จะทราบได้อย่างไรว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณกำลังทำงานอยู่

พนักงานทางไกลของคุณดู Netflix แทนที่จะตอบอีเมลหรือไม่ พวกเขาพลาดโอกาสในการขายที่สำคัญเพราะว่าพวกเขานอนดึกเกินไปหรือไม่?

พวกเขาแสร้งทำเป็นว่างานของพวกเขาใช้เวลาเต็มวันโดยที่พวกเขาสามารถทำได้ภายในหนึ่งชั่วโมงหรือไม่?

ในบทความนี้ ฉันจะบอกคุณว่าจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณกำลังทำงานอยู่ และจะทำอย่างไรถ้าพวกเขาไม่ทำงาน

มาเริ่มกันเลย!

ประโยชน์ของการทำงานทางไกล

เป็นการยากที่จะโต้แย้งเกี่ยวกับประโยชน์ของการทำงานทางไกล

พนักงานที่อยู่ห่างไกลมีแนวโน้มที่จะมีประสิทธิผลมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีความสุขมากขึ้น ด้วยยอดขายและอัตราการรักษาพนักงานที่สูงขึ้นสำหรับองค์กรที่จ้างพวกเขา

นอกจากนี้ยังมีเงินที่คุณประหยัดได้จากการไม่จ่ายค่าบำรุงรักษาสำนักงานแบบเดิมๆ

อย่างไรก็ตาม พนักงานของคุณไม่รับประกันว่าจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงเพราะพวกเขาทำงานจากที่บ้าน

อันที่จริง จากการทำงานระยะไกลเต็มรูปแบบในทศวรรษที่ผ่านมา ฉันสามารถบอกคุณได้ว่าคนจำนวนมากไม่ได้ถูกผูกมัดให้เป็นคนทำงานทางไกล ไร้ความรับผิดชอบก็จะเฉื่อย

มันเกิดขึ้นกับฉันมากกว่าที่ฉันอยากจะยอมรับหลายครั้ง และนั่นคือสาเหตุที่ฉันสร้าง EmailAnalytics

สิ่งสำคัญที่สุด: เป็นหน้าที่ของคุณที่จะรู้ว่าพนักงานทางไกลของคุณมีผลงานเป็นอย่างไร

นิยามใหม่ของผลผลิตในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล

ผลผลิตในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลสามารถและควรวัดปริมาณที่แตกต่างจากประสิทธิภาพการทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงานแบบดั้งเดิม

ในสำนักงานแบบเดิมๆ เราสามารถวัดประสิทธิภาพการทำงานคร่าวๆ ได้ โดยพิจารณาจากจำนวนชั่วโมงที่คนใช้อยู่ที่โต๊ะทำงานและดูว่าพวกเขายุ่งแค่ไหน

เมื่อมองย้อนกลับไป วิธีการนี้ค่อนข้างจะงี่เง่า การอยู่ที่สำนักงานไม่ได้ทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพนักงานสามารถแกล้งทำเป็นยุ่งได้ง่ายๆ โดยการสุ่มคลิกและพิมพ์ นอกจากนี้ยังมีแนวทางของจอร์จ คอสแทนซาในการจำลองประสิทธิภาพการทำงาน การแสดงความเครียดและหงุดหงิดที่ดูเหมือนทำงานหนักเกินไปเมื่อเขาแทบไม่มีงานทำจริงๆ มีคนคุยโวโอ้อวดด้วย

ลองจินตนาการถึงสถานการณ์สมมติ กลับมาที่สำนักงาน พนักงานคนหนึ่งทำงาน 10 งานในระยะเวลา 8 ชั่วโมง ที่บ้าน พวกเขาทำงาน 11 งานใน 2 ชั่วโมง จากนั้นหยุดงานอีก 6 ชั่วโมง พนักงานคนนี้มีประสิทธิผลมากหรือน้อยกว่าที่เคยเป็นมาหรือไม่?

ทั้งหมดขึ้นอยู่กับว่าคุณนิยาม "ผลผลิต" อย่างไร

มันเกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน? หรืองานเสร็จ?

