วิธีการจัดทำแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง (รวมเทมเพลต)

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนสำคัญของแผนโครงการใด ๆ ที่สามารถเป็นความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลวของโครงการ มาดูรายละเอียดวิธีการสร้างกัน เพื่อให้คุณสามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการได้ดียิ่งขึ้น ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะปรากฏที่จุดใดในวงจรชีวิตโครงการของคุณ

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการที่ใช้การเปลี่ยนแปลงหรือการเปลี่ยนแปลงในโครงการหรือทั่วทั้งองค์กร คุณสามารถนึกถึงแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นแผนงานที่แสดงขั้นตอนทั้งหมดที่คุณต้องดำเนินการตั้งแต่การระบุการเปลี่ยนแปลงไปจนถึงการตระหนักรู้ แผนนี้ไม่เพียงแต่กำหนดหลักสูตรโดยที่คุณสามารถดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้ แต่ยังถามว่าจะส่งผลกระทบต่อโครงการหรือองค์กรอย่างไร เวิร์กโฟลว์จะได้รับผลกระทบอย่างไร และจะเปลี่ยนความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าหรือทีมของคุณหรือไม่

จัดการการเปลี่ยนแปลง เก็บเกี่ยวผลประโยชน์

ด้วยการใช้แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถจัดการกระบวนการและทำให้มีประสิทธิผลมากขึ้นในการดำเนินการ ช่วยให้คุณควบคุมงบประมาณ กำหนดการ ขอบเขต และทรัพยากร มันยังส่งผลกระทบต่อกระบวนการสื่อสารของคุณ อันที่จริง แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นระบบ ครอบคลุมทุกด้านของการจัดการโครงการ เมื่อทำอย่างถูกต้องจะลดผลกระทบต่อโครงการหรือองค์กรของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณดำเนินการตามแผนของคุณได้ ProjectManager มีแผนภูมิแกนต์ที่ได้รับรางวัลซึ่งใช้สร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดระเบียบงาน การพึ่งพาลิงก์ กำหนดหลักเป้าหมาย และแม้แต่ตัวกรองสำหรับเส้นทางที่สำคัญ สามารถแชร์แผนกับทีมของคุณ ซึ่งสามารถใช้มุมมองโครงการที่หลากหลายของเราเพื่อทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจะไม่พบซอฟต์แวร์การจัดการการเปลี่ยนแปลงที่ใช้งานง่ายหรือทรงพลังกว่านี้อีกแล้ว เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ ฟรี!

องค์ประกอบของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

กำหนดองค์ประกอบต่อไปนี้ด้านล่างเพื่อสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพสำหรับโครงการของคุณ

• บทบาทการจัดการการเปลี่ยนแปลง: อย่างแรก ใครจะทำอะไรในแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ ใครมีอำนาจในการส่งคำขอเปลี่ยนแปลง ใครเป็นผู้ตรวจสอบและใครอนุญาต คุณจะต้องกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ
• Change Control Board: จัดทำคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของคุณกับผู้ที่จะได้รับคำขอเปลี่ยนแปลงและมีอำนาจในการอนุมัติหรือยับยั้งพวกเขา
• พัฒนากระบวนการ: คุณต้องมีกระบวนการเพื่อส่ง ประเมิน อนุญาต และจัดการและควบคุมคำขอเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ หากไม่มีกระบวนการ การจัดการการเปลี่ยนแปลงจะไม่สามารถจัดการได้
• แบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลง: คุณไม่สามารถมีกระบวนการได้ แต่ถ้าคุณไม่ได้สร้างแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลงเพื่อเก็บข้อมูลก่อน ข้อมูลที่คุณรวบรวมจะต้องสอดคล้องกันตลอดทั้งโครงการเป็นสิ่งสำคัญ
• บันทึกการเปลี่ยนแปลง: โดยพื้นฐานแล้ว นี่คือที่สำหรับรวบรวม และติดตามคำสั่งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด หากไม่มีสถานที่ส่วนกลางที่สามารถระบุการเปลี่ยนแปลง คำขอที่ได้รับอนุมัติ และเอกสารการมอบหมายงาน ไม่มีทางที่จะรู้ว่ามีความคืบหน้าใดๆ หรือไม่
• ใช้เครื่องมือ: ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการสามารถช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงในทุกขั้นตอนของโครงการได้จนกว่าจะได้รับการแก้ไขในที่สุด

วิธีการจัดทำแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

Jennifer Bridges, PMP แจกแจงวิธีสร้างแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงในวิดีโอต่อไปนี้ เธออธิบายวิธีวัดการเปลี่ยนแปลงเทียบกับพื้นฐานโครงการ ซึ่งเป็นคำอธิบายโดยละเอียดของเวลา ต้นทุน ขอบเขต และคุณภาพของโครงการที่คุณกำหนดไว้เมื่อวางแผน ดังนั้นแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะใช้พื้นฐานนั้นและถามว่าอย่างไร เมื่อไหร่ ที่ไหน ทำไม และอย่างไรจะทราบการเปลี่ยนแปลงและจะจัดการอย่างไร

หลังจากที่คุณดูวิดีโอแล้ว อย่าลืมลองใช้เทมเพลตฟรีของเราด้านล่างเพื่อช่วยคุณจัดการการเปลี่ยนแปลงและโครงการของคุณ

