึ่งยังอยู่ในระหว่างดำเนินการ และสิ่งที่ต้องทำต่อไป ควรแบ่งเป็นงานและอาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• รายการเหตุการณ์สำคัญและผลงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• ไทม์ไลน์ของงานที่เหลืออยู่และจะแล้วเสร็จเมื่อไหร่
• ปัญหาหรือประเด็นใดๆ ที่เกิดขึ้นและอาจส่งผลกระทบต่อโครงการ

นอกจากนี้ ควรมีการกล่าวถึงงบประมาณ จำนวนเงินที่ใช้ไปในช่วงเวลาที่รายงาน และจำนวนเงินที่เหลือในงบประมาณโดยรวม สังเกตค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดและความผิดปกติอื่นๆ

คุณสร้างรายงานความคืบหน้าอย่างไร?

หากคุณกำลังดำเนินโครงการ คุณจะต้องจัดทำรายงานความคืบหน้าเป็นระยะตลอดวงจรชีวิต เพื่อประหยัดเวลา ควรใช้เทมเพลตรายงานความคืบหน้า ProjectManager มีเทมเพลตที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการฟรีมากมายบนไซต์ของเรา รวมถึงเทมเพลตรายงานความคืบหน้าฟรี

เริ่มต้นด้วยการระบุข้อมูล

ไม่ว่าคุณจะใช้เทมเพลตของเราหรือสร้างใหม่ทั้งหมด รายงานความคืบหน้าของคุณควรเริ่มต้นด้วยข้อมูลระดับบนสุดของโครงการ จากนั้นจะเข้าสู่บทสรุปของโครงการ เทมเพลตของเราแบ่งหัวข้อระดับสูงออกเป็นห้าหัวข้อ: สถานะ ขอบเขต กำหนดการ ต้นทุน และความเสี่ยง

สรุปข้อมูล

สรุปเป็นที่ที่คุณสามารถเปรียบเทียบสถานะของรายงานความคืบหน้าก่อนหน้ากับรายงานปัจจุบันได้ นี่เป็นข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนว่าโครงการกำลังดำเนินการตามแผนที่วางไว้ นอกจากนั้น ยังมีพื้นที่สำหรับสรุปเพื่อสำรวจหัวข้อโดยละเอียดยิ่งขึ้น

ดำดิ่งสู่รายละเอียดปลีกย่อย

เมื่อคุณระบุโครงการและสรุปสถานะโดยรวมแล้ว คุณสามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละหัวข้อได้ ตัวอย่างเช่น การแสดงรายการงานและความคืบหน้า เข้าสู่ปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นและพิจารณาการจัดสรรงบประมาณของคุณ

แสดงรายการความสำเร็จของคุณ

ในเทมเพลตรายงานความคืบหน้าฟรีของเรา เราจะปิดท้ายด้วยกล่องความสำเร็จเพื่อรวบรวมสิ่งที่ไม่ได้รวบรวมไว้ด้านบน สุดท้าย มีกล่องความสำเร็จที่คาดหวัง ซึ่งเป็นวิธีกำหนดความคาดหวังสำหรับรายงานความคืบหน้าครั้งต่อไป

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อจัดทำรายงานความก้าวหน้า

เมื่อคุณเขียนรายงานความคืบหน้า วิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจได้ว่ารายงานนี้มีประสิทธิภาพคือการคิดในมุมมองของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในขณะที่คุณเขียน คุณต้องการถ่ายทอดสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่ครอบคลุมหากมีสิ่งใดขัดขวางความคืบหน้านั้นและสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไป

อย่าเป็นคนทั่วไป

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการข้อมูลเฉพาะ พวกเขาไม่ต้องการให้คุณลงรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่คุณทำบางสิ่งสำเร็จ แต่พวกเขาต้องการรู้ว่าอะไรสำเร็จ พวกเขาต้องการเมตริก ไม่ใช่การเล่าเรื่อง คำตอบของคุณควรมีความหมายและหลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

รู้ความถี่

นั่นคือ หากคุณกำลังทำงานในโครงการที่ยาวมาก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจต้องการส่งรายงานความคืบหน้าให้พวกเขาทุกสัปดาห์หรือทุกวัน ค้นหาสิ่งนี้ก่อนและส่งรายงานความคืบหน้าของคุณเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคาดหวัง

เลิกกัน

เป็นความคิดที่ดีที่จะแบ่งรายงานความคืบหน้าของคุณออกเป็นส่วนๆ ทำให้รายงานอ่านง่ายขึ้น การมีพาดหัวของส่วนเป็นการแจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงสิ่งที่คาดหวังและช่วยแนะนำพวกเขาตลอดเอกสาร

เขียนดี

ใช้ภาษาที่ชัดเจนและเรียบง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์แสงที่อาจทำให้ผู้อ่านสับสน คุณต้องการให้พวกเขารู้ว่าคุณกำลังพูดอะไรทันทีและไม่ต้องดิ้นรนกับมัน (หรือแย่กว่านั้นคือเข้าใจผิด) สิ่งที่คุณพยายามจะสื่อ

ใช้ซอฟต์แวร์

การมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการรายงาน ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณใช้ คุณสามารถรับข้อมูลแบบเรียลไทม์และส่งมอบให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้อย่างง่ายดาย ช่วยประหยัดเวลาและนำเสนอข้อมูลที่ดีขึ้น

ProjectManager ให้คุณสร้างรายงานความคืบหน้าได้อย่างไร

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งจัดระเบียบงาน ทีม และโครงการของคุณ คุณสมบัติของเราช่วยให้คุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานในทุกแง่มุมของโครงการ เครื่องมือบนระบบคลาวด์ของเราหมายความว่าคุณได้รับข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อสร้างรายงานที่แม่นยำและทันเวลามากขึ้น

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการเห็นภาพรวม และเครื่องมือการรายงานแบบคลิกเดียวของเราช่วยให้ดึงข้อมูลที่ต้องการดูได้ง่าย คุณลักษณะการรายงานของเราช่วยให้คุณสร้างรายงานทันทีเกี่ยวกับงาน เวลา ต้นทุน ใบบันทึกเวลา ความแปรปรวนของโครงการ และอื่นๆ นอกจากนี้ การแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็เป็นเรื่องง่าย!

หากต้องการรับรายงานสถานะทันที ให้ใช้คุณลักษณะแดชบอร์ดของเรา แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์รวบรวมข้อมูลจากทีมของคุณอย่างต่อเนื่องและคำนวณโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงในตัวชี้วัดโครงการที่อ่านง่าย ซึ่งแสดงเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ในงาน เวลาที่เหลือ ปริมาณงานของทีม และอื่นๆ

ProjectManager เป็นเครื่องมือบนคลาวด์ที่ส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น ผู้จัดการโครงการได้รับความโปร่งใสในทุกด้านของวงจรชีวิตของโครงการ และทีมงานจะอยู่บนแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ส่งเสริมการทำงานที่ดีขึ้น ดูว่าเหตุใดองค์กรตั้งแต่ NASA ถึง Nestle จึงใช้เครื่องมือของเราและทดลองใช้งานฟรี 30 วันนี้วันนี้