เห็นได้ชัดว่าผลผลิตไม่ได้ง่ายนักในการวัดผลเสมอไป แต่สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณต้องการวัดผลอย่างไร และคุณต้องการกำหนดงานให้กับพนักงานของคุณอย่างไร ก่อนที่คุณจะเริ่มตัดสินใจว่าใคร "ละเลย" ขณะทำงานทางไกล

5 วิธีในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจากระยะไกล (+ เครื่องมือที่ดีที่สุดที่จะใช้)

มีวิธีที่ดีหลายวิธีในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจากระยะไกล เช่น:

1. ชั่วโมงทำงาน

พนักงานของคุณทำงานกี่ชั่วโมง? วิธีนี้เคยเป็นวิธีที่ดีในการวัดประสิทธิภาพการทำงาน แต่ในปัจจุบันนี้ โดยปกติแล้วจะถือว่าด้อยกว่า ในการวัดชั่วโมงทำงาน ให้ใช้แอพติดตามเวลาอันดับต้น ๆ ของเรา

2. งานเสร็จสมบูรณ์

พนักงานของคุณปิดงานไปกี่งาน? หากคุณใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการตามภารกิจอย่างกว้างขวาง วิธีนี้สะดวกและง่ายต่อการหาปริมาณ แต่ไม่ใช่งานทั้งหมดจะมีความยากเท่ากัน ตรวจสอบรายชื่อเครื่องมือการจัดการทีมอันดับต้น ๆ ของเรา

3. อีเมลที่ส่งและรับ

หนึ่งในวิธีที่เชื่อถือได้อย่างน่าประหลาดใจที่สุดในการวัดประสิทธิภาพคือการวัดอีเมลที่ส่งและรับ เนื่องจากงานหลายๆ ด้านเชื่อมโยงกับอีเมลไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง จึงเป็นวิธีที่ง่ายในการพิจารณาปริมาณงานของพนักงานแต่ละคน และดูว่าบางคนทำงานน้อยกว่าคนอื่นหรือไม่

และต้องขอบคุณ EmailAnalytics (ใช่แล้ว นั่นคือพวกเรา!) การวัดสถิติเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย

4. เวลาใช้งาน

คุณยังสามารถสังเกตเวลาที่พนักงาน "ใช้งานอยู่" โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเห็นระยะเวลาที่พวกเขากำลัง "ออนไลน์" ในแอปข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ ดูรายการซอฟต์แวร์ติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอันดับต้น ๆ ของเราที่นี่

5. การตรวจสอบระยะไกล

หากคุณต้องการนำสิ่งต่าง ๆ ไปสู่ระดับต่อไป คุณสามารถลงทุนในเครื่องมือตรวจสอบพนักงานที่ครบถ้วน เครื่องมือเหล่านี้อาจช่วยให้คุณวัดสถิติประสิทธิภาพการทำงานโดยละเอียด สังเกตกิจกรรมการท่องเว็บ และแม้กระทั่งติดตามสิ่งต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูลด้วยเมาส์และคีย์บอร์ด

6 สัญญาณว่าพนักงานระยะไกลของคุณไม่ทำงานจริง ๆ

คุณควรไล่พนักงานที่ทำงาน 39 ชั่วโมงแทน 40 ชั่วโมงหรือไม่? หรือนัดหยุดงานเพราะพลาดกำหนดเส้นตายเดียว?

อาจจะไม่. แต่คุณรู้ได้อย่างไรว่าจะวาดเส้นที่ไหน?

เราทุกคนมีความผิดฐานหย่อนยานไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง อย่างน้อยก็ในบางครั้ง แต่นี่เป็นสถานการณ์ที่คุณต้องแสดงความกังวลจริงๆ:

1. งานคุณภาพต่ำหรืองานไม่สมบูรณ์

พนักงานของคุณเปลี่ยนงานที่มีคุณภาพต่ำหรือไม่สมบูรณ์ในทันใดหรือไม่? ตัวอย่างเช่น พวกเขากำลังปิดงานโดยไม่ได้ทำจริงหรือไม่?

หรือพวกเขากำลังส่งเอกสารที่สะกดผิดและพิมพ์ผิด?

