10 เคล็ดลับในการมอบหมายงานอย่างมืออาชีพ
เผยแพร่แล้ว: 2023-08-16บางคนรู้สึกว่าต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง นั่นเป็นสูตรสำหรับหายนะ ผู้นำที่แท้จริงเข้าใจถึงพลังของการมอบหมายงาน นั่นเป็นเหตุผลที่คุณรวบรวมทีม ผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนในสาขาของตนเอง
เหตุใดจึงสำคัญสำหรับผู้นำในการมอบหมายงาน
ผู้นำเป็นผู้นำด้วยเหตุผล พวกเขาจำเป็นต้องเป็นผู้นำโครงการ มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล และไม่จมอยู่กับวัชพืช วัชพืชมีความสำคัญ แต่ผู้นำควรใช้เวลากับสิ่งที่ผู้นำควรทำ การมอบหมายงานทำให้ทุกคนมีงานที่พวกเขาได้รับการฝึกฝนให้ทำ และทำให้ผู้นำมีอิสระในความรับผิดชอบที่มากขึ้น เช่น การคิดเชิงกลยุทธ์ การโค้ชทีม และอื่นๆ
นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้นำที่ดีที่สุดใช้ ProjectManager ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้ผู้นำสามารถมอบหมายงานได้ ซอฟต์แวร์ของเรามีมุมมองหลายโครงการเพื่อให้ผู้นำสามารถวางแผนและกำหนดเวลาการทำงานบนแผนภูมิ Gantt ที่มีประสิทธิภาพ และทีมสามารถสลับไปยังรายการงาน กระดานคัมบัง หรือปฏิทินที่มีการแบ่งปันแผนในเครื่องมือที่เหมาะสมกว่าสำหรับสิ่งที่พวกเขาต้องทำ และทุกอย่างจะอัปเดตตามเวลาจริง เริ่มต้นใช้งาน ProjectManager วันนี้ได้ฟรี
10 เคล็ดลับในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เป็นเรื่องง่ายที่จะพูด มอบอำนาจ และเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่จะทำเช่นนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่ทุกคนสามารถนำไปใช้กับการจัดการทีมและมอบหมายงานระหว่างกันได้
1. เพิ่มพลังให้กับสมาชิกในทีมของคุณ
ให้ทีมของคุณรู้ว่าพวกเขาเป็นทรัพยากรที่มีค่า ขอความคิดเห็น แนวคิด และข้อมูลเชิงลึกจากพวกเขา ให้ข้อเสนอแนะเชิงบวกแก่พวกเขาและพัฒนาผู้นำในทีม จากนั้นพวกเขาจะช่วยเหลือผู้นำด้วยการแบ่งปันภาระ รับผิดชอบ และให้บริการโครงการได้ดียิ่งขึ้น
2. กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนเมื่อมอบหมายงาน
แน่นอนว่าสำหรับทีมที่จะมีส่วนร่วมในงาน พวกเขาต้องเข้าใจว่ามันคืออะไรและคาดหวังอะไรจากพวกเขา ผู้นำจึงต้องกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน ใช้เป้าหมาย SMART ซึ่งมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผล เกี่ยวข้อง และมีกำหนดเวลา
3. มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสม
ผู้นำควรรู้จักทีมของตนและรู้ว่าตนมีความสามารถอะไร ด้วยวิธีนี้เมื่อถึงเวลาต้องมอบหมายงาน พวกเขาจะรู้ว่าใครทำหน้าที่อะไรได้บ้าง หากคุณไม่คุ้นเคยกับทีมของคุณตั้งแต่เริ่มโครงการ ให้ใช้เวลาสัมภาษณ์พวกเขาเพื่อให้คุณทราบถึงทักษะและประสบการณ์ของพวกเขา
4. ให้ข้อเสนอแนะกับสมาชิกในทีมของคุณ
ไม่มีใครทำงานได้ดีในสุญญากาศ แม้ว่าคุณจะมอบหมายงานแล้ว คุณก็ยังต้องเปิดช่องทางการสื่อสารไว้เสมอ สมาชิกในทีมควรรู้สึกสบายใจที่จะให้คำติชมผู้นำและรับคำติชมจากผู้นำ เป้าหมายร่วมกันคือการทำให้โครงการสำเร็จลุล่วง
5. อดทนเมื่อมอบหมายงาน
เมื่อคุณมอบหมาย ให้ทีมมีเวลาเพียงพอในการทำงานให้เสร็จ สิ่งต่างๆ ต้องใช้เวลา และสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือกดดันทีม ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องการให้พวกเขามีเวลาไม่จำกัด แต่ควรทำตามความเป็นจริงเมื่อสร้างลำดับเวลาของโครงการและเสนอคำแนะนำหรือทิศทางที่อาจจำเป็น
6. จัดเตรียมทรัพยากรที่จำเป็นหลังจากมอบหมาย
การมอบหมายจะไม่มีประโยชน์หากทีมของคุณไม่มีเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จ ทรัพยากรคือทุกสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินงาน ตั้งแต่บุคลากรไปจนถึงอุปกรณ์และซอฟต์แวร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีสิ่งที่จำเป็นเมื่อต้องการ
7. หลีกเลี่ยงเส้นเวลาที่จำกัดเมื่อมอบหมายงาน
กำหนดเวลาเป็นสิ่งสำคัญ งานสามารถคงอยู่ตลอดไปโดยไม่มีพวกเขา อย่างไรก็ตาม หากคุณกำหนดเส้นตายที่รัดกุมเกินไป สิ่งที่คุณต้องทำก็คือกดดันทีมและเร่งรีบให้ทันเส้นตายนั้น พวกเขาก็จะผิดพลาดได้ นั่นจะขยายความยาวของโครงการเท่านั้น การกำหนดเส้นตายที่เป็นจริงช่วยประหยัดเวลาในระยะยาว
