วิธีจัดรูปแบบอีเมล: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและตัวอย่าง

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลถึงคนในองค์กร ผู้จัดการการจ้างงาน เอเจนซี่การตลาด หรือเป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญอีเมลที่เย็นชา การจัดรูปแบบก็มีความสำคัญ ไม่เพียงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแสดงออกถึงความเป็นมืออาชีพ แต่อีเมลยังต้องอ่านง่ายและเข้าใจประเด็นอย่างชัดเจนและกระชับ หากคุณเคยพบว่าตัวเองถามว่า “คุณจัดรูปแบบอีเมลอย่างไร” เรามีคุณครอบคลุม

วิธีจัดรูปแบบอีเมลแบบมืออาชีพ

คุณควรจัดรูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพที่คล้ายกับจดหมายธุรกิจทั่วไป โดยเว้นช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้าและระวังการสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ ก่อนที่เราจะเจาะลึกลงไปในแต่ละด้านของข้อความ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสั้นๆ ในการจัดรูปแบบอีเมล:

• ยาวไปไม่ดีกว่า—ทำให้สั้นและตรงประเด็น
• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ซับซ้อนเกินไปและประโยคที่ยาว
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับสามารถสแกนข้อความได้อย่างง่ายดายเพื่อรับประเด็นหลักของข้อความ
• ตรวจทานก่อนกดส่งเสมอ
• หากคุณมีแนวโน้มที่จะพิมพ์ผิด การพิมพ์สำเนาของอีเมลนั้นสามารถช่วยให้จับข้อผิดพลาดได้ง่ายกว่าการดูบนหน้าจอของคุณ

ดังนั้นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับอีเมลคืออะไร? ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยหัวเรื่อง

หัวเรื่อง

อย่าลืมใส่หัวเรื่องในอีเมล ทุก ฉบับที่คุณส่ง หากคุณไม่ดำเนินการใดๆ โอกาสที่ใครบางคนจะเปิดอีเมลของคุณจะไม่มีอยู่เลย หัวเรื่องเป็นที่ที่เหมาะสำหรับการสรุปเหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ ให้สั้น ง่าย และให้ข้อมูล

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยมสำหรับอีเมลระดับมืออาชีพ:

• การสมัครงาน [ตำแหน่งงาน] – [ชื่อของคุณ]
• เกี่ยวกับการประชุมในวันที่ [วันที่]
• ขอบคุณ – [ตำแหน่งงาน] สัมภาษณ์ – [ชื่อของคุณ]
• อ้างอิงโดย [ชื่อ] เพื่อหารือเกี่ยวกับ [เรื่อง]

คำทักทาย

หนึ่งในสิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้เมื่อเขียนอีเมลแบบมืออาชีพคือการไม่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ลองคิดดู ถ้าคุณเปิดอีเมลและมันเริ่มต้นด้วย "Dear Sales Team" หรือ "Dear Marketing Agency" คุณจะรบกวนอ่านส่วนที่เหลือไหม อาจจะไม่. หากไม่มีชื่อของบุคคลนั้น คุณสามารถค้นหาได้โดยการตรวจสอบหน้า LinkedIn ของธุรกิจหรือโทรติดต่อแผนกต้อนรับของบริษัท

นอกจากนี้ เมื่อจะพูดกับคนในอีเมลแบบมืออาชีพ ให้หลีกเลี่ยง "สวัสดี" "สวัสดี" และ "สวัสดี" การยึดติดกับคำว่า "ที่รัก" ที่เป็นทางการมากขึ้นนั้นเป็นเดิมพันที่ปลอดภัยเสมอ

ร่างกาย

ส่วนใหญ่คุณต้องการเพียงสามย่อหน้าสั้น ๆ ในอีเมลแบบมืออาชีพ บางครั้ง คุณอาจต้องการมากกว่านั้นเพื่อถ่ายทอดข้อความทั้งหมดของคุณ แต่ยิ่งสั้นยิ่งดี สามย่อหน้าที่คุณควรมีคือ:

1. บทนำ: อธิบายสั้นๆ ว่าคุณเป็นใคร
2. เหตุผลที่คุณเขียน: ให้ตรงประเด็น หากคุณต้องการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมและสร้างย่อหน้าเพิ่มเติม ให้แบ่งออกเป็นสองสามประโยคแต่ละประโยคเพื่อเพิ่มความสามารถในการอ่าน
3. ขอบคุณ: ขอบคุณผู้รับที่สละเวลาและกระตุ้นให้พวกเขาตอบกลับ