นอกเหนือจากสถิติระดับพื้นผิว เช่น เวลาทำงานหรือชั่วโมงทำงาน หากพนักงานของคุณมีงานทำและทำงานที่ไม่น่าพอใจ คุณจะต้องก้าวเข้ามา

2. ประสิทธิภาพหรือผลผลิตลดลงอย่างมาก

คุณควรกังวลด้วยหากประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลลดลงอย่างกะทันหัน ไม่ว่าคุณจะเลือกที่จะวัดผลอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่มีสาเหตุที่อธิบายได้

ตัวอย่างเช่น หากโดยทั่วไปพนักงานของคุณส่งอีเมล 100 ฉบับต่อวัน แต่จำนวนนั้นลดลงเหลือ 40 ฉบับ อาจเป็นสัญญาณว่ามีบางอย่างขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน

หากจำนวนอีเมลที่ได้รับยังคงเท่าเดิม อาจเป็นสัญญาณของความล่าช้า (และหากจำนวนอีเมลที่ได้รับลดลงตามสัดส่วน ก็อาจสมเหตุสมผล)

3. การเรียนรู้ การเติบโต หรือการปรับปรุงที่ซบเซา

นี่เป็นปัจจัยเชิงอัตวิสัยมากกว่า และปัจจัยหนึ่งที่คุณจะต้องสังเกตในช่วงสัปดาห์หรือเดือน พนักงานคนนี้ซบเซาในแง่ของการเรียนรู้ การเติบโต หรือการปรับปรุงหรือไม่?

เมื่อคุณจ้างพนักงานใหม่ คุณมักจะพร้อมให้พวกเขาทำผิดพลาดและต่อสู้กับแนวคิดบางอย่าง แต่คุณคาดหวังให้พวกเขาค่อยๆ ดีขึ้นและสอดคล้องกับประสบการณ์มากขึ้น

หากพวกเขาไม่ได้ปรับปรุงอะไรมากนักหลังจากทำงานไปสองสามเดือน อาจเป็นสัญญาณว่าพวกเขาไม่ได้พยายามอย่างเต็มที่ที่จะก้าวหน้า

4. ทัศนคติหรือปัญหาบุคลิกภาพ

คุณได้รับการตอบกลับ บ่น หรือแง่ลบจากพนักงานบ่อยไหม? หรือเพื่อนร่วมงานอธิบายว่าพวกเขายากที่จะทำงานด้วยหรือไม่?

นี่ไม่ใช่สัญญาณของการหย่อนยานเสมอไป แต่เป็นปัญหาด้านประสิทธิภาพการทำงานอย่างแน่นอน ไม่เพียงแต่พวกเขาจะล้มเหลวในการบรรลุวัตถุประสงค์ด้านผลิตภาพส่วนบุคคลเท่านั้น แต่ยังอาจลากทั้งทีมลง

หากคุณสังเกตเห็นปัญหาทัศนคติหรือบุคลิกภาพ อาจเป็นเวลาที่ดีที่จะก้าวเข้ามา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณสังเกตเห็นว่าประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลลดลงด้วย

5. ดูเหมือนจะไม่พร้อมใช้งานเมื่อคุณต้องการ

เราทุกคนหยุดพัก (ตามที่ควรจะเป็น)

เป็นเรื่องปกติที่จะเดินออกจากคอมพิวเตอร์เพื่อเข้าห้องน้ำ สูดอากาศบริสุทธิ์ หรือเตรียมของว่าง

แต่ถ้าเจ้านายโทรหาคุณ 6 ครั้งในหนึ่งวัน และคุณไม่ได้รับโทรศัพท์เลยสักครั้ง นั่นก็เป็นปัญหา พนักงานที่ไม่ว่างอย่างเรื้อรังและสม่ำเสมออาจไม่ได้ทำในสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

แม้ว่าประสิทธิภาพที่เหลือจะตรงประเด็น แต่ก็คุ้มค่าที่จะพูดคุยถึงเรื่องนี้

6. การละเมิดความรับผิดชอบและหน้าที่

ความรับผิดชอบและหน้าที่ของพนักงานแตกต่างกันไปทั้งในระดับบุคคลและระดับองค์กร ดังนั้นจึงยากที่จะทำการประเมินตามวัตถุประสงค์และเชิงปริมาณได้ที่นี่