8. สนับสนุนทีมของคุณขณะปฏิบัติงาน
ผู้นำไม่เพียงแค่มอบอำนาจแล้วหายไป ความเป็นผู้นำนั้นเกี่ยวกับการให้คำปรึกษา การฝึกสอน และช่วยเหลือทีมเพิ่มเติมในความสามารถที่พวกเขาต้องการ พวกเขาอาจต้องการให้คุณสนับสนุนทรัพยากรเพิ่มเติมหรือพับแขนเสื้อและเข้าร่วมกับพวกเขา เตรียมพร้อมที่จะทำทุกวิถีทาง
9. ใช้เครื่องมือติดตามงาน
การมอบหมายเกี่ยวข้องกับความไว้วางใจ ผู้นำสามารถมองข้ามไหล่ของทีมได้ พวกเขามีงานของตัวเองที่ต้องทำ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาไม่ใส่ใจ เครื่องมือติดตามงานช่วยให้ผู้นำมองเห็นการทำงานของทีมและช่วยให้พวกเขาติดตามว่าความคืบหน้าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่
10. ส่งเสริมการทำงานร่วมกันเป็นทีม
การมอบอำนาจเป็นสิ่งสำคัญ แต่ผู้นำต้องอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในทีมด้วย มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ รวมถึงแบบฝึกหัดการสร้างทีม หากคุณไม่มีเวลาก่อนที่จะเริ่มการประชุมเพื่อเข้าร่วมในการฝึกสร้างทีม การพบปะกันจะช่วยสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม
ประโยชน์ของการมอบหมายงาน
มีข้อดีมากมายในการมอบหมายงาน นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของประโยชน์เหล่านั้น ประการแรกคือการสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจ ซึ่งส่งเสริมการทำงานเป็นทีม สร้างขวัญกำลังใจ รักษาพนักงาน และทำให้พนักงานมีประสิทธิผล
การมอบอำนาจช่วยป้องกันไม่ให้ผู้นำกระจายตัวเองมากเกินไปโดยที่พวกเขาไม่ได้ช่วยเหลือใครเลย นอกจากนี้ยังมีส่วนร่วมกับทีมและสร้างการซื้อในโครงการ กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และพัฒนาทักษะใหม่ๆ ให้กับทีม นั่นคือการชนะ
อย่าลืมสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน มีหลายขั้นตอนในการรักษาสมดุลระหว่างงานและที่บ้าน แต่การมอบหมายงานให้เดิน คุณจะพบว่าความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานนี้ส่งผลให้พนักงานดีขึ้นด้วย
วิดีโอ: วิธีมอบหมายงาน
ดูวิดีโอสั้นนี้กับ Jennifer Bridges, PMP เพื่อเรียนรู้วิธีมอบหมายงานกับทีมของคุณ
เจนนิเฟอร์พูดถึงศิลปะของการมอบอำนาจและเริ่มต้นด้วยพื้นฐานของการนิยามคำนั้น สิ่งแรกที่คุณต้องเข้าใจคือสิ่งที่คุณต้องการมอบหมายและทำไม เป้าหมายของคุณในฐานะผู้จัดการคือการขจัดสิ่งกีดขวางบนถนนและเครื่องกีดขวางออกจากทีมของคุณ นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างการมีส่วนร่วมกับทีมของคุณ ขอบคุณที่รับชม!
เคล็ดลับของเจนนิเฟอร์สำหรับการมอบหมายอย่างมืออาชีพในการจัดการโครงการมีดังนี้
- จดจำบทบาทของคุณ: คุณคือผู้จัดการ งานของคุณคืออย่าหมกมุ่นอยู่กับการปฏิบัติงาน ไม่เพียงทำให้ทีมหยุดชะงักโดยบั่นทอนความสามารถ แต่ยังทำให้คุณมีเวลาในการจัดการเพียงเล็กน้อยอีกด้วย
- ระบุตัวเสียเวลา: อะไรทำให้คุณเสียเวลามากเกินไป? คุณสามารถส่งต่อให้คนอื่นได้หรือไม่?
- ชี้แจงงานประจำ: สามารถสอนงานประจำได้อย่างง่ายดาย ดูสิ่งที่สามารถแบ่งปันระหว่างทีม พวกเขาไม่จำเป็นต้องทำเป็นประจำสำหรับทุกคน คุณสามารถหมุนเวียนงานประจำระหว่างคนได้เช่นกัน
- รู้จักจุดแข็งของทีมของคุณ: ระบุว่าคุณสามารถมอบหมายงานให้ใครได้บ้าง คุณไม่ต้องการส่งต่องานด้านเทคนิคสูงให้กับสมาชิกในทีมสร้างสรรค์ที่มีทักษะไม่เหมาะกับงานที่ทำอยู่ เป็นต้น เตรียมทีมของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ
- มอบหมายงาน ล้างและทำซ้ำ: แจกงานจริง ๆ และตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ หมุนเวียนงานบางส่วนระหว่างทีม
ทีมทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทำงานร่วมกันเพื่อประโยชน์ของโครงการ อาจเป็นเรื่องยากที่จะปลูกฝังกระบวนการใหม่ๆ และวัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันในทีมของคุณ แต่ก็คุ้มค่ากับการทำงานเพื่อให้ทีมทำงานได้อย่างราบรื่น หากคุณต้องการเครื่องมือที่จะช่วยคุณกำหนดงานประจำที่จะมอบหมาย ให้ลองใช้ ProjectManager