การปิดและลงนาม

มีหลายวิธีที่เหมาะสมในการปิดอีเมลที่เป็นทางการ สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าทำตัวสบายๆ เกินไป วิธีที่ยอดเยี่ยมในการปิดอีเมลแบบมืออาชีพ ได้แก่:

• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถือ
• ดีที่สุด
• ขอขอบคุณ
• ด้วยความชื่นชมยินดี

ระวังการใช้วลีที่ไม่สุภาพเช่น:

• รัก
• ภายหลัง
• เสมอ
• ไชโย
• Ciao

หลังจากปิดบัญชีแล้ว คุณควรใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณ อย่างน้อยควรประกอบด้วยชื่อและที่อยู่อีเมลของคุณ หากเหมาะสม คุณควรใส่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณด้วยเพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้โดยตรง ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถใส่ลิงก์ไปยังโปรไฟล์ LinkedIn ของคุณ เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับคุณหรือบริษัทของคุณได้อย่างง่ายดาย

อีเมลระดับมืออาชีพ: เทมเพลตสำหรับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้อง

นี่คือรูปแบบอีเมลที่ดีที่สุดและเรียบง่ายที่สุดสำหรับการส่งข้อความแบบมืออาชีพ:

หัวเรื่อง : สั้น ง่าย และตรงประเด็น สรุปอีเมลของคุณสองสามคำ

คำทักทาย: “เรียน [ชื่อและนามสกุล]” หรือ “เรียน [คุณ/นาง นามสกุล]"

ย่อหน้าแรก: มีความชัดเจนและตรงไปตรงมา ในย่อหน้านี้ คุณควรแนะนำตัวเองและระบุเหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ ไม่ว่าคุณจะสมัครงาน ถามคำถามเกี่ยวกับการประชุม หรือนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการ ให้พูดถึงมันในประโยคสองสามประโยคแรก

ย่อหน้าที่สอง: ส่วนนี้ควรให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุของข้อความของคุณ หากคุณกำลังสมัครงาน ให้ระบุว่าคุณสามารถนำสวัสดิการอะไรมาสู่บริษัทได้ เมื่อคุณมีคำถาม ให้ถามพวกเขา อย่าเดินเตร่ และหากคุณขายของบางอย่าง ให้พูดตรงๆ และอธิบายว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณสามารถแก้ปัญหาของผู้รับได้อย่างไร

ย่อหน้าที่สาม: สรุปอีเมลมืออาชีพของคุณโดยขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาและการพิจารณา สุภาพและให้เกียรติ แต่อย่าทำเหมือนว่าพวกเขาเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณหรือเหมือนคุณกำลังช่วยเหลือพวกเขาอย่างมากโดยการติดต่อ

ปิด: “ขอแสดงความนับถือ/ขอแสดงความนับถือ/ดีที่สุด/อื่นๆ [ชื่อและนามสกุลของคุณ]”

ลายเซ็น: [ชื่อและนามสกุลของคุณ]/ [ที่อยู่อีเมลของคุณ]/ [หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ] (ตัวเลือก) / [URL โปรไฟล์ LinkedIn ของคุณ] (ไม่บังคับ)

การจัดรูปแบบอีเมลเย็นแบบมืออาชีพ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและตัวอย่าง

การจัดรูปแบบและการเขียนอีเมลเย็นแบบมืออาชีพเป็นไปตามหลักเกณฑ์เดียวกันหลายประการเช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจทั่วไป แต่มีความแตกต่างเล็กน้อย

มาดูรูปแบบทั่วไปของอีเมลที่เข้ารหัสลับสองรูปแบบและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตาม:

รูปแบบอีเมลเย็นของ AIDA

AIDA (ความสนใจ ความสนใจ ความปรารถนา และการกระทำ) เป็นหนึ่งในรูปแบบที่ทรงพลังที่สุดสำหรับการส่งอีเมลแบบเย็น นี่คือสิ่งที่ดูเหมือน:

คำทักทาย: “สวัสดี [ชื่อจริง]” (การทักทายแบบสบายๆ เป็นเรื่องปกติในอีเมลที่เย็นชา แต่คำว่า “เรียน” มักใช้สำหรับกรณีที่เป็นทางการ เช่น อีเมลธุรกิจทั่วไป)

ย่อหน้าแรก: แทนที่จะแนะนำตัวเองเหมือนที่ทำในอีเมลธุรกิจทั่วไป คุณต้องการเริ่มต้นด้วยการตระหนักถึงปัญหาที่บริษัทหรือบุคคลที่น่าจะเผชิญซึ่งผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณแก้ไข

ย่อหน้าที่สอง: แนะนำผลิตภัณฑ์ของคุณโดยสังเขปและระบุว่าสามารถแก้ปัญหาได้อย่างไร และประโยชน์เฉพาะที่สามารถนำมาให้พวกเขา/ธุรกิจของพวกเขา

ย่อหน้าที่สาม: ต่อไปนี้คือที่ที่จะใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจสั้นๆ ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น “ต้องการดูว่า [Product] สามารถเพิ่ม [ROI/leads/sales/etc.] ของคุณได้อย่างไร? แจ้งให้ฉันทราบเวลาที่เหมาะสมในการกำหนดเวลาการสาธิตส่วนบุคคล”

รูปแบบอีเมลเย็นของ BAB

BAB (ก่อน หลัง สะพาน) เป็นอีกรูปแบบหนึ่งที่ทรงพลังที่ใช้พลังแห่งแรงจูงใจเพื่อกระตุ้นการตอบสนอง นี่คือสิ่งที่ดูเหมือน:

คำทักทาย: “สวัสดี [ชื่อ]”

ย่อหน้าแรก: เริ่มต้นด้วยคำถามที่น่าสนใจ ตัวอย่างเช่น “บริษัทของคุณจะทำอะไรกับโอกาสในการขายเพิ่มขึ้น 200%” ติดตามด้วยสถิติจากลูกค้าของคุณหนึ่งคน (หรือมากกว่า) ที่แสดงผลิตภัณฑ์ของคุณนำประโยชน์เหล่านั้นมาให้พวกเขา

ย่อหน้าที่สอง: แสดงให้พวกเขาเห็นว่าลูกค้าที่คุณกล่าวถึงข้างต้นมีขนาดและอุตสาหกรรมใกล้เคียงกับบริษัทที่คุณติดต่อ

ย่อหน้าที่สาม: ระบุอย่างมั่นใจว่าคุณสามารถช่วยให้พวกเขาบรรลุผลเช่นเดียวกัน รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อกำหนดเวลาการโทรหรือการสาธิต

กำลังมองหาเพิ่มเติม? ลองดู เทมเพลตอีเมลที่มีประสิทธิภาพทั้ง 17 แบบ !

อย่าลืมกดติดตาม!

เมื่อคุณเข้าใจวิธีจัดรูปแบบอีเมลแล้ว ประเด็นสำคัญต่อไปที่คุณควรเน้นคืออีเมลติดตามผลของคุณ เหตุใดการติดตามอีเมลที่เย็นชาของคุณจึงมีความสำคัญมาก เพียงแค่ดูสถิติการติดตามการขายทั้งสองนี้:

• 60% ของลูกค้าปฏิเสธ 4 ครั้งก่อนตัดสินใจซื้อ อย่างไรก็ตาม 48% ของพนักงานขายไม่ได้พยายามติดตามผลแม้แต่ครั้งเดียว
• 70% ของพนักงานขายหยุดติดต่อหลังจากอีเมลฉบับหนึ่ง แต่คุณมีโอกาส 25% ที่จะได้รับการตอบกลับหากคุณส่งการติดตามผล

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นด้วยอีเมลติดตามผลจากที่ใด เราได้รวบรวมเทมเพลต 14 แบบเหล่านี้ไว้เพื่อช่วยให้คุณขายได้

พร้อมที่จะเล่นเกมอีเมลของคุณแล้วหรือยัง? ลงทะเบียนเพื่อรับ Cold Email Masterclass ฟรี: เรียนรู้วิธีจัดรูปแบบ เขียน และปรับแต่งอีเมลระดับมืออาชีพที่ดีที่สุด รวมถึงอีเมลและการติดตามผลแบบเย็น