แต่ถ้าพนักงานคนใดของคุณล้มเหลวในการปฏิบัติตามความคาดหวัง หรือหากพวกเขากำลังหลบเลี่ยงความรับผิดชอบในลักษณะที่สำคัญ การดำเนินการและผลักดันให้มีการปรับปรุงเป็นสิ่งสำคัญ

จะทำอย่างไรถ้าพนักงานระยะไกลของคุณไม่ทำงาน

สมมติว่าคุณมีพนักงานคนหนึ่งหรือสองคนที่ไม่ได้ทำงาน

พวกเขาไม่ได้ทำอะไรมากอย่างที่เคยทำ หรือไม่ทุ่มเทให้กับองค์กร ไม่ว่าคุณจะนิยามสิ่งเหล่านี้ด้วยวิธีใดก็ตาม

คุณจัดการกับมันอย่างไร?

1. มีการสนทนา

ฉันขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการสนทนาง่ายๆ อาจมีเรื่องราวมากกว่าที่คุณคิด ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจทำงานเพิ่มเติมที่ไม่ได้ถูกติดตาม หรืออาจมีปัญหาส่วนตัวชั่วคราวที่ขัดขวางไม่ให้พวกเขาพยายามอย่างเต็มที่

ไม่ว่าในกรณีใด คุณจะแก้ไขปัญหาได้ตรงจุดและให้ความร่วมมือเพื่อปรับปรุงสถานการณ์

2. ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน

ถัดไป กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน ระบุอย่างชัดเจนว่าทำไมและเหตุใดพนักงานรายนี้จึงไม่ตรงตามข้อกำหนดของคุณ และอธิบายว่าพวกเขาสามารถปรับปรุงได้อย่างไร พยายามตั้งเป้าหมายให้มากที่สุดที่นี่

แทนที่จะพูดว่า "คุณต้องดีขึ้น" ให้ลองหาปริมาณด้วยคำว่า "คุณต้องปิด 12 งานต่อวัน" หรือ "ฉันต้องการให้คุณว่างถึง 17.00 น. ทุกวัน"

3. ดำเนินการแก้ไข

ด้วยชุดเมตริกใหม่ ให้เริ่มประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานของคุณ หากพวกเขายังคงหย่อนยานหรือไม่เป็นไปตามความคาดหวังใหม่ของคุณ ก็ถึงเวลาที่จะดำเนินการ

การตั้งค่าระบบการนัดหยุดงาน การลดระดับพนักงาน หรือไล่ออกอาจเป็นทางเลือกก็ได้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

5 เคล็ดลับในการมี “บทสนทนา” กับพนักงานที่อยู่ห่างไกล

เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้น – และได้รับความเคารพมากขึ้นจากพนักงานที่เกียจคร้านของคุณ

1. จดจ่ออยู่กับสิ่งที่คุณรู้

อย่าปล่อยให้ความสงสัยหรือลางสังหรณ์ของคุณครอบงำการสนทนา ให้เน้นเฉพาะสิ่งที่คุณรู้อย่างแน่นอน

แทนที่จะพูดว่า "ดูเหมือนว่าคุณกำลังดูหนังแทนที่จะทำงาน" ให้พูดว่า "อัตราการปิดงานของคุณลดลง 20 เปอร์เซ็นต์"

แทนที่จะพูดว่า "คุณไม่ได้ลดน้ำหนัก" ให้พูดว่า "เวลาตอบกลับอีเมลของคุณนานกว่าค่าเฉลี่ยของทีมถึง 40 เปอร์เซ็นต์" เตรียมพร้อมที่จะพิสูจน์คำพูดของคุณ

2. ชี้ทางแก้ไข ไม่ใช่ปัญหา

ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้มุ่งเน้นไปที่การแก้ปัญหา มากกว่าปัญหาด้วยตนเอง เป็นการดีที่จะแนะนำปัญหา เช่น เวลาตอบกลับอีเมลที่ช้า แต่แล้วค่อยเปลี่ยนโฟกัสไปที่การแก้ไขปัญหา