เคล็ดลับจากมือโปร: การจัดการการเปลี่ยนแปลงมีหลายประเภท และวิธีที่ดีที่สุดในการทำความเข้าใจแบบองค์รวมคือผ่านข้อจำกัดสามประการ มีกระบวนการที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยในกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง และจำเป็นต้องรู้กระบวนการเหล่านี้ นอกจากนี้ โปรดทราบว่าขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมที่คุณอยู่ ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มคำสั่งเปลี่ยนแปลงจะใช้ในการก่อสร้างเป็นหลักเพื่อเปลี่ยนขอบเขตของโครงการ

ก้าวต่อไป: บางครั้งเมื่อการเปลี่ยนแปลงที่ยากลำบากเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการ หนี้ทางเทคนิคก็อาจเกิดขึ้นได้ เรียนรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับเรื่องนี้และวิธีย่อให้เล็กสุด

เทมเพลตแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงฟรี

การจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถวางแผน ดำเนินการ และตรวจสอบได้ดีที่สุดด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ แต่ถ้าคุณไม่ได้ใช้เครื่องมือนั้น คุณยังสามารถใช้เทมเพลตได้ ProjectManager มีเทมเพลตฟรีมากมายบนเว็บไซต์ ซึ่งครอบคลุมทุกแง่มุมของโครงการ รวมถึงแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ด้านล่างนี้คือเทมเพลตฟรีสามแบบที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

เปลี่ยนเทมเพลตแบบฟอร์มคำสั่งซื้อ

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเริ่มต้นด้วยการบันทึกการแก้ไขใดๆ ที่จะส่งผลต่อขอบเขตของงานในโครงการของคุณ เทมเพลตฟอร์มใบสั่งการเปลี่ยนแปลงฟรีของเราสำหรับ Excel เป็นเพียงเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างถูกต้อง ช่วยให้คุณเข้าใจการเปลี่ยนแปลง ตั้งแต่โอกาสที่เสนอและเหตุผลในการเปลี่ยนแปลงไปจนถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ ใครเป็นผู้ขอ และใครจะอนุญาตหรือปฏิเสธ

เปลี่ยนเทมเพลตบันทึก

เทมเพลตบันทึกการเปลี่ยนแปลงฟรีของเราสำหรับ Excel เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างละเอียด เป็นขั้นตอนต่อไปเมื่อมีการเสนอและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงโดยผู้จัดการโครงการ เทมเพลตฟรีนี้มีพื้นที่สำหรับเขียนประเภทคำขอเปลี่ยนแปลง วันที่ที่ระบุ คำอธิบายโดยย่อ ลำดับความสำคัญ และสถานะ

เทมเพลตแผนปฏิบัติการ

ดำเนินการตามแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างถูกต้องด้วยเทมเพลตแผนปฏิบัติการฟรีสำหรับ Excel นี่คือที่ที่คุณสามารถจัดระเบียบงานทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้ คุณสามารถสังเกตได้ว่าขั้นตอนการดำเนินการใดเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนในโครงการ แล้วมอบหมายให้กับทีมของคุณ พวกเขาจะเห็นวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดตลอดจนชั่วโมงตามแผนที่คุณคาดหวังสำหรับระยะเวลาของแต่ละงาน ยังมีที่ว่างสำหรับทรัพยากรและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงาน

ก้าวไปไกลกว่าเทมเพลตการวางแผนด้วย ProjectManager

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการบนคลาวด์ที่เชื่อมต่อทีมไฮบริดเพื่อช่วยดำเนินการเปลี่ยนแปลงทั่วทั้งองค์กรหรือโครงการ ข้อมูลตามเวลาจริงทำให้การทำงานร่วมกันกับแกนหลักและมุมมองโครงการหลายมุมมองหมายความว่าทุกคนในแผนกใด ๆ ไม่ว่าพวกเขาจะทำงานอย่างไร เมื่อใด หรือที่ใดก็สามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ในรายการงาน บอร์ด Gantt หรือบอร์ดคัมบัง

คุณได้เห็นแล้วว่าแผนภูมิแกนต์สามารถจัดระเบียบแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร แต่เมื่อแผนนั้นถูกกำหนดให้กับทีมที่อาจทำงานในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัวมากขึ้น พวกเขาต้องการเครื่องมืออื่น บอร์ด Kanban แสดงภาพเวิร์กโฟลว์ และสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์เพื่ออนุมัติงานโดยอัตโนมัติได้ เป็นต้น ผู้จัดการมีการควบคุมและความโปร่งใส ในขณะที่สมาชิกในทีมสามารถจัดการงานในมือและทำงานร่วมกันเมื่อวางแผนการวิ่ง

ติดตามการเปลี่ยนแปลงบนแดชบอร์ด

การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงคือวิธีที่คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าความคืบหน้าที่แท้จริงของคุณสอดคล้องกับแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ของเราจะรับข้อมูลสดและประมวลผลตัวเลขเพื่อแสดงตัวชี้วัดตรงเวลา ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ ในกราฟและแผนภูมิที่อ่านง่าย เป็นรายงานสถานะเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเพื่อให้คุณสามารถตรวจจับปัญหาและแก้ไขปัญหาก่อนที่จะเกิดปัญหา

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการที่ได้รับรางวัล ซึ่งเชื่อมต่อทีมไฮบริดเพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้น จัดการการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ส่งผลกระทบต่อกำหนดการหรืองบประมาณของคุณ เริ่มต้นกับ ProjectManager ฟรีวันนี้!