แทนที่จะคิดว่าเวลาตอบกลับอีเมลช้าเพียงใดหรือความล่าช้าเหล่านั้น ขอแนะนำให้เสนอแนวทางในการปรับปรุง

ตัวอย่างเช่น “ฉันคิดว่าการเปิดแพลตฟอร์มอีเมลของคุณไว้ตลอดทั้งวันสามารถช่วยให้คุณตอบกลับได้ดีขึ้น” หรือแม้แต่ “คุณวางแผนจะทำอะไรเพื่อให้ตอบกลับเร็วขึ้น”

3. ให้มันสั้น

คุณไม่จำเป็นต้องจัดตารางชั่วโมงเพื่อเคี้ยวอาหารของพนักงานเพราะไม่ได้ทำงาน โดยส่วนใหญ่ คุณสามารถสนทนาและสั่งการโดยย่อได้

ตราบใดที่คุณทำให้ประเด็นของคุณชัดเจนและสร้างเส้นทางสู่การแก้ปัญหา คุณทั้งคู่ก็สามารถเดินหน้าต่อไปกับส่วนที่เหลือของวันได้ พวกคุณต่างก็ไม่อยากมีการสนทนานี้ ดังนั้นควรพูดสั้นๆ

4. มีความชัดเจน

ผู้จัดการและหัวหน้างานจำนวนมากเกินไปใช้ความคลุมเครือเป็นเครื่องมือเพื่อหลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าและรักษาความสัมพันธ์

แม้ว่าสิ่งนี้จะมีประโยชน์ในความสัมพันธ์ส่วนตัว แต่ก็นำไปสู่ความเข้าใจผิดและความขัดแย้งเพิ่มเติมในความสัมพันธ์แบบมืออาชีพ

แทนที่จะพูดว่า “ฉันคิดว่าเราทุกคนจะสะดวกกว่านี้ถ้าคุณว่างมากกว่านี้” ให้พูดว่า “เราคาดว่าคุณจะพร้อมในแชทตั้งแต่ 12 ถึง 3 ทุ่ม”

5. อย่าขู่

พนักงานควรเข้าใจว่าผลที่ตามมาจากการละเลยหรือไม่เป็นไปตามความคาดหวังด้านผลิตภาพ แต่ถ้าคุณข่มขู่พวกเขาอย่างเปิดเผย พวกเขาจะตั้งรับ – และอาจเป็นศัตรูได้

วลีเช่น “ถ้าคุณไม่ปรับปรุง ฉันจะต้องไล่คุณออก” ควรใช้เป็นทางเลือกสุดท้ายเท่านั้น

ให้รักษาน้ำเสียงของคุณในเชิงบวกและสนับสนุน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดได้ว่า “คุณต้องทำตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอมากขึ้นหากต้องการประสบความสำเร็จในตำแหน่งนี้” และจัดเตรียมเครื่องมือและทรัพยากรที่สามารถช่วยให้พวกเขาทำได้

นี่แสดงถึงความจำเป็นในการปรับปรุงโดยไม่กล่าวหาว่าเป็นศัตรูหรือเป็นภัยคุกคามอย่างโจ่งแจ้ง

ตอนนี้คุณรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณกำลังทำงานอยู่หรือไม่

ไม่ว่าจะมีหรือไม่ก็ตาม ให้นำหน้าปัญหาด้วยการแสดงภาพกิจกรรมอีเมลของทีม ในฐานะผู้จัดการ คุณควรทราบจำนวนอีเมลที่ส่งและรับ พวกเขาใช้เวลากับเธรดมากแค่ไหน พวกเขามักจะตอบสนองต่อลูกค้าเป้าหมาย ลูกค้า ผู้ขาย และลูกค้าใหม่ได้เร็วเพียงใด

คุณสามารถค้นหาเมตริกเหล่านี้และอื่นๆ อีกมากมายได้ด้วยเครื่องมือง่ายๆ เพียงเครื่องมือเดียว: EmailAnalytics

เป็นแพลตฟอร์มการวิเคราะห์แบบ all-in-one เพื่อช่วยให้คุณบรรลุความโปร่งใสมากขึ้นในองค์กรของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในเวลาเดียวกัน ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้งานฟรีวันนี้เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร!